淺談高校財務(wù)報賬工作存在的不足及對策

祿 喆

（上海理工大學(xué)財務(wù)處，上海 222293）

淺談高校財務(wù)報賬工作存在的不足及對策

祿 喆

（上海理工大學(xué)財務(wù)處，上海 222293）

財務(wù)報賬是高校財務(wù)工作的重要組成部分,與高校教學(xué)、科研等工作的順利開展密切相關(guān)。通過揭示目前高校財務(wù)報賬工作中存在的不足,利用對比、圖示等方式有針對性地提出創(chuàng)新報賬模式、優(yōu)化報賬流程、暢通財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)、提高財務(wù)人員綜合素質(zhì)等對策,借以解決財務(wù)報賬工作中存在的問題,切實滿足高校師生日益增長的財務(wù)報賬需求。

財務(wù)報賬；報賬模式；報賬流程；服務(wù)意識；信息溝通

近年來，隨著我國高等教育機構(gòu)辦學(xué)自主權(quán)的不斷擴大，各校間優(yōu)質(zhì)生源的爭奪愈演愈烈，迫使各高校在持續(xù)提升教學(xué)質(zhì)量，逐步擴大辦學(xué)規(guī)模的同時，積極推進高校財務(wù)管理工作改革，深化服務(wù)意識，創(chuàng)新管理模式，對穩(wěn)定高校人才，促進教學(xué)科研發(fā)展，借以提升高校的社會影響力及綜合實力具有十分重要的意義。財務(wù)報賬是財務(wù)部門日常最主要的工作，是為全校師生員工服務(wù)的主要途徑及形象窗口。積極拓展現(xiàn)有財務(wù)報賬服務(wù)渠道，優(yōu)化財務(wù)報賬流程、暢通財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，提高財務(wù)人員綜合素質(zhì)是高校財務(wù)管理工作改革的必由之路。

財務(wù)報賬是會計人員針對報賬人提供的證明及其經(jīng)濟活動的原始票據(jù)，各種報銷單據(jù)進行真實性、合法性、合規(guī)性審核，記賬并辦理報銷手續(xù)的行為。通過執(zhí)行財務(wù)報賬，財務(wù)部門可以有效地對科研經(jīng)費、人員經(jīng)費等各種經(jīng)費進行監(jiān)督和日常控制，確保各類資金被合理使用，促進高校經(jīng)費科學(xué)配置，滿足高校預(yù)算管理的要求。

一、目前高校財務(wù)報賬工作存在的不足

(一)財務(wù)報賬模式單一，服務(wù)渠道不暢

通常一個報賬人要經(jīng)歷許多步驟才能完成報賬工作，其中每一步都要耗費一定的時間。報賬人先要做好報賬前的準(zhǔn)備工作，譬如搜集原始票據(jù)，填寫報銷單，報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，粘貼整理好后到報賬大廳向財務(wù)人員提交單據(jù)，開始報賬［1］。但隨著高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的增多，傳統(tǒng)的現(xiàn)場報賬模式既無助于分散人流，也不能實現(xiàn)人單（報銷憑證）分離，使財務(wù)報銷大廳里排隊等候的師生越來越多，盡管智能排隊叫號系統(tǒng)的引入，可解決諸如插隊等排隊無序的問題，但報賬難的根本問題并沒有得到有效解決。

(二)報賬流程繁瑣，工作效率不高

憑證填制及單據(jù)審核是報賬流程中必須的兩個環(huán)節(jié)，各類單據(jù)在報賬人和財務(wù)人員之間的反復(fù)填寫、稽核和數(shù)據(jù)錄入（記賬）使報賬過程耗時而低效。盡管會計電算化的應(yīng)用代替了部分手工計算，但整個報銷流程并沒有被簡化，單據(jù)審核及數(shù)據(jù)錄入仍集中由前臺財務(wù)人員完成，這嚴重影響了報賬工作的完成效率。

(三)信息發(fā)布滯后，宣傳溝通不足

財務(wù)報賬工作是一項要求報賬人與財務(wù)人員之間充分進行信息溝通，信息發(fā)布及時的工作。財務(wù)信息涉及內(nèi)容廣泛，其中包括各類財經(jīng)法規(guī)、經(jīng)費撥付情況、預(yù)算執(zhí)行情況、財務(wù)報銷流程等等。但由于諸如財務(wù)數(shù)字化信息平臺建設(shè)還不完善，經(jīng)費查詢信息系統(tǒng)還不健全，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境利用率不高等原因，財務(wù)部門通常不能及時、充分地向廣大師生員工進行有效的溝通和宣傳，使廣大師生員工在掌握和理解財務(wù)信息的時間上和內(nèi)容上存在明顯的滯后和偏差，增大了財務(wù)報賬工作的難度［2］。

