信息化在合同檔案管理中應(yīng)用

文/中國(guó)電信股份有限公司珠海分公司 袁秀堅(jiān)

一、前言

合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分，是企業(yè)開展運(yùn)營(yíng)管理向社會(huì)提供服務(wù)的必備條件和保障，它不僅是承載企業(yè)與合作方、企業(yè)與客戶之間權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的書面憑證，而且是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)收支的直接載體，合同檔案管理的狀況和水平在一定程度上影響到經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)防范和業(yè)務(wù)收入的實(shí)現(xiàn)，科學(xué)有效地管理合同檔案，運(yùn)用信息化手段改變過(guò)去傳統(tǒng)的合同檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)合同檔案管理規(guī)范化、流程化，才能促進(jìn)檔案管理水平的提升，適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)管理對(duì)檔案工作的要求，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供便捷、快速、有效的檔案支撐。

二、合同檔案在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用

合同檔案是合同發(fā)起、審核、簽訂、履行以及合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止等活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)記錄和客觀反映。它作為記錄法人（單位、個(gè)人）的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)依據(jù)，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中有著十分重要的作用：

（一）合同檔案是解決合同紛爭(zhēng)的有力證據(jù)

合同檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)直接載體，對(duì)企業(yè)防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，解決經(jīng)濟(jì)紛爭(zhēng)有著十分重要的作用。合同一經(jīng)簽訂，即擁有了法律效力，其條款中明確的雙方權(quán)利和義務(wù)是建立在法律范疇內(nèi)的，為法律所制約。雙方當(dāng)事人任何一方如果違反了合同約定，給對(duì)方造成損失，都要承擔(dān)違約責(zé)任及法律后果。當(dāng)合同履約發(fā)生紛爭(zhēng)時(shí)，合同檔案是解決合同糾紛、依法進(jìn)行仲裁的有力證據(jù)。

（二）合同檔案是財(cái)務(wù)報(bào)帳的原始憑證

合同自雙方簽訂之日起，就具有了法律約束力，雙方當(dāng)事人就必須按照合同約定的條款，認(rèn)真履行自己的義務(wù)，其中合同支付、合同結(jié)算條款是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容。合同檔案是合同報(bào)賬的主要依據(jù)和原始憑證，沒有合同檔案財(cái)務(wù)的報(bào)帳系統(tǒng)就不能進(jìn)行報(bào)賬工作，合同就無(wú)法繼續(xù)履行。

（三）合同檔案為合同續(xù)簽工作提供依據(jù)

當(dāng)合同雙方的權(quán)利和義務(wù)即將終止，合作雙方根據(jù)實(shí)際需求續(xù)簽合同時(shí)，合同檔案往往是雙方合同續(xù)簽的依據(jù)，只有了解原合同條款的簽訂和履行情況，才能為雙方繼續(xù)合作的洽商提供保障，更好地促進(jìn)合同生命周期管理有效落實(shí)。

三、運(yùn)用信息化管理合同檔案的必要性

合同檔案作為記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的法律文書，它的收集、保管和利用對(duì)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險(xiǎn)起到重要的作用。運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)地管理合同檔案，實(shí)現(xiàn)合同檔案數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化、檔案管理規(guī)范化、流程化，可解決原有檔案管理存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時(shí)的難點(diǎn)問(wèn)題，解決管理模式與利用需求的沖突問(wèn)題，解決檔案管理手段落后的問(wèn)題。提高檔案工作綜合管理能力，為企業(yè)防范和控制合同風(fēng)險(xiǎn)提供快捷、有效的檔案支撐。以筆者所在企業(yè)為例，近年來(lái)，企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，由傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商向現(xiàn)代綜合信息服務(wù)提供商轉(zhuǎn)變，以及移動(dòng)通信業(yè)務(wù)的加入，使得全業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)環(huán)境下的經(jīng)營(yíng)范圍發(fā)生了很大的變化，業(yè)務(wù)類型呈現(xiàn)多元化，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中形成的合同數(shù)量激增，原先靠手工流轉(zhuǎn)的傳統(tǒng)的合同管理和檔案管理模式已無(wú)法滿足企業(yè)全業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的發(fā)展需求，無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)的管理要求。運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建和實(shí)施基于企業(yè)轉(zhuǎn)型和全業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)模式的信息化管理系統(tǒng)，為企業(yè)員工提供一個(gè)現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺(tái)，并將合同管理流程、檔案管理流程嵌入企業(yè)綜合信息管理流程中運(yùn)行，按現(xiàn)代企業(yè)的管理要求規(guī)范合同管理和檔案管理工作，解決合同管理和檔案管理存在的模式粗放、手段落后、效率低下、收集不全等問(wèn)題，提高了企業(yè)管控風(fēng)險(xiǎn)的能力和檔案工作對(duì)企業(yè)管理的支撐能力。

