管理信息系統(tǒng)實施失敗原因分析

賴躍璇

[摘 要]某企業(yè)集團因工作需要，自行開發(fā)了一套網(wǎng)絡版的人事管理信息系統(tǒng)，然而，系統(tǒng)實施后并未能滿足集團人事業(yè)務工作的需要，需要進行二次開發(fā)。本文從系統(tǒng)開發(fā)的生命周期角度進行分析，發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)實施失敗的主要原因是系統(tǒng)規(guī)劃、需求分析、系統(tǒng)設計三個階段工作的跨越，針對發(fā)現(xiàn)的原因，本文嘗試為該系統(tǒng)二次開發(fā)提出相應建議。

[關鍵詞]管理信息系統(tǒng)；失敗原因

一、 案例背景

A集團是國資委屬下某上市公司的控股企業(yè)，該集團業(yè)務覆蓋地域廣，下屬機構眾多且分布在多個省市，企業(yè)員工日常內部流動頻繁，人事信息經(jīng)常處于變動之中，人事信息維護工作量大。然而，由于缺乏聯(lián)網(wǎng)的人事管理信息系統(tǒng)，集團公司人力資源部日常無法實時掌握全集團的人事動態(tài)信息，關于人事信息的收集，一般都要經(jīng)過下屬各級單位進行層層上報，之后由集團公司人工進行數(shù)據(jù)匯總來獲得，工作量極大。同時，集團的上級總公司也無法掌握全總公司實時的人事變動信息。為了加強人事基礎信息的管理，總公司委托專業(yè)公司開發(fā)了一套網(wǎng)絡版的人事管理信息系統(tǒng)，并要求下屬各集團公司也要開發(fā)網(wǎng)絡版的人事管理信息系統(tǒng)，且開發(fā)的系統(tǒng)其數(shù)據(jù)庫結構、各類代碼要與總公司的系統(tǒng)相對接，以便未來可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

按上級的要求，A集團的領導安排企業(yè)內部的信息技術部門自行開發(fā)網(wǎng)絡版的人事管理信息系統(tǒng)，由集團人力資源部配合實施。A集團內部各級人事工作人員均希望通過開發(fā)的系統(tǒng)，能夠提高日后的工作效率，理順工作流程，減少日常工作量。然而，經(jīng)過一年左右時間的開發(fā)，人事管理信息系統(tǒng)上線了，雖有遠程數(shù)據(jù)錄入、存儲、查詢的功能，卻由于用戶界面不友好、模塊功能交叉、操作效率低等原因，無法滿足集團內部提高人事工作效率的需求。

系統(tǒng)開發(fā)失敗的代價是成本、時間、效率等各個方面的損失，為了利用好已有的開發(fā)成果，A集團計劃基于現(xiàn)有系統(tǒng)進行二次開發(fā)。下文將分析該系統(tǒng)的開發(fā)實施過程，找出其實施失敗的原因，并嘗試為該系統(tǒng)二次開發(fā)提出改進建議。

二、 系統(tǒng)開發(fā)實施過程

A集團信息技術部門在接到系統(tǒng)開發(fā)工作安排后，立即著手實施系統(tǒng)開發(fā)計劃。部門內部開會進行研究，指派了負責開發(fā)的工程師，并與總公司相關部門聯(lián)系取得了數(shù)據(jù)庫的源代碼與結構設計標準。信息技術部門同時聯(lián)系了A集團的人力資源部，由人力資源部牽頭，召集了全集團下屬各個單位的人力資源部相關人員開了一次系統(tǒng)需求研討會。參會時，由于是臨時通知，大部分參會人員對此次會議的目的認識比較模糊，并沒有做充分的準備，會上主要是告知參會人員集團公司將開發(fā)網(wǎng)絡版的人事管理信息系統(tǒng)的事，并要求各單位全力配合，沒有更進一步的細節(jié)方面的討論。會后，信息技術部便著手開始進行系統(tǒng)開發(fā)，負責該項目工程師團隊在開發(fā)過程中常與集團人力資源部的人員進行溝通，以了解人力資源部門對系統(tǒng)應用的需求。系統(tǒng)開發(fā)過程中，每有階段性開發(fā)成果，信息技術部就將開發(fā)好的模塊開放供用戶試用，要求用戶錄入數(shù)據(jù)，以測試系統(tǒng)是否運行正常，再調試修正系統(tǒng)。大約一年后，系統(tǒng)正式投入運行。