(四)服務(wù)意識不強，專業(yè)知識與操作技能不高

前臺報賬是一項業(yè)務(wù)量大、操作技能強、精神集中度高的綜合服務(wù)性工作，與校內(nèi)其他部門人員相比，財務(wù)報賬人員業(yè)務(wù)水平要求高、工作強度大、工作環(huán)境相對嘈雜，在薪酬待遇一定的前提下，財務(wù)報賬人員的服務(wù)意識和主觀能動性不容易被調(diào)動和發(fā)揮［3］。此外，受崗位設(shè)置、崗位性質(zhì)等因素限制，內(nèi)部定期輪崗交流機制未能有效形成，外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機會不多，致使財務(wù)人員專業(yè)知識更新緩慢，操作技能老化，業(yè)務(wù)水平有待提高。

二、改善高校財務(wù)報賬工作的對策

(一)創(chuàng)新報賬模式，拓展報銷渠道

（1）網(wǎng)上預(yù)約報賬。隨著因特網(wǎng)的普及，數(shù)字化校園網(wǎng)的建設(shè)為拓寬高校財務(wù)報賬模式搭建起了良好的遠程信息化操作平臺，報賬人可隨時隨地登陸財務(wù)報賬遠程服務(wù)平臺，了解相關(guān)的政策法規(guī)，辦事流程，錄入初始數(shù)據(jù)信息，預(yù)約報賬時間前往財務(wù)報銷大廳完成報賬。該模式的特點是使現(xiàn)有報賬流程中耗時最多的票據(jù)整理與初始信息錄入環(huán)節(jié)交由報賬人在報賬大廳以外的場所完成，財務(wù)人員則著力在單據(jù)規(guī)范性審核及初始記賬、匯總登賬等一系列賬務(wù)處理環(huán)節(jié)上，其它環(huán)節(jié)交由計算機完成，實現(xiàn)了人機協(xié)作，人（報賬人）人（財務(wù)人員）協(xié)作的理念（見圖1）。

圖1 網(wǎng)上預(yù)約報賬流程Fig.1 Flow of preview for reimbursement on internet

（2）投遞報銷模式（不見面報賬）。投遞報銷模式是通過原始報銷單據(jù)與報賬人分離操作處理完成的。報賬人采用該種報銷方式不受上下班時間限制，無需至財務(wù)報賬大廳，只需將原始報銷憑證裝入填有個人信息（姓名、工號、電話、銀行卡號等）的現(xiàn)金報銷專用袋或銀行轉(zhuǎn)賬專用袋中，投至校園內(nèi)指定報銷箱內(nèi)即可，財務(wù)人員每日定時開箱收取，憑證審核通過后，報賬資金按照報銷類型轉(zhuǎn)賬至對方企業(yè)賬戶或劃撥至報賬人銀行卡內(nèi)，整個流程限定在三個工作日內(nèi)完成，對報賬人而言既方便快捷又安全省心（見圖2）。

（3）創(chuàng)建報賬綠色通道。對于業(yè)務(wù)類型固定、定期發(fā)生、涉及人數(shù)較多的報銷項目應(yīng)開辟快速報賬通道，給予優(yōu)先辦理。例如學(xué)生醫(yī)藥費報銷、教職工工資、學(xué)生獎學(xué)金發(fā)放等業(yè)務(wù)可以指定財務(wù)專人負責(zé)，并通過開戶銀行批量扣款方式將報銷金額劃轉(zhuǎn)至師生銀行卡內(nèi)。又譬如有些學(xué)院、部門報銷金額大，報銷頻率高，也可以專（增）設(shè)窗口為他們單獨辦理，以達到分散人流，縮短排隊等候時間的目的。

圖2 投遞報銷模式Fig.2 Delivery reimbursementmodel

(二)優(yōu)化報賬流程，保障資金安全

（1）網(wǎng)上預(yù)約報賬模式。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與財務(wù)核算管理系統(tǒng)相結(jié)合的產(chǎn)物。它有效地克服了原有財務(wù)軟件功能單一的缺陷，使其拓展成為兼有網(wǎng)絡(luò)動態(tài)化預(yù)約處理功能及會計電算化核算功能的信息集約型遠程操作平臺［4］。報賬人登錄該平臺，選擇適合的報賬業(yè)務(wù)類型，閱讀相關(guān)的政策法規(guī)、財務(wù)規(guī)章、報銷規(guī)定等事項，同意后按照系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的各類業(yè)務(wù)流程指引及文字說明，準(zhǔn)備所需紙質(zhì)報賬材料（包括原始票據(jù)、報銷單據(jù)、合同清單等），完成網(wǎng)上信息初始數(shù)據(jù)錄入，預(yù)約報賬時間至財務(wù)大廳遞交紙質(zhì)材料。與此同時，財務(wù)人員通過系統(tǒng)后臺預(yù)處理數(shù)據(jù)庫獲取信息，核查紙質(zhì)報賬材料有無差錯，進而對信息進行確認、計量，再由計算機自動生成電子記賬憑證。出納人員通過該報賬系統(tǒng)獲取支付信息，依據(jù)生成的記賬憑證，完成付款操作。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的應(yīng)用使信息數(shù)據(jù)采集更合理，財務(wù)人員業(yè)務(wù)辦理更高效，報賬人在報賬流程中的參與度更高從而增進了與財務(wù)人員的相互理解。

