淺談物資管理委派制

耿明杰

摘 要：鐵路施工企業(yè)大都屬于國有企業(yè)，有著悠久的發(fā)展歷史。同樣，旗下的物資管理也有著各自不同的歷史烙印。當(dāng)今，鐵路物資管理的模式很多，大都發(fā)展滯后，不能滿足施工現(xiàn)場的需求。為了適應(yīng)新的發(fā)展形勢，滿足施工現(xiàn)場物資管理的需求，文章著重探索了新的鐵路物資管理模式。

關(guān)鍵詞：物資管理；成本；核算；委派制

中圖書分類號：F532 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2012）32-0071-02

隨著國內(nèi)鐵路市場的萎縮，鐵路施工企業(yè)對提高物資管理質(zhì)量、降低物資消耗成本的要求越來越迫切。本文從目前鐵路物資管理狀況出發(fā)，結(jié)合財(cái)務(wù)委派制的特點(diǎn)，提出了新的物資管理模式——物資管理委派制。

1 鐵路施工企業(yè)物資管理存在的問題

①現(xiàn)行的人事關(guān)系阻礙物資管理職能的發(fā)揮。目前鐵路施工項(xiàng)目物資部門的組建及人員的配置基本上采用“上級物資部門推薦，項(xiàng)目經(jīng)理選擇”的體制。這種體制下物資人員的人事、薪酬均在項(xiàng)目，導(dǎo)致物資人員必須以項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)為中心，聽從項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)決策，公司的成本管理也一定程度上服從項(xiàng)目的進(jìn)度管理，物資管理職能無法充分發(fā)揮。

②適應(yīng)現(xiàn)場的物資管理制度缺失，沒有符合項(xiàng)目特點(diǎn)的管理辦法?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，制度是項(xiàng)目物資管理的基本依據(jù)。項(xiàng)目物資管理中往往只是被動的使用上級公司的相關(guān)管理制度，沒有制定符合現(xiàn)場特點(diǎn)的規(guī)章制度，或是只有存在電腦中應(yīng)對公司檢查簡單的規(guī)章制度。物資管理制度的不完善或缺失，一定程度上造成了現(xiàn)場的物資管理混亂。

③項(xiàng)目物資機(jī)構(gòu)人員配置不到位，人少活多，只能被動管理。科學(xué)的物資管理至少應(yīng)設(shè)物資主任、庫管員、材料員、信息員4個職務(wù)?，F(xiàn)場為了降低成本，往往縮減了物資人員編制，根據(jù)項(xiàng)目工程量大小往往只設(shè)1～2名成員進(jìn)行物資管理。人員的嚴(yán)重不足，造成了物資的粗放式管理——白天手忙腳亂的應(yīng)對凌亂復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理，晚上氣急敗壞的應(yīng)付內(nèi)業(yè)管理。致使管理人員人困馬乏，成本控制不到位，上報(bào)的物資數(shù)據(jù)失真。

④項(xiàng)目物資人員薪酬不高，管理缺少激勵機(jī)制。1個人做2種甚至3、4種職務(wù)，而管理人員的收益甚至還達(dá)不到作業(yè)隊(duì)收益的平均水平。這種情況下，項(xiàng)目物資人員對現(xiàn)場物資管理也就力不從心。這種身兼多職、缺少激勵機(jī)制的物資管理模式，在物資成本核算上不容易取得理想效果。

⑤項(xiàng)目決策層及各個部門認(rèn)識不到物資管理的重要性。項(xiàng)目決策層認(rèn)為它只是采購供應(yīng)的部門；財(cái)務(wù)部門認(rèn)為它是花錢的部門；技術(shù)部門認(rèn)為它是跑腿的部門；作業(yè)班組認(rèn)為它是給自己備料的部門；而物資人員對自己部門的評價是“說了不算的”、只有管理職能但沒有管理能力的部門，比如：選擇供應(yīng)商的能力不足；采購行為缺乏計(jì)劃依據(jù)；出庫物資沒有具體的限額領(lǐng)料單等。由于對物資部門重要性認(rèn)識的不到位，導(dǎo)致與項(xiàng)目決策層及各部門間的溝通很困難，往往造成物資管理被動的局面。

⑥項(xiàng)目人能征善戰(zhàn)，但缺少系統(tǒng)的成本核算。鐵路工程是系統(tǒng)工程，應(yīng)該科學(xué)的統(tǒng)籌施工、全面的降低消耗、系統(tǒng)的核算成本。而目前實(shí)際情況是，項(xiàng)目施工前期往往松松散散，后期迫于工期的壓力，不惜代價的調(diào)動了一切人、財(cái)、物力去保證開通。結(jié)果每個項(xiàng)目雖然都能完美的開通，但付出的代價也是巨大的。系統(tǒng)工程沒有做到科學(xué)的計(jì)劃、系統(tǒng)的管理，也無法達(dá)到系統(tǒng)成本最優(yōu)的目標(biāo)。

2 物資委派制及其特點(diǎn)