三、 系統(tǒng)開發(fā)失敗原因分析

關于系統(tǒng)開發(fā)項目的失敗原因，國內外學者進行過較系統(tǒng)的研究。Linberg（1999）的研究認為影響軟件項目開發(fā)成敗的關鍵因素包括強有力的領導、組織氛圍、技術要素、可行的計劃、專業(yè)的人員等要素[1]。Kappelman等人（2006）歸納了導致IT項目實施失敗的首要的12個原因，并將其分為兩類，一類是與人相關的原因，包括：缺乏高層管理的支持、項目管理力量薄弱、利益相關者參與不足、項目開發(fā)團隊的責任心不強、項目成員缺乏相關的知識和技術、企業(yè)專家工作太忙沒時間參與；另一類是與開發(fā)過程相關的原因，包括：缺乏書面的需求分析文檔和成功的標準、缺乏項目變更管理的流程、開發(fā)日程不合理、利益相關者之間溝通不暢、沒有足夠的資源、由于首次開發(fā)缺乏既有的開發(fā)經(jīng)驗而得不到組織上的支持與相關資源，因為管理者不知道要投入多少資源進行支持[2]。Linberg和Kappelman等人的研究對本案例的分析具有較大的參考價值，但為了準確分析各類導致失敗的因素在實際工作中發(fā)生作用的過程，需要將這些因素放入具體的系統(tǒng)開發(fā)實施過程中進行分析。本文采用生命周期法對A集團的系統(tǒng)開發(fā)過程進行分析，生命周期法是是一種常用的系統(tǒng)分析設計方法體系，它將信息系統(tǒng)的開發(fā)過程劃分為系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)運行維護五個階段[3]。分析A集團的系統(tǒng)開發(fā)過程，可以看出該集團在系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析方面只做了少量的工作，系統(tǒng)設計與開發(fā)同步進行，開發(fā)與調試、實施同步進行，最后投入運行，可見A集團人事管理信息系統(tǒng)開發(fā)失敗的原因主要是系統(tǒng)規(guī)劃、需求分析、系統(tǒng)設計這三個階段工作的跨越，主要體現(xiàn)在以下三個方面。

一是系統(tǒng)規(guī)劃不足。

系統(tǒng)規(guī)劃不足的第一個問題是系統(tǒng)定位不清，體現(xiàn)在系統(tǒng)的戰(zhàn)略定位、功能定位不清晰。由于該系統(tǒng)開發(fā)前上級與下屬單位之間的各層管理人員未進行充分溝通，導致不同層級的管理人員各有各對系統(tǒng)的期望，始終沒有界定清楚項目的范圍與最終的質量標準。

系統(tǒng)規(guī)劃不足的第二個問題是在系統(tǒng)開發(fā)前未做系統(tǒng)總體結構規(guī)劃。該系統(tǒng)是典型的邊設計邊開發(fā)，導致了項目后期系統(tǒng)修改的工作量大大增加，資源投入也隨著大幅增長。

系統(tǒng)規(guī)劃不足的第三個問題是規(guī)劃的資源投入不足。A集團由于是首次進行管理信息系統(tǒng)開發(fā)，因為缺乏以往的成功案例，不知道要投入多少資源進行開發(fā)，導致投入該系統(tǒng)開發(fā)的技術力量、時間資源均嚴重不足。

二是需求分析不充分。

需求分析不充分體現(xiàn)在兩方面，一是系統(tǒng)開發(fā)前集團召開的需求分析會并沒有實質性的工作成果，人事工作者作為項目開發(fā)的重要參與者的作用沒有發(fā)揮好。二是信息技術部的技術人員缺乏系統(tǒng)開發(fā)的項目管理經(jīng)驗與技術經(jīng)驗，沒有進行系統(tǒng)規(guī)劃、用戶需求分析并形成項目計劃書的工作經(jīng)驗，在系統(tǒng)開發(fā)前沒有采用科學的調研方法詳細地調查了解人力資源部日常的業(yè)務工作流程及其需求，在系統(tǒng)開發(fā)過程中以設計者主觀思維為導向，忽視了用戶的需求。需求分析不充分是信息系統(tǒng)開發(fā)失敗的最根本原因。

三是系統(tǒng)功能設計不實用。

該系統(tǒng)在開發(fā)前沒有進行系統(tǒng)性的功能設計并形成設計說明書。系統(tǒng)功能設計不實用是導致用戶最終不肯使用系統(tǒng)的直接原因，系統(tǒng)功能設計不實用體現(xiàn)在多個方面，例如，系統(tǒng)批處理數(shù)據(jù)的功能差；用戶界面功能相似的入口眾多，常令用戶找不到準確的數(shù)據(jù)錄入與查詢入口；界面模塊功能分類交叉，人事工作人員在錄入一項業(yè)務的數(shù)據(jù)時，需要在系統(tǒng)中進行多次頁面切換，且這些頁面切換被用戶認為是根本不必要的。

