影響機關(guān)檔案資源開發(fā)利用的原因及對策

福建省永泰縣醫(yī)療保險管理中心 張秀華

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影響機關(guān)檔案資源開發(fā)利用的原因及對策

福建省永泰縣醫(yī)療保險管理中心 張秀華

目前影響機關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用的主要因素包括：主動服務意識不強、檔案館（室）藏不豐富、檔案信息資源的加工程度不夠、檔案人力資源不足等。為此，必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務意識，加強館（室）藏建設(shè)，創(chuàng)造開發(fā)檔案信息資源的物質(zhì)條件，拓寬服務領(lǐng)域，提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，增強開發(fā)檔案信息資源的能力，從而充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，提高檔案服務的質(zhì)量和水平。

信息資源 開發(fā)利用 檔案管理

檔案的收集、整理和保管是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案的開發(fā)利用是檔案工作的目的，只有通過開發(fā)利用，才能充分發(fā)揮檔案的作用，為機關(guān)、為社會服務。在新的歷史條件下，如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，是檔案部門和檔案工作者所面臨的首要任務。實踐證明，只有弄清影響機關(guān)檔案利用的因素，并在工作中采取針對性措施，才能不斷提高檔案服務的質(zhì)量和水平。

1 影響機關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用的原因

1.1 主動服務意識不強

一是服務方式被動。長期以來，由于歷史和客觀的原因造成了檔案人員形成一種傾向——“重保管、輕利用”。在檔案提供利用上，總是遵循一種傳統(tǒng)的方式——“看堆守攤、等客上門”，片面地認為只要把檔案保管好，不丟失、不損壞，能為領(lǐng)導和業(yè)務部門提供查閱服務就算工作到位，這種被動的服務方式，在很大程度上削弱了檔案的價值。二是服務觀念滯后。由于檔案工作具有較強的政治性和機要性，政治約束力和安全責任感成了思考、處理問題的出發(fā)點和思維定勢。許多機關(guān)檔案部門充分強調(diào)檔案的“內(nèi)向性”，“保密保險”、“利用危險”等陳舊觀念，常常把保守檔案機密與開發(fā)利用檔案信息資源對立起來，使保密擴大化、絕對化，檔案信息壟斷現(xiàn)象普遍存在，機關(guān)檔案工作長期處于封閉、半封閉狀態(tài)，嚴重阻礙了檔案信息資源的合理開發(fā)和利用。

1.2 檔案館（室）藏不豐富

館（室）藏量的豐富和優(yōu)化，是提供檔案利用的先決條件。沒有檔案是無米之炊，沒有完整齊全的檔案，也是無法提供優(yōu)質(zhì)服務。近年來，機關(guān)檔案部門都加強了基礎(chǔ)建設(shè)，逐步建立了檔案工作的管理制度，由于在某些工作環(huán)節(jié)中缺乏配套和有效的制約手段和措施，檔案收集不齊、完整率低等問題普遍存在。如在檔案門類方面，文書檔案多，科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、會計檔案少；在載體結(jié)構(gòu)上，紙質(zhì)檔案多，錄像和照片等載體的檔案少。館（室）藏建設(shè)中存在著檔案門類不齊全、結(jié)構(gòu)不夠合理、成分不夠優(yōu)化等問題，在很大程度上影響了檔案信息資源開發(fā)利用的深度和廣度。

1.3 檔案信息資源的加工程度不夠

檔案信息資源的加工程度是影響檔案利用的重要因素，也是衡量檔案部門開展利用工作水平的重要標尺。隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的逐步深入，科學文化事業(yè)的日益繁榮，檔案用戶對檔案部門的服務質(zhì)量有了更高的要求，他們不僅要求檔案部門提供原始的檔案信息，而且要求檔案部門要提供二次檔案信息，甚至是深加工的三次檔案信息。而目前大多數(shù)機關(guān)檔案部門對館（室）藏檔案的內(nèi)容、成分以及查檔的途徑、方法宣傳報道少；檔案檢索工具種類單一，檢索速度慢，效率低；檔案編研成品數(shù)量少、質(zhì)量低，難以滿足社會需要。

1.4 檔案人力資源不足

一是數(shù)量少。許多單位專職檔案人員數(shù)量嚴重不足，有的身兼數(shù)職，他們將大量時間和精力用于歸檔文件的收集、整理、立卷和日常的供閱利用，對于如何做好調(diào)查研究，加強主動服務更無暇顧及。二是素質(zhì)不高。檔案人員變動頻繁，有的“半路出家”，沒有專業(yè)知識，無論是在觀念、意識，還是在經(jīng)驗、能力以及結(jié)構(gòu)上，都與工作要求存在一定的差距，尤其是知識素質(zhì)、信息意識和分析判斷能力急需充實和提高。

2 加強機關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用工作的對策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，增強服務意識

服務性是檔案工作的基本屬性，只有確立主動服務的觀念，才能產(chǎn)生自覺的服務行動，在檔案信息資源開發(fā)利用工作中發(fā)揮出應有的作用。

一要破除“重藏輕用”觀念。檔案利用工作是整個檔案工作的出發(fā)點和終極目的，檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作都是圍繞這一目標展開的。只有通過檔案利用工作，檔案、檔案工作、檔案工作者自身的價值才能得到社會的認知而帶來相應的社會效益和經(jīng)濟效益，否則價值再高、再珍貴的檔案也沒有生命力。只有不斷破除影響檔案信息資源開發(fā)的思想障礙，真正改變不適應形勢發(fā)展的陳舊觀念，才能提高開發(fā)利用檔案信息資源的主動性。

