淺談醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)做法

張慶玲

[摘要] 醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的原始記錄，它能客觀、真實(shí)地反映和記錄醫(yī)院改革和發(fā)展的歷史進(jìn)程，并為其他工作的開(kāi)展提供可資借鑒和利用的信息。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，積極做好檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，確保案卷質(zhì)量，不斷更新觀念，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能，最大限度地滿足醫(yī)院各項(xiàng)工作的需要，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院； 檔案管理； 做法

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0103- 02

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院綜合實(shí)力和建設(shè)成就的集中反映，同時(shí)又是醫(yī)院管理必備的硬件建設(shè)和取得優(yōu)異成績(jī)的重要體現(xiàn)。我院前身是1882年由英國(guó)基督教傳教士武成獻(xiàn)開(kāi)設(shè)的青州廣德醫(yī)院，現(xiàn)為濰坊市益都中心醫(yī)院、濰坊醫(yī)學(xué)院青州臨床學(xué)院。1994年醫(yī)院被衛(wèi)生部評(píng)審為三級(jí)乙等綜合醫(yī)院。我院作為一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、保健、康復(fù)于一體的三級(jí)地市級(jí)綜合性醫(yī)院，開(kāi)放床位1 300張，設(shè)62個(gè)臨床、醫(yī)技科室，腎臟科為山東省醫(yī)學(xué)重點(diǎn)學(xué)科和醫(yī)療質(zhì)量示范科室，骨科為山東省地市級(jí)中心醫(yī)院臨床重點(diǎn)專科，婦產(chǎn)科、骨外科、普外科、心內(nèi)科、兒內(nèi)科、神經(jīng)內(nèi)科、神經(jīng)外科、消化內(nèi)科為濰坊市重點(diǎn)學(xué)科。年門診量80萬(wàn)余人次，年出院病人5.3萬(wàn)人次。醫(yī)院在職職工1 400余人，擁有博士、碩士研究生248名，中高級(jí)以上人員655名。2010年12月，醫(yī)院被山東省人民政府學(xué)位委員會(huì)、山東省教育廳批準(zhǔn)為山東省研究生聯(lián)合培養(yǎng)基地，目前已接收全日制碩士研究生的帶教培養(yǎng)工作。2012年10月，由中國(guó)工程院院士、山東省醫(yī)學(xué)科學(xué)院名譽(yù)院長(zhǎng)、山東省腫瘤醫(yī)院院長(zhǎng)于金明教授領(lǐng)銜的“院士專家工作站”正式落戶醫(yī)院。2005年11月，通過(guò)了中國(guó)方圓認(rèn)證公司山東分公司組織的ISO9001：2000質(zhì)量體系認(rèn)證。醫(yī)院綜合檔案室自成立以來(lái)，按照檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將各科室的文件材料進(jìn)行整理歸檔，主要包括文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案及人事檔案等。實(shí)踐證明，加強(qiáng)檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的原始記錄，它能客觀、真實(shí)地反映和記錄醫(yī)院改革和發(fā)展的歷史進(jìn)程，并為其他工作的開(kāi)展提供可資借鑒和利用的信息。因此，做好檔案管理工作，對(duì)于維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展和醫(yī)學(xué)科學(xué)研究均具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。我院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作十分重視，并且把它列入醫(yī)院管理工作的重要議事日程，成立了以院長(zhǎng)為組長(zhǎng)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案管理工作列入全院崗位目標(biāo)管理責(zé)任制和醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，定期進(jìn)行考核，切實(shí)解決檔案工作中存在的問(wèn)題。針對(duì)部分職工檔案法制觀念淡薄的情況，組織全院職工學(xué)習(xí)《檔案法》、《山東省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，強(qiáng)化職工的法制觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)廣大干部職工遵守檔案法律、法規(guī)的意識(shí)。在宣傳工作中，樹(shù)立檔案工作的政治意識(shí)、大局意識(shí)、群眾意識(shí)、效益意識(shí)，把醫(yī)院檔案管理工作的重要性和社會(huì)性向職工做反復(fù)宣傳，使職工加深對(duì)檔案工作的性質(zhì)、價(jià)值及作用的認(rèn)識(shí)。

2 健全制度，措施到位

為更好地做好檔案管理工作，完善了檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，建立健全了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和切實(shí)可行的檢查措施，配備了專職和兼職檔案管理員。對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題的實(shí)行責(zé)任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。在醫(yī)院用房非常緊張的情況下，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行合理布局，做到了三室分開(kāi)，九防（防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防污染）、一到位（各種措施制度到位）。選擇責(zé)任心強(qiáng)、政治素質(zhì)高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的同志擔(dān)任有關(guān)科室的兼職檔案員，從而保證了各類檔案資料的收集、保管和予立卷工作的順利進(jìn)行。此外，在資金非常緊張的情況下，醫(yī)院投資近30萬(wàn)元購(gòu)置了密集架、微機(jī)、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、除濕機(jī)等設(shè)備，為搞好檔案管理工作提供了有利的條件。從而使各類檔案的查全率、查準(zhǔn)率達(dá)到99%以上；檔案的完整率、歸檔率及合格率均達(dá)到98%以上。此外，醫(yī)院還將綜合檔案室從院長(zhǎng)辦公室分離出來(lái)，列入職能科室建制，檔案室主任系中層正職，由院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)，這樣就加大了醫(yī)院檔案管理工作的力度。