（2）無現(xiàn)金報賬模式。無現(xiàn)金報賬是指在報賬過程中利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)（借助網(wǎng)上銀行等電子手段）將傳統(tǒng)的現(xiàn)金收付方式轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^銀行卡轉(zhuǎn)賬支付方式。該種支付方式使報賬人不需提前預(yù)約現(xiàn)金、無需二次排隊就可以完成資金收付，且由于其改變了傳統(tǒng)結(jié)算方式，現(xiàn)金收款業(yè)務(wù)通過POS機刷卡轉(zhuǎn)賬，現(xiàn)金付款業(yè)務(wù)通過專線或網(wǎng)銀支付平臺轉(zhuǎn)賬完成，這就減輕了財務(wù)人員逐筆清點現(xiàn)金，每日終了盤點庫存現(xiàn)金的工作負擔(dān)，在新的支付方式下，財務(wù)人員更少的提取備用金，逐步實現(xiàn)現(xiàn)金“零”庫存，有效地降低了現(xiàn)金流轉(zhuǎn)、保管過程中的風(fēng)險，確保資金安全（見圖3）。

圖3 傳統(tǒng)模式和無現(xiàn)金報賬模式Fig.3 Traditionalmodel and nocash reimbursementmodel

三、暢通財務(wù)信息 做好溝通及培訓(xùn)

(一)保持信息傳遞暢通，消除信息不對稱

財務(wù)部門應(yīng)充分利用校園網(wǎng)絡(luò)體系，構(gòu)建并完善財務(wù)數(shù)字化信息平臺，及時上傳有關(guān)的財稅政策，規(guī)章制度，準(zhǔn)確發(fā)布報銷、結(jié)算等各項辦事流程、服務(wù)指南。確保財務(wù)信息雙向傳遞無礙、反饋無阻。借助數(shù)字化信息平臺，校內(nèi)師生對財務(wù)報賬提出任何疑問，財務(wù)人員須及時、準(zhǔn)確地給予答復(fù)，對師生提及的意見或建議，有關(guān)人員應(yīng)詳細記錄、分類匯總，認真組織研究，高效地將改進方案反饋給全校師生，以有效降低由于財務(wù)信息溝通不暢，內(nèi)外部信息不對稱給全校師生報賬帶來的不利影響。

(二)增強信息平臺查詢，實時掌握財務(wù)數(shù)據(jù)

除基本信息（如工資、公積金、個人收入所得稅等）查詢外，財務(wù)部門應(yīng)定期升級財務(wù)信息查詢系統(tǒng)，豐富并增強平臺查詢功能，特別是經(jīng)費項目查詢包括人員經(jīng)費、科研經(jīng)費、公用經(jīng)費等，力求做到實時更新數(shù)據(jù)，隨時掌握數(shù)據(jù)，滿足師生不同層次的信息需求，如學(xué)生已繳費和欠費情況，校內(nèi)各部門經(jīng)費使用及結(jié)余情況等等。

(三)做好各學(xué)院、部門財務(wù)報賬員的培訓(xùn)工作

各學(xué)院、部門根據(jù)自身報銷業(yè)務(wù)的數(shù)量，人員規(guī)模等情況自行配備兩名及以上的在職人員作為專職報賬員。財務(wù)部門應(yīng)對該批人員進行定期或不定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)，使其深入了解，熟練掌握財務(wù)相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度、操作步驟、辦事流程，充分發(fā)揮其連結(jié)財務(wù)處與外部機構(gòu)紐帶橋梁作用，不斷提升財務(wù)報賬工作效率。

四、提升服務(wù)質(zhì)量 提高綜合素質(zhì)

