探討公墓檔案管理規(guī)范化措施

武東輝

摘 要：如何把傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代信息化檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，在當(dāng)前公墓檔案工作的職能作用由傳統(tǒng)的“史藏”管理型向公開(kāi)服務(wù)型轉(zhuǎn)變的新形勢(shì)下，更大限度地實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，規(guī)范檔案管理，提高服務(wù)質(zhì)量成為檔案管理機(jī)構(gòu)當(dāng)前必須面對(duì)的重要課題。

關(guān)鍵詞：公墓；檔案管理；規(guī)范化

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，公墓檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)越來(lái)越引起關(guān)注。順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展潮流，加快公墓檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，創(chuàng)新和開(kāi)拓檔案資源利用，更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，已成為公墓檔案管理機(jī)構(gòu)新的工作重點(diǎn)。這就給新時(shí)代的公墓檔案科學(xué)化管理、規(guī)范化管理和現(xiàn)代化管理提出了新的課題、新的要求。

1 公墓檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 公墓檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。

1.2 公墓檔案管理不夠規(guī)范

目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專(zhuān)業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

1.3 公墓檔案檢索效率不高

公墓檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各公墓檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

1.4 在信息開(kāi)發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題

一些公墓檔案部門(mén)為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來(lái)編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

2 公墓檔案管理的規(guī)范化措施

2.1 提高公墓檔案管理人員素質(zhì)

要注意加強(qiáng)公墓檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案工作管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉公墓檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使公墓檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2.2 加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)

積極爭(zhēng)取上級(jí)的支持，做好公墓檔案管理設(shè)施的更新，落實(shí)防火、防盜等保護(hù)措施。建立堅(jiān)固的防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫(kù)房的防火、防盜、防蛀、防高溫、防光、防潮等保護(hù)措施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；嚴(yán)格實(shí)行公墓檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三分開(kāi)”；加大經(jīng)費(fèi)投入，強(qiáng)化公墓檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

2.3 公墓加強(qiáng)檔案的周期性普查和日常管理，促進(jìn)公墓檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

開(kāi)展案卷全面普查是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要起點(diǎn)，這一點(diǎn)對(duì)公墓行業(yè)基層企業(yè)尤為重要，上世紀(jì)80年代以來(lái)公墓行業(yè)基層企業(yè)大都?xì)v經(jīng)過(guò)多次分拆、重組、合并等變革，這些變革直接造成檔案混存甚至部分流失，所以在企業(yè)深化改革基本成型后，必須對(duì)企業(yè)檔案集中普查，這樣既可以確保企業(yè)歷史沿革和企業(yè)發(fā)展軌跡的清晰，也鞏固了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。值得注意的是在改革過(guò)程中一些不復(fù)存在企業(yè)的檔案，代為接收保管的上級(jí)企業(yè)或兄弟單位應(yīng)注意確保這部分檔案的完整性。

組織開(kāi)展階段性的公墓檔案普查對(duì)推進(jìn)檔案正規(guī)化管理具有十分重要的意義，如以季度為單位組織檔案普查，既可以為年終歸檔奠定基礎(chǔ)、節(jié)省時(shí)間，又可以通過(guò)段階段的不缺失實(shí)現(xiàn)中長(zhǎng)期的完整。但是，檔案普查必須由相關(guān)的幾個(gè)部門(mén)協(xié)同配合才能完成，以往開(kāi)展案卷普查多是各自行動(dòng)，如財(cái)務(wù)、人勞、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等檔案均是由主管部門(mén)普查，投入了大量人力，但普查后各部分檔案仍然是小堆小塊，無(wú)法正確真實(shí)反映事件的完整性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的編卷、登記、保管，這也是當(dāng)前企業(yè)檔案管理的漏洞。

重新組合案卷是促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)公墓檔案管理規(guī)范化的重要手段。將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷，基本原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，進(jìn)行重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用效率。

2.4 完善制度，規(guī)范運(yùn)作

嚴(yán)格執(zhí)行公墓檔案管理制度，規(guī)范運(yùn)作，避免公墓檔案涂改、遺失等情況出現(xiàn)，做到制度落實(shí)、操作規(guī)范、便捷查閱。建立公墓檔案信息系統(tǒng)，提高管理服務(wù)水平，充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理公墓檔案，對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)公墓檔案進(jìn)行快速查詢(xún)、瀏覽、編輯、刪除和統(tǒng)計(jì)。與此同時(shí)將逐步建立完善個(gè)性化公墓檔案信息管理系統(tǒng)，把公墓信息數(shù)據(jù)化，能夠充分呈現(xiàn)公墓優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公墓信息的科學(xué)管理和維護(hù)工作，使公墓檔案管理人員將更多精力投入到更高層次的、更富創(chuàng)造力的管理服務(wù)中。

做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

2.5 建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展；加強(qiáng)企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國(guó)際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場(chǎng)信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供咨詢(xún)服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，公墓檔案管理工作要更好地規(guī)范化，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]池曉波，朱莉；虛擬檔案館及其有關(guān)問(wèn)題探討[J]；浙江檔案；2001年01期.