淺析新時期高校人事檔案管理工作

柏 濤

（達州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 達州635000）

淺析新時期高校人事檔案管理工作

柏 濤

（達州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 達州635000）

在人們對人事檔案意識越來越淡薄的今天，檔案管理人員要通過自身努力轉(zhuǎn)變觀念，以更好地推動這項工作的發(fā)展。首先要從理清職責，強化責任心，發(fā)揮管理人員的主觀能動性入手，再輔以規(guī)范的規(guī)章制度，并且要不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習，提升各方面素質(zhì)。只要踏實有效地做好這些工作，人事檔案就一定能恢復(fù)它應(yīng)有的活力。

高校；人事檔案；管理工作

在21世紀新形勢下，人們開始越來越注重一個人的綜合素質(zhì)，特別是創(chuàng)新能力和實際工作能力，不再像過去那樣唯學(xué)歷是舉了。不拘一格用人的事例比比皆是，與時俱進的人才標準讓許多“出身寒門”的人有了施展才華的用武之地。這種現(xiàn)象也令一些人和單位對個人人事檔案不再重視，認為過去的事情不重要，關(guān)鍵是現(xiàn)在怎么樣，視人事檔案為可有可無的“雞肋”?？墒?，當個人晉級晉職、退休或者公派出國政審時，組織人事部門需要調(diào)用個人檔案查閱原始依據(jù)，如果材料不全就會過不了關(guān)，這些都是令人遺憾的。人事檔案在新時期下，仍然是一個人學(xué)習、工作經(jīng)歷最原始最權(quán)威的證明，有無可替代的價值。新時期要管理好高校人事檔案，主要應(yīng)做好以下幾方面的工作。

1 明確職責，加強管理人員的責任心是做好這項工作的前提

人事部門對個人檔案管理務(wù)必落實到人。人多不一定能管好，人少一樣能管得有條不紊。誰分管，誰具體管理一定要責任明晰，讓相關(guān)人員認清自己職責所在。這樣不僅能激發(fā)管理人員的主觀能動性，還能避免因職責不清導(dǎo)致責任重疊，相互推諉，出現(xiàn)責任罅隙現(xiàn)象，也避免了人力資源的浪費。

捋清職責以后，加強檔案管理人員的責任心就尤為重要?！笆郎蠠o難事，只怕有心人”，再困難繁瑣的事情，在一個富有事業(yè)心和責任心的人面前都不成為難事、煩事。高校教職員工人數(shù)眾多，個人人事檔案很多都在千份以上，其收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作相當繁瑣而又不能出現(xiàn)一絲一毫的差錯。管理人員以松懈和怠懶的態(tài)度是不能做好這項工作的。如何才能培養(yǎng)強烈的責任心呢？首先，我們要認識管理人事檔案這項工作的重要性，它不僅僅是“看堆堆，查借閱”那么簡單。這些在個人工作、學(xué)習經(jīng)歷中形成的材料是一份份珍貴的歷史原始憑證，是一座座人力資源寶庫，管理人員在力所能及的情況下，要進一步去做好人事檔案編研工作，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供客觀真實的參考依據(jù)。其次，管理人員要有一顆公正心和正義感，不因掌握著公共資源而循私情。作為直接接觸檔案的人，嚴禁隨意抽減一些獎懲材料或者添加一些莫須有的材料，要維護檔案的正確性、客觀性和完整性，這樣對于其他教職工才是公平公正合理的。

2 建章立制，結(jié)合學(xué)院實際，制定各項規(guī)范合理的人事檔案制度

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。人事檔案作為密件，除了要妥善保管，做好安全措施以外，還必須建立健全各項規(guī)章制度。如人事檔案收集制度，歸檔制度，借、查閱制度，轉(zhuǎn)遞制度，等等。完備的制度才能使我們在管理過程中有章可循，遵章辦事，才不會碰到事情后茫然無措，不會因人而異地對待服務(wù)對象，最大限度地提高工作質(zhì)量和效率。制度的制定一定要根據(jù)人事檔案特點，結(jié)合本校實際，具有可操作性，否則就是一紙空文。比如在制定查、借閱制度時，為了保守檔案中的個人機密，要明確借閱人需履行的辦事程序：借閱人在提供其單位介紹信后，需寫一份申請，寫明查閱、復(fù)印或借走何人的什么檔案材料，利用目的，何時歸還等，再請人事部門負責人和院領(lǐng)導(dǎo)簽字，管理人員憑此申請才能提供相應(yīng)服務(wù)。

3 完善自身素質(zhì)，不斷提高和強化服務(wù)意識

人事檔案管理人員除了要做好日常大量的業(yè)務(wù)工作以外，還要做好學(xué)校相關(guān)職能部門和部分教職工的查借閱事務(wù)，這個環(huán)節(jié)的服務(wù)性強，瑣碎而枯燥，長期接觸那些故紙堆對身體也不好?？墒?，這種服務(wù)也是平時收集整理檔案的根本目的，只有利用好了檔案，才能讓它活起來，為教職工解除疑惑或提供幫助，為學(xué)校的一些大規(guī)模工作提供原始憑據(jù)，如學(xué)院職工建房時的工齡排序，崗位設(shè)置中一些教職工參工、任職時間的查實核對，等等。面對查閱人，管理人員要按章程辦事，耐心細致地做好查閱工作。

4 加強業(yè)務(wù)學(xué)習，做好校際間的交流活動

在信息化高度發(fā)達的今天，如何利用先進的理念和手段管理好龐雜蕪亂的人事檔案，是每個檔案從業(yè)人員要認真思考的問題。我們可以給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)建議，多出去進行一些檔案培訓(xùn)進修，參加一些高校人事檔案工作的業(yè)務(wù)交流活動。通過交流和溝通，學(xué)習好的成功的管理經(jīng)驗，增長見識，開拓思路。

在國家現(xiàn)行的行政制度下，通過我們每個檔案人員的共同努力，一定會讓被人們漸漸遺忘的人事檔案重新煥發(fā)青春。

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，2002.

[2]陳潭.中國人事檔案制度研究[M].南京：南京大學(xué)出版社，2007.

[3]最新人事檔案管理工作全書編委會.最新人事檔案管理工作全書[M].北京：中國科技文化出版社，2005.

A Brief Analysis on the Management of College Personnel Files in the New Age

BAI Tao
（Dazhou Vocational and Technical College,Dazhou Sichuan 635000,China）

Today people become increasingly indifferent to personnel file.The archivists should make their own efforts to tansform people’s concept,thereby to promote the development of this work.First of all,the tasks and duties must be specified clearly,sense of responsibility is to be intensified,subjective initiative of file clerks must be exerted,and the corresponding rules and regulations stipulated as an aid.In addition,file clerks should reinforce professional study constantly to improve their comprehensive qualities.Only if these tasks are implemented steadfastly and efficiently,personnel piles are sure to regain its duevigor.

college;personnel file;management work

G472

A

1674－5787（2011）03－0099－02

2011-03-17

柏濤（1972—），男，現(xiàn)就職于達州職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處，助理館員。

責任編輯 李 燕