(一)深化服務(wù)意識

財務(wù)報賬工作的本質(zhì)是服務(wù)。財務(wù)人員應(yīng)自覺主動接受黨性教育，注意發(fā)揮黨員模范帶頭作用，通過榜樣示范、公開承諾、觀念教育等方式，使財務(wù)人員牢固樹立“服務(wù)”意識，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念。以強烈的能動意識、協(xié)作意識自覺為全體師生提供優(yōu)質(zhì)、便捷、高效的服務(wù)。此外，財務(wù)部門應(yīng)始終將報賬人的滿意度作為衡量服務(wù)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，加強業(yè)績考核，重視能力考評，完善競爭機制，將考核（評）結(jié)果直接與財務(wù)人員薪酬、待遇等掛鉤，對工作態(tài)度消極、玩忽職守的人員實行嚴格的責(zé)任追究［5］。

(二)改進報賬手段——建立財務(wù)預(yù)審制度

高校財務(wù)部門應(yīng)建立一支業(yè)務(wù)過硬、責(zé)任心強的財務(wù)聯(lián)絡(luò)員隊伍，定期走訪其聯(lián)系的學(xué)院及部門，預(yù)先對教職工提供的原始票據(jù)進行歸集、整理，審查單據(jù)的合法合規(guī)性，經(jīng)費項目是否允許列支等，對預(yù)審未能通過的報銷材料提出書面拒絕理由及修正建議；對預(yù)審?fù)ㄟ^的材料，由預(yù)審人員簽章后，經(jīng)辦人可直接到財務(wù)報賬大廳報賬。財務(wù)報賬大廳也可設(shè)有預(yù)審柜臺，既兼有報賬咨詢服務(wù)功能，又能事先審核各類報賬材料是否完整，避免無謂的排隊等候時間。

(三)內(nèi)外兼修提高綜合素質(zhì)

財務(wù)人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著報賬工作的成敗。因此，高校財務(wù)人員必須內(nèi)外兼修，廣泛汲取知識，除了應(yīng)具備扎實的會計核算及財務(wù)管理等專業(yè)知識外，還應(yīng)熟練掌握計算機應(yīng)用技術(shù)，提高財務(wù)信息系統(tǒng)的操作水平。靈活應(yīng)對外部環(huán)境諸如法律、經(jīng)濟環(huán)境的變化對財務(wù)工作產(chǎn)生的新影響、新挑戰(zhàn)。在紛繁嘈雜的日常工作中，財務(wù)人員要善于調(diào)控自己的情緒，保持良好的心態(tài)，注意與他人溝通的方式與方法，培養(yǎng)協(xié)作互助精神，在團隊合作中實現(xiàn)自身素質(zhì)的全面提高。

五、結(jié)束語

財務(wù)報賬是一項服務(wù)面廣、程序性強、技術(shù)含量高、政策法規(guī)執(zhí)行嚴格的綜合性工作，它集中體現(xiàn)了財務(wù)人員的工作態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、知識技能、管理水平等。隨著高校辦學(xué)經(jīng)費的增多，經(jīng)濟活動日趨頻繁，高校財務(wù)部門應(yīng)與時俱進創(chuàng)新報賬模式，優(yōu)化報賬流程，加強信息溝通，提高工作效率，更好地為全校師生服務(wù)，為高校財務(wù)管理改革夯實基礎(chǔ)，進而推動高校教育事業(yè)的全面發(fā)展。

［1］毛丹.簡論優(yōu)化高校財務(wù)管理中的報賬服務(wù)方式［J］.重慶廣播電視大學(xué)學(xué)報，2212，22（6）：42-44.

［2］王春舉.高校財務(wù)管理信息不對稱的影響與對策［J］.教育財會研究，2226，17（1）：21-23.

［3］林慧卿.淺析高校財務(wù)前臺報賬管理中的問題及對策［J］.教育財會研究，2229，22（6）：41-43.

［4］林琴珍.高校實施網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢及建議［J］.福建農(nóng)林大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2212，13（6）：52-52.

［5］王偉琴.高校財務(wù)前臺工作的思考［J］.常州工學(xué)院學(xué)報，2211，29（6）：72-75.

A Brief Discussion on the Problem s of and Countermeasures for Financial Reimbursement in Universities

Lu Zhe
（Finance Department，University of Shanghai for Science and Technology，Shanghai200093，China）

Financial reimbursement is an important part of financial work in colleges and universities，and it is closely related to the teaching，scientific research and other work.This article，by using graphic and contrastive means to reveal the deficiencies of the existing reimbursement practice aims and put forward innovativemodes to optimize the reimbursement procedure；to improve the work of financial information network and the overall quality of financial personnel so as to meet the grow ing needs of financial reimbursements from college teachers and students.

financial reimbursement；reimbursement mode；reimbursement procedure；service awareness；information communication

F 223

A

1229-895X（2213）22-2181-24

2213-21-21

祿 喆（1982-），男，會計師。研究方向:會計學(xué)。E-mail：zhe_lu@163.com