對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的一些淺見

◇徐揚(yáng)

檔案是每個(gè)單位必不可少的資源，是各級(jí)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在工作中形成的有保留價(jià)值的文字、圖像等各種形式的歷史記錄。隨著科技和信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案工作面臨著非常大的挑戰(zhàn)，許多從前沒有遇到過和一些歷史原因所遺留的困難需要我們來(lái)面對(duì)解決。這些問題對(duì)我們從事檔案管理工作的人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)大的挑戰(zhàn)，但也是一個(gè)機(jī)遇，我們應(yīng)該接受挑戰(zhàn)、把握機(jī)遇、改進(jìn)工作方法、提高個(gè)人工作能力，使檔案管理工作按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，讓之有章可循，走上規(guī)范化的道路。

一、目前檔案管理工作存在的一些問題：

1.對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

檔案管理工作是一項(xiàng)需要默默無(wú)聞、埋頭苦干類似于老黃牛的工作。沒有從事過這項(xiàng)工作的人往往認(rèn)為檔案管理沒有多少事可干，更不用擔(dān)多大的責(zé)任，無(wú)非是把幾張紙放到該放的地方然后保存起來(lái)就完事了，不丟失不泄密就算是大功告成。部分領(lǐng)導(dǎo)和分管責(zé)任人都對(duì)檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的文件匯總，沒多大用處，不需要太多的人手，對(duì)辦公條件更用不了多高的標(biāo)準(zhǔn)。就連干部檔案也只是表現(xiàn)在工資調(diào)整上才能起作用，更不要說(shuō)其他方面的檔案了，也談不上對(duì)檔案的開發(fā)、管理和利用作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)對(duì)待，使其較好地服務(wù)于單位其他工作。

2.檔案的質(zhì)量不高

許多單位的檔案普遍存在著質(zhì)量不高、缺乏利用價(jià)值等一些問題。以人事檔案為例，材料大都空洞、形式類的較多，如學(xué)歷、工資、政治面貌等情況較多，而反映個(gè)人品質(zhì)、能力工作專長(zhǎng)等較少。反映過去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述的少；而且只講優(yōu)點(diǎn)避免缺點(diǎn)，內(nèi)容空乏。個(gè)人總結(jié)及組織意見全是空話套話，無(wú)法公正全面反映一個(gè)人的情況。這讓組織在選拔干部及用人上無(wú)法通過人事檔案來(lái)了解一個(gè)干部的情況，從而給工作上增加了難度。

3.工作人員在整理檔案過程中存在不按要求不認(rèn)真的情況

整理檔案是一項(xiàng)需要耐心細(xì)致、對(duì)技術(shù)要求高的工作。在《檔案整理工作細(xì)則》中曾明確要求“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊?！卑褭n案裝訂成冊(cè)是整理檔案的基本前提，但是很多檔案工作人員這方面做得并不認(rèn)真，造成了材料混雜，散亂，有的連清理都沒有清理，這給檔案在今后的利用上帶來(lái)了諸多的不便。

4.檔案工作網(wǎng)絡(luò)尚未形成

目前很多單位內(nèi)部科室之間對(duì)檔案工作不太了解和重視，認(rèn)為檔案僅是人事科或檔案部門的事情，各科室的內(nèi)部文件材料無(wú)人負(fù)責(zé)，不及時(shí)上交給檔案部門，沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案體系。這對(duì)收集檔案的工作人員帶來(lái)了不小的難度，造成了有用的材料收集不上來(lái)，也就沒法下一步裝訂成冊(cè)，這就使檔案的歷史形成造成極大地?fù)p失。

二、目前形式下做好檔案工作的幾點(diǎn)意見。

1.提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)和各科室人員都要充分認(rèn)識(shí)檔案這項(xiàng)工作的重要性，改變檔案工作用起來(lái)順手、忙起來(lái)不要的現(xiàn)狀。從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都應(yīng)該從思想上對(duì)檔案工作加大重視，要意識(shí)到檔案對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)單位的重要地位和作用，切實(shí)加強(qiáng)管理，使之有效地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和各部門的其他工作。

2.健全制度、完善管理模式，提高檔案的質(zhì)量

檔案工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。要保證檔案的完整、安全和管理的高效，就要建立健全完善檔案的管理模式。出臺(tái)檔案材料審檢把關(guān)，材料轉(zhuǎn)接、查閱登記，檔案質(zhì)量通報(bào)等一系列的管理制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正所出現(xiàn)的問題。確保文件材料按照制度要求予以歸檔，維護(hù)檔案工作的嚴(yán)肅性。檔案質(zhì)量的提高才能有助于方便有效的管理和利用單位的檔案資源。

3.增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和能力建設(shè)

檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜又相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)讓人沒有興趣的工作。面對(duì)著卷宗、材料必須靜下心來(lái)耐下性子像老黃牛一樣默默無(wú)聞的工作。有時(shí)整理上幾個(gè)月的檔案不如搞行政后勤服務(wù)的可讓領(lǐng)導(dǎo)看在眼里。這就需要我們檔案工作人員提高認(rèn)識(shí)，在思想上增強(qiáng)責(zé)任感和全心全意的服務(wù)意識(shí)。以貢獻(xiàn)求支持，以效率求發(fā)展。努力在默默無(wú)聞的平凡崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作成績(jī)。

能力建設(shè)是指熟練了解檔案工作的業(yè)務(wù)技能和規(guī)范化管理。確保所管理的檔案具有完整性、真實(shí)性和實(shí)用性。所以檔案工作者要立足于本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)的意識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)能力和工作水平。也要積極參加上級(jí)檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)并于其他單位的檔案工作者交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同提高。

4.健全檔案材料收集機(jī)制，形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)

要完善材料審核把關(guān)、材料轉(zhuǎn)接、查閱登記等管理手段，使檔案有章可循、有章可依，及時(shí)與其他科室部門做好銜接，讓檔案隨時(shí)更新，維護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可用性。做到接受的材料沒問題，形成的材料入檔時(shí)規(guī)范、正確。要收集整理經(jīng)?；?、不散失、不積壓，對(duì)不屬于檔案存放的及時(shí)退回。

各單位檔案管理部門要結(jié)合本單位的實(shí)際，制定材料收集歸檔的實(shí)施辦法，與其他部室做好溝通協(xié)調(diào)工作，建立檔案責(zé)任制，哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題哪個(gè)部門擔(dān)責(zé)任，保證檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時(shí)，形成檔案材料收集歸檔工作的長(zhǎng)效機(jī)制。

以上是本人從事檔案工作以來(lái)對(duì)目前檔案工作存在問題的一些應(yīng)對(duì)辦法和淺見，肯定會(huì)有不完善的地方，需要在今后的工作中積累經(jīng)驗(yàn)熟練業(yè)務(wù)，從中發(fā)現(xiàn)新的不足?？傊谛碌臍v史環(huán)境與本單位實(shí)際工作條件下，檔案工作應(yīng)密切聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新要求，更新觀念、勇于創(chuàng)新，為單位的發(fā)展和壯大做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。