信息化條件下機關文書檔案管理探討

文/聊城市位山灌區(qū)管理處 徐桂峰

文書檔案所具有的機密性，對文書檔案的管理提出了更高的要求。隨著信息技術的發(fā)展，為文書檔案的管理帶來了新的活力。信息化條件下進行文書檔案管理，在提供了便利的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)。

一、信息化條件下機關文書檔案管理的意義

（一）有助于改善文書檔案管理效能

隨著改革開放的深化，社會經(jīng)濟建設發(fā)展相當迅速，機關行政事務管理工作不斷深入，其所涉及到的文書業(yè)務的數(shù)量與種類越來越多，文書檔案的重要性也越來越明顯。在信息化條件下，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式需要進行改變，通過改變來提高管理效率。為此需要對信息化技術進行借助和利用，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，實現(xiàn)機關文書檔案管理的信息化建設，只有這樣才能夠更好地的為機關工作提供服務。

（二）機關文書檔案管理信息化是提高管理水平的必然選擇

信息化條件下，大量采用的各種計算機硬件、軟件以及多種信息化技術，大大的提高了對文書檔案的處理能力與速度。和過去手工操作相比，在管理上變得相當?shù)姆奖憧旖?。同時因為計算機軟件的運用，使得各種文件資料變得更加的規(guī)范有序，在管理上更加的自動化、現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的文件傳遞過程中，在文件傳輸和傳遞的過程中時常出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，主要是因為采取的郵政系統(tǒng)以及人工傳遞，其傳送的時間受到距離長短的限制，并且文件還容易因為其他的的各種原因出現(xiàn)丟失與延誤，為管理工作帶來困難。在信息化條件下，文件可以通過網(wǎng)絡的途徑進行傳遞，有效的改善了文件傳遞的安全性、及時性，促進了管理水平的提高。

（三）機關文書檔案信息化有助于提高文書檔案的開發(fā)利用

機關信息化文書檔案管理的推進，可以促進檔案信息資源的進一步開發(fā)與利用，逐步構建信息化管理平臺，使得文書檔案資源能夠進行更好的共享，為機關的建設和發(fā)展提供更大的助力。同時推進文書檔案管理的信息化，能夠讓管理部門“官本位”的思想得以改善，對檔案的利用方式進行改變，突破檔案利用的局限制，使得文書檔案公開程度得以改善，能夠促進機關管理部門對職能進行轉變，讓管理部門能夠更好的為中心工作服務

二、信息化條件下機關文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）需要進一步進行規(guī)范

近幾年來，機關辦公自動化水平有了明顯的改善，使得文書檔案的管理水平也得到了明顯的改善。但是隨著信息化辦公平臺的更新與升級換代，容易讓部分電子文件變得難以查詢，使得一部分的信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)了數(shù)據(jù)丟失的安全性隱患。每一種行政文件本身也需要進行一定的梳理，并根據(jù)電子檔案的相關要求移交到專門的地方進行保管。但是因為很多部門中的文書檔案都是分散在各自擬稿人的計算機上，要進行統(tǒng)一管理較為困難，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，同時機關大力推行無紙化辦公，隨著工作的方式的變化，很多辦文、辦會、辦事基本都是通過網(wǎng)絡來開展的，這樣對于電子文件的使用、保管以及存檔都有著更高的要求。

（二）需要完善標準作為支撐

從當前的情況來看，機關對于文書檔案信息化管理并沒有能夠形成一套科學合理的標準，很多時候仍然是根據(jù)紙質文書檔案的相關標準來進行管理。這就很容易受傳統(tǒng)管理思想的影響，使得很多機關文書檔案在歸檔時仍然是采用的年度歸檔的方式，在進行統(tǒng)計、利用以及傳遞時基本都是采用的手工操作，自動化管理上仍然顯得不足，并且對于各種電子文書檔案的收集、整理歸檔以及查閱借用等諸多環(huán)節(jié)上還沒有形成一套完善的規(guī)章制度，使得在信息化條件下的文書檔案管理工作變得較為困難。

