關(guān)于保密檔案管理與利用的新思考

褚麗娜

摘 要：近年來(lái)，伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)開(kāi)放程度也越來(lái)越高，這也使得人民對(duì)檔案資源的管理越來(lái)越重視。加強(qiáng)對(duì)檔案資源的管理事關(guān)國(guó)家的安全與利益，具有重要的作用。本文分析了信息時(shí)代的發(fā)展給資料收集帶來(lái)的方便的同時(shí)，也對(duì)保密工作順利進(jìn)行的難度提出了擔(dān)憂，也針對(duì)當(dāng)前如何進(jìn)行檔案管理的保密與開(kāi)放，以及檔案管理的完整性提出了一系列的檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；利用；措施思考

伴隨著全球時(shí)代的到來(lái)，人們也越來(lái)越重視檔案資源管理存在的潛在的社會(huì)價(jià)值。檔案資源管理作為相當(dāng)重要的一個(gè)社會(huì)資源，有效的進(jìn)行資源的管理與保密，都在深層次上影響著國(guó)家以及單位的安全以及利益。在當(dāng)前社會(huì)當(dāng)中，有效的加強(qiáng)檔案的管理工作就顯得尤為重要。在現(xiàn)代檔案管理工作中，檔案的歸檔、保管以及開(kāi)發(fā)利用等等都涉及到了檔案的保密工作。信息化時(shí)代的到來(lái)以及互聯(lián)網(wǎng)在短時(shí)間內(nèi)的迅速普及加上自動(dòng)化辦公進(jìn)程的逐漸加快，檔案管理的實(shí)際難度也在加大。

當(dāng)前政府要求實(shí)行信息公開(kāi)，這也是從根本上要保障公民以及法人的利益，以最大限度的實(shí)現(xiàn)人民群眾對(duì)政府工作人員的知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)。但是需要注意的是，并不是所有的信息都實(shí)行政府信息公開(kāi)。在某些情況之下，政府的信息公開(kāi)也可能與國(guó)家的安全以及公共利益相沖突。因此，實(shí)行檔案的保密管理也是相當(dāng)必要的。

1 新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理保密工作的現(xiàn)狀分析

在當(dāng)前信息社會(huì)下，保密工作的難度日漸加大。伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的逐漸發(fā)展進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的日新月異，我國(guó)對(duì)外開(kāi)放的程度也在不斷的加大，對(duì)外的合作交流也更為廣泛。當(dāng)前檔案管理工作也會(huì)出現(xiàn)一些新情況、新問(wèn)題，檔案一旦被敵對(duì)勢(shì)力利用，通過(guò)各種各樣的方式進(jìn)入到他們以前從未進(jìn)入到的領(lǐng)域當(dāng)中，就會(huì)通過(guò)各種的渠道開(kāi)展更為廣泛的情報(bào)搜集活動(dòng)。因此，在當(dāng)前的情況之下，檔案的保密工作也會(huì)面臨更為錯(cuò)綜復(fù)雜的形勢(shì)。

保密意識(shí)逐漸弱化，當(dāng)前思想意識(shí)上的麻痹使得相當(dāng)?shù)囊恍╊I(lǐng)導(dǎo)以及部門(mén)的工作人員的保密意識(shí)相當(dāng)?shù)牡　＜又?dāng)前人們對(duì)《保密法》的認(rèn)識(shí)較少，甚至有相當(dāng)一部分人員認(rèn)為在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件之下沒(méi)有秘密可以保留，及時(shí)有秘密可以保留在當(dāng)前信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代也難以有效的進(jìn)行保密。在當(dāng)前有相當(dāng)大一部分工作人員忙于各種業(yè)務(wù)，對(duì)于經(jīng)手的大量的國(guó)家秘密是見(jiàn)密并不知密習(xí)以為常，這樣的狀態(tài)之下必然會(huì)對(duì)我們的檔案保密工作帶來(lái)更為嚴(yán)重的影響。另外，當(dāng)前工作上的一些形式主義也會(huì)使得一些人的保密意識(shí)不強(qiáng)。有些人認(rèn)為按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定就能從根本上杜絕檔案信息的泄密，因此，就放松了對(duì)檔案信息管理存在的一系列的隱患，對(duì)于出現(xiàn)的一些新情況、新問(wèn)題就缺乏有效的應(yīng)變能力。

2 檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題分析

當(dāng)前我們的檔案管理工作出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，需要我們正視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新。

檔案的立卷與檔案的保密工作不相適應(yīng)。在當(dāng)前的實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中，傳統(tǒng)的立卷歸檔一般都是采用“四分法”，并沒(méi)有進(jìn)行檔案的保密。在進(jìn)行檔案翻閱的過(guò)程當(dāng)中，工作人員也會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些涉及秘密的文件資料。在案卷的卷面當(dāng)中也沒(méi)有在文件當(dāng)中標(biāo)出來(lái)需要文件的保密。因此，這也在無(wú)形當(dāng)中加大了文件保密工作的難度，導(dǎo)致了檔案與保密的嚴(yán)重脫節(jié)。在現(xiàn)代條件之下立卷檔案管理辦法的實(shí)施使得單份的資料文件作為了一個(gè)獨(dú)立的案卷并且標(biāo)注了卷號(hào)，但是這種方式雖然存在著一定的優(yōu)越性但是并沒(méi)有從根本上解決好保密與非保密檔案資料之間的有效關(guān)系。基于這樣的情況之下，就需要相關(guān)的部門(mén)加強(qiáng)檔案管理工作的重視力度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行及時(shí)有效的解決。

