淺議新建本科院校教學(xué)檔案的保存和組織申報(bào)

基金項(xiàng)目：安康學(xué)院校級科技計(jì)劃項(xiàng)目（2012AYPYRW06）

教學(xué)是高等教育教學(xué)的中心內(nèi)容，教學(xué)檔案是衡量大學(xué)的教學(xué)質(zhì)量，學(xué)歷、學(xué)位所管理的重要性。教學(xué)檔案信息資源的重要載體，大學(xué)教育教學(xué)管理，發(fā)揚(yáng)不起眼的角色。教學(xué)材料文件管理，總結(jié)報(bào)告，通知等文件從歸檔文件形式歸檔次年形成多年的時(shí)間，本科畢業(yè)論文（畢業(yè)）手冊，比賽獲獎(jiǎng)證書，成績單畢業(yè)年度學(xué)期存檔。畢業(yè)生論文答辯的材料和答辯人在一年后接受全面和完整的歸檔文件；學(xué)科和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，招生，學(xué)籍管理，教學(xué)和實(shí)踐的學(xué)生工作，教學(xué)和科研。教科書，教學(xué)實(shí)踐和實(shí)驗(yàn)，畢業(yè)生論文，論文和其他文件和材料，在第二年形成的時(shí)間，根據(jù)歸檔時(shí)間安排。全面貫徹學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)定位中的地方性、特色性、應(yīng)用性的基本內(nèi)涵，厘清辦學(xué)特色檔案資料的采集范圍、采集途徑及方法；基于中國高等院校的地理布局，新建本科院校大多處于中國區(qū)域政治、經(jīng)濟(jì)、文化中心的邊緣地理位置，學(xué)校立業(yè)的根本是服務(wù)地方區(qū)域社會(huì)的發(fā)展，辦學(xué)的基本理路都是沿著特色化、應(yīng)用型人才的培養(yǎng)，我校教學(xué)檔案實(shí)行校、院系兩級管理：凡是在本校教學(xué)工作中形成的、對學(xué)校工作有永久或長期保存價(jià)值的教學(xué)檔案，一律移交檔案室保存，各院系在教學(xué)工作中形成的、僅對各院系工作有保存價(jià)值或不需長久保存的教學(xué)檔案，由各院系負(fù)責(zé)收集、整理、保存并組織申報(bào)。學(xué)校教學(xué)文件反映學(xué)校主要職能的基本歷史特點(diǎn)的形成和活動(dòng)，在教學(xué)實(shí)踐中，學(xué)校在今后的教學(xué)工作研究價(jià)值的若干文件和材料。包括學(xué)術(shù)工作，學(xué)校管理，教育的改革和其他方面的工作和教師培訓(xùn)材料。確定教學(xué)檔案的價(jià)值因素，一所學(xué)校的教學(xué)文件材料形成了自己的特點(diǎn)和條件，包括其內(nèi)容，來源，形式，形成時(shí)間，完整性，可靠性及其他因素的影響。教學(xué)文件，教學(xué)業(yè)務(wù)部門的管理，教學(xué)理論，教育和研究活動(dòng)等方面構(gòu)成保管文件材料，這是一種間接的教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，包括教師的教學(xué)價(jià)值結(jié)果的分析，分析的論文，研究項(xiàng)目，教案反思，在教學(xué)理論以及其他活動(dòng)間接聲像檔案，如教學(xué)實(shí)踐視頻等，這些圖像表達(dá)，并輔以簡短的文字澄清歷史紀(jì)錄，紀(jì)錄片，直觀，典型的特點(diǎn)，學(xué)校檔案館協(xié)助完成，任務(wù)中占據(jù)重要地位的教育活動(dòng)，知識和信息的方式，因?yàn)樗麄兪谴鎯?chǔ)，詳細(xì)，真實(shí)地反映了大學(xué)的教學(xué)歷史圖片，審查后，傳送的文件，如教師教學(xué)教案，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，研究論文，畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） ，論文等，可以快速了解高等教育教學(xué)情境的基本使命，而且還作為一種教學(xué)管理評估的基礎(chǔ)上基本參考。

