網(wǎng)絡(luò)時代對醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生的影響分析

文/雙遼市中醫(yī)院 白晶

伴隨著科技的突飛猛進的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)無時不刻影響著人們的方方面面。信息技術(shù)和信息管理水平成為衡量一個社會發(fā)展水平的標(biāo)準(zhǔn)。信息大爆炸為檔案管理帶來了許多先進的模式和方法，但也帶來了很多挑戰(zhàn)，醫(yī)院的檔案管理當(dāng)然也受到不少影響。因此，怎樣發(fā)掘檔案資源，并使其功能發(fā)揮到最大，是醫(yī)院檔案管理必須面臨的重要問題。

一、網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理的主要內(nèi)容

（一）行政文書的網(wǎng)絡(luò)化

行政文書是檔案管理的基本內(nèi)容，文書對檔案處理的好壞直接影響檔案的質(zhì)量。為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理的要求，文書應(yīng)當(dāng)將每天的文件用電腦登記，依據(jù)合適的次序在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)進行傳閱，設(shè)定傳閱的時間限制。如果文件未按要求返回，程序就會自動發(fā)出信息，提醒應(yīng)當(dāng)閱讀此文件的人員，并對處理文件隨時整理，以免堆積造成壓力。

（二）病歷的網(wǎng)絡(luò)化管理

伴隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的不斷發(fā)展和醫(yī)療器械的廣泛應(yīng)用，各種醫(yī)療工作都是通過計算機編碼進行完成。運用電腦的查詢功能和分析功能，能夠盡快列出病人的病歷和檢查、手術(shù)情況。通過醫(yī)院局域網(wǎng)將病歷反饋到各部門、各科室，是醫(yī)務(wù)工作者進行病理分析和科學(xué)研究的重要依據(jù)。通過這一過程，醫(yī)務(wù)研究者就能夠總結(jié)經(jīng)驗，尋找病因，進一步提高自己的醫(yī)療服務(wù)水平，更好地為病人服務(wù)。

（三）人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

針對人事檔案的特點，可以運用計算機和網(wǎng)絡(luò)手段，建立健全人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，進而實現(xiàn)從實體管理到虛擬管理的跨越，實現(xiàn)人事檔案的自動化管理。將日常工作中經(jīng)常遇到的情況分門別類，實現(xiàn)管理、查閱、變更等多種功能管理。

（四）圖書館的網(wǎng)絡(luò)化管理

醫(yī)院圖書館在新業(yè)務(wù)的拓展過程中，也可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。在臨床工作中獲得的經(jīng)驗和知識，以及在試驗中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息資料可以以檔案的形式記錄下來，通過醫(yī)院局域網(wǎng)進行知識交流、成果共享。這樣就實現(xiàn)了將隱形知識轉(zhuǎn)化為顯性知識的可能，發(fā)掘檔案信息的價值，并通過新的圖書業(yè)務(wù)領(lǐng)域的拓展進行有效整合，為醫(yī)療工作者提供更加快捷和有價值的信息。

二、網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理存在的問題

（一）檔案界定不明，管理范圍不清

隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延也在不斷變化。目前，我國醫(yī)院并沒有形成一個科學(xué)的檔案標(biāo)準(zhǔn)，增加了檔案管理的難度。在實際工作中，很多醫(yī)院并沒有將檔案分門別類地進行管理，而是按照各自的理解進行管理，使得檔案管理效率不高，管理不明確。

（二）檔案管理機構(gòu)不健全

管理機構(gòu)不健全是很多醫(yī)院檔案管理普遍存在的問題。檔案管理人員文化水平不高，缺乏專業(yè)的現(xiàn)代管理人才是當(dāng)官管理一直存在的問題，而且直至今天也沒有很好解決和處理。目前醫(yī)院的檔案管理工作中，很多都處于收發(fā)和查找層面，并沒有將現(xiàn)代化的檔案管理知識運用其中，而先進的檔案管理設(shè)備也處于無人操作的局面。

（三）檔案管理的意識不強，檔案資源利用率低

檔案管理不能帶來直接的經(jīng)濟利益，因此很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重視程度不夠，甚至認為檔案管理就是檔案分類、歸檔，不丟失、不泄密就行了，而不考慮資料的利用率，這就使得醫(yī)院檔案管理的人力、物力和財力均不能滿足發(fā)展的要求，大型的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和先進的管理手段都難有用武之地，嚴重影響了檔案資源的利用率。

