高職院校頂崗實習(xí)檔案現(xiàn)狀的調(diào)查和研究

摘要：通過對當(dāng)前高職院校頂崗實習(xí)檔案現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，分析頂崗實習(xí)檔案建設(shè)中存在的問題以及原因，并提出提升學(xué)生檔案意識的對策。

關(guān)鍵詞：高職 頂崗實習(xí)檔案 現(xiàn)狀 調(diào)查 研究

教育部為規(guī)范和推進(jìn)職業(yè)院校開展學(xué)生頂崗實習(xí)工作，出臺了《職業(yè)院校學(xué)生頂崗實習(xí)管理規(guī)定（征求意見稿）》。其中，第23條明確規(guī)定學(xué)校應(yīng)當(dāng)組織做好學(xué)生頂崗實習(xí)材料的歸檔工作。因此，構(gòu)建與之相應(yīng)的頂崗實習(xí)檔案和管理體系不僅是高職院校管理工作的必然要求，也是學(xué)生求職就業(yè)的特殊憑證。同時，還是企業(yè)招聘人才的可靠依據(jù)?；陧攳弻嵙?xí)檔案的特性——專業(yè)性和多樣性、實時性和成套性、分散性和復(fù)雜性、內(nèi)部性和外部性，要做好學(xué)生頂崗實習(xí)材料的歸檔工作，僅單方面依靠學(xué)校是不夠的，還需要學(xué)生的參與與支持。本文將對當(dāng)前高職院校頂崗實習(xí)檔案現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，分析頂崗實習(xí)檔案建設(shè)中存在的問題以及原因，并提出提升學(xué)生檔案意識的對策。

1 調(diào)研對象

本次調(diào)研對象是廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院2013屆，全程參加頂崗實習(xí)的畢業(yè)生。

2 調(diào)研方式和內(nèi)容

本次調(diào)研方式采用網(wǎng)上填寫問卷，調(diào)查內(nèi)容分為三大部分，主要包括：頂崗實習(xí)檔案基本情況、頂崗實習(xí)檔案建檔與管理、頂崗實習(xí)檔案與求職就業(yè)等三個模塊，共12個問題。

3 調(diào)查結(jié)果及分析

本次調(diào)研調(diào)查時間為5月5日至6月5日，在此期間，全校有920名學(xué)生通過網(wǎng)上填寫問卷參與調(diào)查，對填寫問卷的個人基本信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，其中男生314人，占比34.13%，就讀文科管理類人數(shù)431人，占比46.85%，填寫問卷100%有效。

3.1 頂崗實習(xí)檔案基本情況

這部分調(diào)查，主要從是否了解學(xué)校建立了實習(xí)檔案、實習(xí)檔案本質(zhì)屬性、了解幾個與自己有關(guān)的重要檔案、學(xué)校是否有檔案管理辦法等方面了解學(xué)生的實習(xí)檔案意識（見表1）。69.35%學(xué)生知道學(xué)校建立了實習(xí)檔案，90.32%學(xué)生知道至少一個與自己有關(guān)的重要檔案，除了這兩個選項回答較為理想外，其他均不夠理想，尤其是以你知道學(xué)校是否有檔案管理辦法為例，只有5.43%的學(xué)生知道并閱讀過。

3.2 頂崗實習(xí)檔案歸檔與管理

關(guān)于高職學(xué)生對頂崗實習(xí)檔案建檔與管理的基本情況（見表2）也不樂觀。只有6.09%學(xué)生了解學(xué)校實習(xí)檔案歸檔工作并能積極參與配合，有56.96%學(xué)生了解該項工作，但表示不愿意配合；51.20%學(xué)生對實習(xí)歸檔沒有提合理化建議和想法；從沒有去過學(xué)校檔案館的學(xué)生也高達(dá)80%，僅有6.74%學(xué)生查閱過相關(guān)檔案。

3.3 頂崗實習(xí)檔案與求職就業(yè)

頂崗實習(xí)檔案與求職就業(yè)部分（見表3），理應(yīng)是高職學(xué)生們重點關(guān)注的問題。通過電話訪問，87.5%企業(yè)希望看到能真實反應(yīng)學(xué)生頂崗實習(xí)的原始材料。然而，大部分學(xué)生都不清楚頂崗實習(xí)檔案對就業(yè)的作用，62.5%學(xué)生想不起來或不知如何利用頂崗實習(xí)檔案幫助自己求職就業(yè)。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：大多數(shù)學(xué)生還是希望在校期間能有機會了解頂崗實習(xí)檔案，并愿意參加有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，這充分說明有做好頂崗實習(xí)檔案歸檔的基礎(chǔ)，關(guān)鍵在于學(xué)校如何開展這項工作。

