電算化會計內(nèi)部控制問題分析

■李 冰 黑龍江省航道局

一、強化電算化會計管理勢在必行

如今信息技術(shù)通道以驚人的速度發(fā)展，人們生活工作的方方面面都受到其深厚的影響。而企業(yè)在處理內(nèi)部財務數(shù)據(jù)時更是離不開計算機，這與用算盤進行會計核算的時代不可同日而語。計算機能夠幫助會計人員更快更有效的進行會計基本業(yè)務，同時計算機在能在短時間內(nèi)完成人腦身難以完成的一些高難度運算。如今計算機儼然成為會計行業(yè)不可或缺的法寶，為會計人員所依賴。

隨著電算化會計系統(tǒng)的普及、發(fā)展，它徹底改變了傳統(tǒng)會計的形式。在運用過程中，傳統(tǒng)的書面的數(shù)據(jù)逐漸淡出舞臺，被電子數(shù)據(jù)取而代之。隨著電子、網(wǎng)絡的普及，越來越多的資金流轉(zhuǎn)都在網(wǎng)絡上進行。在資金流轉(zhuǎn)的過程中，有關(guān)人員則將相關(guān)信息存入電腦，由電腦自動進行操作。因此交易原本所應該出現(xiàn)的各種票據(jù)漸漸消失了。長此以往，許多書面化的數(shù)據(jù)、文件部門漸漸淡入人們眼球。

有利必有弊，任何事物都是一把雙刃劍，因此我們必須辯證統(tǒng)一的看待問題。計算機的優(yōu)勢有目共睹，但是其所帶來的問題也是十分嚴峻的。隨著計算機的普及，不少不法分子利用其廣泛性、靈活性的特點，進行著各種前所未見、匪夷所思的犯罪活動。隨著計算機的廣泛普及，為不法分子進行犯罪活動提供了更為隱蔽的場所。因此，也大大增強了電算化會計內(nèi)部控制的難度，也提高了控制的難度。

二、電算化會計管理分析

在充分了解電算化會計的基礎(chǔ)上，必須對其管理進行分析，這樣才能正確、合理的運用，使其發(fā)揮最大的功效。下面就從三個方面來重點分析電算化會計管理。

1.系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制。對于計算機系統(tǒng)的開發(fā)十分復雜，其中包含了許多方面。比如在開發(fā)過程中對系統(tǒng)本身的可行性，對計算機會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預算、經(jīng)濟效益評估等工作，開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施等工作，以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求、系統(tǒng)更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。

（1）授權(quán)和領(lǐng)導認可。在進行計算機系統(tǒng)的開發(fā)工作之前，一定要首先得到領(lǐng)導的重視、授權(quán)于許可之后，才可正式進行開發(fā)工作。因為，一般來說，計算機會計系統(tǒng)開發(fā)項目所需要的資金數(shù)額都比較大，個人是沒辦法私自或單獨的進行開發(fā)與研究工作的。另外，計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)工作對企業(yè)或單位來說，對其整體的管理目標是有著一定影響的，對新系統(tǒng)或新軟件的開發(fā)一般都需要企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導著召集企業(yè)核心部門的管理人員進行開會商議，如果商議結(jié)果是要進行開發(fā)工作時，企業(yè)就需要對原有的管理體制進行改革。由此可見，對計算機會計系統(tǒng)進行開發(fā)是牽一發(fā)而動全身的重大舉措，必須要得到企業(yè)領(lǐng)導的授權(quán)于認可之后才可執(zhí)行。

（2）符合標準和規(guī)范。在進行計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)項目時，所有的、有用到過的商品軟件都必須符合標準和規(guī)范。不管是企業(yè)自行研發(fā)的，還是由外界購買的，都要符合國家所制定的統(tǒng)一的標準和規(guī)范，嚴禁使用不符合標準規(guī)范的系統(tǒng)軟件進行項目開發(fā)工作。

（3）人員培訓。在計算機系統(tǒng)進行開發(fā)工作時，要注意對有關(guān)人員進行相關(guān)知識的培訓與學習，一方面可以提高其對計算機系統(tǒng)的認識和了解，使其在日后對該系統(tǒng)進行使用時少犯錯誤；另一方面，對其使用該系統(tǒng)的相關(guān)人員進行培訓，可以增加其計算機系統(tǒng)使用的知識量，若日后對系統(tǒng)的操作上遇到麻煩或者操作出錯時，可以自己找到錯誤的源頭，然后自行對計算機系統(tǒng)進行維護工作。

（4）系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。新的計算機會計系統(tǒng)在投入使用，替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機會計系統(tǒng)，必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。

2.管理控制。管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構(gòu)的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。

（1）組織機構(gòu)設置。企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，應對原有的組織機構(gòu)進行適當?shù)恼{(diào)整，以適應計算機會計系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)劃分，也可以按會計崗位和工作職責劃分崗位。組織機構(gòu)的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模和企業(yè)總體經(jīng)營目標，并且應按精簡、合理的原則對組織機構(gòu)的設置進行成本效益分配。

（2）職責劃分。內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點就在于不相容職務的分離，計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應建立一整套符合職責劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時，還應建立起職務輪換制度。

（3）上機管理。企業(yè)用于計算機會計系統(tǒng)的計算機應盡可能是專用的，企業(yè)應對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。

（4）檔案管理。計算機會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應及時存檔，企業(yè)應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。

（5）設備管理。對于用于計算機會計系統(tǒng)的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關(guān)人員進入計算機工作區(qū)域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。

三、結(jié)束語

如今電算化會計以其驚人的速度改變著會計行業(yè)的面貌以及功能，在會計行業(yè)發(fā)揮著巨大的功效，大大減輕了會計人員的工作負擔，提高了工作的準確度和效率。進行電算化會計管理，不僅提高會計核算水平和質(zhì)量，還提高了企業(yè)現(xiàn)代經(jīng)營管理水平，為企業(yè)進行全面管理現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。