高校文科院系資料室建設(shè)研究

劉志勇

【摘要】部分高等院校文科資料室建設(shè)都遭遇瓶頸，管理上各自為政，資料利用率低，服務(wù)不專業(yè)，業(yè)務(wù)管理不規(guī)范等問題。加強(qiáng)統(tǒng)一管理，提高經(jīng)費(fèi)利用率和資料利用率，提高服務(wù)管理的專業(yè)化是勢在必行，湖南工業(yè)大學(xué)文學(xué)與新聞傳播學(xué)院資料室經(jīng)過近十年的建設(shè)和探索，總結(jié)了專業(yè)資料建設(shè)的“四性原則”即：專業(yè)性、資料室、經(jīng)典性和前沿性，錯(cuò)開與學(xué)校圖書館資料的重復(fù)問題，服務(wù)學(xué)校學(xué)科建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】院系資料室；建設(shè)瓶頸；“四性原則”

根據(jù)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》，高校院系資料室的主要任務(wù)有二：一是專業(yè)文獻(xiàn)情報(bào)的收集、整理和研究；二是開展文獻(xiàn)情報(bào)服務(wù)工作。高校院系資料室工作對(duì)教學(xué)、科研有著不可替代的重要作用資料室通常是各系必備的硬件設(shè)施之一。院系資料室的收藏是專業(yè)化的，它能全面反映本學(xué)科本專業(yè)的狀況，它的特點(diǎn)是資料專業(yè)性強(qiáng)、指導(dǎo)性強(qiáng)、研究性強(qiáng)。系資料室作為圖書館的各專業(yè)分館，設(shè)在教學(xué)科研的第一線，比圖書館更貼近教學(xué)科研活動(dòng)，更了解本專業(yè)有關(guān)信息源及教師科研人員的需要。但是，隨著高等教育體制的改革，在高校圖書情報(bào)機(jī)構(gòu)改革與重組的沖擊下，普通高校系資料室的弊端日益顯現(xiàn)出來。

一、存在問題

（一）資料室管理上各自為政

由于采購不經(jīng)過圖書館采編系統(tǒng)，文獻(xiàn)采購重復(fù)嚴(yán)重。現(xiàn)在有些高校系資料室獨(dú)立于圖書館之外，校圖書館對(duì)其無約束力，文獻(xiàn)購置及組織利用全由教學(xué)系決定，管理人員也由教學(xué)系安排和管理。

資料室屬系和圖書館雙重領(lǐng)導(dǎo)，行政歸屬各系，業(yè)務(wù)歸屬圖書館，資料室管理人員首先是作為系的行政人員或教師，然后才是資料員。一直以來，各院系的資料室的建立原則是小而全，許多同類圖書重復(fù)購置。這種情況實(shí)際上是一校多館，圖書館與系資料室各自為政。各系資料室隸屬系領(lǐng)導(dǎo)，圖書館與資料室因隸屬關(guān)系不同，相互之間基本處于封閉、孤立的狀態(tài)，各行其是，同在一所校園內(nèi)卻互無聯(lián)系，不相往來，更談不上工作中的相互協(xié)調(diào)，因此文獻(xiàn)采集隨意性大，重復(fù)率高，利用率低，以及人力、物力、財(cái)力的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（二）資料室工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，缺乏鉆研

資料室的建設(shè)沒有納入學(xué)科建設(shè)的重點(diǎn)，有的系資料室長期只有一人管理，甚至是兼職管理，從圖書、期刊的訂購以及資料的收集、整理加工到借閱等一系列工作均由一人管理、完成，況且還兼有其他工作，沒有充足的時(shí)間和精力開展深層次的情報(bào)資料服務(wù)工作和情報(bào)研究工作，無法改變情報(bào)資料工作落后于本系的教學(xué)和科研狀態(tài)。系資料人員只是做些收收發(fā)發(fā)、借借還還的簡單服務(wù)性工作，信息意識(shí)比較淡薄，未能在圖書資料和信息咨詢方面提供較高層次的服務(wù)。

學(xué)校的院系資料室在人、財(cái)、物等方面的安排上處于次要地位，工作不受重視，資料人員晉級(jí)難、提職稱難、申請(qǐng)課題難、進(jìn)修深造更難，影響了隊(duì)伍的穩(wěn)定。

