淺談檔案管理信息資源的有效利用

摘要：近年來，我國經(jīng)濟(jì)始終處于高速發(fā)展的狀態(tài)，社會(huì)也在不斷向前進(jìn)步著，我們的檔案管理工作也必將隨之發(fā)生一系列的改變。當(dāng)前，檔案的數(shù)量與日俱增，檔案的內(nèi)容和形式日趨豐富，服務(wù)對(duì)象的范圍也在逐步擴(kuò)大。為此，怎樣提升機(jī)關(guān)檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；規(guī)范管理；信息資源；有效利用

機(jī)關(guān)檔案真實(shí)記錄了機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作，因此，這個(gè)地區(qū)的各種事業(yè)的發(fā)展情況必將以此為依據(jù)。我國經(jīng)濟(jì)始終處于高速發(fā)展的狀態(tài)，社會(huì)也在不斷向前進(jìn)步著，我們的檔案管理工作也必將隨之發(fā)生一系列的改變。當(dāng)前，檔案的數(shù)量與日俱增，檔案的內(nèi)容和形式日趨豐富，服務(wù)對(duì)象的范圍也在逐步擴(kuò)大。為此，怎樣提升機(jī)關(guān)檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。本文就機(jī)關(guān)檔案管理的工作實(shí)際，淺談以下機(jī)關(guān)檔案如何加強(qiáng)規(guī)范管理，檔案信息資源如何才能獲得有效利用。

1、有效利用檔案信息資源的重要性

通過以往的工作經(jīng)歷，我們可以認(rèn)識(shí)到，檔案管理是一種服務(wù)工作，這種工作需要長期進(jìn)行，檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出了檔案管理的價(jià)值和作用。

1.1檔案工作的服務(wù)職能主要是通過檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出來的

整個(gè)檔案管理工作需要足夠的人力、財(cái)力和物力來收集、整理、歸檔、保存和管護(hù)大量繁雜的信息和數(shù)據(jù)，在檔案管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的及時(shí)收集和安全保存，更重要的是，他還能為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)，這也是檔案管理工作所起的最重要的作用。要讓檔案管理工作更加具有生機(jī)和活力，只能是將檔案管理工作的服務(wù)職能充分發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

1.2對(duì)檔案管理工作的檢驗(yàn)主要就是通過檔案信息資源的有效利用情況體現(xiàn)出來的

要對(duì)檔案工作人員的管理工作和取得的成績進(jìn)行衡量檢測(cè)，檔案信息資源的利用情況是說明這一問題的最佳途徑。進(jìn)行歸檔的檔案資料是否齊全，是否系統(tǒng)，質(zhì)量如何，庫藏和檢索情況如何，都會(huì)對(duì)檔案信息資源的有效利用產(chǎn)生影響。所以，利用檔案信息資源的有效利用情況，就可以對(duì)檔案管理工作是否能夠貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行很好的檢驗(yàn)。

1.3實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用這一目標(biāo)，可以很好的拖動(dòng)檔案管理工作的提升和改進(jìn)

經(jīng)過對(duì)檔案信息資源的有效利用情況的調(diào)查收集，可以決定是否要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行提升和改進(jìn)以及如何進(jìn)行檔案管理工作的提升和改進(jìn)。根據(jù)機(jī)關(guān)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，當(dāng)保存的檔案材料超過保存期限時(shí)，必須對(duì)這部分檔案進(jìn)行鑒定，來決定是銷毀這部分檔案還是繼續(xù)保存這部分檔案。在進(jìn)行鑒定的時(shí)候，要考慮到很多因素，其中，對(duì)檔案價(jià)值的判定，并且找到對(duì)應(yīng)的檔案信息資源的有效利用情況作為依據(jù)，是進(jìn)行鑒定的時(shí)候必須要考慮到的最重要的因素，因?yàn)檫@些內(nèi)容對(duì)檔案的鑒定工作是有利的，也能對(duì)檔案規(guī)范管理的良好發(fā)展起到促進(jìn)作用。

2、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施

2.1做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的基礎(chǔ)前提是抓好公文制發(fā)

公文用紙以及對(duì)文件進(jìn)行的排版和文件的裝訂質(zhì)量必須保證按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；文件的辦理過程必須按標(biāo)準(zhǔn)程序來實(shí)施；確定要進(jìn)行存檔的文件必須保證文件內(nèi)文字字跡清晰、鮮明。

2.2做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的關(guān)鍵步驟是要抓好文件的歸檔

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理利用價(jià)值的最大化、檢索利用便捷化和案卷的完整化，加強(qiáng)檔案的規(guī)范管理是必須的，要實(shí)現(xiàn)上面的所有目標(biāo)，文件的歸檔就是其關(guān)鍵的步驟，在這一過程中，必須始終貫徹“以本單位形成文件為主”這一工作原則。辦文人員的歸檔意識(shí)需要進(jìn)一步增強(qiáng)，檔案的時(shí)效性要有更好的把握，要確保保存檔案的完整性，并且重點(diǎn)是要明確對(duì)文件和資料進(jìn)行分類歸檔。貫徹好“以本單位形成文件為主”這一工作原則之外，為了保證檔案的利用價(jià)值，檔案全宗的完整性需要引起足夠的重視。

2.3做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)就是要抓好案卷的整理工作

在檔案管理的整個(gè)過程中，案卷整理這一環(huán)節(jié)需要耗費(fèi)大量的人力和較多的時(shí)間，但是對(duì)檔案的最終形成以及將來的開發(fā)利用，他都起著至關(guān)重要的作用。歸檔的案卷不經(jīng)過專業(yè)、細(xì)致的整理，最終形成的檔案就不是規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的，將來對(duì)其進(jìn)行使用的時(shí)候，它就不可能提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的信息資源。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，可以盡量實(shí)行電子檔案目錄錄入和啟動(dòng)檔案全文掛接工作，有利于檔案資源的有效利用。

2.4做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的最佳途徑就是要抓好檔案的查閱或借閱這一服務(wù)環(huán)節(jié)

首先，要建立健全檔案查閱或借閱的主體審核機(jī)制。制作出規(guī)范詳細(xì)的“檔案查閱或借閱申請(qǐng)表”， 查閱或借閱檔案的人員在接觸檔案之前必須填寫“申請(qǐng)表”，在經(jīng)過相關(guān)科室審核后，按照相關(guān)科室的審核意見，檔案室工作人員為查閱或借閱檔案的人員提供服務(wù)，這樣，加強(qiáng)了對(duì)檔案信息資源利用的統(tǒng)籌管理。其次，檔案的查閱或借閱要實(shí)行嚴(yán)格登記管理制度，同樣需要制作出規(guī)范詳細(xì)的“檔案查閱或借閱登記表”， 查閱或借閱的人員在接觸檔案前，要在“登記表”中詳細(xì)寫明各種信息，進(jìn)一步提高了檔案信息資源利用過程的管理明細(xì)化程度。

檔案工作記錄了歷史，傳承了文明，為社會(huì)提供服務(wù)，為人民進(jìn)行造福，由此可見，檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。檔案事業(yè)也是一種崇高的事業(yè)，黨和國家的發(fā)展離不開檔案事業(yè)的發(fā)展，因此，在實(shí)際工作中，檔案工作人員要將自己的工作職責(zé)履行好，將自身的作用充分發(fā)揮出來，為進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用貢獻(xiàn)出自己的力量。

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