淺談人事檔案信息化管理

文/遼寧省科學(xué)技術(shù)館 周子藝 于冬艷

一、人事檔案管理概述

人事檔案是組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄，是干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案的總稱。

二、人事檔案管理工作的內(nèi)容

人事檔案是組織人事等部門，按照國家政策，在人員培養(yǎng)、任命等重要工作中，起到關(guān)鍵性作用，通過翻閱人事檔案的記載，能了解個人經(jīng)歷、政治和歷史、業(yè)務(wù)能力和工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文字依據(jù)，為決策提供重要依據(jù)。具有以下特點：

（一）完整性

人事檔案是將員工的個人履歷、年度考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎勵和處分、任命、工資等方面的有關(guān)文件材料。因此，它能記錄員工個人從學(xué)習(xí)期到工作期間、思想發(fā)展的歷史；員工家庭成員信息、專業(yè)信息等各個方面的內(nèi)容；員工個人的求學(xué)、工業(yè)、技術(shù)工種等信息的存儲庫，它能很好地反映員工個人的真實信息。

（二）客觀性

這是為人事檔案的利用提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和檢索前提。人事檔案內(nèi)容必須做到完整齊全，只有這樣才能體現(xiàn)出材料的客觀真實，才能為用人部門提供真實的服務(wù)。

（三）流動性

人事檔案的管理與員工日常的人事管理相統(tǒng)一，才能充分發(fā)揮人事檔案的作用。21世紀(jì)的今天，人員流動較大，除了一些國家機(jī)關(guān)公務(wù)員和事業(yè)單位工作人員流動性較小，像企業(yè)和私營企業(yè)，人才的流動較大，這就加大了人事檔案保管的難度，有時出會現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象，造成檔案與人員脫節(jié)。這樣既不利于單位工作人員的人事保管，也不利于員工本人日后工作的延續(xù)。因此，在人事檔案管理工作中，應(yīng)做到隨著員工本人工作的調(diào)動，人事檔案也要在調(diào)動后的短時間內(nèi)及時辦理轉(zhuǎn)移。

（四）機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個人求學(xué)、就業(yè)、獎勵、考核等諸多方面材料，其中可能有的是反映一些重大歷史事件；有的是政審調(diào)查本人或其家庭成員的材料等，因此，人事檔案屬于機(jī)密文件，人事檔案材料不能善自對外泄露，個人不權(quán)保存本人的人事檔案，如需調(diào)閱，必須出具正規(guī)閱檔手續(xù)方可。

人事檔案的這些特點決定了這項工作的特殊性和重要性。對于人事檔案管理人員要嚴(yán)格遵循下面幾方面要求：1.做到科學(xué)保管員工人事檔案；2.將個人交給單位的相關(guān)材料及時分類、存檔，并要求個人在存檔案材料上確認(rèn)簽字；3.制訂個人檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞制度；4.及時將個人任職材料、工資調(diào)整材料、獎懲等材料及時存檔；5.做好員工檔案的安全、保密、保存工作。

三、人事檔案信息化管理的作用

1.人事檔案信息化可以使檔案查閱更加方便快捷，相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)在查閱原始檔案時不再需要人工查檔，可以直接在閱檔的計算機(jī)上實現(xiàn)，檔案工作人員也可以免去手工填寫檔案目錄、索引等各類表格。

2.人事檔案信息化后可以有效地保護(hù)原始檔案，提高檔案的保密性。人事檔案信息化后可以使查閱人在計算機(jī)終端上進(jìn)行人事檔案查閱，避免了與原始文檔的接觸，有效地防止原始檔案在查閱中的磨損或損壞，提高了人事檔案的保護(hù)性，同時也提高了檔案的保密性。

四、人事檔案管理信息化的意義

人事檔案信息化建設(shè)，是人事檔案工作應(yīng)對科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展勢的必然選擇。信息技術(shù)與信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給人事檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住這一機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和運用先進(jìn)的知識和技術(shù)手段，加快人事檔案快速融入信息社會中。

人事檔案信息化一是通過軟件直接接收人事檔案數(shù)據(jù)；二是通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理后轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋?、圖像等數(shù)字格式的信息。通過以上二種方式處理后的數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫，以便日后利用計算機(jī)及信息系統(tǒng)提供人事檔案信息的檢索和利用。

人事檔案信息化建設(shè)，改變了檔案管理工作的手工作業(yè)模式，真正實現(xiàn)了人事檔案管理的電子化、無紙化管理。人事檔案信息化可以及時、迅速、準(zhǔn)確地為各級單位組織、勞動部門提從人員基本信息，能更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)和各部門工作服務(wù)。

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