（三）讀者服務(wù)嚴(yán)重不足

由于資料員身兼數(shù)職、分身乏數(shù)，沒有把讀者服務(wù)作為一項(xiàng)主要任務(wù)看待，因此，服務(wù)方式原始、服務(wù)效率不高、服務(wù)層次不夠?qū)Ｉ钜簿统闪爽F(xiàn)中小型高校資料室的特點(diǎn)。許多系資料室僅對(duì)本系教師與研究生開放，并不對(duì)人數(shù)最多的本科生、?？粕_放，使文獻(xiàn)利用受到極大局限，沒有充分發(fā)揮文獻(xiàn)的作用，大大降低了文獻(xiàn)利用率。

（四）業(yè)務(wù)管理不規(guī)范，功能發(fā)揮不全。

由于思想認(rèn)識(shí)和工作人員素質(zhì)兩方面的原因，院系資料室在管理工作中的不規(guī)范現(xiàn)象比較普遍。在文獻(xiàn)資源的開發(fā)利用上，絕大多數(shù)的系資料室仍停留在資料的收集、整理、借閱等靜態(tài)管理方式上。比如，按“中圖法”對(duì)圖書進(jìn)行分類，本來是資料員的一項(xiàng)最基本、最經(jīng)常性的工作。可是有的資料室由于資料員不懂分類法，因而無法分類上架。資料員只是在購進(jìn)新書時(shí)，用原始的流水號(hào)或色標(biāo)來區(qū)分、上架。這種極不規(guī)范的做法，不僅造成資料類別分散書籍難找、難查，查閱效率低下，同時(shí)也不便于今后各院系資料室的資料上校園網(wǎng)管理，妨礙了資源共享的實(shí)現(xiàn)。

二、加強(qiáng)院系資料室建設(shè)的建議

在當(dāng)前情況下搞好院系資料室建設(shè)，充分發(fā)揮院系資料室在高校文獻(xiàn)資源保障體系中的服務(wù)功能和積極作用，筆者認(rèn)為，必須重點(diǎn)注意抓好以下幾個(gè)方面的工作：

（一）院系領(lǐng)導(dǎo)和資料室負(fù)責(zé)人應(yīng)該端正對(duì)資料室在文獻(xiàn)資源保障體系中的功能和作用的認(rèn)識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立起有關(guān)資料室建設(shè)和發(fā)展的十分明確的目標(biāo)。院系領(lǐng)導(dǎo)要將資料室建設(shè)與教學(xué)和科研置于平等地位，特別是人員素質(zhì)，明確院系資料室在為院系的教學(xué)和科研服務(wù)工作中的職能定位。我院的資料室建設(shè)能夠速度走到全校的院系前列，完全得益于先后三任領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并且親自參與資料室的建設(shè)工作。

系資料室歸屬圖書館，實(shí)行圖書館統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一布置；制定出校圖書館的發(fā)展規(guī)劃，確定中長期目標(biāo)，同時(shí)制定出與之配套的文獻(xiàn)資源建設(shè)及現(xiàn)代化管理有關(guān)的規(guī)章制度，打破圖書館與資料室分散管理的格局，統(tǒng)一使用經(jīng)費(fèi)，統(tǒng)一管理文獻(xiàn)資源，從而更好地實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源。

（二）加強(qiáng)資料室工作人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)進(jìn)修，提高資料室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在高度信息化的社會(huì)，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)、信息的交流傳播以及信息咨詢的專題定向服務(wù)，向工作人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)。如果工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)，就難以協(xié)助科研人員進(jìn)行情報(bào)調(diào)查分析、預(yù)測和專題文獻(xiàn)檢索。就不能為讀者提供準(zhǔn)確的服務(wù)。校圖書館有責(zé)任和義務(wù)對(duì)院系資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)和管理，要使每一個(gè)資料員掌握必備的業(yè)務(wù)知識(shí)，具有按統(tǒng)一的規(guī)范進(jìn)行圖書管理工作的能力。