A集團的人事管理信息系統(tǒng)的開發(fā)之所以在這三個階段發(fā)生了跨越，沒有做足這三個階段的工作，主要因素可以從Kappelman等人的研究結果中對標識別，一是人員的原因，系統(tǒng)開發(fā)項目管理力量單薄，沒有采用科學的項目管理控制措施；技術力量單??；主要的利益相關者，即企業(yè)的人事工作專業(yè)人員沒有充分地參與系統(tǒng)的需求分析與系統(tǒng)設計工作；二是開發(fā)過程中的原因，系統(tǒng)開發(fā)周期中，幾份關鍵性的階段性工作文檔沒有完整地形成，它們是系統(tǒng)規(guī)劃說明書、系統(tǒng)分析說明書、系統(tǒng)設計說明書，并由于企業(yè)是首次進行系統(tǒng)開發(fā)，經(jīng)驗不足，資源投入不足。

四、 系統(tǒng)二次開發(fā)工作建議

針對A集團系統(tǒng)開發(fā)已經(jīng)存在的階段性狀況，本文嘗試為其二次開發(fā)提出改進建議。A集團開發(fā)的人事管理信息系統(tǒng)由于采用了其總公司系統(tǒng)中成熟的數(shù)據(jù)庫結構，所以就數(shù)據(jù)庫結構、數(shù)據(jù)邏輯本身而言是合理的，之所以不被用戶采納，主要原因是用戶界面不友好、實用性差?；谶@兩個原因，建議采取以下措施進行改進：

1、重新進行用戶需求分析，界定系統(tǒng)功能范圍與質量目標。A集團人力資源部要指派專家配合信息技術部門制定出詳細的用戶需求分析計劃，采用科學的調研方法，梳理各項人事業(yè)務流程及這些流程涉及到的文件、工作人員及其權限，并形成書面文檔，開發(fā)前將各項細節(jié)與用戶進行確認。

2、精簡界面，優(yōu)化模塊設計。從有效的管理幅度來說，同一用戶界面的模塊入口不宜過多，系統(tǒng)的模塊功能設計需要優(yōu)化，以做到功能清晰、簡潔直觀為目標，對用戶操作界面進行優(yōu)化。模塊功能要相互獨立，減少功能交叉項，減少數(shù)據(jù)冗余，優(yōu)先在最常用的人事信息管理功能上對系統(tǒng)進行優(yōu)化。

3、優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入方式。一是增加批處理數(shù)據(jù)功能，方便人力資源部門將大量既有管理數(shù)據(jù)批量導入；二是通過工作流程由系統(tǒng)自動更新數(shù)據(jù)，盡量減少工作流程與數(shù)據(jù)修改分開操作的情況；三是錄入數(shù)據(jù)的界面要以工作事件為導向，方便用戶就一項工作涉及的數(shù)據(jù)在同一個界面全部錄入，改變原來的根據(jù)數(shù)據(jù)文件結構設計用戶錄入界面的模式。

4、重新設計系統(tǒng)業(yè)務流程。人事工作業(yè)務網(wǎng)絡化是人事管理信息系統(tǒng)最能提升人事工作整體效率的價值所在。人事工作業(yè)務網(wǎng)絡化需要高效的業(yè)務流程設計，高效的業(yè)務流程設計需要從實地調研中產(chǎn)生，并需要調整改進企業(yè)即有管理模式中不合理的低效率部分，同時充分研究影響業(yè)務辦理的各個控制節(jié)點及其權限以及工作流。系統(tǒng)業(yè)務流程須經(jīng)仔細調研后，最終形成書面文檔，并經(jīng)用戶確認后再進行系統(tǒng)開發(fā)，可以減少系統(tǒng)開發(fā)后期因需要修改而產(chǎn)生的大量工作量。

五、 總結

從系統(tǒng)開發(fā)的生命周期來看，成功的系統(tǒng)開發(fā)必須做足前期的用戶需求分析、系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)設計工作。前期準備工作的完善將大大降低系統(tǒng)開發(fā)項目的風險與成本，是后續(xù)項目開發(fā)、調試直至最終實施運行的勝利保證。本文以A集團的人力資源管理系統(tǒng)開發(fā)過程作為研究切入點，具有一定的研究局限性，當采取不同的系統(tǒng)開發(fā)方式時，或在不同類別的資源受到局限的情況下，不同的企業(yè)系統(tǒng)實施失敗的原因有可能是多樣的，需要具體問題具體分析。

參考文獻：

[1] Linberg， K.R.， Software developer perceptions about software project failure： a case study. Journal of Systems and Software， 1999. 49（2）： p. 177-192.

[2] Kappelman， L.A.， R. McKeeman and L. Zhang， Early warning signs of IT project failure： The dominant dozen. Information systems management， 2006. 23（4）： p. 31-36.

[3]姜旭平與姚愛群， 信息系統(tǒng)開發(fā)方法. 2004： 清華大學出版社有限公司.

[4]巴巴拉與明托， 金字塔原理， 2002， 民主與建設出版社.