分析以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

文/深圳市公立醫(yī)院管理中心 吳靜

一、檔案管理科學(xué)化的意義

（一）檔案管理科學(xué)化是體現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位誠信的關(guān)鍵

首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會(huì)信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價(jià)，名譽(yù)掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會(huì)信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

（二）檔案管理科學(xué)化是機(jī)關(guān)事業(yè)單位文化建設(shè)生命力的體現(xiàn)

檔案作為機(jī)關(guān)文化建設(shè)方面的活力以及源泉，而機(jī)關(guān)的文化是機(jī)關(guān)在不斷發(fā)展中，從歷史的積淀里所提煉總結(jié)而成的，這也正好反映到了機(jī)關(guān)整個(gè)系統(tǒng)的檔案里面。文化的建設(shè)是根據(jù)本機(jī)關(guān)的現(xiàn)狀以及歷史狀況，要有自己的特點(diǎn)，不能脫離本機(jī)關(guān)的歷史，搞一些沒有特色的文化通過本機(jī)關(guān)的檔案，可以明白并理解本機(jī)關(guān)的特點(diǎn)以及歷史的發(fā)展規(guī)律等。

二、檔案管理科學(xué)化的必要性

第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員流動(dòng)的頻繁，檔案轉(zhuǎn)由各部門或個(gè)人自行進(jìn)行保管，監(jiān)督管理機(jī)制不健全，如果重要職員跳槽或者離職，可能會(huì)切斷管理層面，導(dǎo)致工作暫停，因此，檔案管理科學(xué)化是非常重要的；第二，如果檔案材料保存不規(guī)范、零散，可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的被動(dòng)性，導(dǎo)致管理混亂，甚至造成機(jī)關(guān)單位信息、知識(shí)產(chǎn)權(quán)及重要機(jī)密的流失。第三，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案具有機(jī)密特點(diǎn)，其包含很多未公開的原始記錄，因此一旦檔案管理不規(guī)范，很有可能造成機(jī)關(guān)事業(yè)單位生存的困境。因此，新時(shí)期下實(shí)行檔案管理科學(xué)化勢(shì)在必行。

三、檔案管理科學(xué)化展開對(duì)策的分析

（一）完善檔案科學(xué)化管理機(jī)制

為了更好開展檔案工作，需要在充分分析實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，將與國家檔案法規(guī)相符合的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)集中管理。需要進(jìn)一步完善檔案科學(xué)化管理的機(jī)制，確保完整收集檔案、及時(shí)歸檔、良好保管以及充分利用，促進(jìn)檔案的可持續(xù)發(fā)展，既滿足時(shí)代發(fā)展需求，也適應(yīng)社會(huì)發(fā)展步伐。

（二）強(qiáng)化檔案科學(xué)化管理理念

在進(jìn)行檔案管理的過程中，檔案科學(xué)化管理意識(shí)至關(guān)重要，其直接決定工作的科學(xué)化與否。因此，機(jī)關(guān)單位檔案管理人員應(yīng)在充分樹立檔案科學(xué)管理觀念之后，才能進(jìn)一步進(jìn)行檔案的收集、管理及利用。管理人員應(yīng)通過認(rèn)真學(xué)習(xí)其歸屬地的相關(guān)檔案條例，例如《檔案法》以及其實(shí)施辦法等，從理念上進(jìn)行強(qiáng)化，加強(qiáng)對(duì)檔案管理科學(xué)化的認(rèn)識(shí)，并自主學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，接受檔案部門所實(shí)施的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及工作監(jiān)督。

（三）應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

在新時(shí)代下，一切都追求效益，因此，應(yīng)用快速高效精準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理成了科學(xué)化管理的一個(gè)重要支撐，也是其發(fā)展的必然趨勢(shì)。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理來說，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，能大大提高檔案數(shù)據(jù)檢索的速度，大量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存能夠?yàn)闄n案管理提供極大的便利。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位也要進(jìn)一步開發(fā)與檔案管理相適應(yīng)的新存儲(chǔ)模式及檢索方式，以更好推動(dòng)科學(xué)化管理進(jìn)程。為了保障原始檔案及載體檔案保存的安全性，需要提高檔案數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)的安全性，因此，檔案部門應(yīng)制定科學(xué)可行的檔案管理制度，從管理與技術(shù)方面嚴(yán)格執(zhí)行，應(yīng)用雙軌制的方法對(duì)歸檔的紙質(zhì)版或電子版檔案文件進(jìn)行整理，確保其著錄信息以及檔案編號(hào)的一致，方便管理和查閱，并及時(shí)進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。如果機(jī)關(guān)單位有條件，還可以建設(shè)數(shù)字化檔案室，通過以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)地理位置不同、載體不同的檔案信息，有效對(duì)這些檔案信息進(jìn)行處理，為社會(huì)、為單位、為群眾提供完善的分布式數(shù)字化信息服務(wù)，以其信息量的大儲(chǔ)備與大規(guī)模，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。另外，還需要實(shí)現(xiàn)文檔一體化，這樣不僅可以防止電子文件在數(shù)據(jù)庫中的流轉(zhuǎn)與消失，還能夠記錄下某一電子文件形成與辦理的全部過程，從而為電子文件的原始性和可靠性提供了一定的保證。

（四）完善檔案管理的相關(guān)政策

各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理的重視力度，將其列入單位工作的議事日程。首先要建立專門管理檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，一邊對(duì)檔案管理的日常工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；其次要結(jié)合單位實(shí)際的檔案管理情況，建立一個(gè)檔案管理的考核機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期、定量和定性的考核，以分類指導(dǎo)為原則，進(jìn)行等級(jí)升降的動(dòng)態(tài)管理；再者，事業(yè)單位可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況，參考國家檔案管理建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來建立完善的檔案質(zhì)量管理體系，制定并積極實(shí)施合適的工作質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，以推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化以及制度化建設(shè)。

（五）加強(qiáng)檔案管理工作培訓(xùn)

檔案行政部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作培訓(xùn)，可以通過培訓(xùn)班的開展，對(duì)檔案管理基本知識(shí)進(jìn)行傳達(dá)，以提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，在開展工作中更好應(yīng)用自身專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，還需要到機(jī)關(guān)單位中進(jìn)行深入指導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)。另外，從國家層面來看，應(yīng)該選擇一些具備一定檔案管理基礎(chǔ)、優(yōu)良作風(fēng)的規(guī)模機(jī)關(guān)單位作為重點(diǎn)培訓(xùn)和指導(dǎo)的單位，樹立起一定的典范，并以此來帶動(dòng)其他單位檔案管理水平的提升。應(yīng)該展示模范單位檔案管理上的優(yōu)勢(shì)，并以點(diǎn)帶面，實(shí)現(xiàn)各個(gè)機(jī)關(guān)單位檔案管理的科學(xué)化。

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