一個(gè)好的資料室必須時(shí)時(shí)要有新的文獻(xiàn)、新的情報(bào)資源，及時(shí)跟蹤本系專業(yè)發(fā)展需要，提供地方特色資源。系資料室開展各項(xiàng)科研業(yè)務(wù)工作，既為課題提供服務(wù)，又參與其中的科學(xué)研究，資料員直接參加相關(guān)課題組織的科研活動(dòng)，使他們感到資料收集、整理和提供的重要性，變資料室的被動(dòng)利用為主動(dòng)服務(wù)。反過來，通過親自參加科研活動(dòng)，掌握收集資料的技巧，更加熟練地收集有用的資料，發(fā)現(xiàn)重要的資料，從而提供最新、最完整的資料文獻(xiàn)。學(xué)院的學(xué)科帶頭人和科研骨干成員要同時(shí)擔(dān)任學(xué)科館員，因?yàn)樗麄兪煜け驹合档膶W(xué)科建設(shè)、課程設(shè)置，能為本院系乃至整個(gè)學(xué)校的文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃提供建議。

（三）充分發(fā)揮現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高文獻(xiàn)信息服務(wù)功能

把資料室的工作由傳統(tǒng)的手工方式向現(xiàn)代化發(fā)展是開展高水平信息服務(wù)的基礎(chǔ)，包括編目、借閱、參考咨詢、文獻(xiàn)檢索等。譬如利用光盤數(shù)據(jù)庫和國際聯(lián)機(jī)檢索終端，進(jìn)行課題查新論證、科技成果鑒別、篩選推薦，開展檢索咨詢服務(wù)。因?yàn)?，現(xiàn)代科技的發(fā)展要求科研人員不僅要掌握靜態(tài)信息資源中的情報(bào)，而且要及時(shí)了解各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域的最新研究成果、研究動(dòng)態(tài)及當(dāng)前以至將來的研究熱點(diǎn)。這就要求高校院系資料室應(yīng)根據(jù)科研項(xiàng)目研究的需要，跟蹤網(wǎng)上各學(xué)科研究的動(dòng)態(tài)信息。

三、文學(xué)與新聞傳播學(xué)院的資料室建設(shè)實(shí)踐

自2001年學(xué)院成立以來，幾任領(lǐng)導(dǎo)都非常注重資料室的建設(shè)，大力建設(shè)資料室，并引進(jìn)專業(yè)資料管理人員，特別注重資料室“四性”建設(shè)，即：專業(yè)性、經(jīng)典性、資料性和前沿性，突出我院建設(shè)的新特點(diǎn)。

（一）專業(yè)性、資料性

系資料室要突出專業(yè)性，方便讀者閱覽，這也是傳統(tǒng)系資料室最大的優(yōu)勢。系資料室收集信息資料首先應(yīng)突出專業(yè)特點(diǎn)，有針對(duì)性地把從各種渠道涌現(xiàn)出來的大量與本學(xué)科相關(guān)的資料收集起來，再根據(jù)教學(xué)科研的需要，對(duì)資料室文獻(xiàn)資料進(jìn)行必要的加工整理，編制出教學(xué)科研需要的專題書目、題錄、索引。我院主要專業(yè)為廣告學(xué)、新聞學(xué)、漢語言文學(xué)，另外包括二個(gè)碩士點(diǎn)專業(yè)：倫理學(xué)、戲劇影視學(xué)。圖書文獻(xiàn)資料是捕捉時(shí)代信息、追蹤學(xué)科最新動(dòng)態(tài)、教師備課和掌握教學(xué)第一手資料的重要工具。購買圖書資料要有目的性，應(yīng)購買教育教學(xué)不可少的有益文獻(xiàn)資料。做到收藏的書刊既有實(shí)用性，又有保存價(jià)值。對(duì)圖書資料的收集還要有系統(tǒng)性，對(duì)專業(yè)書刊全面系統(tǒng)收藏，與專業(yè)有關(guān)的書刊資料重點(diǎn)收藏，一般書刊適當(dāng)收藏。根據(jù)本院系的中長期發(fā)展目標(biāo)及專業(yè)設(shè)置，明確本資料室收藏范圍和重點(diǎn)，在全校范圍內(nèi)形成一個(gè)既聯(lián)合，又合理分工的協(xié)作信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不僅能合理利用經(jīng)費(fèi)，又能滿足不同類型、不同級(jí)次讀者的文獻(xiàn)需要。我們?cè)诮鼛啄昝芗少徚舜罅烤鋵I(yè)著作近8000冊(cè)，學(xué)院藏書近三萬冊(cè)，為全體教師提供了一個(gè)良好的資料平臺(tái)。