2.1 物資管理委派制

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代，鐵路物資管理采用“物資公司制”；市場經(jīng)濟(jì)時代采用了“公司的物資部門制”；在新世紀(jì)、新形式下，為了進(jìn)一步規(guī)范鐵路項(xiàng)目的物資管理工作，強(qiáng)化物資負(fù)責(zé)人成本約束機(jī)制，提高物資信息質(zhì)量，保障物資人員合法權(quán)益，培養(yǎng)鍛煉物資干部隊(duì)伍，應(yīng)該建立符合施工企業(yè)特點(diǎn)的“物資管理委派制”。

2.2 物資管理委派制的特點(diǎn)

為了使物資管理人員排除現(xiàn)場工作的干擾，物資管理委派制至少應(yīng)該具有一下特點(diǎn)：現(xiàn)場物資人員的人事管理直屬于公司；項(xiàng)目推薦、公司物資部選擇委派的部門組建形式；配備專業(yè)素質(zhì)的物資主任、庫管員、材料員、信息員等；制定科學(xué)的物資成本管理制度，量化降低成本的指標(biāo)；委派工資及效益獎金由公司發(fā)放；現(xiàn)場物資人員只對公司級的物資管理部門負(fù)責(zé)。

3 物資管理委派制配套的運(yùn)營機(jī)制

為了保證物資管理委派制能持續(xù)推行和運(yùn)營，必須建立配套的物資管理運(yùn)營機(jī)制。主要應(yīng)包括以下幾方面。

3.1 目標(biāo)成本管理制

如果說委派物資人員能解決的是物資管控項(xiàng)目最中心人的問題，那么，目標(biāo)成本管理制就是賦予委派人員的“尚方寶劍”。這個制度是物資工作順利開展的基本依據(jù)。

3.2 規(guī)范的物資管理制度

規(guī)范的物資制度是現(xiàn)場各項(xiàng)工作順利開展的具體依據(jù)，物資制度中至少應(yīng)包含針對項(xiàng)目實(shí)際情況制定的物資管理細(xì)則、量化的部門職責(zé)和各崗位職責(zé)、量化的物資成本指標(biāo)和要達(dá)到目標(biāo)的考核獎罰尺度、節(jié)能減排管理制度、工機(jī)具管理制度等。

3.3 集采和限額領(lǐng)料制

集中采購和限額領(lǐng)料屬于物資管理業(yè)務(wù)中收、發(fā)兩條線最關(guān)鍵的管理流程。

3.3.1 物資集采制是“開源”管理

目前項(xiàng)目物資供應(yīng)基本上有三種形式：甲供物資、甲控物資、自采物資。我們能具體管控的只有自采物資。對于自采物資，我們可以具體劃分為以下兩種形式：主材由公司招標(biāo)集采；勞保、二三項(xiàng)料等現(xiàn)場急需零星料，由項(xiàng)目指定當(dāng)?shù)毓?yīng)商集采。這樣就可以從價格上控制住項(xiàng)目成本，所以集采制是一種有效的“開源”管理。

3.3.2 限額領(lǐng)料制是“節(jié)流”管理

限額領(lǐng)料制是指把技術(shù)部編制的限額領(lǐng)料單作為物資部門發(fā)放材料、作業(yè)隊(duì)領(lǐng)取材料依據(jù)的一種管理制度。這種管理制度，可以有效的節(jié)制作業(yè)隊(duì)施工的浪費(fèi)、可以督促技術(shù)部門需求計(jì)劃的及時更新，關(guān)鍵是可以保障物資部門采購計(jì)劃的實(shí)時更新，保障物資的經(jīng)濟(jì)供應(yīng)。所以，限額領(lǐng)料制是一種科學(xué)的“節(jié)流”管理。

3.4 付款流程的聯(lián)簽制

付款流程的聯(lián)簽制度體現(xiàn)出了諸多優(yōu)點(diǎn)。項(xiàng)目物資申請的權(quán)利可以規(guī)范合同執(zhí)行情況，保障物資的及時供應(yīng)；項(xiàng)目財(cái)務(wù)審核的權(quán)利，可以監(jiān)督物資管理活動；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批的權(quán)利，可以保證項(xiàng)目整體利益；公司物資部復(fù)核的權(quán)利，可以監(jiān)督、規(guī)范委派項(xiàng)目目標(biāo)成本管理的情況；公司財(cái)務(wù)的復(fù)審權(quán)利，可以監(jiān)督、規(guī)范委派項(xiàng)目目標(biāo)核算管理的情況；總會復(fù)批的權(quán)利，可以保障公司的整體利益。這種制度，建立了科學(xué)的付款流程，淘汰了過去的“一支筆”。

