鐵路物資目錄管理中的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)協(xié)同研究

趙 晨

（鐵道部經(jīng)濟(jì)規(guī)劃研究院 經(jīng)濟(jì)管理咨詢部，北京 100038）

1 鐵路物資目錄管理

1.1 物資目錄與物資目錄管理

物資目錄貫穿于鐵路物資管理從計(jì)劃、采購、倉儲到使用的各個(gè)環(huán)節(jié)，是物資管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。物資目錄由物資分類和物資條目組成，其中物資條目是描述物資屬性的重要信息，包括惟一的物資編碼、名稱、型號規(guī)格、材質(zhì)、計(jì)量單位等 8 項(xiàng)信息。

隨著物資目錄在物資管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)中應(yīng)用的不斷深入，物資目錄將逐步成為物資管理中數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的重要載體，因而對物資目錄的維護(hù)管理非常重要。物資目錄管理主要是按照一定的管理流程和質(zhì)量要求對分類、目錄條目的增補(bǔ)和維護(hù)，主要包括：對各鐵路局提出的物資條目的審核、發(fā)布；對已發(fā)布目錄的梳理和修訂；對目錄專家咨詢團(tuán)隊(duì)的管理等。物資目錄管理主要有以下 3 個(gè)特點(diǎn)。

（1）集中維護(hù)管理。由于鐵路物資品種多樣復(fù)雜，更新?lián)Q代比較頻繁，因此對物資目錄需要不斷地進(jìn)行維護(hù)，以滿足鐵路生產(chǎn)物資管理的需要。物資目錄的維護(hù)，不論實(shí)際操作過程如何，從邏輯關(guān)系上講，必須實(shí)行集中維護(hù)。集中維護(hù)模式在質(zhì)量控制上具有優(yōu)勢，有利于確保維護(hù)工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。物資目錄集中維護(hù)模式如圖 1 所示。

圖1 物資目錄集中維護(hù)模式

（2）“申請-審核，準(zhǔn)實(shí)時(shí)發(fā)布”制度。物資目錄涵蓋全路各單位使用的所有物資，為確保物資信息準(zhǔn)確，對物資目錄的增補(bǔ)采用的是由使用者提出物資需求申請信息、鐵道部集中審核的模式，通過這一方式及時(shí)提供物資需求信息。另外，為滿足運(yùn)輸生產(chǎn)需要，符合鐵路技術(shù)裝備升級、生產(chǎn)工藝提升的要求，物資目錄信息需要適時(shí)動態(tài)更新，因此對物資目錄的更新采用的是準(zhǔn)實(shí)時(shí)發(fā)布的方式。目前物資目錄信息的更新周期為 2 個(gè)工作日。通過“申請-審核，準(zhǔn)實(shí)時(shí)發(fā)布”制度，可以確保物資目錄中所提供的信息更加全面、及時(shí)。

（3）專家咨詢。為了提高物資目錄維護(hù)工作的質(zhì)量，采用建立專家咨詢團(tuán)隊(duì)的方式對存在的疑難問題進(jìn)行技術(shù)把關(guān)。目前這也是各個(gè)行業(yè)在物資目錄維護(hù)工作中比較通行的做法，從實(shí)際應(yīng)用效果看，非常有利于維護(hù)工作的開展。

1.2 鐵路物資目錄應(yīng)用中存在問題分析

全路統(tǒng)一物資目錄 ( 即鐵路物資目錄，主要強(qiáng)調(diào)物資目錄的全路統(tǒng)一性，下同 ) 及集中維護(hù)的管理模式打破了之前各鐵路局分散管理物資目錄的格局，由于應(yīng)用機(jī)制和管理模式的不同，使物資目錄在應(yīng)用中存在一些問題，如分類重復(fù)、物資條目重復(fù)、物資屬性描述不規(guī)范、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)缺失等，分析其主要原因如下。

（1）物資目錄管理中的統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善。在物資目錄應(yīng)用之前，各鐵路局基于自身運(yùn)輸生產(chǎn)及物資管理實(shí)際情況，自行建立和維護(hù)鐵路局物資目錄 ( 為與全路統(tǒng)一物資目錄區(qū)別起見，將各鐵路局建立的物資目錄稱為鐵路局物資目錄 )，在質(zhì)量控制、分類把握和編碼管理、維護(hù)與管理制度方面形成了一套體系，帶有明顯的個(gè)性化特點(diǎn)。隨著時(shí)間的推移，這種管理理念、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)上的差異使各鐵路局物資目錄的差異越來越大。物資目錄以各鐵路局物資目錄為基礎(chǔ)進(jìn)行修訂，這種數(shù)據(jù)上的差異性在物資目錄中也有所體現(xiàn)。盡管在物資目錄修訂階段，引入了模板技術(shù)，對分類設(shè)置、字符使用作出要求，但由于建立統(tǒng)一物資目錄的過程是一個(gè)探索的過程，鑒于相應(yīng)的使用機(jī)制、管理要求尚未成形，以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系尚不完善等諸多因素的限制，在目錄應(yīng)用初期，物資目錄數(shù)據(jù)不規(guī)范的問題并沒有很好地解決。

