淺析規(guī)范檔案管理在推進(jìn)高校學(xué)生精細(xì)化管理中的作用

徐霞

【摘 要】學(xué)校精細(xì)化管理應(yīng)該是緊緊圍繞以人為本，以精心的態(tài)度，精心的過(guò)程，落實(shí)細(xì)節(jié)管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理效益最大化和最優(yōu)化的一種現(xiàn)代管理思想，高校輔導(dǎo)員必須秉持精細(xì)化管理的理念去管理和服務(wù)學(xué)生，而檔案管理在輔導(dǎo)員精細(xì)化管理中其中至關(guān)重要的作用。本文我們從細(xì)化檔案管理的必要性，檔案歸類和建檔過(guò)程三個(gè)方面進(jìn)行分析，細(xì)化檔案管理對(duì)高校輔導(dǎo)員工作將會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；精細(xì)化管理；高校輔導(dǎo)員

隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，青年社會(huì)化過(guò)程的延長(zhǎng)，以及大學(xué)生生活背景、思想狀況的多樣性和復(fù)雜性，高校學(xué)生工作面臨著許多新情況和新問(wèn)題，結(jié)合當(dāng)今高校學(xué)生的特點(diǎn)和高校輔導(dǎo)員工作內(nèi)容的變化，高校輔導(dǎo)員必須秉持精細(xì)化管理的理念去管理和服務(wù)學(xué)生。細(xì)化學(xué)生檔案是精細(xì)化管理的前提，我們將從細(xì)化檔案管理的必要性，檔案歸類和建檔過(guò)程三個(gè)方面進(jìn)行分析。

一、建立學(xué)生檔案的必要性

現(xiàn)在大學(xué)生思想狀況的多元化，其出現(xiàn)的各種心理、突發(fā)事件等問(wèn)題如果不能被輔導(dǎo)員及時(shí)發(fā)現(xiàn)并有效解決，情節(jié)嚴(yán)重時(shí)甚至釀成惡果。在這種情況下，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生的精細(xì)化教育管理，實(shí)現(xiàn)輔導(dǎo)員工作的全覆蓋，讓每一個(gè)學(xué)生能夠得到應(yīng)有的指導(dǎo)和幫助，成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

在學(xué)生的日常管理中怎樣做到既能服務(wù)學(xué)生又能對(duì)突發(fā)事件防范于未然，這就要求輔導(dǎo)員全面及時(shí)準(zhǔn)確的掌握學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)生活情況和思想動(dòng)態(tài)等，并對(duì)其建立起一套完整的學(xué)生檔案，以便及時(shí)研究和預(yù)測(cè)，對(duì)有心理問(wèn)題的學(xué)生及時(shí)干預(yù)幫助。因此細(xì)化檔案管理應(yīng)成為輔導(dǎo)員工作的重中之重。

二、學(xué)生檔案的細(xì)化分類

常規(guī)的學(xué)生檔案只限于學(xué)生的生源信息，包括家庭住址、畢業(yè)學(xué)校和聯(lián)系方式等，我們認(rèn)為這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，輔導(dǎo)員應(yīng)該進(jìn)一步細(xì)化學(xué)生檔案，并能根據(jù)學(xué)生的情況及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行更新。我們將學(xué)生檔案分為以下四類：

（1）常規(guī)檔案。普通學(xué)生的常規(guī)檔案應(yīng)包括學(xué)生生源信息、家庭住址、家庭及個(gè)人聯(lián)系方式和學(xué)生的住宿情況等，這些檔案是輔導(dǎo)員必須掌握的，對(duì)學(xué)生工作起到鋪墊作用。

（2）違紀(jì)學(xué)生檔案。每個(gè)學(xué)校都會(huì)有部分叛逆的學(xué)生，他們對(duì)學(xué)校的管理及教學(xué)持有不屑的態(tài)度，而且這部分學(xué)生平時(shí)會(huì)表現(xiàn)為不遵守學(xué)校的規(guī)定，這部分學(xué)生應(yīng)成為輔導(dǎo)員關(guān)注的重點(diǎn)。對(duì)于違紀(jì)的學(xué)生應(yīng)單獨(dú)建立違紀(jì)學(xué)生檔案，內(nèi)容應(yīng)包括：違紀(jì)的時(shí)間，違紀(jì)事因，違紀(jì)次數(shù)，違紀(jì)談話記錄，學(xué)生保證書(shū)以及違紀(jì)談話后的表現(xiàn)等，對(duì)于多次違紀(jì)的學(xué)生應(yīng)及時(shí)通知家長(zhǎng)，并將與家長(zhǎng)溝通的結(jié)果記錄在違紀(jì)學(xué)生檔案中。

（3）貧困學(xué)生檔案。貧困生是學(xué)校資助的重點(diǎn)，學(xué)校會(huì)根據(jù)學(xué)生的貧困程度進(jìn)行不同的資助以幫助其完成學(xué)業(yè)，因此輔導(dǎo)員應(yīng)該建立一套完整的貧困檔案。貧困生檔案應(yīng)包括每個(gè)貧困生的具體家庭情況以及學(xué)生對(duì)自身情況的態(tài)度等，并應(yīng)該對(duì)每個(gè)貧困生跟進(jìn)，以便及時(shí)掌握家庭突變及對(duì)學(xué)生造成的心理影響，做到及時(shí)的輔導(dǎo)，并為其爭(zhēng)取相應(yīng)的資助機(jī)會(huì)。

