關(guān)于油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)分析與控制探討

謝發(fā)紅

摘 要：油田企業(yè)檔案管理是油田企業(yè)工作中重要的一部分，它關(guān)系著油田企業(yè)正常運(yùn)作諸多方面的問(wèn)題，是目前而言廣大油田企業(yè)一直在積極探索中的問(wèn)題。該項(xiàng)工作的扎實(shí)與否直接影響著企業(yè)正常運(yùn)作秩序和職工工作的能動(dòng)性和主觀性，事關(guān)企業(yè)生產(chǎn)效率，事關(guān)國(guó)家戰(zhàn)略大局。那么關(guān)于油田企業(yè)如何在平常的工作中做好檔案管理工作，特別是在信息化時(shí)代背景下如何做好企業(yè)的檔案管理工作。本文在廣泛結(jié)合已有研究成果的基礎(chǔ)上，對(duì)于在油田企業(yè)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)及其相應(yīng)的控制工作做一個(gè)較為全面的闡述和研究，盡微薄之力使油田企業(yè)的檔案管理工作趨于科學(xué)化和制度化，保證油田企業(yè)正常的運(yùn)作。

關(guān)鍵字：油田企業(yè)檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)分析與控制；信息化時(shí)代

我們都知道，油田企業(yè)在檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)具體是指油田企業(yè)在具體的生產(chǎn)過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)對(duì)可能遇到的各種有關(guān)檔案方面的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行識(shí)別、分析、評(píng)估，以最低成本實(shí)現(xiàn)最大的安全保障的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程我們也叫他為檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制的一個(gè)過(guò)程。具體到我們要討論和研究的油田企業(yè)而言，油田企業(yè)的檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜而又意義重大的工作，也一直是制約和困擾我國(guó)大多數(shù)油田企業(yè)的主要問(wèn)題之一，各個(gè)單位也在實(shí)踐的過(guò)程中積極探索和尋找有效的方法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序化和制度化。以下筆者就從幾個(gè)方面分析和闡述油田企業(yè)在檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)分析和控制的具體情況：

一、油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)分析

就當(dāng)下油田企業(yè)而言的話，檔案管理是非常重要的一個(gè)工作，這個(gè)重要性首先體現(xiàn)在油田企業(yè)本身在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中的重要性上，關(guān)系到國(guó)家戰(zhàn)略大局，再者就體現(xiàn)在普通意義上檔案管理的意義上。結(jié)合油田企業(yè)的實(shí)際情況可以說(shuō)油田企業(yè)的檔案管理及風(fēng)險(xiǎn)控制是一個(gè)工作程序的問(wèn)題，它是這個(gè)程序中必要的一環(huán)，針對(duì)具體的油田檔案管理的工作特點(diǎn)，分析、評(píng)估、制定切實(shí)可行的防范措施，才能使檔案管理風(fēng)險(xiǎn)降至最低限度。檔案管理風(fēng)險(xiǎn)主要是檔案運(yùn)送和交接過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)，具體包括三個(gè)方面：

第一，交通隱患。油田之間相關(guān)的各個(gè)單位在地理位置上是相對(duì)相對(duì)分散的，這就從某種程度上給檔案工作提供了不便，期間各種可以預(yù)料和不可以預(yù)料的風(fēng)險(xiǎn)可能出現(xiàn)，所以一般而言交通風(fēng)險(xiǎn)是檔案運(yùn)送中的最大風(fēng)險(xiǎn)。

第二，檔案風(fēng)險(xiǎn)中多種意外傷害。在各個(gè)分散點(diǎn)之間傳遞檔案，其中可能會(huì)因?yàn)樽匀缓吞烊坏炔欢ㄒ蛩卦斐扇藛T的意外傷害和檔案的意外損壞等，這也是平常檔案管理工作中經(jīng)常遇到的事例，發(fā)生幾率比較高。

第三，檔案可能會(huì)丟失或損壞。油田之間比較分散，而各個(gè)油田企業(yè)在人員上普遍有基數(shù)大、人員情況復(fù)雜等一系列特點(diǎn)，加上油田企業(yè)檔案的運(yùn)送和移交的程序比較多，那么在這個(gè)過(guò)程中就無(wú)形的增加了因人為因素造成檔案丟失或損壞的可能性，

當(dāng)然，油田企業(yè)檔案管理是個(gè)需要細(xì)心和責(zé)任心的工作，如果一旦在日常的工作中管理不善或出現(xiàn)人為地各種問(wèn)題，油田企業(yè)檔案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)是多樣的，必要比較常見(jiàn)的情況是各種檔案手續(xù)會(huì)出現(xiàn)不全甚至根本沒(méi)有的情況，特別是好多油田企業(yè)在信息化社會(huì)應(yīng)用電子檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，由于操作不當(dāng)?shù)仍蚩赡軙?huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失甚至泄露，危害油田企業(yè)集體的利益。