關(guān)于組織申報(bào)，申報(bào)要注意以下幾個(gè)問題：1，科學(xué)分類，教學(xué)檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類立卷，以便日后的管理利用。院系教學(xué)檔案采用“保管期限—學(xué)年度—問題”的方法分類比較科學(xué)，保管期限依據(jù)歸檔材料的價(jià)值以及它所承載的歷史使命而確定，一般分為“永久”、“長期”或明確規(guī)定保存多少年；“學(xué)年度”是指立卷檔案材料的形成時(shí)間，由于學(xué)校多采用“學(xué)年度”計(jì)時(shí)，因此院系教學(xué)檔案的形成時(shí)間以“學(xué)年度”計(jì)比較適宜；“問題”即檔案材料所涉及的內(nèi)容，屬于同一個(gè)問題（或內(nèi)容）的材料應(yīng)歸在一起，院系教學(xué)檔案按“問題”可分為教育教學(xué)、學(xué)籍管理、師資建設(shè)三大類，立卷時(shí)須對這些大類進(jìn)行細(xì)化，這樣才有利于日后的查尋利用。2、裝訂和編印頁碼：近年來檔案立卷方面有一重大改革，就是由過去的“立卷級”裝訂改為“文件級”裝訂。對擬歸檔的文件材料進(jìn)行分類后，要對每“件”文件材料進(jìn)行裝訂；一“件”文件（材料）可由單頁構(gòu)成，但更多的是由多頁構(gòu)成，比如課表一般只有一頁，它就是單頁文件，而學(xué)生成績登記表、教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)等就由多頁構(gòu)成。一個(gè)文件（材料）只要由兩頁或兩頁以上頁數(shù)構(gòu)成的都需要裝訂，裝訂有多種用品及方法可根據(jù)實(shí)際選擇，文件頁數(shù)較少，一個(gè)文件在5頁以下時(shí)可用膠粘法，把膠水涂在材料左上角寬1cm長4cm左右處，使其粘貼固定；文件頁數(shù)較多比較厚時(shí)可在文件左側(cè)用“三孔一線”的方法裝訂固定。避免丟失，便于查對，還應(yīng)給裝訂好的每件文件（即單件檔案材料）編印頁碼，頁碼應(yīng)編在每頁左上角或背面的右上角。經(jīng)過裝訂和編印頁碼兩道程序，就構(gòu)成了一件件的單件檔案材料。3、裝盒并制作目錄：檔案改革后，“盒”代替了原來的“卷”，單件的檔案整理完成后，即可按照“保管期限—學(xué)年度——問題”的分類裝盒，裝盒時(shí)還要給每件檔案編上“件號”，按照件號順序依次裝盒，“歸卷文件目錄” 制作是一項(xiàng)常規(guī)性工作，這里無須贅述，但“歸卷文件目錄”是否放置檔案盒中，卻是一個(gè)有爭議的問題，國家檔案局頒布的《檔案文件整理規(guī)劃》中并沒有明確要求。筆者認(rèn)為，在檔案盒中放置一份“歸卷文件目錄”是必要的，盡管檔案改革的數(shù)字化趨勢已越來越明顯，檔案的條目應(yīng)全部錄入檔案軟件數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)檢索可直接找到文件準(zhǔn)確位置，但目前檔案數(shù)字化管理水平畢竟還不高，尤其是對院系教學(xué)檔案室而言，數(shù)字化管理甚至還沒有起步，紙質(zhì)目錄仍是我們今天查找利用檔案資料的主要方式，所以在檔案盒內(nèi)放置一份“歸檔文件目錄”那是必須的。

學(xué)校每年五月底前，院系教學(xué)秘書及相關(guān)人員將整理好的檔案，向?qū)W校檔案室移交。移交歸檔時(shí)要認(rèn)真填寫移交目錄，交接雙方核對無誤后履行簽字手續(xù)，移交目錄隨檔案保存。要積極發(fā)揮院系檔案在教學(xué)、科研及管理工作中的憑證作用和查考作用，編制檢索目錄，為利用者查閱提供方便。對不宜公開的檔案，要注意保密。借用檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，嚴(yán)防丟失和損壞。

新建本科院校組建一套完整的教育教學(xué)特色檔案，是和學(xué)院的辦學(xué)目標(biāo)定位完全一致的，它對于突出學(xué)校辦學(xué)特色具有重要的意義，對于學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展、合格院校的水平評估也同樣具有重要意義。植根于特定區(qū)域背景中的地方類高等院校，是以特色為自己贏得生存空間的，特色檔案就是保障院校特色的有力證據(jù)，它的建立對于彰顯學(xué)院特色、打造學(xué)校品牌具有直接的應(yīng)用意義。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

張芳林（1968—），女，陜西安康人，安康學(xué)院信息中心，研究方向：地方高校院系教學(xué)檔案搜集與整理。