檔案管理工作與文檔的保密工作之間的銜接不緊密。我國(guó)在之前就出臺(tái)了相關(guān)的檔案法，加強(qiáng)了對(duì)檔案工作的管理，但是從當(dāng)前檔案利用的現(xiàn)狀分析來(lái)看，檔案管理部門(mén)為了更好的發(fā)掘我們的檔案資料，也采取了一系列的措施來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作的使用效益，以更好的為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和當(dāng)前我國(guó)的改革開(kāi)放服務(wù)。但是在具體的工作當(dāng)中，仍有相當(dāng)大的一部分部門(mén)檔案管理人員的保密意識(shí)并不強(qiáng)烈，缺乏檔案管理的有效意識(shí)，這也為檔案管理工作的有效進(jìn)行帶來(lái)了不便，使得不法分子能夠有機(jī)可乘。

檔案管理部門(mén)和保密工作的責(zé)任取向不一致。在當(dāng)前的管理工作當(dāng)中，檔案管理部門(mén)雖然更加注重檔案的有效管理和利用，但是保密部門(mén)關(guān)心的是私密的文件資料，在保密期間之內(nèi)能不能對(duì)私密文件保證絕對(duì)的安全，確保資料不發(fā)生泄密的事件。由于檔案的管理部門(mén)與保密部門(mén)的責(zé)任取向不一致導(dǎo)致了這種情況的發(fā)生。但是，假如說(shuō)是各級(jí)單位能夠嚴(yán)格地按照國(guó)家檔案局的法律進(jìn)行有效的執(zhí)行，對(duì)于檔案借閱實(shí)行嚴(yán)格有效的控制，就能夠從根本上實(shí)現(xiàn)檔案的有效保密。因此，這就需要檔案部門(mén)與保密部門(mén)加強(qiáng)部門(mén)之間的有效協(xié)作，切實(shí)保證檔案保密工作的有效落實(shí)。

3 加強(qiáng)檔案保密工作的對(duì)策

為了有效的加強(qiáng)檔案管理工作的法制化建設(shè)，為檔案的保密工作提供有效的法律保障，可以建立起有效的法律保障體系。檔案的保密工作是一項(xiàng)政策性和規(guī)范性較強(qiáng)的工作，在當(dāng)前的條件之下，也只有加強(qiáng)檔案保密工作的規(guī)范化管理才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的法制化、制度化。因此，我們需要認(rèn)真的總結(jié)當(dāng)前檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確的把握好檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念解決好當(dāng)前檔案管理出現(xiàn)的新情況。

3.1 加強(qiáng)制度化建設(shè)，嚴(yán)格把關(guān)

各個(gè)部門(mén)要結(jié)合自身的管理體系與檔案的材料形成一個(gè)嚴(yán)格的管理網(wǎng)絡(luò)體系，認(rèn)真的協(xié)調(diào)好各個(gè)部門(mén)的檔案?jìng)鬟f工作。對(duì)于檔案的收集材料能夠做到及時(shí)主動(dòng)的加強(qiáng)安全保密。對(duì)于檔案管理人員在資料收集的范圍以及途徑上能夠結(jié)合工作的實(shí)際情況加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，對(duì)于收集到的資料能夠進(jìn)行定時(shí)的處理，盡最大可能的防止資料的流失。

3.2 與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理

就目前來(lái)說(shuō)，我們的檔案管理數(shù)量較大，檔案管理的材料種類(lèi)也相對(duì)較多。因此對(duì)于檔案的保密工作要實(shí)行現(xiàn)代化的管理才能有效的解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的一系列的問(wèn)題。檔案管理工作作為一門(mén)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具備有高度的責(zé)任感和樂(lè)于積極奉獻(xiàn)的工作精神，另外也需要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行先進(jìn)的管理。各個(gè)檔案管理部門(mén)也要提升自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理的有效控制。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中也要不斷的加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，使自身能夠具備起完善的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合化管理。

3.3 建立科學(xué)有效的管理措施

檔案保密工作需要我們認(rèn)真落實(shí)，加強(qiáng)科學(xué)有效的管理來(lái)應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化條件下檔案管理失竊的行為。對(duì)于設(shè)計(jì)檔案資料的部分要實(shí)行集中化的管理，要采取嚴(yán)格的檔案管理措施，嚴(yán)格控制檔案管理的措施，防止檔案泄密。另外也要加強(qiáng)檔案資料的嚴(yán)格化審批，在對(duì)外提供檔案資料的過(guò)程當(dāng)中要實(shí)行資料的嚴(yán)格審批，堅(jiān)決杜絕泄露檔案資料的行為。對(duì)于復(fù)制國(guó)家機(jī)密的行為要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并定期歸還檔案資料。建立科學(xué)的管理措施有利于資料的有效利用，為和諧社會(huì)的建設(shè)提供我們周到的服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步給檔案保密工作帶來(lái)了巨大的沖擊，在新的時(shí)代條件下高科技的運(yùn)用使得檔案信息泄密防不勝防。因此，我們要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的真正價(jià)值。

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