3 綜合管理，確保質(zhì)量

根據(jù)工作需要，檔案管理工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)將有關(guān)科室的文件材料整理歸檔，實(shí)行了綜合管理。2001年11月，醫(yī)院綜合檔案室順利通過(guò)了省二級(jí)目標(biāo)管理認(rèn)定，為盡快達(dá)到省一級(jí)目標(biāo)化管理提供了一個(gè)新的平臺(tái)。針對(duì)檢查情況及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求，對(duì)照省一級(jí)目標(biāo)化管理標(biāo)準(zhǔn)做了幾項(xiàng)工作：① 根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求，整理年度文書(shū)檔案220余卷，分別按永久、長(zhǎng)期、短期裝盒保管，并編印了全引目錄、案卷目錄，并將全部索引輸入微機(jī)，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，提高了工作效率。② 會(huì)計(jì)檔案接收至2011年，整理報(bào)表、賬簿、憑證等共計(jì)1 600余卷，分別編制了案卷目錄，方便了檢索利用。③ 人事檔案利用率較高，由于使用頻繁，裝具盒損壞比較嚴(yán)重，再加上科室人員經(jīng)常變動(dòng)，查找資料非常困難。醫(yī)院組織人員實(shí)地考察研究后，投資3 000余元更換了新裝具盒，以科室為單位重新編號(hào)，編制了科學(xué)的代號(hào)，并將全院專業(yè)技術(shù)人員的檔案輸入了微機(jī)，編印了卷內(nèi)目錄、案卷目錄。此項(xiàng)工作完成后，人事檔案排列整齊、規(guī)范，達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)要求，方便了查找利用。④ 收集、整理特殊載體檔案300余件（卷），并安排庫(kù)房單獨(dú)存放，分別編號(hào)，編制目錄，填補(bǔ)了這項(xiàng)工作的空白。檔案室現(xiàn)保存著七大類檔案，分別是文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、人事檔案、特殊載體，共有案卷3 600余卷。

4 開(kāi)發(fā)信息，重視利用

在醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，信息資料顯得尤為重要。因此，醫(yī)院檔案管理必須適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益增長(zhǎng)的需要，不斷開(kāi)發(fā)和積累檔案信息資料。在檔案的開(kāi)發(fā)利用上尤其要突出為院領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)和技術(shù)咨詢，同時(shí)側(cè)重于檔案在醫(yī)院改革、經(jīng)濟(jì)管理、人事制度改革、科研教學(xué)等方面中的利用。堅(jiān)持以臨床工作為重點(diǎn)，以病人為中心，以質(zhì)量為核心的原則，努力拓寬檔案開(kāi)發(fā)利用及服務(wù)的范圍，提高服務(wù)效率。為了挖掘檔案信息資料，給醫(yī)院各項(xiàng)工作提供有效的信息服務(wù)，把檔案編研工作作為檔案管理的重中之重，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案信息的開(kāi)發(fā)。結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，編寫(xiě)了多種編研資料和檢索工具。從方便患者角度出發(fā)，檔案室提供有關(guān)資料同職能部門一同編研了醫(yī)院簡(jiǎn)介、用藥指南、知名專家簡(jiǎn)介、特色?？?、醫(yī)譚等資料，免費(fèi)發(fā)放給就診患者，使患者來(lái)院就醫(yī)時(shí)一目了然，及時(shí)解決患者所需。目前，醫(yī)院綜合檔案室已成為有關(guān)臨床及行管科室重要資料的保管基地和各類資料的查找中心。近年來(lái)，提供利用檔案1 000余人次，2 800余卷次，較好地發(fā)揮了檔案的信息作用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供了良好的服務(wù)。

5 更新觀念，依法管理

在醫(yī)院管理工作中，更新觀念，依法管理至關(guān)重要。因此檔案管理工作人員必須不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。每一個(gè)檔案管理工作者都必須增強(qiáng)時(shí)代精神、憂患意識(shí)和緊迫感，積極主動(dòng)地接受現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，努力提高專業(yè)現(xiàn)代化檔次，使自己從傳統(tǒng)保守型向現(xiàn)代開(kāi)放型、專家型人才轉(zhuǎn)變，把自身的發(fā)展與檔案現(xiàn)代化進(jìn)程高度統(tǒng)一起來(lái)。要從醫(yī)院的實(shí)際出發(fā)，積極創(chuàng)造條件，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化、信息化，這樣既提高工作效率，同時(shí)又增加了檔案的保密性。在系統(tǒng)地掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)及一定操作水平的基礎(chǔ)上，還要具有過(guò)硬的文字功底，口頭陳述及文字表達(dá)水平要做到運(yùn)用自如，只有這樣才能在實(shí)際工作中得心應(yīng)手。目前，醫(yī)院正逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的微機(jī)化管理，這樣更能發(fā)揮信息的優(yōu)勢(shì)，最大限度地滿足醫(yī)院各項(xiàng)工作的需要，在醫(yī)院的兩個(gè)文明建設(shè)中發(fā)揮重要作用。

總之，做好醫(yī)院檔案管理工作，增強(qiáng)職工檔案意識(shí)是根本，提高檔案管理工作者素質(zhì)是保證，拓展服務(wù)領(lǐng)域是宗旨。醫(yī)院檔案管理必須建立和完善以《檔案法》為依據(jù)的檔案管理模式，收集的資料要齊全，統(tǒng)計(jì)分析、分類編目要完整準(zhǔn)確，利用者獲取的信息資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀、嚴(yán)密和完整。對(duì)一些在檔案管理工作過(guò)程中遇到的違法亂紀(jì)行為應(yīng)予以監(jiān)督、制止，并堅(jiān)決予以打擊，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)法律知識(shí)，開(kāi)拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，努力開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面，這樣才能確保檔案管理在醫(yī)院各項(xiàng)工作中的利用價(jià)值和質(zhì)量效益。

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