淺談環(huán)保檔案管理信息化問題

文/鎮(zhèn)江市環(huán)境監(jiān)測中心站 卞正茜

一、引言

環(huán)保檔案廣義指環(huán)保行業(yè)系統(tǒng)領(lǐng)域內(nèi)形成的所有檔案，其中包括黨群、行政、人事、財會、環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染及其防治、自然保護(hù)、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、環(huán)境設(shè)備與儀器、環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)與計(jì)量等環(huán)境保護(hù)領(lǐng)域內(nèi)開展的所有社會實(shí)踐活動中形成的檔案，而本文主要講的是狹義的環(huán)保檔案管理，也就是各級環(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)在環(huán)境保護(hù)活動中形成的檔案管理過程。

二、環(huán)保檔案管理現(xiàn)狀

（一）環(huán)保檔案管理特點(diǎn)

環(huán)保檔案的來源，環(huán)保檔案是在環(huán)境保護(hù)活動中形成的，所謂環(huán)境保護(hù)是因?yàn)榄h(huán)境污染而產(chǎn)生的行為，因?yàn)槲廴井a(chǎn)生的元素多種多樣如：水污染、空氣污染、土壤污染等都是因多種原因直接或間接地引起的，環(huán)境保護(hù)為了解決這些破壞環(huán)境的影響，其手段和方式也是不同的，而且其涉及的范圍一般很廣，從個人到家庭，從工廠到整個社會，從而也使得環(huán)保檔案的來源廣泛而分散，數(shù)量大；從而要求在檔案的一級科目中設(shè)置考慮足夠完善。

環(huán)保檔案管理的專業(yè)性要求，檔案是為了記錄活動而存在的，檔案管理在環(huán)保領(lǐng)域，其內(nèi)容必與環(huán)保相關(guān)，由于環(huán)保的特殊性，其在開展活動時的程序、規(guī)律以及其內(nèi)在各在聯(lián)系都存在一定專業(yè)性，因而環(huán)保檔案管理的專業(yè)性要求極強(qiáng)。

（二）環(huán)保檔案管理的信息化

由環(huán)境保護(hù)活動中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)所涉層面與范圍極其分散而且非常復(fù)雜，顯然傳統(tǒng)的檔案管理方法由于效率低下等原因，很難滿足這些要求。

檔案管理信息化是指將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，尤其對檔案的資源收集與整理，另外對檔案信息的開發(fā)和利用也會大量用到信息化來處理，會在很大程度上解決傳統(tǒng)方法帶來的效率低下、資源浪費(fèi)等問題。在這個全面信息化的時代，環(huán)保檔案管理信息化建設(shè)會有力地推動我國在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中所產(chǎn)生環(huán)境負(fù)面影響問題，對我國未來發(fā)展與人們的生活質(zhì)量十分重要。

（三）環(huán)保檔案管理的不足

對檔案管理信息化的認(rèn)識不足，目前還有很多工作人員將檔案管理工作停留在手工操作上，沒有意識到檔案作為信息資源給處理問題來的便利與重要性，也沒有充分認(rèn)識到信息技術(shù)給檔案管理帶來的高效性與準(zhǔn)確性，因而一方面造成了檔案整的低效與高耗，另一方面則造成了檔案作為資源下低利用，也是一種資源浪費(fèi)。

檔案管理信息化的規(guī)范性不強(qiáng)，對于任何一項(xiàng)工作的順利高效的實(shí)施與執(zhí)行，其規(guī)范性是其必要的前提，然而目前狀況來看，在環(huán)保檔案信息化建設(shè)上這方面明顯不足。首先是在技術(shù)方面，我國關(guān)于這方面的軟件參差不齊，在通用與實(shí)用性也不足，而且硬件環(huán)境雖然逐漸成熟，但還是存在型號各異的情況，另外對于檔案的信息的統(tǒng)一分類編碼的不一致也導(dǎo)致各種問題，從而直接影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程。由于檔案的原始記錄大多來自筆記，因而信息化處理時會先將其轉(zhuǎn)化為電子文檔，在這一過程中難免會打亂其原始的順序，而這會使其法律責(zé)任界限變得模糊；所以使得電子檔案也能夠發(fā)揮法律效用的條例也應(yīng)盡量完善。

