人民法院訴訟檔案糾錯機制研究

孫沙沙

摘要：近年來，為提升案件質量，法院內部開展了一系列案件評查活動。①但實踐中，評查工作容易陷入“評而不糾、錯而不改”的被動局面，影響其糾錯、警示及教育功能的發(fā)揮。對此，筆者以所在法院案件評查數(shù)據(jù)為考察對象，在分析建立訴訟檔案糾錯機制的必要性與可行性基礎上，提出合理建議。

關鍵詞：案件評查訴訟檔案糾錯機制

一、實證基礎，基層法院案件評查的實踐考察

（一）數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，訴訟檔案瑕疵比率及分布

筆者通過對所在基層法院近兩年開展的15期案件評查數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)，訴訟檔案瑕疵占全部瑕疵的72%，②其中常見的不規(guī)范之處存在于附卷文書、卷皮制作、卷宗目錄制作、證據(jù)收據(jù)、當事人送達地址確認書、簽字及日期、裝訂、復印、頁碼漏編或錯編、備考表制作等18個方面。

（二）效果分析，實然結果與應然效果存在沖突

案件質量評查活動是司法效能提升的重要體現(xiàn)，目的在于推動審判質量提升和法院審判管理科學化發(fā)展。此為案件評查所追求的應然效果。而實踐中，案件質量評查卻凸顯出良兩大特點。從宏觀來看，訴訟檔案瑕疵并未隨著評查活動的開展呈現(xiàn)下降趨勢，而是呈現(xiàn)不規(guī)則走勢，無規(guī)律可循。從微觀來看，訴訟檔案瑕疵數(shù)量的月分布呈現(xiàn)出高低錯落的走勢，且某些月份反彈較大，如“上一期瑕疵數(shù)量為20處，下一期則激增為38處”。總之，無論是從瑕疵案件的數(shù)量上看還是從瑕疵案件的月度走勢上看，案件質量評查活動并沒有取得制度設置時所希望達到的效果。

二、理性探索，建立訴訟檔案糾錯機制的必要性與可行性

（一）訴訟檔案糾錯機制之必要性分析

《人民法院檔案管理辦法》第二條規(guī)定，“訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作，實行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。訴訟檔案管理工作是審判工作不可分割的組成部分。”③可見，訴訟檔案對于提升案件整體質量、滿足人民司法需求具有重要意義。

1.有助于提升訴訟檔案質量。訴訟檔案是事關審判質量的重要環(huán)節(jié)，但由于法院工作性質的復雜性和工作任務的艱巨性，規(guī)范的訴訟檔案往往成為法官和書記員容易忽視的環(huán)節(jié)。④作為訴訟檔案質量的最后屏障，訴訟檔案糾錯機制可以改變評查工作“評而不糾，查而不補”的被動局面，及時發(fā)現(xiàn)并修補瑕疵，避免明顯和常見瑕疵重復出現(xiàn)，同時也利于書記員養(yǎng)成正確的卷宗檔案意識，從而達到持續(xù)提升訴訟檔案質量的效果。

2.有助于推動審判質量提升。案件評查是法院系統(tǒng)內部重要的自我監(jiān)督、自我糾錯機制，既可有效發(fā)現(xiàn)檔案中存在的形式瑕疵，也可發(fā)現(xiàn)工作中存在的審判態(tài)度與審判程序問題。建立訴訟檔案糾錯機制可以改變目前“只評不糾、錯而不改”的評查方式，真正發(fā)揮案件評查工作推動案件質量的保障作用，不僅有利于精品案卷工程的開展，還有利于通過提升審判質量，更好地保障當事人的合法權益。

3.有助于保障公眾對案卷的知情權與監(jiān)督權。在司法公開力度逐步加大的當下，訴訟檔案不僅僅是反映法院工作的基礎，也是當事人及公眾了解法院工作的最直觀材料。隨著民眾權利意識、參與意識的提升，單純的公布裁判結果已難以滿足民眾司法需求，查閱歸檔卷宗逐步成為公眾理解和參與司法的重要方式。構建訴訟檔案糾錯機制有助于提升法院工作人員的規(guī)范意識和服務意識，督促法院在做到審判實體和程序合法的同時，做到卷宗檔案合法、科學、嚴謹，以便民眾查閱和監(jiān)督。

