信息背景下醫(yī)院文書檔案管理工作對策探討

文/清遠市中醫(yī)院 麥小蘭

一、醫(yī)院檔案的基本種類

醫(yī)院檔案基本分為兩類，有文件檔案和電子檔案兩種。其中的文件檔案和電子檔案又根據(jù)各醫(yī)院的基本情況或者管理者的管理思路進行分類。按照類型來分類，醫(yī)院的檔案主要有以下幾類：文書檔案、病歷檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、會計檔案、專業(yè)技術人員檔案、人事檔案。檔案與檔案之間是有聯(lián)系的，并且各檔案之間相互制約相互聯(lián)系，共同為醫(yī)院的工作服務。

二、各類檔案與信息化建設之對接

文書工作的宗旨是為領導工作運轉和領導者決策服務的，文件、會議、辦事作為輔助和參謀，將事務性工作處理好。文書的特性決定檔案管理工作必須要做好。就以會議檔案為代表，關于醫(yī)院發(fā)展的決策都需要將進行存檔，以便后來查閱和對下屬執(zhí)行部門的工作進行指導。人事檔案與各種檔案之間都必須進行對接，每一份工作都要責任到人，檔案與檔案之間要有互相制約的關系。在信息化管理的情形下，醫(yī)院的檔案以數(shù)據(jù)庫的形式進行建立，各種檔案均存在其中。有些檔案需要及時更新，例如病歷檔案、會議檔案等。醫(yī)院檔案需要定時進行更新，還需要利用網(wǎng)絡，例如科研檔案，各個醫(yī)院之間可以通過網(wǎng)絡共享科研成果。同時這些數(shù)據(jù)與信息還需要在醫(yī)院的網(wǎng)絡上公示，以便于查閱。但是權限要有專業(yè)的人員來確定，防止一些不法使用者對醫(yī)院的信息進行篡改或者刪除等。

三、信息化條件下檔案工作發(fā)展對策

（一）“文檔一體化”管理

要使文檔管理科學化現(xiàn)代化，要縮短文檔的管理周期，簡化工作流程，手段之一便是實現(xiàn)“文檔一體化”，其實質(zhì)是由組織制度到具體程序真正融合檔案管理工作和文書工作。因此管理上可以采用以“件”為單位管理，這樣就會省略組卷、粘貼裱糊、擬寫標題、剪裁裝訂等一系列流程，僅僅需要在文檔上蓋“歸檔章”，只需填寫“歸檔章”要求的各項內(nèi)容就可以了，這樣不僅可以縮短歸檔時間，節(jié)省人力物力，還可以提高歸檔效率，使檔案人員手工勞動大大減少。即使有再加工的需要，也無需拆卷，按件剔除事補充就可以了。再利用方面這種方式也很受歡迎，無論是復印還是掃描都不用拆卷；如果利用者必須用原始檔案不得不借用某份文件，可以直接使用。取消二級目錄也是手段之一，二級目錄是指卷皮和卷內(nèi)文件，將這兩者取消可以簡化編目的要求。這樣做不僅可以節(jié)約成本而且能夠節(jié)省時間。

（二）工作人員素質(zhì)

“文書部門立卷”的強化也是對策之一，它在《檔案法》中已經(jīng)明確為一種基本制度?！掇k法》中也有辦理公文完畢后，文書部門或者業(yè)務部門做“歸檔、及時整理（立卷）”工作的規(guī)定。文書管理工作是有法可依的，醫(yī)院的文書檔案同樣要遵循法律，就要求首先文書檔案工作人員要有良好的基本素養(yǎng)，遵規(guī)守紀，熱愛自己的工作，對檔案工作人員定期進行培訓學習。在信息化管理的今天，還要求工作人員要對計算機的使用以及本醫(yī)院的檔案合理使用。文書檔案管理工作很重要，它不僅為中心工作做參謀，還作為歷史的證據(jù)，還為宣傳教育做素材，是科研的必要條件。所以，提高文書管理者工作的修養(yǎng)不單單是滿足文字秘書的要求，還必須加強文書檔案的相關理論、技能、紀律、業(yè)務等修養(yǎng)，爭取成為一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者。

（三）數(shù)字化管理

醫(yī)院是一個有組織有規(guī)劃的集體，僅僅按照文書檔案來管理已不能滿足要求，在信息化技術如此發(fā)達的今天，利用計算機來管理已經(jīng)逐漸成為事實。醫(yī)院引進一個整體的管理系統(tǒng)，內(nèi)部資源均可以查找到，例如有病人來看病，通過計算機可以查看病人的就診史，結算時可以在一臺計算機上查找到病人所有的開銷。通過一個良好的管理系統(tǒng)來管理醫(yī)院已經(jīng)越來越實用，因此數(shù)字化管理對醫(yī)院的發(fā)展有重要的作用。

四、結語

總而言之，即使現(xiàn)在計算機發(fā)展迅速，但是信息化背景下文書檔案的管理仍舊很重要，要更好的工作提高工作效率，因此必須要提高文書檔案管理的水平，達到系統(tǒng)、準確、完整的要求，保證良好的服務于本單位。醫(yī)院的檔案管理工作也必須隨著計算機事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，管理人員的素質(zhì)和技能也需要進一步提高。因此，優(yōu)化文書檔案管理是息化背景下發(fā)展的必然要求。

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