二、油田企業(yè)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制

針對(duì)以上幾個(gè)方面對(duì)于油田企業(yè)檔案管理過(guò)程中相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)分析之后，相應(yīng)地預(yù)防措施是必要的，但是由于油田企業(yè)中的檔案管理是個(gè)復(fù)雜的系列工作，牽扯到油田企業(yè)各部門(mén)的工作態(tài)度和工作程序問(wèn)題，因此風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施也是需要從大方面、多角度去進(jìn)行，筆者結(jié)合已有研究成果，認(rèn)為就當(dāng)下油田企業(yè)檔案管理中預(yù)防措施主要應(yīng)該從以下幾個(gè)方面去入手：

（一）提高認(rèn)識(shí)水平，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于油田企業(yè)的重要意義。我們都知道，意識(shí)決定行動(dòng)，對(duì)于檔案管理工作的意義有一個(gè)高度的、比較深刻的認(rèn)識(shí)，在這種認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上去投入到具體的實(shí)際工作當(dāng)中去，這是一種標(biāo)本兼治的方法，是油田企業(yè)應(yīng)該大力去抓的一個(gè)重要方面。因此廣大油田企業(yè)要積極通過(guò)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等不同的方法和形式去加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的教育培訓(xùn)，使他們?cè)谒枷胝J(rèn)識(shí)上達(dá)到一定的要求，繼而從具體的工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)。

（二）及時(shí)積極的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是重要保障，應(yīng)堅(jiān)持不懈。油田企業(yè)的檔案管理工作具體到實(shí)際工作中還是要通過(guò)不同的部門(mén)和不同的個(gè)人去完成的，因此在這個(gè)意義上加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)在檔案方面的評(píng)估是最有意義的工作，也是最能夠體現(xiàn)效率和質(zhì)量的環(huán)節(jié)，各個(gè)部門(mén)的相關(guān)從業(yè)人員要接受相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)和教育，學(xué)習(xí)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的具體方法和流程，定期進(jìn)行檢查，這是保證油田企業(yè)自身在檔案管理工作中萬(wàn)無(wú)一失的主要保障。

（三）完善相關(guān)制度和操作流程，不斷使檔案管理工作走上制度化的軌道。相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)在制度和工作流程方面的研究和整體部署，制定一整套可行性強(qiáng)的措施來(lái)，并通過(guò)一定的途徑是這一套措施堅(jiān)決的在各個(gè)工作環(huán)節(jié)和部門(mén)實(shí)行開(kāi)來(lái)，保證檔案工作的正常有序。

（四）不斷完善油田企業(yè)在檔案使用過(guò)程中的規(guī)范性。這點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，各個(gè)部門(mén)也好，個(gè)人也好，在使用企業(yè)檔案的過(guò)程中要有章可循，該簽字的簽字，該申請(qǐng)的申請(qǐng)，防止在使用過(guò)程中出現(xiàn)丟失甚至擅自涂改的惡劣行為，具體的工作程序不能不嚴(yán)格執(zhí)行，這也有利于在這方面出現(xiàn)問(wèn)題之后便于相關(guān)責(zé)任的查詢和追究，有力的保障油田企業(yè)檔案管理中的嚴(yán)肅性。

（五）加強(qiáng)檔案管理，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施。檔案對(duì)于每一個(gè)單位和集體都是重要的，對(duì)于油田企業(yè)更是這樣的，那么相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施就要有相應(yīng)的提高，比如資料室和檔案室的安全防盜設(shè)施一定要符合要求，相關(guān)的資料出項(xiàng)問(wèn)題的時(shí)候要有一套比較完備的報(bào)警和預(yù)防措施，在短時(shí)間之內(nèi)通知相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，努力把損失和危害降低到最小。

（六）努力做好電子檔案的管理工作。在信息化的今天，油田檔案采用電子化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)和操作是與時(shí)俱進(jìn)的必要手段，這樣具有方便快捷和操作靈活的優(yōu)勢(shì)，有效地減輕相關(guān)部門(mén)的人員壓力，但同時(shí)如何做好電子檔案的管理工作也是個(gè)如影隨形的問(wèn)題，要積極防治相關(guān)信息的丟失和泄露，加強(qiáng)相關(guān)從業(yè)人員在電子檔案方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，定期檢查和監(jiān)督他們的工作，保證電子檔案的有效運(yùn)行。

三、 結(jié)語(yǔ)

油田企業(yè)檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，其中需要各個(gè)相關(guān)部門(mén)和各個(gè)相關(guān)涉及到的人員要積極自律，共同做好油田企業(yè)檔案管理工作，這是擺在我們面前的一個(gè)十分迫切又重要的課題，我們一定要強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，優(yōu)化方式，以靈活的工作把這項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處，為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出一份力。

參考文獻(xiàn)

[1] 《對(duì)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的分析與實(shí)踐》，《城市建設(shè)理論研究》16