3.5 建立集成化的物資信息制

目前，物資信息化已經(jīng)開始引起鐵路施工單位的高度重視。物資信息化首要解決的問題是公司內(nèi)部物資的工作繁雜、信息孤立和內(nèi)容失真的情況。

建立集成化的物資信息制度，關(guān)鍵在于建立集成化物資信息管理模式。集成化物資信息管理模式，就是將物資信息處理與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來，通過信息的收集和處理，把物資管理和業(yè)務(wù)管理融為一體，把物流、信息流和資金流等進(jìn)行集成，使公司的生產(chǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益，以及管理能力、應(yīng)變能力等得到有效提高，它是一種新型的物資管理模式，可以極大地適應(yīng)鐵路施工現(xiàn)場的個性化需求。集成化物資管理模式可以極大地幫助公司物資部門對下屬各項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督和控制管理，幫助企業(yè)的物資管理達(dá)到更高的水平。所以集成化的物資管理應(yīng)該是科學(xué)的、系統(tǒng)的、公開的，它不但可以減輕物資信息收集的勞動強(qiáng)度，還能加強(qiáng)物資信息的實(shí)時監(jiān)控，避免物資信息失真。

4 科學(xué)的委派制對項(xiàng)目物資管理起到的積極作用

①獨(dú)立的人事制度及收益政策，利于從基層克服物資管理混亂的現(xiàn)象。項(xiàng)目的物資管理是記錄和披露其經(jīng)濟(jì)活動成本情況的主要手段。通過實(shí)施物資管理委派制，使物資管理人員不再受項(xiàng)目管理當(dāng)局的控制，獨(dú)立實(shí)事求是地依據(jù)物資管理辦法和相關(guān)制度進(jìn)行物資核算，能從基層克服物資管理混亂的現(xiàn)象。

②利于制定適應(yīng)項(xiàng)目管理要求的物資管理制度和物資人員崗位職責(zé)。依據(jù)公司物資管理規(guī)定及委派人員的特點(diǎn)，科學(xué)的制定適應(yīng)于項(xiàng)目的物資管理制度及崗位職責(zé)，有利于物資人員主動的開展各項(xiàng)工作。

③利于物資管理水平提高?？茖W(xué)的管理制度、有針對性的崗位職責(zé)及專業(yè)素質(zhì)的物資人員的配備，可以把物資管理水平迅速提高。

④具有激勵機(jī)制的收益制度，勢必促進(jìn)物資成本的降低。委派人員的委派工資只能滿足基本的物質(zhì)需求，而降低項(xiàng)目成本，贏得可觀的獎金才是委派人員精神享受的需求。追求精神需求越迫切，降低成本的決心就越大，思路才能越廣，措施才能越有力，成果才能越明顯。

⑤物資管理委派制勢必引起各個部門高度重視。物資部門只有做好了管理，做出了成績，才能豎立威信，才能受到其他部門的認(rèn)可。有了物資委派制物資部門不在是領(lǐng)導(dǎo)眼里單純的采購供應(yīng)部門，而是科學(xué)管理核算的部門；有了物資委派制物資部門不再是財(cái)務(wù)眼里花錢的部門，而是靠業(yè)務(wù)能力“追求精神享受”的部門；有了物資委派制物資部門不再是技術(shù)部門眼中跑腿的部門，也不再是作業(yè)班組眼里給自己備料的部門，而是限額發(fā)料，開源節(jié)流，保障物資經(jīng)濟(jì)供應(yīng)的部門；有了物資委派制物資部門也不再認(rèn)為自己是沒有管理能力的部門，而是能科學(xué)管理、保障供應(yīng)，督促、配合其他部門搞好成本核算、降低項(xiàng)目成本的重要的部門。

⑥利于科學(xué)的核算物資成本，系統(tǒng)的開發(fā)利潤源泉?？茖W(xué)的物資委派賦予了委派人員不受干擾的管理權(quán)力，利于物資部門充分發(fā)揮管理能力，極大的降低物資成本。這時，擁有經(jīng)濟(jì)頭腦、能征善戰(zhàn)的項(xiàng)目人，勢必會以利潤的巨人矗立于鐵路建筑領(lǐng)域的不敗之地。

⑦利于促進(jìn)和提高物資人員的業(yè)務(wù)水平及經(jīng)濟(jì)管理水平。派出的物資人員本身應(yīng)具備一定的文化素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，通過相應(yīng)的業(yè)務(wù)考試及考核，才能具備被派出資格。這樣就增加了物資人員的競爭，必然激勵物資人員學(xué)習(xí)的積極性，從而提高業(yè)務(wù)水平。同時物資管理委派制可實(shí)行定期輪換，不同項(xiàng)目有不同的管理模式，對物資人員的管理水平也是一種促進(jìn)，利于提高物資隊(duì)伍的整體素質(zhì)、規(guī)范物資管理工作。

5 結(jié) 語

總之，物資管理的基本職能是保障供應(yīng)、降低成本。長期以來各級領(lǐng)導(dǎo)對物資管理工作寄予很高的期望，但實(shí)際現(xiàn)場效果并不理想。實(shí)行物資管理委派制后，由于委派物資人員獨(dú)立于為之服務(wù)的項(xiàng)目組織之外，且直接歸屬項(xiàng)目組織的上層管理部門，使物資管理形成相對獨(dú)立管理的權(quán)力，物資管理才能發(fā)揮真正的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王芳.淺談鐵路施工企業(yè)物資管理[J].中小企業(yè)管理與科技，2012，（9）.