數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能分析

吳雪梅

[摘要] 數(shù)字信息已經(jīng)成為現(xiàn)代信息社會(huì)建設(shè)與發(fā)展的一種重要資源和資產(chǎn)。傳統(tǒng)的手工管理和Excel電子表格已越來(lái)越不能滿足現(xiàn)代人事檔案管理的信息化要求。本文針對(duì)人事檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行開(kāi)發(fā)，研制了該套系統(tǒng)，并成功投入使用，既適合人事檔案的現(xiàn)代信息化數(shù)字管理，也大大提高了人事檔案管理水平和工作效率。文章通過(guò)對(duì)該系統(tǒng)的功能分析，介紹項(xiàng)目的背景知識(shí)，描述數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的詳細(xì)功能定義，并對(duì)模塊劃分、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行定義。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字化； 人事檔案； 功能

[中圖分類號(hào)] TP391 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統(tǒng)是針對(duì)我院人事檔案管理而開(kāi)發(fā)的一套系統(tǒng)。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進(jìn)行管理，既浪費(fèi)人力也浪費(fèi)物力，制約了我院信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目在啟動(dòng)之初，通過(guò)廣泛調(diào)研，制訂了詳細(xì)的功能目標(biāo)和框架，力求使得學(xué)院的數(shù)字化人事檔案管理平臺(tái)更上一個(gè)臺(tái)階。本系統(tǒng)將人事檔案數(shù)字化后將有助于學(xué)院信息化建設(shè)的發(fā)展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實(shí)現(xiàn)學(xué)院的跨越式發(fā)展。

1 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能描述

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)主要用于對(duì)學(xué)院人事檔案進(jìn)行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺(tái)信息管理，平臺(tái)用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學(xué)院的人事檔案管理水平，提高學(xué)院的辦公效率。系統(tǒng)用戶類型分為：普通用戶、管理員。權(quán)限定義如表1所示。

整個(gè)系統(tǒng)分為 Web 模塊和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器模塊（見(jiàn)圖1）。

本文檔描述后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和前臺(tái)Web 部分的功能規(guī)范。

通過(guò) B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)的Web 部分系統(tǒng)除數(shù)據(jù)庫(kù)模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過(guò) SQL Server 2005 企業(yè)版實(shí)現(xiàn)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器模塊。

數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)了數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中所有的信息和數(shù)據(jù)，為保證穩(wěn)定性和良好的并發(fā)訪問(wèn)能力，采用SQL Server 2005 企業(yè)版來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)流程

2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個(gè)個(gè)功能簡(jiǎn)單、明確且獨(dú)立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門(mén)分類信息表、部門(mén)信息表、學(xué)科門(mén)類信息表、專業(yè)信息表、干部職務(wù)信息表、任職情況表、用戶權(quán)限表、教職工基本信息表、學(xué)歷學(xué)位信息表、職稱信息表、考核結(jié)果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個(gè)模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統(tǒng)域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面，如圖2所示。登錄時(shí)，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過(guò)程。

3 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能定義

3.1 后臺(tái)管理

3.1.1 添加數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“添加”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理添加數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成添加部門(mén)信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學(xué)科專業(yè)信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)的添加以此類推，功能說(shuō)明與此相類似。添加學(xué)科專業(yè)信息功能說(shuō)明：

輸入學(xué)科門(mén)類代碼，輸入學(xué)科門(mén)類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學(xué)科門(mén)類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學(xué)科門(mén)類信息添加；選擇學(xué)科門(mén)類名稱必選；輸入專業(yè)代碼，代碼長(zhǎng)度須為6 位，輸入專業(yè)名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業(yè)信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業(yè)信息添加。添加成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽專業(yè)信息界面。

3.1.2 修改數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理修改數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學(xué)歷學(xué)位信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學(xué)歷信息功能說(shuō)明：

選擇教工號(hào)，修改學(xué)歷編號(hào)，修改學(xué)歷名稱，修改學(xué)歷獲得日期，修改所學(xué)專業(yè)，修改學(xué)習(xí)形式，修改畢業(yè)時(shí)間，修改畢業(yè)學(xué)校，修改學(xué)位名稱，修改學(xué)位獲得日期，修改學(xué)位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學(xué)歷學(xué)位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學(xué)歷學(xué)位修改。修改成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽教職工學(xué)歷學(xué)位信息界面。

3.1.3 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽部門(mén)信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁(yè)瀏覽教職工基本信息，分頁(yè)瀏覽指定教工號(hào)的教職工基本信息，分頁(yè)瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁(yè)瀏覽指定部門(mén)的教職工基本信息，分頁(yè)瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺(tái)管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺(tái)主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說(shuō)明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認(rèn)新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊前臺(tái)主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入前臺(tái)瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說(shuō)明：

分頁(yè)瀏覽教職工職稱信息，分頁(yè)瀏覽指定教工號(hào)的教職工職稱信息，若后臺(tái)管理員沒(méi)有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限，本頁(yè)面中部將顯示“管理員未為您設(shè)置瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限！”在單行文本框中輸入頁(yè)數(shù)，單擊“GO”按鈕跳轉(zhuǎn)至指定頁(yè)。

本系統(tǒng)于2011年12月投入實(shí)際操作，從設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)上來(lái)看可實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)的微機(jī)化管理，完成人事檔案信息的錄入、計(jì)算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數(shù)據(jù)不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，使人事檔案管理駛?cè)肟茖W(xué)化、制度化的軌道，對(duì)學(xué)校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續(xù)探索數(shù)字化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，把紙質(zhì)人事檔案材料的掃描件融入該系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺(tái)階。

主要參考文獻(xiàn)

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[2] 戎榮. 人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 科學(xué)之友，2010（11）：87-88.