會計電算化時代的企業(yè)內(nèi)部控制

■王蕊花 濟南柴油機股份有限公司河北分公司

會計電算化時代的企業(yè)內(nèi)部控制

■王蕊花 濟南柴油機股份有限公司河北分公司

隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，會計電算化在企業(yè)當中得到了廣泛的應(yīng)用，極大的提高了企業(yè)的工作效率和經(jīng)濟效益。本文在介紹會計電算化時代企業(yè)內(nèi)部控制制度的變化，分析了企業(yè)電算化時代企業(yè)內(nèi)控制度面臨的問題，并針對這些問題提出對策建議。

會計電算化 企業(yè)內(nèi)控制度 影響 問題 對策建議

一、會計電算化時代企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)生的變化

在會計電算化系統(tǒng)當中，傳統(tǒng)的會計處理流程高度集中在計算機系統(tǒng)當中，因此，在電算化的影響下，企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)生了很大變化。

1.企業(yè)內(nèi)部控制的范圍擴大

在電算化系統(tǒng)普及前，傳統(tǒng)手工會計下的內(nèi)部控制主要集中于系統(tǒng)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理，通過對會計處理流程的控制，規(guī)定每個流程模塊需要完成的任務(wù)，并選擇控制點進行內(nèi)部控制。而會計電算化信息系統(tǒng)自身的開發(fā)、運行、維護就是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，所以會計電算化下的內(nèi)部控制不僅要包括系統(tǒng)運行過程中的會計數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制，還需要包括對會計信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行、維護的控制、以及對計算機系統(tǒng)軟硬件環(huán)境的控制、安全保密的控制，內(nèi)部控制的范圍相對擴大了。

手工會計的基本流程為建賬、經(jīng)濟事項分析（包括經(jīng)濟業(yè)務(wù)分析、原始憑證審核）、編制會計憑證、登記有關(guān)賬簿、在期末編制試算平衡表、調(diào)賬和工作底稿、對賬和結(jié)賬、編制和報送財務(wù)報告。內(nèi)部控制的主要形式是賬賬核對、賬證核對，試算平衡的檢查等等，而再會計電算化模式下，原始的工作流程改變?yōu)樵紤{證的授權(quán)批準和財務(wù)審核、根據(jù)合格原始憑證進行會計憑證的輸入、電算化審核、信息系統(tǒng)的處理、會計賬簿和報表的輸出。會計電算化模式下內(nèi)部控制的重點轉(zhuǎn)移到對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證的審核，而原始流程中會計賬簿、會計報表的生成和查詢、會計失算平衡等工作都可以通過計算機系統(tǒng)完成，手工會計下的內(nèi)控控制的方法可以被計算機程序控制程序取代，如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權(quán)限控制等。內(nèi)部控制重點由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ藱C控制并重。

2.企業(yè)的內(nèi)控制度發(fā)生改變

由于會計電算化的實施，會計工作的模式已經(jīng)發(fā)生了變化，會計的組織體制發(fā)生了變化、傳統(tǒng)的某些會計崗位、會計工作已經(jīng)不復(fù)存在，電算化條件下還增設(shè)了會計數(shù)據(jù)組、會計檔案組以及財務(wù)管理組和系統(tǒng)開發(fā)組等相關(guān)的會計崗位和計算機管理崗位。新的內(nèi)部控制制度不盡明確了分工，同時能更加有效地提高內(nèi)控質(zhì)量和效率。

二、會計電算化時代企業(yè)內(nèi)部控制面臨的問題

1.原始數(shù)據(jù)處理存在隱患

在電算化會計中，所有記賬、編制會計報表等會計工作均由計算機程序進行，只有原始數(shù)據(jù)審核和輸入由人工事先進行。相關(guān)會計報表數(shù)據(jù)的準確性，完全依賴于原始數(shù)據(jù)的準確性。而原始數(shù)據(jù)的輸入錯誤計算機是無法識別的。