4 現(xiàn)狀形成的原因分析

從上述調(diào)查結(jié)果分析，形成這種不良現(xiàn)狀的原因是多方面的，既有客觀因素，同時還存在主觀因素。

4.1 客觀因素

一方面，由于高職院校學(xué)生外出進(jìn)行頂崗實習(xí)，其學(xué)習(xí)空間發(fā)生變化、認(rèn)識觀念發(fā)生變化、學(xué)習(xí)方式發(fā)生變化，導(dǎo)致學(xué)生的日常關(guān)注從校內(nèi)學(xué)習(xí)完全轉(zhuǎn)移到校外工作。在實習(xí)期間，學(xué)生們沒有體會到工作、學(xué)習(xí)過程中伴隨而生的某些資料會具有很高的保存和利用價值，不了解實習(xí)檔案的本質(zhì)屬性。受傳統(tǒng)檔案管理的影響，頂崗實習(xí)檔案作為高職院校實踐教學(xué)活動的原始記錄，沒有被學(xué)生們普遍認(rèn)識和接受，大部分學(xué)生認(rèn)為頂崗實習(xí)檔案是學(xué)校的工作，實習(xí)材料歸檔也與自己沒有什么關(guān)系。加上頂崗實習(xí)檔案作用的發(fā)揮不是自發(fā)的和及時的，往往帶有滯后性和局限性。另一方面，學(xué)生檔案屬于傳統(tǒng)人事檔案管理范疇，受其管理與利用體制的影響，人事檔案的部分功能趨于弱化，社會“棄檔”現(xiàn)象日益嚴(yán)重，與之對應(yīng)的“重新建檔”之風(fēng)卻日漸盛行。因此，降低了學(xué)生對檔案價值的直接感受程度，阻礙了學(xué)生對檔案的認(rèn)識和利用，也直接影響到學(xué)校頂崗實習(xí)檔案歸檔。

4.2 主觀因素

從主觀上看，學(xué)生對事關(guān)自己未來發(fā)展的檔案認(rèn)識尚且模糊，對頂崗實習(xí)檔案內(nèi)容更加不可能有理性的認(rèn)識。一方面，受思維定式的直接影響，學(xué)生習(xí)慣于去圖書館檢索信息，卻絲毫沒有去檔案管理機構(gòu)利用第一手原始資料的意識；另一方面，學(xué)校檔案管理機構(gòu)的傳統(tǒng)角色偏重檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，檔案管理人員重收藏輕利用也是不爭事實，加上受資金、技術(shù)等條件的制約，學(xué)校未能充分發(fā)揮檔案教育功能，缺少對檔案知識的普及和廣泛宣傳。學(xué)校對于即將外出進(jìn)行頂崗實習(xí)學(xué)生，重點關(guān)注實習(xí)教學(xué)計劃的落實，強調(diào)實習(xí)紀(jì)律和安全意識，而學(xué)校對于實習(xí)檔案的基本內(nèi)容和歸檔要求不夠具體和明確，導(dǎo)致大部分學(xué)生沒能重視實習(xí)檔案資料的收集，甚至認(rèn)為實習(xí)檔案資料收集與己無關(guān)，只要涉及檔案都神秘，是自己難以接觸的領(lǐng)域。

5 改變不良現(xiàn)狀的對策

綜上所述，消除社會“棄檔”現(xiàn)象是一項龐大的社會工程，需要面臨多項人事檔案管理社會化和開發(fā)利用體制改革，這不僅需要政府權(quán)利部門的干預(yù)，還需要相關(guān)職能部門的協(xié)調(diào)配合，不是學(xué)校單方面可能做到，因此，本文對此暫不研究。盡管如此，學(xué)校還是可以從自身角度出發(fā)，深入調(diào)查研究，積極引導(dǎo)學(xué)生參與到實習(xí)檔案建設(shè)之中，提升學(xué)生檔案意識，改變當(dāng)前實習(xí)檔案的現(xiàn)狀。

5.1 增強檔案教育功能

高職學(xué)生的檔案教育可以由以下三個階段構(gòu)成，即：新生進(jìn)校的入學(xué)教育、在校期間的常規(guī)教育、頂崗實習(xí)前夕的強化教育。針對不同階段學(xué)生學(xué)習(xí)特點不同，檔案教育的形式、內(nèi)容和著力點都應(yīng)有所不同。

入學(xué)教育。高職學(xué)生入學(xué)之初，是立刻幫助學(xué)生樹立檔案意識的最佳時期。對外廣泛開展館校合作，盡可能地將當(dāng)?shù)貦n案館列為學(xué)生校外實踐活動基地，參觀檔案館是學(xué)生入學(xué)教育系列活動的主要內(nèi)容之一；對內(nèi)將檔案信息檢索流程寫入學(xué)生手冊，明確檔案檢索納入新生信息檢索課程的教學(xué)計劃，將學(xué)校檔案管理辦法、檔案全宗指南、檔案收集利用流程等作為新生檔案信息檢索培訓(xùn)的重點內(nèi)容。在新生入學(xué)之際向他們灌輸檔案基本知識，不僅是為其樹立檔案意識，而且還是為今后檔案教育的開展打下良好的基礎(chǔ)。

