人事檔案管理中的問題及對策

郭淼

摘 要：檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應(yīng)付，兼職管檔人員工作變動頻繁，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；對策

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。本文著重探討人事檔案管理工作中存在的問題與對策。

1 當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足。

人事檔案是個人經(jīng)歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實寫照，人事檔案既能反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱，同時又能反映個人的社會關(guān)系和獎懲等情況。在為個人求職、單位求才提供動態(tài)、真實、有效的原始資料和數(shù)據(jù)方面，人事檔案起著舉足輕重的作用。因此，人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對人力資源開發(fā)起著重要作用。主要從以下方面開展：

1.1 部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視

這種情況由來已久，這些領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務(wù)性工作，對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當(dāng)一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現(xiàn)在實際工作中，就會出現(xiàn)檔案工作沒計劃，檔案工作沒安排，與此同時還會出現(xiàn)在場所、經(jīng)費、人員上沒有保障的現(xiàn)象。

1.2 部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足

檔案室本來應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室設(shè)備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現(xiàn)沒有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

1.3 在管理手段方面，表現(xiàn)為管理手段較陳舊

由于不懂得人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

1.4 人事檔案收集工作力度不夠

要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。從而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時的現(xiàn)象出現(xiàn)。體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。就會發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。

1.5 人事檔案管理的信息化程度不高

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。 然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

2 人事檔案管理的對策與思考

2.1 收集材料是基礎(chǔ)

干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。

2.2 加強檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

要將檔案工作當(dāng)做一件大事來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定去做，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

2.3 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)

各級組織人事部門要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規(guī)定，加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。每2-3年對檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，重點培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心。

2.4 建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平

在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合水文工作特點、統(tǒng)一開發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，與此同時還要在提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平上下功夫，從而為管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。

3 加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

各個單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現(xiàn)為人事變動大而且復(fù)雜，另一方面表現(xiàn)為現(xiàn)存的檔案材料數(shù)量大、占據(jù)空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現(xiàn)狀要求我們必須加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，全面提高工作效率。人事檔案信息化建設(shè)將對人事、組織工作產(chǎn)生重大影響，主要表現(xiàn)在：

3.1 有利于組織人事部門“選人用人”和為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)

人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)方便快捷地了解各級干部隊伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績、廉，方面的最新信息。

3.2 有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、歸檔，工作量大，效率很低，費時費力。人事檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。在日后有關(guān)干部職務(wù)聘任及技術(shù)晉升時，用到個人相關(guān)時期的考核表及評審表，需要查找、撤出、復(fù)印，然后和其他相關(guān)材料裝訂成冊。這無形之間都造成了大量人力、物力、財力的浪費。如果實施了人事檔案數(shù)據(jù)共享，上級人事、組織部門只需調(diào)用實時數(shù)據(jù)，而無需再重復(fù)的復(fù)印、裝訂，對檔案的保護(hù)起到了重要的作用。

3.3 有利于信息的完整、準(zhǔn)確和及時更新

人事檔案信息化后，檔案管理人員就會降低勞動強度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會第一時間保證人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整，另一方面會及時更新檔案信息，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息。

3.4 有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高

人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來。節(jié)約大量的手工工作時間，管理人員有充足的時間鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識，不斷提高管理水平。同時，減少了管理人員在庫房的逗留時間，有益于管理人員的身心健康更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。

為轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗Α叭耸聶n案”無用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。