（2）缺少必要的業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制，導(dǎo)致物資目錄對物資管理業(yè)務(wù)沒有形成有效的支撐。物資目錄在應(yīng)用初期，盡管在形式上完成了統(tǒng)一，但業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制尚未建立，既無法適應(yīng)鐵路運(yùn)輸企業(yè)物資管理多樣化的需求，又無法滿足物資調(diào)劑、價(jià)格信息共享等拓展應(yīng)用的要求。

2 物資目錄管理中的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)協(xié)同

2.1 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)協(xié)同

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是為了滿足信息化、實(shí)現(xiàn)資源有效共享、規(guī)范信息表述而提出并建立的一種基于數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)包括數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)、信息分類與編碼、元數(shù)據(jù)等[1]。

在企業(yè)管理中，業(yè)務(wù)協(xié)同是指通過合理有效的企業(yè)資源管理、規(guī)劃工作，使企業(yè)資源的無序狀態(tài)變?yōu)橛行驙顟B(tài)，綜合發(fā)揮出企業(yè)資源的最大效用。業(yè)務(wù)協(xié)同的本質(zhì)是打破資源 ( 人、財(cái)、物、信息、流程 ) 之間的各種壁壘和邊界，使其為共同的目標(biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，發(fā)揮最大效用。

在業(yè)務(wù)協(xié)同環(huán)境中，不可避免地會遇到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間共享、交換數(shù)據(jù)信息，此時(shí)統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)能夠?yàn)椴煌瑯I(yè)務(wù)間數(shù)據(jù)存取和數(shù)據(jù)共享提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，便于業(yè)務(wù)應(yīng)用間概念、定義的相互引用，為系統(tǒng)集成與協(xié)同工作提供基礎(chǔ)[2]。

物資目錄管理中的業(yè)務(wù)協(xié)同主要解決的問題是：物資目錄如何對物資管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)性的支撐作用。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同首先應(yīng)統(tǒng)一物資目錄管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，然后在分析物資管理業(yè)務(wù)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，建立基于數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制。

2.2 統(tǒng)一物資目錄管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

物資目錄管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn) ( 以下簡稱數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn) )是對物資目錄基本要素表示、使用及管理的各項(xiàng)要求和規(guī)定，是一套標(biāo)準(zhǔn)和制度的集合，物資目錄則是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的載體和表現(xiàn)形式。

建立全路統(tǒng)一物資目錄的初衷是形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。從物資目錄的結(jié)構(gòu)及目錄集中修訂時(shí)制訂的分類、字符使用規(guī)則看，物資目錄已經(jīng)具備了構(gòu)建數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的條件，但是在目錄集中修訂時(shí)，對由使用者申請、目錄集中審核、動態(tài)更新等帶來的物資目錄信息質(zhì)量控制問題考慮不夠充分，必須在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中完善。

（1）完善信息控制機(jī)制。主要是對使用者申請物資條目時(shí)，輸入的信息進(jìn)行提示、引導(dǎo)、強(qiáng)制約束和規(guī)范性檢驗(yàn)。信息控制機(jī)制包括模板編制及調(diào)整原則、字符使用規(guī)則和計(jì)量單位使用規(guī)則。模板編制及調(diào)整原則是對各種模板編制技術(shù)、使用要求及模板更改的詳細(xì)說明，應(yīng)重點(diǎn)明確各種模板技術(shù)的應(yīng)用場合，同時(shí)針對現(xiàn)有模板使用中存在的引導(dǎo)性不足、可選屬性參數(shù)設(shè)置過多等問題，提出正確的模板編制方法；字符使用規(guī)則應(yīng)重點(diǎn)對標(biāo)準(zhǔn)字符集、禁用字符集的使用與管理、物資條目各信息項(xiàng)字符使用的特殊要求做出規(guī)定；計(jì)量單位使用中建議引入按照物資分類設(shè)置主計(jì)量單位的機(jī)制。

（2）建立物資目錄管理的輔助信息。為保證物資目錄符合數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求，還需要加強(qiáng)對物資目錄維護(hù)流程的監(jiān)控，以及定期對物資目錄質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)，因此應(yīng)建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的輔助信息，包括數(shù)據(jù)來源、使用者、生成 ( 處理 ) 日期、已發(fā)布物資條目的使用狀況信息等。物資目錄管理的輔助信息如圖 2 所示。