四、運(yùn)用信息化管理合同檔案實(shí)施效果

（一）信息化帶來(lái)合同檔案管理模式的新變化

傳統(tǒng)的合同檔案管理是將采購(gòu)類、技術(shù)服務(wù)類、工程類合同劃入基本建設(shè)類管理，合作類、租賃類、廣告宣傳類、其他類等合同劃入文書檔案管理，客戶業(yè)務(wù)類合同由業(yè)務(wù)檔案室管理，企業(yè)合同檔案管理呈現(xiàn)分散狀態(tài)，沒有作為單獨(dú)的檔案門類集中統(tǒng)一管理。合同檔案系統(tǒng)上線后，與合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫對(duì)接，企業(yè)運(yùn)營(yíng)各類合同（國(guó)家涉密合同除外）必須經(jīng)合同管理系統(tǒng)觸發(fā)，已完成合同簽約的電子合同數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)入合同檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)同一份合同電子版本與紙質(zhì)版本對(duì)應(yīng)接收，統(tǒng)一分類，集中管理。建立了電子版與紙質(zhì)版合同相互對(duì)應(yīng)、獨(dú)立完整的合同檔案門類，徹底改變了傳統(tǒng)合同檔案管理模式。

（二）信息化確保合同檔案內(nèi)容完整

合同檔案管理系統(tǒng)上線前，由于合同經(jīng)辦人對(duì)合同歸檔材料完整理解不一，在提交合同歸檔時(shí)，只提交合同的審批表和合同原件，往往忽略了合同對(duì)方當(dāng)事人資信證明材料；與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料等的歸檔，合同檔案內(nèi)容殘缺不全。合同管理及合同檔案系統(tǒng)上線后，系統(tǒng)清晰的界定了合同經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人的職責(zé)，設(shè)置了合同經(jīng)辦人在起草合同文本時(shí)填寫送審表，并提交上傳保證合同可行性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性的對(duì)方當(dāng)事人資信證明、合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料等操作，設(shè)定了合同簽約完成后，必須上傳簽章頁(yè)，完善電子合同數(shù)據(jù)，使合同檔案系統(tǒng)中的電子合同正文、附件及合同簽署的相關(guān)材料數(shù)據(jù)完整有效。其中，合同審批表及合同正本（含完整附件）提交紙質(zhì)文本歸檔，解決了原有檔案管理模式帶來(lái)的紙質(zhì)合同檔案收集不完整的難點(diǎn)問(wèn)題，確保了合同檔案的紙質(zhì)文本和電子數(shù)據(jù)的有效結(jié)合完整歸檔。

（三）信息化確保紙質(zhì)合同檔案歸檔及時(shí)

傳統(tǒng)的合同檔案管理時(shí)期，由于檔案管理人員無(wú)法掌握企業(yè)合同檔案形成情況，一般是經(jīng)辦人（或合同管理員）歸檔多少就接收多少，有的承辦部門或承辦人在較長(zhǎng)的合同履行期內(nèi)為了方便利用而將其合同掌握在自己手中不向檔案保管部門移交，使得合同檔案歸檔不及時(shí)，安全無(wú)法保證。合同檔案系統(tǒng)上線后，實(shí)現(xiàn)了電子合同數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集和接收，檔案管理人員可以通過(guò)檔案系統(tǒng)掌握合同檔案的入庫(kù)信息，對(duì)系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤處理，并通過(guò)合同檔案流程與財(cái)務(wù)報(bào)帳流程的綁定，使紙質(zhì)合同的及時(shí)歸檔成為發(fā)起合同報(bào)帳的約束條件。即檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)合同歸檔操作后，合同報(bào)帳流程才被激活，經(jīng)辦人才能發(fā)起合同報(bào)帳，確保了紙質(zhì)合同檔案的及時(shí)歸檔。

（四）信息化實(shí)現(xiàn)了合同檔案信息資源共享

首先，合同檔案系統(tǒng)的上線，為合同檔案的利用和查詢提供了信息化的平臺(tái)，合同經(jīng)辦人或OA用戶通過(guò)權(quán)限的配置可直接查看或網(wǎng)上申請(qǐng)查看合同檔案，實(shí)現(xiàn)了合同檔案網(wǎng)上遠(yuǎn)程查詢利用，節(jié)省了人力、時(shí)間和空間資源。其次，通過(guò)信息化各專業(yè)系統(tǒng)合同管理流程、檔案流程、財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的整合，實(shí)現(xiàn)共享報(bào)帳流程應(yīng)用電子合同，使電子合同檔案的利用不僅僅停留在OA用戶合同電子數(shù)據(jù)的查詢上，而是實(shí)現(xiàn)了各專業(yè)系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)應(yīng)用和資源共享。提高了合同檔案綜合利用的及時(shí)響應(yīng)能力和檔案工作對(duì)企業(yè)整體工作的支撐能力。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化管理已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要工具，企業(yè)信息化建設(shè)，給檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇，檔案工作面臨對(duì)長(zhǎng)期以來(lái)已形成的固定思維的挑戰(zhàn)，對(duì)墨守成規(guī)的服務(wù)手段與方式的挑戰(zhàn)，對(duì)檔案資源管理和利用的挑戰(zhàn)，如何保存好企業(yè)歷史資料，如何利用好現(xiàn)存的資料，更好地為企業(yè)轉(zhuǎn)型和發(fā)展服務(wù)，這些都是擺在檔案管理部門面前的新課題。企業(yè)檔案的管理部門作為企業(yè)信息資源的歸口部門，應(yīng)充分利用企業(yè)信息化發(fā)展契機(jī)，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，參與企業(yè)管理流程再造，運(yùn)用信息化創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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