（二）經(jīng)典性

各資料室的服務(wù)對(duì)象大多數(shù)是具有高層次學(xué)術(shù)水平的教師和科研人員，藏書結(jié)構(gòu)必須做到突出經(jīng)典特色，訂購、搜集“精”、“新”的文獻(xiàn)資料?！熬斌w現(xiàn)在突出對(duì)本專業(yè)的叢書、工具書、外文原版書、外文期刊等具有實(shí)用價(jià)值和參考價(jià)值的文獻(xiàn)的收藏，尤其注意收藏一些大型的國際、國內(nèi)專業(yè)會(huì)議的論文?！靶隆本褪且M快訂購，搜集內(nèi)容新、觀點(diǎn)新的文獻(xiàn)資料。比如：《民國叢書》共500本，各種新聞報(bào)紙史料300冊(cè)，《漢譯名著》200本、《馬克思恩格斯全集》等。資料人員要緊緊跟蹤學(xué)科前沿課題，圍繞教學(xué)和科研課題系統(tǒng)搜集、整理資料，多年的文獻(xiàn)工作收集實(shí)踐證明，只有把收集文獻(xiàn)作為系資料室的長遠(yuǎn)目標(biāo)，才能長期堅(jiān)持長期積累，逐漸形成有規(guī)模、資料豐富的資料室，為教學(xué)科研提供方便。

專業(yè)化的文獻(xiàn)資料、具有專業(yè)化學(xué)科知識(shí)的資料員是院系資料室專業(yè)化信息服務(wù)的兩大構(gòu)成要素專業(yè)化的文獻(xiàn)資料是院系資料室信息服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)院系資料室的讀者主要是某一特定專業(yè)的師生，資料室入藏文獻(xiàn)資料應(yīng)以本系師生的教學(xué)科研需求為中心，突出專業(yè)性、前沿性和深度，要有針對(duì)性地收藏本專業(yè)急需的信息量大、學(xué)術(shù)水平高、專業(yè)性強(qiáng)的文獻(xiàn)資料既要考慮到學(xué)科建設(shè)的需要，選擇重點(diǎn)學(xué)科急需的資料，也要考慮到全系專業(yè)發(fā)展的需要。

（三）前沿性

根據(jù)文科資料自身的特點(diǎn)，及時(shí)更新觀念，調(diào)整自我，同時(shí)輔以必要的物質(zhì)支撐和技術(shù)儲(chǔ)備，就能夠?qū)崿F(xiàn)文科資料管理模式的現(xiàn)代化改造，進(jìn)而通過實(shí)施可持續(xù)發(fā)展策略來實(shí)現(xiàn)文科資料室的潛在功能，更好地服務(wù)于教學(xué)與科研工作。特別是廣告學(xué)和新聞學(xué)二大學(xué)科尚未完全成熟，業(yè)界形勢日新月異，新觀點(diǎn)、新著作、新譯著不斷涌現(xiàn)，及時(shí)采購這些資料顯得更為重要，保持教學(xué)與實(shí)踐不脫節(jié)。

院系資料室采集的資料專一且數(shù)量少，程序簡單，易于及時(shí)整理上架，可以快速和準(zhǔn)確傳送到讀者手上，服務(wù)方式靈活多樣，能更好地滿足讀者的需求。

另外，學(xué)校利用新辦公樓的契機(jī)，全面改善了資料室的條件，配置完善的資料服務(wù)系統(tǒng)，在不侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)的情況下，定期復(fù)印部分資料供學(xué)術(shù)交流和學(xué)術(shù)研究，每個(gè)學(xué)期定期請(qǐng)知名專家作系統(tǒng)總結(jié)最新科研成果和科研動(dòng)態(tài)，幫助學(xué)院老師選擇科技方向。