2.3 建立業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的物資目錄僅為信息共享提供了基本條件，并不能完全滿足業(yè)務(wù)應(yīng)用的需要，因此只有建立有效的業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制，才能發(fā)揮物資目錄在物資管理中的基礎(chǔ)性作用。

從鐵路物資管理面臨的形勢來看，未來運(yùn)輸企業(yè)物資管理的具體業(yè)務(wù)將強(qiáng)化行業(yè)管理和服務(wù)提供的職能，即通過行業(yè)法規(guī)、制度，加強(qiáng)對運(yùn)輸企業(yè)物資采購、供應(yīng)商管理的監(jiān)督和指導(dǎo)；運(yùn)用技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)控制等方式，搭建信息服務(wù)平臺和物資管理基礎(chǔ)信息平臺，以加強(qiáng)運(yùn)輸企業(yè)間聯(lián)合采購、物資調(diào)劑等協(xié)同業(yè)務(wù)的開展，促進(jìn)運(yùn)輸企業(yè)間信息共享。與此同時(shí)，鐵路局在逐步確立市場主體地位的過程中，將成為物資采購管理的責(zé)任主體，切實(shí)負(fù)責(zé)本單位的物資采購、供應(yīng)商管理、采購質(zhì)量管理、內(nèi)部控制、信息公開及監(jiān)督檢查工作。考慮鐵路物資管理中行業(yè)監(jiān)管和企業(yè)管理的需要，建立業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制時(shí)應(yīng)考慮以下 4 個(gè)方面。

（1）業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)、基礎(chǔ)信息共享的要求。物資目錄是供應(yīng)商管理、物資準(zhǔn)入管理、物資統(tǒng)計(jì)分析等業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)信息，在會計(jì)核算、成本管理、預(yù)算管理等財(cái)會應(yīng)用及動車組管理等專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)中也會使用，因此應(yīng)當(dāng)使用關(guān)聯(lián)信息、標(biāo)識信息或提供數(shù)據(jù)接口來建立業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)機(jī)制。

圖2 物資目錄管理的輔助信息

（2）行業(yè)監(jiān)管、企業(yè)物資管理對物資信息描述的要求。在行業(yè)層面上，如物資準(zhǔn)入管理、采購價(jià)格信息共享、物資調(diào)劑等方面，對于物資信息的要求是統(tǒng)一性、適度概括性，以便對全行業(yè)所有用戶按照相同的原則提供統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)內(nèi)容及形式。企業(yè)物資管理因運(yùn)輸企業(yè)物資供應(yīng)管理模式、生產(chǎn)特點(diǎn)及習(xí)慣上的差異，對物資信息描述的要求是盡可能細(xì)化，以體現(xiàn)個(gè)性化、差異化的管理實(shí)際情況，這一需求顯然不同于行業(yè)級業(yè)務(wù)強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一性的要求。

按照信息資源規(guī)劃的要求，對需要統(tǒng)一管理的信息與具有個(gè)性化、需要分別管理的信息分開，然后確定統(tǒng)一管理信息與個(gè)性化信息的關(guān)系。借鑒這一思路，引入附加信息機(jī)制，將反映運(yùn)輸企業(yè)個(gè)性化、差異化需求的物資描述信息從物資目錄中剝離出來，由附加信息來體現(xiàn)，物資目錄中只保留反映物資最本質(zhì)特征的信息，具有一定概括性和普遍性，滿足了行業(yè)管理的要求。附加信息與物資目錄的關(guān)系如圖 3 所示。

附加信息與物資條目是“多對一”的邏輯關(guān)系，在使用附加信息機(jī)制時(shí)應(yīng)注意 2 個(gè)問題：首先，對附加信息的控制。不同于物資目錄的集中管理模式，附加信息由運(yùn)輸企業(yè)根據(jù)需要自行使用，應(yīng)采用模板對附加信息的格式及內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。在圖 3 中，電子節(jié)能燈管的附加信息中使用色溫、形狀等來引導(dǎo)、提示附加信息的內(nèi)容。其次，明確附加信息的應(yīng)用范圍。附加信息只在運(yùn)輸企業(yè)內(nèi)部收發(fā)料、庫存、結(jié)算等物資流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中使用。

圖3 附加信息與物資目錄的關(guān)系

（3）鐵路物資管理特點(diǎn)對物資目錄分類設(shè)置上的要求。在物資分類和信息組織原則上體現(xiàn)各類物資在使用、管理上的不同要求[3-4]。首先，應(yīng)明確劃分鐵路通用物資與專用物資，由于鐵路專用物資在采購權(quán)限、技術(shù)要求、管理和使用方面都有專門的要求，因此應(yīng)與鐵路通用物資相區(qū)分；其次，對于特殊用途或管理上有特殊要求的物資應(yīng)予以單獨(dú)考慮，如鐵路段制品、特殊機(jī)型配件在不同的鐵路局都有不同的范圍，應(yīng)將段制品單獨(dú)劃分為一類，然后按照各鐵路局分別設(shè)置子類；再次，對于趨淘汰物資、廢舊物資也應(yīng)單獨(dú)設(shè)置分類進(jìn)行管理。

