關(guān)于做好辦公室行政管理工作的深層次思考

敬勝

摘要：辦公室作為一個(gè)組織內(nèi)直接為領(lǐng)導(dǎo)和中心服務(wù)、上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右的中樞機(jī)構(gòu)，參與組織事務(wù)、協(xié)調(diào)各項(xiàng)事宜，做好服務(wù)，是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和處理日常事務(wù)的核心。本文從辦公室的重要作用入手，分析現(xiàn)階段辦公室行政工作的重要作用和存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：辦公室 行政管理工作 深層次思考

1 辦公室行政管理工作的重要作用

1.1 它是組織上傳下達(dá)的咽喉 從行政管理角度看辦公室工作，主要完成的是上級(jí)部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，處理的是領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)工作人員之間的關(guān)系。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)的重要助手，其助手作用體現(xiàn)在：辦公室結(jié)合本單位的實(shí)際情況來(lái)貫徹和執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)部署的各項(xiàng)任務(wù)和工作，并且監(jiān)督檢查實(shí)施落實(shí)的結(jié)果。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)的重要參謀，其參謀作用表現(xiàn)在：辦公室工作人員的重要工作之一是深入群眾，了解基層情況和需求，廣泛聽(tīng)取基層意見(jiàn)和建議，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性意見(jiàn)，提出改進(jìn)建議。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)協(xié)調(diào)上下的保障，其協(xié)調(diào)作用在于及時(shí)向員工傳達(dá)上級(jí)主管部門(mén)及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各指示和精神，協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，起到承上啟下的作用?？傊k公室的重要作用在于它是組織上傳下達(dá)的咽喉。

1.2 它是組織協(xié)調(diào)左右的紐帶 辦公室是一個(gè)綜合性的辦事部門(mén)，是保證組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中介和橋梁。辦公室在組織內(nèi)通常大量地溝通上下工作，聯(lián)系部門(mén)工作人員，通過(guò)對(duì)事務(wù)和工作人員的合理、及時(shí)銜接，來(lái)完成上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。鑒于上級(jí)下達(dá)事務(wù)的時(shí)效性和重要性不同，辦公室工作的重點(diǎn)就要放在快捷、周密，以及規(guī)范地對(duì)其進(jìn)行傳達(dá)和實(shí)施。隨著工作節(jié)奏的不斷加快，辦公室協(xié)調(diào)左右的紐帶作用也日益明顯。

作為組織服務(wù)的核心的辦公室，辦公室的天職是服務(wù)組織，立足于服務(wù)組織是辦公室工作的主要特點(diǎn)之一。辦公室的服務(wù)作用首先體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，辦公室從屬于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)是每個(gè)員工的工作職責(zé)。辦公室行政工作就是為組織和領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)合理、及時(shí)有效的意見(jiàn)和建議。其次是為組織和基層服務(wù)，辦公室工作及時(shí)地掌握組織的決策方向和基層的需求情況，為解決組織和基層存在的問(wèn)題出謀劃策。最后是為群眾服務(wù)，辦公室工作中對(duì)外工作的部分即是為群眾服務(wù)的體現(xiàn)。簡(jiǎn)言之，辦公室是組織行駛服務(wù)職能的核心。

2 辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

2.1 辦事效率低下，不能及時(shí)地上傳下達(dá) 作為一個(gè)綜合全面的辦事機(jī)構(gòu)，辦公室行政工作在宏觀層面，肩負(fù)著傳達(dá)、執(zhí)行、監(jiān)督和服務(wù)等諸多方面的整體職能；在微觀層面，擔(dān)負(fù)著起草文件、處理文書(shū)、傳遞信息和進(jìn)行接待等眾多事務(wù)。通常是組織承上啟下、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和樞紐。在改革開(kāi)放日益深化的今天，各組織的職能劃分越發(fā)清楚、各司其職，各部門(mén)的分工也越發(fā)細(xì)致。這樣的職能劃分導(dǎo)致眾多的機(jī)構(gòu)辦公室行政工作承擔(dān)組織事宜，上級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)的任務(wù)和精神層層下達(dá)，中間經(jīng)過(guò)眾多的部門(mén)和人員，造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)。所以，隨著辦公室行政工作的細(xì)致劃分，導(dǎo)致上級(jí)命令和精神下達(dá)的程序變得繁瑣，時(shí)間花費(fèi)更長(zhǎng)，從而降低了辦公室行政工作的效率。

