現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

陳冬菊

【摘 要】隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，目前的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足時(shí)代的步伐，所以當(dāng)務(wù)之急要抓的工作就是創(chuàng)新，本文就對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新提出一些自己的看法，供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理工作；創(chuàng)新；重要性

檔案事業(yè)的發(fā)展是基于創(chuàng)新的基礎(chǔ)之上進(jìn)行的。目前檔案工作為了滿足發(fā)展需要以及跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，必須要提高自身的要求，通過對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新來為檔案工作的發(fā)展打開一扇門。過去傳統(tǒng)的觀念和模式需要進(jìn)行改變，以服務(wù)為第一要?jiǎng)?wù)，正確看待自身的職能。

1.檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個(gè)關(guān)系問題

1.1創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

創(chuàng)新是需要以現(xiàn)有的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)的，不是天馬行空的亂想。從我國(guó)建國(guó)到現(xiàn)在，檔案工作經(jīng)歷了很大的改變，這些年的發(fā)展逐漸的形成了自己的一套檔案管理理論體系和制度，工作模式也相對(duì)的固定了襲來，但是漸漸的檔案事業(yè)的發(fā)展反而停止不前，這主要就是相對(duì)落后的檔案工作模式不能和現(xiàn)代檔案管理需要相匹配了，所以為了打破束縛，提高檔案工作的發(fā)展速度，我們需要對(duì)過去的經(jīng)驗(yàn)和模式進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)其中比較落后和不合理的地方進(jìn)行創(chuàng)新改造。

1.2創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系

工作創(chuàng)新需要和實(shí)際情況相符。好高騖遠(yuǎn)的創(chuàng)新不是真正的創(chuàng)新，對(duì)于工作無法帶來什么促進(jìn)作用，現(xiàn)階段檔案工作還是處于初級(jí)發(fā)展階段，特別是我國(guó)的經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過程中，很多的問題仍然尚待解決，檔案工作的發(fā)展或多或少都會(huì)受到其牽制。我們的創(chuàng)新工作就必須要正視這些問題，通過結(jié)合這些問題來進(jìn)行創(chuàng)新工作的開展，不然過于理想的創(chuàng)新是不可能實(shí)現(xiàn)的。

1.3創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

創(chuàng)新過程需要學(xué)習(xí)來進(jìn)行補(bǔ)充，而借鑒是我們獲得創(chuàng)新靈感的來源，創(chuàng)新和學(xué)習(xí)的關(guān)系是緊密聯(lián)系互相促進(jìn)的關(guān)系。檔案工作的創(chuàng)新需要我們通過對(duì)其他優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒、學(xué)習(xí)，經(jīng)過加工改造創(chuàng)造出適合我們的模式，所以學(xué)習(xí)、借鑒這兩個(gè)內(nèi)容是創(chuàng)新的重要內(nèi)容。

1.4創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系

創(chuàng)新不是一種概念一種思想，他是思想、概念和行動(dòng)的結(jié)合體，通過實(shí)踐來檢驗(yàn)創(chuàng)新的結(jié)果，通過實(shí)踐來實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的成果，通過實(shí)踐來完善創(chuàng)新，讓創(chuàng)新工作更加的全面。

2.服務(wù)手段創(chuàng)新

2.1建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)

現(xiàn)在檔案館都是微機(jī)管理，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等等都是基礎(chǔ)設(shè)施，檔案部門可以充分的利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來組建自己的局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)來為企事業(yè)單位進(jìn)行服務(wù)，像是一些檔案信息檢索、數(shù)據(jù)的上傳下載等等功能，將現(xiàn)代化服務(wù)體現(xiàn)出來。

2.2建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心

檔案部門和企事業(yè)單位的信息部門可以建立起合作關(guān)系，建設(shè)電子文件數(shù)據(jù)管理中心，通過中心來為企事業(yè)單位進(jìn)行信息的保存和傳遞。電子檔案管理中心還可以對(duì)特定的機(jī)密文件進(jìn)行限制閱覽權(quán)限，通過賬戶和密碼來進(jìn)行登入，即保證的電子文件的豐富來源，又能夠起到安全利用的目的。

2.3電子文件的自動(dòng)上傳收集

現(xiàn)在電子文檔非常的方便，利用起來非常的便捷，可以增設(shè)電子文檔自動(dòng)上傳收集功能，通過在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳工作窗口，來最快的激昂信息進(jìn)行收集并且在服務(wù)器上進(jìn)行歸檔。

2.4開展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

2.5開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)

隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是近幾年，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

3.拓展服務(wù)領(lǐng)域

3.1信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)

這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件，圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

3.2興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

3.3加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行—體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級(jí)各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

3.4注重“反饋，深層次開發(fā)檔案信息

反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如，產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后，能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等，這是檢驗(yàn)企業(yè)為適應(yīng)市場(chǎng)需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量作出的評(píng)價(jià)。通過對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進(jìn)行分析研究，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，評(píng)判自身.檢查企業(yè)產(chǎn)品改進(jìn)的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等。

4.總結(jié)

目前的社會(huì)是以知識(shí)和信息為主要競(jìng)爭(zhēng)力，檔案事業(yè)的發(fā)展正好可以借由這個(gè)契機(jī)獲得最大的優(yōu)勢(shì)，檔案工作本身就是處理信息和利用信息資源的事業(yè)，正好和社會(huì)對(duì)信息資源的渴求相呼應(yīng)。那么我們遇上了發(fā)展檔案事業(yè)的好時(shí)代，就需要認(rèn)真的把握住機(jī)會(huì)，通過對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新來不斷的增強(qiáng)檔案工作的實(shí)力，將服務(wù)做到極致，思想上要有新觀念、新想法，敢于打破傳統(tǒng)，只要是能夠帶動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的想法都可以大膽的去嘗試，多借助現(xiàn)代科技的力量來發(fā)展檔案事業(yè)，只要有創(chuàng)新的精神，檔案事業(yè)的發(fā)展一定會(huì)更加的迅猛。