（四）檔案管理活力不足，邊緣化現(xiàn)象嚴重

大部分醫(yī)院以醫(yī)療水平和醫(yī)療任務(wù)為中心，除了病歷，其他檔案只是被視作一般性的文件，對檔案的管理常被忽視。同時專業(yè)的檔案管理人員并不多，他們或者有其他工作或者沒有檔案管理的能力，嚴重影響了檔案管理的活力。同時，在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，檔案管理無用論在醫(yī)院比較盛行，這就阻礙了檔案管理的工作使命感，也無形中弱化了檔案管理的意識，使得檔案管理工作逐漸被邊緣化。

三、網(wǎng)絡(luò)時代完善醫(yī)院檔案管理的對策

我國科技進步極大地推動了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提高也對醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生了一定影響，尤其對檔案信息的存儲和管理方式產(chǎn)生了顛覆性變化。在當(dāng)今信息大爆炸的時代里，檔案管理既存在一定機遇又有很多挑戰(zhàn)。因此，怎樣處理好醫(yī)院檔案管理中的機遇和挑戰(zhàn)，是檔案管理者必需面臨的重要課題。

（一）規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)今信息化高度發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)時代，信息資源的共享性是每個信息源的價值所在。建立共享性信息資源的前提是建立統(tǒng)一、規(guī)范的信息標(biāo)準(zhǔn)，使得信息能夠在各種途徑和平臺上實現(xiàn)共享。檔案管理也是應(yīng)當(dāng)按照這個要求統(tǒng)一規(guī)范操作。可以以國內(nèi)外相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為藍本，召開業(yè)內(nèi)管理和交流會，通過共同協(xié)商制定出適合醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以利于更大范圍內(nèi)的交流與合作，提高醫(yī)療、科研檔案的使用效率。

（二）搭建檔案信息平臺

搭建檔案信息平臺是網(wǎng)絡(luò)時代加強檔案管理的一種有效途徑。第一，運用先進的網(wǎng)絡(luò)資源結(jié)合本醫(yī)院自身的特色資源，建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案信息庫，強化檔案管理效率，提高檔案管理水平。第二，運用統(tǒng)一的管理模式和技術(shù)手段，建立統(tǒng)一的培訓(xùn)機制，加強對檔案管理者構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理的能力，培養(yǎng)專業(yè)的信息平臺管理隊伍。

（三）提高檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)

應(yīng)對不同時期的檔案管理改革，說到底離不開檔案管理者的主動性和能動性的提高。檔案管理水平的高低，直接與檔案管理者的專業(yè)水平密切相關(guān)。目前，我國很多醫(yī)院將管理改革的重點放到醫(yī)療和科研等傳統(tǒng)“核心”產(chǎn)業(yè)上，對于檔案管理則往往疏于監(jiān)管，檔案管理者往往身兼數(shù)職，既要搞臨床，又要做科研，檔案管理只是他們的一項“副業(yè)”，而且他們還存在工作崗位頻繁調(diào)動的弊端，更加不利于檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。因此，考慮到以上原因，要在檔案管理中加強檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)。在工作中，要不斷提高他們檔案管理的意識，并進行專業(yè)化培訓(xùn)，加強對他們進行網(wǎng)絡(luò)信息化教育，提高他們應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)化時代的能力。

其次，開展豐富多樣的再教育，妥善選擇恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)課程和形式。在職場中的再教育，往往會存在走過場、重形式、無內(nèi)容、沒引力等負面情況。加上檔案管理本身就是一個規(guī)范性很強的職業(yè)，工作中難免會顯得枯燥無味，針對這些問題，在醫(yī)院檔案管理培訓(xùn)和再教育中，要注重采用形式多樣的培訓(xùn)方式和管理辦法，具體情況具體分析，廣泛開展多渠道、多層次的培訓(xùn)活動，以應(yīng)對瞬息萬變的信息化時代的到來。

（四）提高領(lǐng)導(dǎo)重視，促進員工積極性

醫(yī)院檔案管理之所以不受重視，是與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度分不開的。因此在加強醫(yī)院檔案管理中，首先要提高醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案資源的重視程度，正視檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，加強對檔案管理部門、人員和制度的重視程度，并在信息技術(shù)方面給予支持。這樣不僅能夠提高檔案管理的改革力度，還能很好的調(diào)動員工的積極性，提高檔案管理者的工作熱情。

四、結(jié)論

檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的一部分，其作用日益重要。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時代下，檔案管理機遇與挑戰(zhàn)并存。因此，醫(yī)院相關(guān)部門要轉(zhuǎn)變思想，更新理念，發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性，

不斷提高檔案信息開發(fā)和利用的地位。開展多級層次、多種渠道的檔案繼續(xù)教育活動，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以促進檔案工作的發(fā)展。

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