（二）訴訟檔案糾錯機制之可行性分析

1.辟謠——“涂改”之嫌。依《檔案法》和《人民法院訴訟檔案管理辦法》的規(guī)定，⑤“涂改”檔案屬于違法行為。若訴訟檔案的“修改與補充”屬于“涂改”檔案的行為，那糾錯機制會因違法之嫌失去合法性。“涂改”檔案是指為滿足行為人私利、達到行為人需要，將檔案中原有文字記錄等內容抹去并重新填寫，從而改變檔案的真實性和歷史性的行為?！巴扛摹睓n案行為需具備一定的違法構成，其中主觀方面必須是出于故意，即明知自己的行為會發(fā)生侵犯國家檔案管理制度的結果，并且希望或放任這種危害結果發(fā)生，客體則是我國檔案行政法律規(guī)范所保護的國家檔案管理秩序。⑥訴訟檔案的“修改和補充”是指為了彌補歸檔訴訟文書的不完整和錯誤，針對評查中發(fā)現(xiàn)的可修補瑕疵，在不影響案件審理過程和結果的內容真實記載的情況下加以修改和補充的行為。其是為保證訴訟檔案的完整性而作的形式上的修補和完善，并不涉及審理程序和審理結果的真實性和歷史性記載?？梢?，訴訟檔案的“修改與補充”未影響國家檔案管理秩序，修補者也沒有故意的主觀意圖。因此，訴訟檔案的“修改和補充”在目的和性質上都不同于“涂改”檔案，符合現(xiàn)行檔案法律法規(guī)。

2.立證——參考依據(jù)?！度嗣穹ㄔ盒姓臅⒕須w檔辦法》第四章第十六條規(guī)定，卷內備考表，由本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷日期等項目組成。其中，本卷情況說明填寫卷內文書缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。⑦可見，法院行政文書的修改和補充可以通過備考表的形式來記載和表現(xiàn)，為探索以備考表或說明表、說明書等形式來記載卷宗瑕疵以及瑕疵修改和補充的過程及內容提供了合法的參考依據(jù)。

3.協(xié)調——與訴訟檔案電子化之銜接。在“科技強院”思想指導下，訴訟檔案電子化成為新趨勢，電子檔案和紙質檔案雙式管理成為一項新舉措。⑧以北京為例，自2009年啟動訴訟電子檔案建設以來，⑨大部分法院完成了訴訟檔案電子化工作。那糾錯機制的建立會不會造成紙質卷宗與電子檔案前后不一、互相矛盾的現(xiàn)象？本文認為兩者不僅不矛盾，而且相互協(xié)調統(tǒng)一。首先，兩者目的一致。訴訟檔案電子化是法院信息化工作的重要組成部分之一，以實現(xiàn)司法為民、服務社會為目的，而訴訟檔案糾錯機制也有助于滿足人民群眾的知情權、參與權和監(jiān)督權。其次，兩者互相協(xié)調。原始的紙質檔案是電子卷宗的基礎，對修補之處電子化是對原始卷宗的更新。通過填寫說明表或解釋書等附條將修補之處詳細記錄、隨卷入庫并及時電子化，既可避免了矛盾，也可更好地記載卷宗評查過程和糾正效果。

三、模型構建，增設訴訟檔案評查糾錯機制的建議

（一）評查卷宗糾錯機制應遵循的原則

1.真實性原則。即訴訟檔案的修補必須尊重原始卷宗的真實性和歷史性，這主要是針對瑕疵劃分階段的指導原則。首先，瑕疵劃分要尊重審判過程和審理結果，對歸檔訴訟檔案的修補只能針對卷宗形式，不能影響案件法定的審理過程和審理實體。其次，為保持訴訟檔案的干凈整潔和真實性，瑕疵修補要以補為主，補修結合，即對填寫不完整、遺漏可補充內容的地方作出補充。綜上，訴訟檔案的修補主要針對那些不完整且補充后不影響審理程序和實體方面的瑕疵。