2.電算化環(huán)境下內(nèi)部控制稽核機制弱化

在傳統(tǒng)的手工會計核算系統(tǒng)中，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每張原始憑證都需要進行嚴格的審批，相關(guān)權(quán)限人員需要進行和簽章。職權(quán)不相容等監(jiān)督機制和內(nèi)部牽制制度能夠有效起到監(jiān)督檢查的作用。而在電算化系統(tǒng)當中，經(jīng)濟業(yè)務(wù)原始憑證程序的處理流程被大大簡化。會計賬簿的錄入、會計報表的產(chǎn)生等復(fù)雜流程都由計算機集中處理，操作人員的工作逐漸集中，職權(quán)不相容原則遭到了破壞。例如在某些企業(yè)內(nèi)存在會計人員從事數(shù)據(jù)的輸入工作并從事與之相關(guān)的數(shù)據(jù)輸出以及報送工作。工作人員在未經(jīng)過批準的情況下對數(shù)據(jù)和程序進行修改操作的可能性增加。

3.計算機環(huán)境下內(nèi)部控制風險增加

電算化系統(tǒng)環(huán)境下，數(shù)據(jù)處理的主體是計算機。但計算機硬件系統(tǒng)具有物理易損性，在硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或系統(tǒng)因停電等其原因停止工作，數(shù)據(jù)將不能被處理，會計工作只能被迫停止。內(nèi)部控制在很大程度上依賴于電算化軟件程序，其有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生運行上的錯誤，內(nèi)部會計控制的風險就會出現(xiàn)問題。電算化環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)主要保存在磁盤上或者軟盤、光盤中，這些載體會因受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，會計數(shù)據(jù)就會丟失，如果沒有進行數(shù)據(jù)的事先備份，會計工作將會嚴重受到影響。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜容易也會使使內(nèi)部控制的安全受到威脅，滋生風險。

4.內(nèi)部稽核和審計難度的加大

電算化環(huán)境下，內(nèi)部審核增加了更多的內(nèi)容，增加了內(nèi)部稽核的難度對會計系統(tǒng)審計對相關(guān)審計人員的素質(zhì)要求提高了，審計人員不僅要精通會計知識，還需要對所要審核的會計信息系統(tǒng)進行相關(guān)了解，具備處理相關(guān)數(shù)據(jù)信息的能力?；撕蛯徲嫷某杀?、流程以及人員要求增加了。

三、會計電算化環(huán)境下加強企業(yè)內(nèi)部控制的建議措施

企業(yè)的內(nèi)部控制是保證企業(yè)會計資料的真實與完整，防止會計違法和舞弊行為發(fā)生，提高會計信息質(zhì)量，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，保護企業(yè)各項財產(chǎn)的安全的重要手段。所以，強化會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制十分重要。

1.完善會計電算化條件下企業(yè)內(nèi)部控制制度

企業(yè)內(nèi)部控制的目標是明確人員分工、落實責任、健全組織機構(gòu)。因此企業(yè)內(nèi)控制度的嚴格執(zhí)行是信息真實可靠的重要保證。建立健全會計操作管理制度、計算機環(huán)境下硬件和軟件管理制度、電算化環(huán)境下會計檔案管理制度以及其他內(nèi)部控制，并設(shè)置業(yè)務(wù)流程中每一環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點。此外，隨著外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境的不斷變化，內(nèi)部控制制度也需要進行不斷的健全與更新。

2.建立電算化條件下會計檔案管理制度

會計電算化環(huán)境下的會計檔案儲存在磁介質(zhì)上存在一定的風險。因此，建立電算化條件下會計檔案管理制度是非常必要的。具體措施包括：對保存在磁性介質(zhì)上的會計檔案需要定期進行介質(zhì)的檢查和數(shù)據(jù)資料的備份，防止突發(fā)的意外事故的發(fā)生；針對磁介質(zhì)保存的特點保存相關(guān)的會計信息，例如規(guī)定在防潮防磁的容器內(nèi)存放會計數(shù)據(jù)的磁盤；將打印的書面資料保存，確保會計資料和信息的安全，不同類別會計資料的存儲需要分類保存；根據(jù)企業(yè)實際情況規(guī)定會計資料的存檔方式以及有關(guān)人員查看會計資料的權(quán)限，例如企業(yè)檔案管理規(guī)定，需要查詢會計檔案時必須有相關(guān)會計負責人的批準等；會計資料保管期限的設(shè)置應(yīng)針對會計電算化的特點設(shè)定。