2.2 辦公室行政工作人員工作能力較差 辦公室行政工作事務(wù)繁多而瑣碎，因此有部分工作人員對(duì)待工作缺乏認(rèn)真求實(shí)的精神，得過(guò)且過(guò)。面對(duì)上級(jí)下達(dá)的任務(wù)和精神，出現(xiàn)與自己意見(jiàn)相左的情況時(shí)，不能做到客觀對(duì)待，主觀上產(chǎn)生敷衍情緒，導(dǎo)致潦草處理的結(jié)果。同時(shí)，面對(duì)當(dāng)今社會(huì)金錢(qián)物質(zhì)等各方面的誘惑，部分工作人員不能正確對(duì)待，以至于步入貪污腐敗的歧途。另外，還有個(gè)人能力方面的問(wèn)題，有的工作人員辦事馬虎、缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的品質(zhì)，導(dǎo)致辦公室行政工作的執(zhí)行不能沿著預(yù)期的軌道進(jìn)行和發(fā)揮作用。最后，辦公室行政人員服務(wù)群眾的意識(shí)不夠強(qiáng)烈，甚至認(rèn)為為群眾服務(wù)是群眾有求于自己，在工作中出現(xiàn)“擺架子”、“端姿態(tài)”的不良現(xiàn)象。以上這些辦公室行政工作人員個(gè)人能力和品格方面的問(wèn)題是他們工作能力不夠、工作素質(zhì)較低的體現(xiàn)，這些問(wèn)題都有待在日常工作中不斷改進(jìn)。

2.3 社會(huì)各界對(duì)辦公室行政工作認(rèn)識(shí)的偏頗 社會(huì)各界對(duì)辦公室行政工作的認(rèn)識(shí)存在嚴(yán)重的偏頗，人們普遍認(rèn)為辦公室行政工作就是“接接電話喊喊人，傳傳口信看看門(mén)，收收發(fā)發(fā)捆捆繩”一類的雜事、瑣事，而沒(méi)有什么大事、要事。事實(shí)上，辦公室行政工作，起著上傳下達(dá)、聯(lián)系左右和溝通內(nèi)外的重要作用。雖然處理的是傳達(dá)命令精神、接轉(zhuǎn)電話、接待來(lái)訪和收發(fā)之類瑣碎的事務(wù)，但是，人們往往從這些工作中透露出來(lái)的言行舉止、工作表現(xiàn)、員工作風(fēng)和辦事效率來(lái)看待和評(píng)價(jià)組織工作的效果。例如，看似簡(jiǎn)單的電話轉(zhuǎn)接，其中卻包括有上級(jí)指示，有內(nèi)外情況反饋，甚至業(yè)務(wù)往來(lái)等重大事宜，肩負(fù)著溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右的重大使命。所以，辦公室行政工作并不似外界社會(huì)偏頗認(rèn)識(shí)的那樣簡(jiǎn)單瑣碎，而是有著其獨(dú)有的意義。

3 做好辦公室行政工作的建議

3.1 精簡(jiǎn)辦公部門(mén)和機(jī)構(gòu)，提高辦事效率 要提高辦公室行政工作的辦事效率，首先要做的是精簡(jiǎn)辦公機(jī)構(gòu)和部門(mén)。減少中間部門(mén)的設(shè)置，才能使命令、精神的下達(dá)更加地快捷和有效。與此同時(shí)，辦公室行政工作要切實(shí)負(fù)責(zé)起本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的本職工作，每一環(huán)節(jié)的工作都及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行銜接和處理，才能做到各個(gè)機(jī)構(gòu)部門(mén)的協(xié)調(diào)一致。各部門(mén)和機(jī)構(gòu)只有找到并且認(rèn)識(shí)清楚辦公室行政工作的特定內(nèi)容和職能，才能樹(shù)立起全局觀念，從而積極努力地為領(lǐng)導(dǎo)辦事、為基層服務(wù)、為群眾謀利。簡(jiǎn)言之，辦公室行政部門(mén)要對(duì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行精簡(jiǎn)，各職能部門(mén)要各司其職，才能提高自身辦事效率，以自己良好的“服務(wù)”形象，為組織內(nèi)外“做實(shí)事”，為基層為群眾“辦大事”。

