淺議企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)策略

文/河南科技大學(xué) 趙黎霞

一、引言

檔案是一個(gè)企業(yè)的無形資產(chǎn)，人事檔案更是各類人才在社會(huì)和企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的原始記錄，是個(gè)人經(jīng)歷、德才技能、工作表現(xiàn)的全面體現(xiàn)。企業(yè)人事檔案信息化管理就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對人事工作中產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索和傳輸。目前，很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，沒有專門的檔案管理部門；大多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理工作都是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，不但查詢不方便，而且存在檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)；目前相當(dāng)多的人事檔案部門的工作人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作的理論和實(shí)踐。以上情況造成當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作不能滿足企業(yè)的需求和發(fā)展，因此改變企業(yè)人事檔案管理、利用方式已迫在眉睫，改變落后的、低效率的、以紙質(zhì)、照片等為檔案載體的和以手工操作為主的檔案管理工作刻不容緩，采用先進(jìn)的信息技術(shù)、全面展開企業(yè)人事檔案工作信息化建設(shè)勢在必行。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與問題

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

近年來信息技術(shù)的飛速發(fā)展使各類計(jì)算機(jī)和多媒體得以廣泛應(yīng)用，給企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)帶來了巨大發(fā)展機(jī)遇。各企業(yè)加大了對人事檔案室財(cái)力、物力、人力的投入、信息技術(shù)的扶持，使企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)了前所未有的變化，歸納起來有以下4個(gè)方面：企業(yè)檔案管理配備了先進(jìn)的硬件設(shè)施；人事檔案整編質(zhì)量達(dá)標(biāo)；工作人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平顯著提高；人事檔案信息綜合數(shù)據(jù)庫建設(shè)初見成效。

（二）企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.企業(yè)人事檔案信息化系統(tǒng)的整體水平不高。當(dāng)前，我國企業(yè)人事檔案的相關(guān)管理制度不夠完善、管理觀念落后。尤其是在人事管理方面，大部分單位的管理水平較低，管理的手段落后。企業(yè)對檔案中的內(nèi)容不能及時(shí)更新、補(bǔ)充，動(dòng)態(tài)信息跟蹤不及時(shí)，這阻礙了當(dāng)前人事檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展，使企業(yè)人事檔案信息化的整體水平難以提高，極大地限制了企業(yè)人事檔案信息化優(yōu)點(diǎn)的發(fā)揮。

2.企業(yè)人事檔案信息化系統(tǒng)管理不統(tǒng)一。當(dāng)前企業(yè)人事檔案信息化系統(tǒng)的管理方面缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和總體的規(guī)劃，導(dǎo)致資源開發(fā)的重復(fù)和浪費(fèi)。同時(shí)，人事、檔案、組織、財(cái)務(wù)等部門各自為政，大多建立自己工作范圍內(nèi)的信息庫，部門間較少聯(lián)系。各自的數(shù)據(jù)庫包含較多的重復(fù)性人事信息，導(dǎo)致工作重復(fù)和資源浪費(fèi)，阻礙了部門間人事信息的資源共享。

3.人事檔案管理專業(yè)人才缺乏。目前我國從事企業(yè)人事檔案管理的人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，多數(shù)缺乏專業(yè)培訓(xùn)，對檔案信息資料收集意識(shí)淡薄，更是缺乏對檔案工作全面、系統(tǒng)、連續(xù)的整體規(guī)劃。對檔案整理、檔案資料搜集以及檢索和存儲(chǔ)等管理手段的新技術(shù)使用不夠熟練，更是影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

三、企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容

實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化是基于三個(gè)方面的考慮：1.檔案是人們從事社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是一種特殊的信息產(chǎn)品，是全面考察了解和正確選拔人才的依據(jù)；2.計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使全球各項(xiàng)事業(yè)卷進(jìn)信息化建設(shè)的工作中，各行各業(yè)都已將信息技術(shù)引進(jìn)各自的工作內(nèi)容，因此積極做好檔案信息化建設(shè)的工作也應(yīng)成為企業(yè)的重要任務(wù)；3.企業(yè)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供信息支持，提高人員工作的效率，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。因此，要做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要著重關(guān)注以下幾個(gè)方面：