2.公開透明原則。即訴訟檔案糾錯機制的整體運行要建立在公開化、透明化、制度化的基礎上，每個階段都通過公告、通報等方式向全院公示。公開透明原則，既可以保障干警的知情權和監(jiān)督權，也避免和防止暗箱操作和落實不到位的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3.參與反饋原則。即提供充分機會確保全院干警自主、自愿地參與到糾錯機制運行當中，并通過信息反饋機制的設計，確保瑕疵卷宗的承辦人、書記員及所在庭局能自由表達反饋意見。參與反饋原則既可以調動全員參與的積極性，也可保障干警的表達權和監(jiān)督權。

（二）訴訟檔案瑕疵分類及糾錯之可能

根據(jù)上述原則，以是否可修補以及修補后是否影響案件審理程序和結果為標準，可將訴訟檔案瑕疵劃分為可修補瑕疵和不可修補瑕疵兩大類。根據(jù)瑕疵處理方式，可修補瑕疵又分為可修改瑕疵和可補充瑕疵兩種。需要說明的是，有些瑕疵是必須修補的，有的瑕疵是不可修補的，而有的瑕疵是可以修補的。其一，卷皮瑕疵應全部進行修補以便正確表明案件基本信息。其二，頁碼編寫混亂包括重復編碼和遺漏編碼，應盡量修正以便于快速查閱。其三，卷宗目錄發(fā)揮著統(tǒng)領全卷的作用，關系到整個卷宗的安排、順序和編碼，應盡量維持原貌。其四，不可修補瑕疵為必須在訴訟過程中提交的材料或必須在訴訟中完成的程序的缺失或不規(guī)范。此類瑕疵發(fā)揮著證明審理程序的作用，如若修補則不能正確反映案件審理過程，如開庭公告不規(guī)范。

（三）訴訟檔案糾錯的具體運行機制

1.標準制定和瑕疵評定。案件評查小組明確卷宗瑕疵的劃分標準并制作對照表，并據(jù)此對訴訟檔案瑕疵加以分析和認定瑕疵級別和類型。

2.公開、參與、反饋機制。案件評查小組將評定結果公示并允許相關庭局及承辦人發(fā)表意見、建議和疑問。案件評查小組應對意見、建議和疑問加以分析并反饋。

3.填寫修補說明表或瑕疵解釋說明書。對可修補卷宗瑕疵，由承辦人和書記員修補并填寫《修補說明表》（格式由全院統(tǒng)一制作），詳細記載修補內容、修補人、修補日期等內容。評定為不可修補的瑕疵，承辦人和書記員填寫《瑕疵解釋說明書》，對造成瑕疵的原因加以說明并隨卷入庫。

4.訴訟檔案電子化。附《修補說明表》和《瑕疵解釋說明書》的卷宗，由檔案室負責信息化的技術人員及時加以電子化同步更新，確保電子檔案與紙質檔案的統(tǒng)一。

注釋：

①順義法院創(chuàng)辦《審監(jiān)快報》構建案件評查和整改快速反饋機制，載http：//jlpt.gy.bj/cgi/crnews. jsp？id=250057132..htm.東城法院召開首次審判管理及三位一體案件評查聯(lián)席會，載http：//jlpt.gy.bj/cac/250056946.htm.延慶法院實行兼職案件評查員制度取得良好效果，載http：//jlpt.gy.bj/cac/260056228.htm。

②案件瑕疵可分為訴訟檔案瑕疵、文書瑕疵、程序瑕疵和實體瑕疵四種。

③參見《人民法院檔案管理辦法》第二條。④李肖慧，周萬毅.芻議法院訴訟檔案管理體系的完善[J].北京檔案，2010（2）：24.

⑤參考《檔案法》第二十四條（三）款、《人民法院訴訟檔案管理辦法》（1984）第十七條.

⑥曾海波.涂改偽造檔案行為的法理分析[J].法制與社會，2009（4）：106.

⑦參見《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》第四章第十六條。

⑧周洪.人民法院訴訟檔案信息化工作的實踐[J].云南檔案，2003（4）：25.

⑨北京市三級法院啟動電子訴訟檔案系統(tǒng)建設工作[J].蘭臺世界，2009（1）：41.

作者單位：北京市延慶縣人民法院