淺談如何做好企業(yè)文秘工作

■尤 榮 蘭州石化礦區(qū)服務事業(yè)部物業(yè)服務公司

隨著社會的發(fā)展和企業(yè)競爭的日益加劇，文秘工作的重要性越來越受到重視。文秘已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內參與管理的特殊助手。一般而言，文秘的角色定位應是輔佐的功能。幫助領導處理一切日?，嵥榈氖挛锸俏拿氐穆氊煛Ｔ诂F(xiàn)代，文秘除了本部門工作外，和其他部門業(yè)務人員的關系也非常密切和重要，形成縱橫交錯而復雜的人際關系，因此如何做好文秘工作是現(xiàn)代企業(yè)從事文秘工作者需要思考和總結的問題。

一、企業(yè)文秘工作的主要職責和內容

企業(yè)文秘的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：（1）接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；（2）在OA系統(tǒng)內接收和發(fā)布來往文件，并及時通知相關部門領導查收和簽發(fā)各類文件，及時將文件、信件及其他記錄等材料歸檔、備份；（3）在公司網(wǎng)頁發(fā)布各類會議通知、領導講話、文件精神及干部值班表等信息；（4）撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告等文字材料；（5）組織和籌備各類會談、會務安排；（6）按計劃分發(fā)和管理辦公用品并建立相關臺賬資料；（7）辦理主管領導交辦的日常及臨時性工作。

由此可見辦公室文秘工作，是一項繁瑣、復雜的工作，它總攬全局，關系到整個企業(yè)內方方面面的工作。文秘工作人員是領導的參謀和助手，領導所涉及的工作范圍，文秘工作都要涉及，為領導提供全方位的綜合性服務。

二、企業(yè)文秘工作應具備的素質

根據(jù)企業(yè)文秘崗位職責需要，企業(yè)文秘工作者需要具備以下三項基本素質：

1.健全良好的身心。(1)身體素質：健康良好的身體是做好任何工作的前提和保障。文秘工作瑣碎而繁雜，需要耗費大量的體力和精力，因此一個健康的體魄，是做好文秘工作的首要條件；(2)心理素質：保持積極向上、樂觀進取的精神狀態(tài)，主要表現(xiàn)在心態(tài)豁達，辦事不因情緒而左右。文秘工作者每天主要面對公司各層領導、各部門及外部人員，代表著公司的整體形象，這就要求文秘工作者每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個對工作滿腹抱怨，不善于控制情緒的人，是不適合從事文秘工作的；(3)思想素質：身為企業(yè)文秘工作者，不僅要熱愛本職工作，更應具備忠于職守、保守機密、謹言慎行的職業(yè)道德、博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。(4)品德修養(yǎng)：欲成事，先樹人。一名優(yōu)秀的文秘工作者，不僅要有謙虛謹慎、嚴于律己的品格修養(yǎng)，待人接物更要誠懇、寬容，更要從言行舉止這些細節(jié)出發(fā)，不斷完善自我。

2.扎實的業(yè)務素質。(1)加強理論學習。加強文秘工作理論知識學習的同時，熟悉本崗位工作內容、職責和業(yè)務辦理流程。并注意收集與文秘工作相關新的信息，包括公司相關制度、政策甚至法律知識；(2)注重經(jīng)驗交流。在工作中不斷總結良好的經(jīng)驗教訓，多和有經(jīng)驗的老同志進行業(yè)務交流，不僅能開拓思路還能避免或少走彎路；(3)優(yōu)化辦事能力。文秘工作者所面臨的對象繁雜、事物瑣碎，這就要求文秘工作者必須具備較高的辦事能力，并應掌握一定的辦事方法與技巧：首先，要協(xié)調好各種關系。包括與本部門領導之間，同事之間的關系，在協(xié)調處理領導的關系時，要作充分尊重領導，自覺維護領導威信，與領導的工作習慣、方法、風格及特點保持高度統(tǒng)一；(4)工作要有條理性。首先，對于常規(guī)事物要有工作計劃，根據(jù)工作性質和內容，制定長期、中期或短期計劃，并能嚴格按計劃開展各項工作，其次，自覺形成“雷厲風行”辦事習慣，當前能辦的事物及時處理，不推脫、不滯后，同時工作要有連續(xù)性，一抓到底，目的明確，有始有終，第三，把握工作的重點，特事特辦，急事先辦，做事靈活，不拘于細節(jié)；(5)要有較強的聽、說、讀、寫能力，即能從領導的講話從抓住重點，明白領導的意圖，準確的表達自己的觀點和看法，并能用精煉、符合邏輯的文字進行歸納。

3.文化及相關素質的培養(yǎng)

(1)注重文秘所需相關知識的積累，公文寫作知識、文秘專業(yè)素質、社會科學等知識的學習，不僅能陶冶情操，還能創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。

(2)主動學習相關技能，隨著辦公自動化的廣泛應用給文秘工作帶來了新的挑戰(zhàn)，辦公室文秘工作者要充分認識信息化戰(zhàn)略的重要性和迫切性，從辦公自動化等基礎做起，熟練掌握常用辦公軟件的操作技術和技巧，進而結合實際工作有針對性地學習運用電腦技術和網(wǎng)絡技術工作效率。

三、創(chuàng)新企業(yè)文秘的工作，提高辦公效率

1.用心工作，“思前想后”“思前”就是要一步三回頭，辦完一項工作就要回頭看看。找出工作中存在的不足和有待改進的地方，及時對工作模式加以修改豐富，長期堅持將不斷提升工作的效率和質量?！跋牒蟆本褪且咭徊较肴?，特別是對于大型會議、重要活動等程序性事務，要在每次處理該項工作的同時，建立工作模板，長期積累將形成豐富的辦公室經(jīng)驗。今后遇到同樣的事務，進一步加以修改完善，工作效率將大大提高。

2.拿來主義，為我所用。經(jīng)驗對于辦公室工作非常重要。辦公室工作人員在積累第一手經(jīng)驗的同時，也要積極獲取二手經(jīng)驗。對于辦公室文秘來說，其他部門的經(jīng)驗應該借鑒，其他單位的活動資料也應該多多積累，這樣在處理新工作的時候，就能避免“白手起家”。

3.閉合管理，不依不饒。企業(yè)領導日理萬機，很多工作安排之后需要辦公室去監(jiān)督落實。辦公室在督查中，有時會遇到一些麻煩和困難，就需要有釘子精神和一種不落實不放過的勁頭。

總之，文秘工作繁雜而瑣碎，同時涉及的事務和人較多。一位優(yōu)秀的文秘工作者，必須準確無誤地，在不同的時間、地點，扮演不同的角色。具有的配角意識和有條件的主角意識，具備良好的價值取向。文秘工作者不應該追求表面的地位和榮譽，而應不斷加強自身學習，注重辦事方法，以自己工作實際價值和企業(yè)貢獻為滿足，充分發(fā)揮自己的作用。隨著時代的不斷發(fā)展，秘書必然在以后的工作中扮演越來越重要的角色。

[1]顧孝華.《現(xiàn)代秘書》.上?？茖W技術出版社，2005年6月版

[2]楊洪山.《辦公自動化與秘書工作》.上海交通大學出版社，2007年4月版

[3]袁維國.《秘書學》.高等教育大學出版社，2006年9月版

[4]陳冠任.《頂尖秘書》.當代中國出版社，2002年4月版

[5]廖金澤.《公司秘書手冊》.海天出版社，2004年9月版