（三）需要進一步加強投入

在對文書檔案信息化管理的投入上，機關還需要進行一步的加大。文書檔案管理信息化是必然的趨勢，而其所涉及到的面也相當?shù)膹V，其中包括了辦公用的電腦、網(wǎng)絡、辦公軟件等多種硬件與軟件，同時各種相關業(yè)務的網(wǎng)站的開發(fā)、日常維護等內容也需要投入大量的資金，但是在當前的情況下，明顯的能夠感覺到對于文書檔案管理信息化的投入還存在一定的不足，特別是在部分機關單位中沒有對信息化工作進行足夠的重視，導致了資金上沒有得到保障，影響到了機關文書檔案管理工作在信息化建設上存在不足。

（四）需要進一步改善管理隊伍

機關單位中的文書檔案管理人員基本都是由相關辦公室人員兼職的，而專職的文書檔案管理人員中接受過高層次的專業(yè)學習以及系統(tǒng)教育的人則相對缺乏，這就導致了文書檔案管理隊伍的整體薄弱，雖然人員的變動不是十分的頻繁，但是在很多時候都是將文書檔案管理的工作交由年齡偏大的人員去進行，雖然他們辦事穩(wěn)重，但是卻往往都較為缺乏計算機知識，這就導致了他們很難應付現(xiàn)代文書檔案信息化的各種要求，使得文書檔案的管理工作難以跟上時代發(fā)展的要求。

三、信息化條件下機關加強文書檔案管理的措施

（一）信息化條件下的文書檔案管理工作的規(guī)范

機關都有屬于自己的文書檔案管理制度，但是相對而言以不再適用于信息化條件下的文書檔案管理工作，而制度的擬定則又需要涉及到多個部門，人員也較為分散，使得新制度的擬定與實行都較為困難。很多時候都注重的是紙質檔案和實物檔案管理方面，而對于各種電子文書檔案卻不能做到及時、全面歸檔，在保管上也存在問題，特別是領導的每一次修改都不能夠看到痕跡，不能夠在電子檔案中體現(xiàn)出來，而且這些電子文件無法進行集中管理，很容易丟失。為此，需要從思想上高度的重視，積極的對新的檔案工作規(guī)范進行修訂，并嚴格的執(zhí)行下去，讓信息化條件下的文書檔案管理能更加的規(guī)范。

（二）加強標準建設

因為受到實體檔案管理模式與方法的影響，使得信息化條件下的文書檔案管理標準變得較為復雜并且很難統(tǒng)一，使得文書檔案管理的標準不一，讓檔案信息在傳輸、傳遞的過程中存在困難。面對這樣的情況，需要構建起電子文書檔案的收集、整理、歸檔、利用的具體實施標準，對信息化條件下的文書檔案信息管理工作進行進一步的規(guī)范，同時還需要積極的依托專網(wǎng)系統(tǒng)建立機關文書檔案管理信息化平臺，這樣有助于文書檔案管理信息化的實現(xiàn)，進一步打牢機關文書檔案管理基礎。

（三）改善文書檔案工作隊伍整體素質

要改善文書檔案工作隊伍的整體素質需要有良好的硬件設施來作為基礎，不斷的對硬件環(huán)境進行改善，這需要有大量的投入，只有硬件設施到位了，才能夠讓檔案管理人員對這些設備（施）有充足的了解，可以利用這些設施來進行訓練、提高自身的業(yè)務技能。同時還需要通過“自學為主，培訓為輔”來形成終生學習機制，讓檔案人員的素質能夠跟隨時代的變化而得到不斷的發(fā)展。為此需要制定出一定的激勵措施，將檔案業(yè)務的學習成績作為考核中的組成部分，促使管理人員更加努力的去進行自學。檔案人員要加強自己的交際面，多與其他部門的人員進行溝通交流，更是要多學習兄弟單位對檔案資源進行管理和利用的經(jīng)驗知識，不斷的通過網(wǎng)絡、現(xiàn)代通訊等各種高科技手段，來激發(fā)出自身的創(chuàng)新思維。

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