3.提高會計人員的綜合素質(zhì)

內(nèi)部控制制度涉及企業(yè)的多個方面，系統(tǒng)是否安全關(guān)系到企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營。內(nèi)部控制的效率不僅取決于系統(tǒng)本身，還與操作使用人員的素質(zhì)相關(guān)。相關(guān)會計人員需要提高在電算化環(huán)境下的業(yè)務(wù)能力和安全意識。同時，企業(yè)內(nèi)要建立起相應(yīng)的績效評價機制、激勵機制以及約束機制，職業(yè)道德教育還要和崗位責任制考核結(jié)合起來，定期進行考評，將評估結(jié)果存入檔案中，激發(fā)員工的熱情和責任感。不斷完善員工的績效考核制度，創(chuàng)造良好的企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，再能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)控的目標和要求。

4.加強會計信息系統(tǒng)的維護，保證系統(tǒng)安全控制

企業(yè)應(yīng)當細化電算化崗位設(shè)置，明確各崗位的權(quán)利與責任，防止未經(jīng)授權(quán)的人員動用系統(tǒng)的資源，對系統(tǒng)安全造成威脅。根據(jù)工作的需要設(shè)置操作權(quán)限，并通過數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等方式進行控制。通過明確的分工使系統(tǒng)安全得到保障。例如，數(shù)據(jù)錄入人員負責與經(jīng)營業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)的錄入、資料的整理和裝訂；審核人員負責對經(jīng)濟業(yè)務(wù)及會計數(shù)據(jù)進行合法性和準確性的審核；會計人員只負責記賬、會計報表的生成、憑證賬薄報表的打印等操作；程序管理員負責操作系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫以及設(shè)備硬件的管理與維護、工作日志的記錄等工作。

5.加強對網(wǎng)絡(luò)風險的防范

在電算化環(huán)境下，計算機成為最為常用的操作工具。但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計算機容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的侵害，系統(tǒng)操作存在一定的安全隱患。加強內(nèi)部控制，防止網(wǎng)絡(luò)風險是日常工作正常運行的保障。為了保證環(huán)境的安全，可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)區(qū)域劃分的不同設(shè)置防火墻，用來邏輯隔離會計應(yīng)用系統(tǒng)與外部訪問區(qū)域間的聯(lián)系，限制外界對主機操作系統(tǒng)的訪問；安裝殺毒軟件，通過系統(tǒng)的掃描，檢測網(wǎng)絡(luò)中是否有違反安全策略的行為和遭受攻擊的跡象，預(yù)防和查殺入侵的和已經(jīng)存在的病毒；同時還應(yīng)提高會計人員和計算機系統(tǒng)操作人員的計算機網(wǎng)絡(luò)安全意識，以保障會計信息系統(tǒng)免受互聯(lián)網(wǎng)侵害。

四、結(jié)束語

在實踐中，會計電算化成為廣大會計人員工作的密切伙伴的同時也為會計核算和會計環(huán)境帶來了極大的變化，為內(nèi)部控制的建立健全提出了新的要求。為不斷建立和完善企業(yè)的內(nèi)控制度，提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益，正是本文的目的。

[1]程江艷.淺談企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制[J].湖北科技學(xué)院學(xué)報，2013，（1）：17-19

[2]張暉.基于會計電算化視角的內(nèi)部控制方法與策略探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2013，（5）：172-173

[3]關(guān)丹妮，薛平泰.淺談會計電算化在計算機環(huán)境下的內(nèi)部控制措施[J].中國科技投資，2013，（9）：71

[4]陳曙光.會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制的完善[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2013，（9）：194-195

個人簡介：王蕊花（1974.9-），女，漢族，籍貫：遼寧凌源，職稱會計師，主要從事工作是會計