當(dāng)前石油行業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策

文/延長油田股份有限公司甘谷驛采油廠 惠霞 馬峰

一、企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

（一）對檔案工作重視不夠

長期以來，石油企業(yè)相當(dāng)一部分檔案管理人員包括檔案領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、單一保管、借閱、利用的工作，不能直接給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益。特別是石油企業(yè)，檔案部門與其他部門相比，認(rèn)為檔案工作并不重要，可有可無。這樣的思想在一定程度上削弱了檔案工作者的積極性，直接影響了檔案的收集、整理、開發(fā)、利用。

（二）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)薄弱

石油企業(yè)基層單位檔案管理人員大部分是兼職的檔案管理人員，而且人員變換頻繁，這些兼職人員平常在單位兼職的工作太多，日常忙于應(yīng)付其他工作，對檔案工作業(yè)務(wù)鉆研不夠，加之平時學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏必要的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，有些檔案管理人員對檔案工作不熱心、不學(xué)習(xí)、不鉆石，本著干一天算一天，誰也不能把檔案工作當(dāng)一輩子的工作來干的思想做事。這些因素導(dǎo)致了歸檔不按時，歸檔文件的整理、分類、保管期限上劃分的不夠準(zhǔn)確，嚴(yán)重影響了檔案管理和工作的正常開展。

（三）機(jī)構(gòu)整合資料散失

近幾年，國有石油企業(yè)機(jī)構(gòu)在不斷的整合，部分采油廠的合并擴(kuò)大，主輔產(chǎn)業(yè)的分離等一系列的機(jī)構(gòu)變革，導(dǎo)致部分單位檔案、資料在移交過程中，因交接匆忙，只是把現(xiàn)有的檔案資料全部接收，根據(jù)案卷目錄核對案卷是否齊全，而案卷內(nèi)的檔案資料是否齊全、是否破損、是否丟失一時無法一一確認(rèn)。這樣不利于檔案的安全和完整。

（四）檔案保管條件差，安全存在隱患

由于檔案管理部門在石油行業(yè)不是重要部門，檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入相對欠缺，造成一些基層單位無專門的檔案室、無專用檔案庫房，檔案保管條件比較差。檔案與一些其它物品存放在一間庫房，給檔案的查找、利用帶來了一定的麻煩，嚴(yán)重威脅著檔案的安全。

二、對策建議

當(dāng)前形勢下，國有石油企業(yè)要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案執(zhí)法工作，改變當(dāng)前檔案管理工作的落后面貌，必須采取相應(yīng)措施，促使國有石油企業(yè)檔案管理工作上一個新臺階，讓檔案工作更好的為企業(yè)服務(wù)。

（一）加強(qiáng)檔案宣傳

一方面廣泛利用各種宣傳形式進(jìn)行《檔案法》和10號令的學(xué)習(xí)和宣傳工作，使各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員重視檔案工作。另一方面能夠利用一些企業(yè)的老照片、老實(shí)物、老獎狀和一些珍貴資料開展企業(yè)文化工作，使得企業(yè)職工了解企業(yè)的發(fā)展歷史、當(dāng)下工作、企業(yè)愿景，從而認(rèn)識到檔案的重要性。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

實(shí)踐證明，檔案事業(yè)要想真正走上法制化軌道，必做提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要從思想上認(rèn)識到檔案工作的重要性，明確自己工作的性質(zhì)，真正理解檔案的含義，克服輕視檔案工作觀念，要站在對歷史負(fù)責(zé)，對企業(yè)負(fù)責(zé)的立場上，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，做好檔案工作。具體為：一方面是將檔案培訓(xùn)納入企業(yè)培訓(xùn)計劃，大力加強(qiáng)對檔案工作者業(yè)務(wù)培訓(xùn)和再教育，從而提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，使在崗檔案人員能盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能。另一方面是深入一線調(diào)查研究各個單位對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，把檔案“收齊、管好、用活”。如：我們石油企業(yè)對地質(zhì)檔案查閱利用的尤為平凡，那么，我們就采用多份利用：既一份檔案復(fù)印兩份，查閱、利用的是復(fù)印件，從而保護(hù)了原件的完整性；存放的順序也不套用書本上的存放原則，而是按區(qū)域存放入柜，同一區(qū)域內(nèi)的采取井號與檔案相結(jié)合，依井號（檔號）大小順序排列。節(jié)約了查找的時間，方便了利用單位。推動了檔案管理水平的提高，提高了檔案的利用率。

（三）做好撤銷合并單位檔案的交接工作

檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)真履行檔案法律法規(guī)的監(jiān)管職能職責(zé)。具體做法為：一是上級單位發(fā)紅頭文件，明確撤并單位應(yīng)該做什么；二是移交單位做好移交前期工作（對撤并前形成的所有檔案進(jìn)行整理、編目、編制好移交清單及案卷目錄、做好檔案的安全工作），三是接收單位應(yīng)該指定專業(yè)的檔案管理人員來接手這像新工作。四是上級檔案部門指導(dǎo)撤銷合并單位做好移交、接收工作。只有做好這項(xiàng)工作，才不會造成檔案在移交過程的損毀、丟失。

（四）加大硬件投入

一方面要配備現(xiàn)代化的檔案設(shè)備，如統(tǒng)一的密集架、檔案庫房的除濕器、空調(diào)設(shè)備，滅蟲藥、滅火器等等設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進(jìn)計算機(jī)，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，從而更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范的方便利用者的查找，閱讀，提高工作效率。只有硬件設(shè)施先進(jìn)了，檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量才能更上一層樓。