對于環(huán)保檔案管理人才，也是目前這方面存在的一項(xiàng)重要問題。就現(xiàn)在情況來看，目前這方面人才明顯缺失，這樣即使擁有了最先進(jìn)的技術(shù)也只解決一時之困，不是長久之計(jì)。檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，不但要吸納具有檔案管理方面知識與現(xiàn)代信息技術(shù)方面的復(fù)合型人才，也就應(yīng)對原來的工作人員的綜合素質(zhì)通過培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)以及其它方式加以改善與提高。

由于檔案管理信息化后檔案主以電子文檔的形式存在，而電子文檔具有容易被復(fù)制、更改的缺點(diǎn)，而使信息化的檔案在保密性和安全性方面不足，另外由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的不成熟的特點(diǎn)也會使得這些電子檔案在傳輸過程中受到各安全因素的威脅，很可能被人破壞、竊取、偽造等。

（四）環(huán)保檔案管理信息化的改進(jìn)

關(guān)于上面所提出的在環(huán)保檔案管理信息化如所存在的各個問題，筆者針對這些問題提出一些改進(jìn)的建議，在下面將作出詳細(xì)的說明。

首先，應(yīng)該加大在信息化建設(shè)方面的投入，一方面在檔案管理設(shè)施方面改善其現(xiàn)有條件，另一方面則引起相關(guān)工作人員對信息化建設(shè)的足夠重視。所謂的“投入”既指財力、物力，也指人力；對環(huán)保檔案管理應(yīng)投入與信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備與硬件、軟件環(huán)境，另外應(yīng)在設(shè)備的后期維護(hù)上加入相應(yīng)投入，保證其能夠長期有效運(yùn)行，以便支持檔案管理工作持續(xù)、高效進(jìn)行，使其更加智能化與現(xiàn)代化，以跟上時代的發(fā)展與需求。

其次是要完善檔案信息服務(wù)，信息時代,傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源,創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式,為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。一是計(jì)算機(jī)管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)了,如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。目前市場上各種檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)很多,國家檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,避免重復(fù)開發(fā),并規(guī)范市場管理。二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前,不少地方檔案館通過縮微設(shè)備,對一些珍貴的檔案保護(hù),取得了一定的成效。一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中,縮微技術(shù)運(yùn)用頗多,節(jié)約了人力和館庫空間。三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點(diǎn),可廣泛用于國防檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)。四是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)。五是視聽傳播服務(wù)。運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息,并向公眾發(fā)布。

另外還要注重培養(yǎng)工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。在人才培養(yǎng)上一方面要為工作人員創(chuàng)造一個良好的工作學(xué)習(xí)環(huán)境，同時也要在內(nèi)部實(shí)施一定制度以適當(dāng)加強(qiáng)其內(nèi)部競爭，增強(qiáng)其工作積極性。

對于如何創(chuàng)造一個良好的環(huán)境方面，首先要在做好一定量的調(diào)研工作，再做出具有針對性的培訓(xùn)；再則是在制定培訓(xùn)計(jì)劃方面，一定要根據(jù)實(shí)際情況同時也要結(jié)合人員的學(xué)歷層次合理科學(xué)系統(tǒng)地設(shè)計(jì)，以達(dá)到事半功倍的效果。另外對于檔案管理工作者與相關(guān)專業(yè)工作者的交流問題，應(yīng)盡量為他們提供進(jìn)修的機(jī)會；加大現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)知識以及其它相關(guān)知識，如：圖書館學(xué)、情報學(xué)等的培訓(xùn)，更重要的是要加強(qiáng)他們的應(yīng)用能力以更好的應(yīng)用到工作中。

最后是要明確相關(guān)的責(zé)任，建立規(guī)范的管理機(jī)制。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上結(jié)合信息化進(jìn)一步完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程與技術(shù)，另外對電子文檔也要做好相應(yīng)的安全防護(hù)措施，保證其保密性與完整性；對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)則應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況來制定，這樣讓檔案管理工作形成一個系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作，便能更好提高其效率。

三、總結(jié)

本文主要針對環(huán)境保護(hù)的檔案管理的信息化問題做一一的介紹與分析，并提出相應(yīng)的建議。希望能在實(shí)際工作中有一定的作用。

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