檔案管理的信息化探討

文/四川省轉(zhuǎn)業(yè)軍官培訓中心 王亞萍

由于計算機技術(shù)的不斷進步和辦公自動化的應用，檔案管理信息化趨勢越來越明顯。檔案管理的信息化是指運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，利用檔案網(wǎng)絡信息平臺，實現(xiàn)對檔案信息資源的科學有效的管理。檔案管理信息化對實現(xiàn)檔案資源共享，推進檔案資源數(shù)字化，信息化管理具有重大意義。

一、檔案信息化管理存在的問題

目前檔案管理信息化步伐加快，檔案管理的規(guī)模不斷擴大，檔案管理的信息化設涉及到企業(yè)都管理水平、企業(yè)的資金投入以及檔案管理人員的基本素質(zhì)等方面的要求。因此，我們的檔案管理工作存在以下幾個方面的問題。

（一）計算機技術(shù)運用不夠，不能滿足檔案管理的要求

檔案管理的模式主要還是采用以“手動模式為主、計算機為輔”的管理模式，特別是對檔案管理的接收、整理、保管、利用等仍舊以手工為主。管理工作效率低，檔案資源得不到充分利用。而且檔案信息管理與網(wǎng)絡建設形式缺乏規(guī)范性、標準化，網(wǎng)絡推廣與開發(fā)的共享性較差，不能全面實現(xiàn)檔案信息資源共享，制約了檔案信息工作電子化。計算機技術(shù)不能得到充分利用，導致檔案信息化管理滯后，不能適應新形勢下檔案管理的要求。

（二）檔案管理人員素質(zhì)較低，要加強檔案管理人員培訓

檔案管理人員的素質(zhì)較低主要表現(xiàn)在：1.不能熟練掌握計算機信息網(wǎng)絡技術(shù)；2.沒有轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，還是由過去的以手工接收、整理、保管、利用檔案資料為主，沒有引進現(xiàn)代管理理念，造成檔案管理信息失效滯后，查閱困難。3.綜合素質(zhì)和業(yè)務能力較低，大多是一些半路插進來的人員，沒有進行過專業(yè)培訓。

因此，要加強檔案人員管理培訓，通過培訓是他們掌握檔案管理的新知識、新技能，以適應信息化時代的要求。檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)管理技術(shù)，還要掌握計算機信息技術(shù)，要把現(xiàn)代化手段運用到檔案管理的實踐中，以適應檔案信息化的要求。

（三）加強基礎設施建設

基礎設施建設是加快檔案信息化建設的關(guān)鍵，而軟硬件設施是實現(xiàn)檔案信息化建設的基本條件，是檔案信息資源電子化及信息存儲和開發(fā)利用的基礎所在。這就要求企業(yè)投入資金購置必要的硬件設施和軟件設施，為檔案資源的轉(zhuǎn)換、傳輸和資源共享提供必要的基礎設施保障。

（四）建立健全的檔案管理規(guī)章制度

檔案信息化的重要基礎是建立健全的規(guī)章制度，做到有章可依，有據(jù)可行。檔案管理工作必須適應信息化的新規(guī)章、新制度。要根據(jù)實際情況制定適合本單位檔案信息化管理的新規(guī)章、新制度。要制定適應市場競爭環(huán)境的檔案管理規(guī)章制度，使檔案信息化管理經(jīng)得起市場的考驗，要不斷完善原有的規(guī)章制度，使新制度和原有的制度相適應，適應檔案信息化的要求。促進檔案管理工作的健康發(fā)展。

二、檔案管理信息化的對策和建議

提高檔案信息化建設是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，針對檔案管理信息化存在的問題，從以下幾個方面來探討檔案信息化的發(fā)展路徑。

（一）提高計算機運用技術(shù)，滿足檔案管理信息化的要求

加強計算機運用技術(shù)是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)運用的根本要求，其核心是檔案信息網(wǎng)絡，檔案信息網(wǎng)絡是檔案信息傳輸、交換和實現(xiàn)資源共享的必要手段。加強檔案信息化管理，就必須提高計算機網(wǎng)絡運用技術(shù)，要配備與檔案管理相適應的現(xiàn)代化辦公設備，建立統(tǒng)一的檔案管理信息軟件系統(tǒng)平臺。轉(zhuǎn)變以“手動為主、計算機為輔”的管理模式，提高檔案管理工作效率。使檔案管理朝規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案資源共享，促進檔案資源的電子化，適應檔案管理信息化的要求。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

實現(xiàn)檔案管理信息化建設，人才是關(guān)鍵。檔案管理信息化包括檔案資源的建設和管理兩個方面。在檔案管理信息化建設過程中要有良好的職業(yè)素養(yǎng)，扎實的理論基礎和科技知識，對計算機的操作較熟練，適應現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)的要求。在日常的檔案信息管理過程中，要能夠科學管理好、維護好本部門的網(wǎng)絡設施，提高檔案工作效率，確保信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。要不斷加強和培養(yǎng)管理人才，通過培訓使他們掌握檔案信息的新知識、新技能，以適應現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術(shù)的新需要。全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使之適應新形勢下檔案管理信息化的要求。

（三）健全檔案管理的體制建設

建立健全檔案管理體制是現(xiàn)代化檔案管理信息化的關(guān)鍵。檔案信息化的重要基礎是建立健全的規(guī)章制度，做到有章可依，有據(jù)可行。要不斷完善檔案信息化標準體系，制定適合檔案管理信息化的法律規(guī)范。使檔案信息化達到技術(shù)標準清楚、質(zhì)量準確規(guī)范的要求。避免檔案信息重復開發(fā)、利用率低等問題。

三、結(jié)語

檔案管理的信息化是時代的要求，檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。要充分運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)，利用檔案網(wǎng)絡信息平臺，提高檔案管理工作效率。使檔案管理朝規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案資源共享。提高檔案人員管理素質(zhì)，健全檔案管理體制建設，時檔案信息化做到有章可循，有據(jù)可依，促進檔案管理的信息化建設進程。

[1]孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究[J].信息技術(shù),2011（12）.

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