（4）問(wèn)題學(xué)生檔案。問(wèn)題學(xué)生是細(xì)化學(xué)生檔案里最重要的一部分，是輔導(dǎo)員關(guān)注的重點(diǎn)。問(wèn)題學(xué)生可以分為失戀引起的問(wèn)題學(xué)生，家庭生長(zhǎng)環(huán)境引起的問(wèn)題學(xué)生，心理方面的問(wèn)題學(xué)生等，學(xué)校在新生入學(xué)時(shí)應(yīng)該對(duì)新生做一些心理方面的測(cè)試，對(duì)于不同心理問(wèn)題的學(xué)生進(jìn)行分類篩選，針對(duì)較嚴(yán)重的問(wèn)題學(xué)生做分批次的談話，并將談話內(nèi)容記錄于學(xué)生檔案，并及時(shí)跟進(jìn)更新。問(wèn)題學(xué)生是學(xué)生管理的中心，做好問(wèn)題學(xué)生的檔案管理，對(duì)于及時(shí)掌握并防范突發(fā)事件有著重要的意義。

三、細(xì)化學(xué)生檔案的過(guò)程

建立檔案很重要，但是建立檔案的過(guò)程更重要。多渠道了解學(xué)生信息，是檔案精細(xì)化的前提。要做好學(xué)生心靈層面的精細(xì)化教育，即以人為本，真情教育，讓輔導(dǎo)員走入學(xué)生心中，發(fā)揮輔導(dǎo)員獨(dú)有的“亦師亦友”的優(yōu)勢(shì)，真正成為學(xué)生值得信賴的知心朋友。只有這樣，學(xué)生才肯主動(dòng)將自己的思想動(dòng)態(tài)和心理狀況同輔導(dǎo)員進(jìn)行交流，在遇到困難和疑惑時(shí)才能主動(dòng)想到尋求兼職輔導(dǎo)員的幫助，而不是將輔導(dǎo)員放在自己的對(duì)立面，被動(dòng)地接受輔導(dǎo)員的教育和管理。我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面做起。

（1）班會(huì)制度。輔導(dǎo)員基本上每周都要深入班級(jí)，參加一個(gè)班級(jí)的心理班會(huì)，在這個(gè)班會(huì)上與班上的每一個(gè)學(xué)生聊天，了解學(xué)生們的困惑，并為他們解惑，回來(lái)做好記錄。

（2）深入宿舍調(diào)研。宿舍是一個(gè)小集體，通過(guò)深入宿舍，輔導(dǎo)員可以了解到每一個(gè)學(xué)生最真實(shí)的生活狀況，并且可以通過(guò)他們的個(gè)人用品，悉知他們的興趣愛(ài)好。

（3）召開(kāi)座談會(huì)。學(xué)生座談會(huì)可以分為班委座談會(huì)、舍長(zhǎng)座談會(huì)和勞動(dòng)組長(zhǎng)座談會(huì)，每種不同形式的座談會(huì)可以了解每個(gè)學(xué)生在不同方面的表現(xiàn)。

（4）個(gè)別談話。對(duì)于個(gè)別有心理問(wèn)題的同學(xué)，輔導(dǎo)員應(yīng)與其單獨(dú)聊天，聊天的時(shí)間和地點(diǎn)都會(huì)預(yù)先計(jì)劃好，為的是保護(hù)好學(xué)生的隱私同時(shí)也達(dá)到交流的效果。

（5）家訪。與家長(zhǎng)坦誠(chéng)的談?wù)撈浜⒆釉趯W(xué)校的學(xué)習(xí)和生活情況，仔細(xì)的了解其在入學(xué)前的表現(xiàn)，同時(shí)做好記錄，并與家長(zhǎng)探討共同教育好孩子的方法，極力爭(zhēng)取家長(zhǎng)的支持和參與。

（6）班主任交流制度，我們輔導(dǎo)員一般會(huì)定期的與每個(gè)班的班主任見(jiàn)面交流，了解他們對(duì)班級(jí)同學(xué)的學(xué)習(xí)和管理的想法和意見(jiàn)，共同商量做好學(xué)生的教育工作。

（7）充分利用心理輔導(dǎo)室，心理輔導(dǎo)室是每個(gè)學(xué)校的必備科室，心理專業(yè)的老師會(huì)通過(guò)約談或者網(wǎng)上交流的方式，與學(xué)生進(jìn)行各方面的溝通。輔導(dǎo)員老師應(yīng)與各位心理導(dǎo)師定時(shí)聯(lián)系，加強(qiáng)溝通，相互交流記錄材料，完善學(xué)生心理健康管理檔案。

（8）做好與任課老師的溝通。與任課老師定時(shí)交流，了解學(xué)生們?cè)谡n堂和實(shí)驗(yàn)室的學(xué)習(xí)情況，做記錄，然后與任課老師協(xié)商辦法，共同做好學(xué)生的上課、學(xué)習(xí)工作。

通過(guò)以上這些舉措，精細(xì)化檔案管理工作基本上可以做到了全覆蓋，不留死角?！扒Ю镏校加谧阆隆?，學(xué)生檔案精細(xì)化的多層面和繁瑣的過(guò)程無(wú)不需要我們一步一個(gè)腳印地去探索和實(shí)踐。精致管理是一種境界，它既不能一蹴而就，也不是高不可攀，它就存在于日常工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)之中，持之以恒地做下去，它必將對(duì)我們輔導(dǎo)員的工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

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