（一）人事檔案的數(shù)字加工

數(shù)字化加工是檔案信息化的一個(gè)重要組成部分，是人事檔案信息化建設(shè)的前期工作，為下一步人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息管理平臺(tái)建設(shè)奠定資源基礎(chǔ)?？刹捎弥浫耸聶n案的個(gè)人信息，也可通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式信息，以便下一步為計(jì)算機(jī)以及信息系統(tǒng)提供人事檔案信息的檢索和利用。通過專門的軟件將圖像文件數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掛接，掛接以后檢驗(yàn)數(shù)據(jù)庫信息的完整性和正確性。

（二）檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)

人事檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)以檔案信息資源共享為目的，以現(xiàn)場技術(shù)資料控制為重點(diǎn)。其基本構(gòu)成為檔案信息發(fā)布網(wǎng)頁、檔案管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)、網(wǎng)上遠(yuǎn)程檢索系統(tǒng)、電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)。其上流轉(zhuǎn)的文件資料信息以電子文件形式存在，設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、制造各個(gè)環(huán)節(jié)的電子文件可實(shí)現(xiàn)有效傳遞、交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)境。在該平臺(tái)上，可對檔案數(shù)據(jù)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，包括動(dòng)態(tài)采集、動(dòng)態(tài)更改、動(dòng)態(tài)跟蹤、動(dòng)態(tài)發(fā)布。檔案管理信息系統(tǒng)具有效率高、權(quán)限分明、自動(dòng)歸檔、檢索準(zhǔn)確、使用方便的優(yōu)勢，按照文檔一體化原則，對電子文件實(shí)施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發(fā)揮作用，大大提升了檔案管理工作的效率。

（三）檔案采集系統(tǒng)的構(gòu)建

隨著人事制度的改革，干部制度的考核、考察、技能、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職稱的晉升、職務(wù)的任免等需要入檔的材料不斷增加，就提高了信息采集工作的難度，因此需要建立健全企業(yè)人事檔案的采集制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息采集部門、采集范圍內(nèi)容和時(shí)間要求。構(gòu)建檔案管理平臺(tái)與其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一體化采集接口，全面完整、及時(shí)高效地采集檔案相關(guān)信息。系統(tǒng)所采用的多級(jí)審批的檔案采集流程，可以保障檔案采集過程的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。一些企業(yè)利用局域網(wǎng)絡(luò)承擔(dān)起積累數(shù)字檔案信息資源的職能，為企業(yè)數(shù)字檔案室提供保存電子檔案的技術(shù)支持，使企業(yè)人事檔案的采集工作更加有據(jù)可循，有條不紊。

（四）高效的檔案資源查詢利用

建立WEB檔案管理信息查詢發(fā)布系統(tǒng)，使檔案信息的查詢更加容易。主要供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和人事處工作人員使用，是基于檔案管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，在局域網(wǎng)內(nèi)發(fā)布相關(guān)信息。即企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)技術(shù)人員可以登錄平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布，局域網(wǎng)內(nèi)的用戶可以經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)在線審批后，在線瀏覽文件，并下載打印，可通過模糊檢索、分類檢索和專題檢索等多種方式進(jìn)行查詢。突破了時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案利用。其他工作人員如工作需要，也可在線授權(quán)、遠(yuǎn)程登錄，查詢相關(guān)信息。

四、企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，廣泛宣傳

做好企業(yè)人事檔案工作是人力資源管理工作的基本條件之一，因此，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該設(shè)立檔案管理部門，必要時(shí)成立管理領(lǐng)導(dǎo)小組。此外，還應(yīng)建立人事檔案達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，對人事檔案管理工作實(shí)行定級(jí)定量考核，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的開展和實(shí)施。