二要克服“自我封閉”的思想障礙。信息社會要求檔案信息資源共享，在機關(guān)檔案工作中必須克服自我封閉、本位主義的思想，提高實現(xiàn)資源共享的自覺性和能動性，確保檔案信息資源共享工作的協(xié)調(diào)開展。三要修訂并完善檔案利用的政策與法規(guī)。必須從政策乃至法律上明確國家檔案信息傳播系統(tǒng)的模式，為我國檔案信息傳播利用工作提供必要的法律保障，形成開發(fā)利用檔案資源的良好社會環(huán)境。當前應在健全檔案資料的保密和解密制度的基礎(chǔ)上，減少檔案資料的專用性，提高它的共享性，對那些不具秘密成分的檔案，盡可能向社會公開，使這些信息不僅能為本機關(guān)工作提供科學依據(jù)，也能為社會各方面提供決策依據(jù)。

2.2 加強館（室）藏建設(shè)，創(chuàng)造開發(fā)檔案信息資源的物質(zhì)條件

一要加強收集工作，豐富館藏。檔案收集工作是檔案信息聚焦的樞紐，豐富的檔案信息資源是開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。機關(guān)檔案部門應從原有的機關(guān)文書檔案的限制中擺脫出來，改變“重文書檔案，輕其他檔案”的習慣，樹立全新的、科學的、系統(tǒng)的機關(guān)檔案室概念。要根據(jù)豐富館藏檔案和改善檔案結(jié)構(gòu)的要求，加強業(yè)務指導工作的針對性，在鞏固已有機關(guān)文書檔案工作成果的基礎(chǔ)上，將業(yè)務指導的重點放在其他門類檔案上。要改變坐等接收檔案的工作方式，采取積極主動的措施，拓寬收集渠道，切實改變機關(guān)檔案信息資源分散現(xiàn)象，不斷豐富館藏，逐步建立起門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富并富有特色的檔案信息庫，有條件的單位還可以設(shè)立信息中心，實行檔案、圖書、情報一體化管理，把機關(guān)檔案室建成真正意義上的綜合性檔案室。

二是健全規(guī)章制度，規(guī)范整理。檔案館藏的檔案是否方便開發(fā)利用，在很大程度上取決于對檔案的科學整理。如果歸檔文件沒有系統(tǒng)整理，成堆成捆存放，或是無規(guī)律可循，使用起來就會似“大海撈針”，連最基本的查檔接待工作都難以完成，更談不上開發(fā)檔案資源。因此，必須建立健全各種門類材料歸檔整理工作制度，要對收集來的大量檔案，本著嚴肅、負責的態(tài)度，采用科學的方法，按照標準化和規(guī)范化的要求，進行系統(tǒng)的加工整理，為檔案信息資源開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。

三要完善檢索，深化檢索。隨著檔案信息資源的急劇增長和現(xiàn)代社會對檔案利用頻率的增加，要提高信息開發(fā)利用效率，就必須建立健全科學的檔案檢索體系。一方面，要編制完整、系統(tǒng)、科學的檔案檢索工具，有效地提示檔案信息內(nèi)容，盡可能多角度地反映有關(guān)檢索信息，為用戶提供更多的檢索渠道，讓檔案利用者通過檢索工具這把“鑰匙”，打開檔案信息資源的大門，從而迅速、準確地找出所需的檔案信息。另一方面，盡可能使用現(xiàn)代技術(shù)手段進行檔案信息的存儲、檢索，如建立計算機檢索系統(tǒng)，采用電子計算機、縮微、磁盤、光盤等密度方式存儲檔案信息，并可通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息的遠距離快速傳輸，把檔案信息及時、準確、系統(tǒng)、多渠道地傳遞出去，達到信息的多用戶共享，從而為檔案信息資源開發(fā)利用的自動化、網(wǎng)絡化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。

2.3 拓寬服務領(lǐng)域，深化利用工作

一要搞好利用分析和預測。了解和研究利用需求，及時捕捉社會生活中的熱點信息，關(guān)注不同時期國家工作重點的變化情況，是緊跟形勢、有效地為中心工作服務的前提，也是實現(xiàn)主動服務的重點因素。檔案部門要通過各種形式和渠道，加強與利用者的交流和溝通，收集利用效果的反饋，掌握現(xiàn)已存在的客觀需求情況，預測未來的需求動向，不斷提高檔案信息資源開發(fā)的針對性。

二要加強編研工作。檔案部門必須在預測利用需求的基礎(chǔ)上，有目的地對檔案信息進行分析、歸納、綜合、加工和深化，把分散的、靜態(tài)的材料變成集中的、動態(tài)的資料，并不斷提高編研成品的質(zhì)量。通過編研成果的發(fā)行和相互交流，將檔案價值的精華系統(tǒng)、全面、集中地展示出來，給利用者提供更加系統(tǒng)、完善、精練的檔案資料，主動、直接、有效地為機關(guān)、領(lǐng)導和社會服務。

2.4 提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，增強開發(fā)檔案信息資源的能力

檔案信息資源開發(fā)工作水平的高低與檔案人員素質(zhì)的高低有著直接的關(guān)系。為適應形勢發(fā)展的需要，機關(guān)檔案人員必須不斷提高檔案信息資源開發(fā)的能力，包括調(diào)查研究，掌握檔案信息需求情況的能力；掌握檔案館（室）藏情況，熟悉檔案信息“家底”；著錄、標引檔案信息，編制檢索工具，查找檔案提供利用的能力；研究檔案內(nèi)容，編輯檔案史料的能力；掌握運用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備和手段，進行檔案信息加工、處理的技能；勇于探索和求實創(chuàng)新的能力。

[1] 陳煒.檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用[J]. 科技進步與對策，2006(2): 101-102.

[2] 陸予圻, 朱小怡, 范明輝. 秘書文檔管理[M].上海:復旦大學出版社,2005.