（4）鐵路技術(shù)裝備發(fā)展趨勢對物資目錄結(jié)構(gòu)變化的要求。隨著鐵路技術(shù)裝備更新?lián)Q代、工藝流程優(yōu)化升級，物資需求將發(fā)生變化，進(jìn)而可能導(dǎo)致物資分類結(jié)構(gòu)發(fā)生改變，這就要求分類的結(jié)構(gòu)具有一定的彈性和可擴(kuò)展性，以適應(yīng)基礎(chǔ)信息“隨需而變”的業(yè)務(wù)協(xié)同要求。一方面，應(yīng)預(yù)留一些相對完整的編碼空間為將來同類物資的納入做準(zhǔn)備，例如：當(dāng)前的物資目錄只包括運(yùn)用與維修物資，未來如果工程建設(shè)物資納入后，就可以利用預(yù)留的編碼資源空間；另一方面，應(yīng)將鐵路專用和通用物資分開，這樣做的目的不僅是考慮專用、通用物資在管理要求上的差異性，更主要的是考慮通用物資相對穩(wěn)定，未來新增、擴(kuò)展的空間不大，而鐵路專用物資可能隨著技術(shù)裝備的發(fā)展，有較大的擴(kuò)展，由此導(dǎo)致分類結(jié)構(gòu)變化較大。另外，還應(yīng)當(dāng)建立物資目錄使用和管理的相關(guān)機(jī)制，明確物資條目使用、休眠、停用、廢止的具體要求，確保物資目錄符合鐵路技術(shù)裝備升級換代的要求。

3 加強(qiáng)鐵路物資目錄管理的建議

統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制的應(yīng)用關(guān)系到物資目錄是否能夠全面支持物資管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展，將成為今后一段時(shí)期物資目錄管理中不容忽視和回避的問題[5]。從物資目錄管理的實(shí)際情況看，推進(jìn)物資目錄管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、引入業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制、促進(jìn)物資目錄更好地服務(wù)于物資管理工作尚存在一些障礙，應(yīng)謹(jǐn)慎對待。

（1）正確認(rèn)識數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)協(xié)同的關(guān)系，建立業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制。就物資目錄管理而言，如果沒有業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制，特別是附加信息、關(guān)聯(lián)信息等機(jī)制，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)約束下的物資目錄無法滿足運(yùn)輸企業(yè)物資管理的需要，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也就失去了存在的意義。目前，物資目錄的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)正在逐步完善，但仍然缺少必要的業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制。為滿足目前物資管理中大量個(gè)性化的需求，盡管采用了一系列的變通措施，由于這些措施很多與統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)相違背，因而應(yīng)盡快建立起各種業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制，尤其是附加信息機(jī)制。

（2）運(yùn)用信息技術(shù)，為業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制的引入創(chuàng)造條件。業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制的引入，需要信息技術(shù)的支持，要求物資管理信息系統(tǒng)在功能層面支持對附加信息、關(guān)聯(lián)信息等機(jī)制的使用和管理，在數(shù)據(jù)層面支持附加信息、關(guān)聯(lián)信息的邏輯結(jié)構(gòu)。

（3）轉(zhuǎn)變物資目錄管理觀念，正確認(rèn)識業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制的作用。業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制引入之后，物資目錄的應(yīng)用模式發(fā)生了較大的變化，使用者接受新的應(yīng)用模式需要一定的時(shí)間。在此過程中，應(yīng)加強(qiáng)引導(dǎo)，并做好相關(guān)的培訓(xùn)工作。

[1] 李冬梅. 統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同[J]. 信息技術(shù)，2010(6)：235-236.

[2] 吳志剛，林 寧. 信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的前提——數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化[J]. 標(biāo)準(zhǔn)化研究，2003(1-2)：43-44.

[3] 中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢疫檢驗(yàn)總局，中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會. GB/T20529.1-2006企業(yè)信息分類編碼導(dǎo)則 第1 部分：原則與方法[S]. 北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2006.

[4] 中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢疫檢驗(yàn)總局，中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會. GB/T 20529.2-2010企業(yè)信息分類編碼導(dǎo)則第 2 部分：分類編碼體系[S]. 北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2010.

[5] 劉 濤，趙 晨，王 新，等. 鐵路物資目錄及相關(guān)問題探討[J]. 鐵道經(jīng)濟(jì)研究，2011(6)：38-39.