企業(yè)人事檔案管理信息化是扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)檔案管理工作效率低下的必要手段。信息化觀念的樹立，是企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)工作開展的必要前提。因此，應(yīng)該通過各種方式進(jìn)行信息化建設(shè)的宣傳與培訓(xùn)，一方面普及信息化知識(shí)，提升工作人員的信息化意識(shí)，另一方面培養(yǎng)工作人員的信息化能力。

（二）制定規(guī)范，建立標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)的人事檔案管理工作設(shè)計(jì)檔案的采集、存儲(chǔ)、加工、整合、形成、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)，它是一個(gè)系統(tǒng)的工程，缺一不可。這就要求檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要條目齊全，符合規(guī)范化、信息化的要求，因此需要制定統(tǒng)一的工作規(guī)范和流程，并設(shè)立專門的負(fù)責(zé)人員。

科學(xué)的、現(xiàn)代化的管理體制是促使檔案管理工作順利進(jìn)行的保障，因此企業(yè)還必須為檔案信息化建設(shè)設(shè)定有效的標(biāo)準(zhǔn)和較為完善的法律、法規(guī)和規(guī)章制度等，為企業(yè)人事檔案管理工作提供依據(jù)。同時(shí)，還可以將檔案管理工作歸入到績效考核當(dāng)中，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的科學(xué)化、信息化管理。

（三）轉(zhuǎn)變理念，改變方式

企業(yè)人事檔案是企業(yè)在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄個(gè)人經(jīng)歷、德才技能、工作表現(xiàn)的憑據(jù)，是全面考察和了解和正確選拔人才的依據(jù)。管理工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作理念，切實(shí)的重視檔案管理工作，立足于檔案的有效保護(hù)和利用來展開新時(shí)期的檔案管理工作，掌握信息技術(shù)，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

企業(yè)人事檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到以紙質(zhì)為載體、以手工操作為主的檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。應(yīng)該自覺摒棄舊的工作方法，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，增強(qiáng)自身的信息化建設(shè)意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)掌握信息化知識(shí)，加強(qiáng)自身的信息化技術(shù)水平，全面投入檔案管理的信息化建設(shè)中。

最后，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該重視提高檔案工作人員的素質(zhì)，選擇可靠且責(zé)任心強(qiáng)的人員擔(dān)任人事檔案管理工作，注意對其進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)，提高其專業(yè)理論和實(shí)踐能力，促使檔案管理信息化管理的順利開展。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)，引進(jìn)人才

人事檔案部門應(yīng)該得到企業(yè)足夠的支持，所需的基礎(chǔ)硬件設(shè)施應(yīng)配備齊全。建設(shè)辦公室、閱檔室和檔案室，增加計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)處理軟件等設(shè)施，引進(jìn)綜合辦公系統(tǒng)、建立檔案網(wǎng)站、開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)等。此外，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和企業(yè)的經(jīng)營管理狀況，對這些設(shè)備及時(shí)的更新?lián)Q代，使檔案管理工作得到技術(shù)支持和硬件保障。

檔案工作人員是人事檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)道德素質(zhì)是檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。人事檔案管理人員要在原有技能基礎(chǔ)上，具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、網(wǎng)絡(luò)操作能力和信息處理能力等，系統(tǒng)的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)步伐的加快，現(xiàn)代化觀念的樹立則是企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)成功展開的需要。

五、結(jié)語

企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)能夠?qū)θ耸聶n案起到雙規(guī)保存的作用，動(dòng)態(tài)化管理保證了人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速的為人事部門的人才管理、資源配置工作提供信息和數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高企業(yè)人事工作效率。企業(yè)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)需要投入大量的人力、財(cái)力和精力，它對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，企業(yè)在新時(shí)期應(yīng)采取有效的途徑全面推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，保持自身的競爭優(yōu)勢。

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