常規(guī)教育。高職學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間，是強化檔案意識和積累檔案知識的關(guān)鍵時期。學(xué)校檔案部門和其他職能部分應(yīng)該利用好這個時期，通過多種形式開展檔案常規(guī)教育。一是以針對半數(shù)以上的學(xué)生會選修檔案相關(guān)課程，可在有條件的高職院校開設(shè)普及檔案知識的文化素質(zhì)選修課；二是充分利用好校史館平臺，積極開辦與校史、優(yōu)秀校友、重大歷史事件等相關(guān)的講座，以典型事例介紹和具體實物展出說明檔案與學(xué)習(xí)、工作和生活等方面的關(guān)聯(lián)性，強化檔案的傳承和歷史見證作用，強調(diào)個人應(yīng)具有的檔案責(zé)任與義務(wù)。

強化教育。高職學(xué)生即將外出參加畢業(yè)頂崗實習(xí)前夕，是強化檔案知識的重要時期。針對準(zhǔn)畢業(yè)生進(jìn)行相關(guān)檔案知識培訓(xùn)，強化培訓(xùn)實習(xí)檔案、學(xué)籍檔案的歸檔和利用、以及畢業(yè)后個人檔案轉(zhuǎn)遞，學(xué)生離校檔案托管的基本常識，告知學(xué)生在這個時期檔案重要性和實際用處，強調(diào)實習(xí)檔案建設(shè)離不開學(xué)生個人的積極參與。

5.2 加大檔案宣傳

加大檔案宣傳，關(guān)鍵在于理清宣傳思路。學(xué)校檔案機構(gòu)首先應(yīng)明確宣傳的對象、宣傳的內(nèi)容和宣傳的途徑，然后研究本校教學(xué)和管理的特點，再采取一系列行之有效的宣傳措施。

宣傳對象。實習(xí)檔案宣傳面向的對象有三個群體，分別為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)群體、與該檔案有關(guān)聯(lián)的教職工群體和學(xué)生群體。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)群體是實習(xí)檔案工作發(fā)展的有力推動者，也是宣傳中應(yīng)該積極爭取的最為強勢的群體，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以通過出臺政策，在人、才、物方面給予實習(xí)檔案工作的大力支持，完全有能力推動實習(xí)檔案工作健康發(fā)展。與實習(xí)檔案有關(guān)的教職工群體是該檔案建設(shè)的中堅力量，教職工群體參與與支持對實習(xí)檔案建設(shè)是至關(guān)重要的?；趯嵙?xí)檔案的特性，學(xué)生是最為特殊的群體，人數(shù)眾多，活動面廣，他們既是實習(xí)檔案的建設(shè)主體，又是實習(xí)檔案的利用主體。因此，實習(xí)檔案宣傳單純依靠學(xué)校檔案機構(gòu)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要得到教務(wù)處、學(xué)生處、校團(tuán)委以及學(xué)生所在系部的支持。

宣傳內(nèi)容。實習(xí)檔案的宣傳不僅包括收集內(nèi)容、歸檔目錄宣傳，還應(yīng)包括管理、利用和服務(wù)宣傳。同時，需要強調(diào)各主體在實習(xí)檔案建設(shè)中的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。以多形式的實習(xí)成果、多方面的特色資料、多介質(zhì)的檔案實體為媒介宣傳實習(xí)檔案收集內(nèi)容；以良好的信息化基礎(chǔ)、悉心的指導(dǎo)、耐心的服務(wù)為依托進(jìn)行實習(xí)檔案收集和利用宣傳。

宣傳方式。利用不同層面的宣傳媒介和不同的宣傳方式進(jìn)行實習(xí)檔案的宣傳：一是通過社會媒體進(jìn)行宣傳。將學(xué)校學(xué)生在企業(yè)的頂崗實習(xí)典型案例和工作業(yè)績形成實習(xí)成果匯編，或撰寫簡報向上級通報，通過學(xué)校門戶網(wǎng)站發(fā)布，廣泛進(jìn)行社會宣傳。二是通過校內(nèi)資源進(jìn)行宣傳。一方面可以開設(shè)校內(nèi)普及檔案知識的文化素質(zhì)選修課和實習(xí)檔案專題講座，另一方面依托校內(nèi)媒體，利用學(xué)校新聞網(wǎng)、校報和宣傳欄特殊宣傳效果，面向?qū)W生積極宣傳。三是利用創(chuàng)新性宣傳方式。利用學(xué)生處、校團(tuán)委和學(xué)生社團(tuán)開展實習(xí)檔案知識普及有獎競答活動。此外，學(xué)校還要重視檔案網(wǎng)站建設(shè)和信息化工作，實現(xiàn)學(xué)生檔案信息的一站式檢索，并在學(xué)生訪問量大的學(xué)生處、團(tuán)委和系（院）網(wǎng)頁上建立檔案網(wǎng)站鏈接。學(xué)校采用多種方式交叉進(jìn)行宣傳，提升了學(xué)生整體檔案意識，較好地解決頂崗實習(xí)檔案建設(shè)過程存在的問題。

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作者簡介：

揭平英（1965-），女，江西廣昌人，廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處教師，碩士，研究方向：教學(xué)檔案管理、高職教育管理。

基金項目：廣東省教育教改項目《高職院校頂崗實習(xí)檔案體系的構(gòu)建與實踐》（課題編號：20120302026）階段性成果之一。