3.2 加強(qiáng)對(duì)辦公室行政工作人員的培訓(xùn)，提升員工素質(zhì) 作為辦公室行政工作人員，為了適應(yīng)辦公室工作的新要求，首先要一如既往堅(jiān)持學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自己觀察、分析和解決問(wèn)題的能力。辦公室繁雜的工作事務(wù)不僅要求工作人員要能高效處理好急需解決的事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。同時(shí)始終保持自己良好的工作態(tài)度，從被動(dòng)工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)工作，探索做好行政工作的新方法和好路子。還要注重對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)、新問(wèn)題的研究，用新的有用的知識(shí)去解決新的問(wèn)題，做到與時(shí)俱進(jìn)。最后，還要樹(shù)立和加深全心全意為人民服務(wù)的思想，提高自己的服務(wù)能力，在繁雜的工作中甘于吃苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)、敢為人先，提高自己的工作能力和工作素質(zhì)，充分發(fā)揮自己的價(jià)值。

3.3 提供外部動(dòng)力——正確引導(dǎo)社會(huì)各界看法 鑒于外界社會(huì)對(duì)辦公室行政工作認(rèn)識(shí)度不高的問(wèn)題，可以利用大眾傳播媒介的有利作用，對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄?，使更多的人了解辦公室行政工作的不容易之處和重要作用。部分辦公室甚至可以舉辦“開(kāi)放日”活動(dòng)，讓社會(huì)人士近距離接觸辦公室行政工作，了解其工作內(nèi)容和意義，以此來(lái)扭轉(zhuǎn)社會(huì)認(rèn)識(shí)的偏頗。只有社會(huì)各界對(duì)辦公室行政工作有充分的認(rèn)識(shí)和理解，才能為其提供源源不斷的動(dòng)力和支持。

4 結(jié)束語(yǔ)

辦公室行政工作是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)不可或缺的工作環(huán)節(jié)，它對(duì)組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和各項(xiàng)事務(wù)的順利處理，起著承上啟下的橋梁作用，是協(xié)調(diào)左右的紐帶和服務(wù)工作的核心。但是現(xiàn)階段辦公室行政工作的問(wèn)題在于，機(jī)構(gòu)的繁復(fù)和人員的冗雜造成的辦事效率低下、工作人員素質(zhì)有待提高，以及外界社會(huì)認(rèn)知的偏頗。針對(duì)這些問(wèn)題，辦公室行政機(jī)構(gòu)需要精簡(jiǎn)和規(guī)范，以提高辦事的效率；工作人員要不斷學(xué)習(xí)、樹(shù)立正確的思想意識(shí)，以更好地進(jìn)行行政工作；同時(shí)，各機(jī)構(gòu)部門(mén)要努力糾正外界社會(huì)的認(rèn)知偏頗，使之成為自己完善工作的不竭動(dòng)力。只有這樣，才能充分體現(xiàn)和發(fā)揮辦公室行政工作的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱中杰.做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的思考[J].科學(xué)咨詢，2010，17.

[2]劉蘊(yùn)璞.做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的思考[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2007，3.

[3]強(qiáng)心宇.做好辦公室行政管理工作的點(diǎn)滴思考[J].中國(guó)輕工教育，2000，08.

[4]宋津方.新時(shí)期如何做好辦公室行政管理工作[J].品牌（理論月刊），2011，06.

[5]劉翠賢.淺談如何在新形勢(shì)下做好辦公室行政管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，10.

[6]余元春.對(duì)辦公室行政管理工作的認(rèn)識(shí)及體會(huì)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012，11.