淺談檔案管理和利用

蔣海霞等

摘要：本文重點闡述檔案管理工作的重要性和檔案在文秘工作中

能發(fā)揮怎樣的重大的作用、產(chǎn)生怎樣深遠的意義，文秘人員應(yīng)如何做好檔案的管理工作，以及如何更好的利用檔案，使文秘人員在工作中更加的得心應(yīng)手，提高文秘工作的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理 意義 檔案利用 工作效率

檔案管理工作在知識的范疇內(nèi)有著濃縮精華，承載與融匯知識量和展示知識，并將知識的信息量轉(zhuǎn)變?yōu)槿祟悓で蟀l(fā)展壯大的能量作用。因而人們常說，檔案是人類知識和文化的結(jié)晶就是這個道理。檔案是歷史的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。檔案的管理和利用工作作為文秘工作中重要的組成部分，需要文秘人員進行深入的探討，信息社會的到來，給檔案的管理和利用工作提出了新的、更高的要求。同時文秘人員也要認清社會發(fā)展的形式，運用新的、科學的管理方法，更好地做好檔案工作，讓其發(fā)揮更大的作用。適應(yīng)在快速變化社會中的新的發(fā)展需要，提高文秘人員的工作效率。

1 檔案的起源及分類

1.1 檔案的起源 檔案是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。“檔案”一詞源于清朝，在此以前在不同的朝代有不同的稱謂。例如：在商朝叫做“冊”，在周朝叫做“中”，在秦朝叫做“典籍”，在漢魏以后就叫做“文書”“文案”“案牘”和“簿書”了。據(jù)史料記載，清代是最早出現(xiàn)“檔案”一詞的。主要見于清代檔案康熙十九年（1680年）的《起居注》中，書中記載：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字書于紙者，也呼為牌子、檔子矣。”所以，檔案一詞，沿用到現(xiàn)在，已經(jīng)有三百多年的歷史。

1.2 檔案的類型 一般說來，檔案的類型包括以下幾種類型：

1.2.1 按照檔案的所屬機構(gòu)劃分。按照檔案的所屬機構(gòu)可分為國家機構(gòu)檔案、事業(yè)單位檔案、企業(yè)單位檔案、黨派團體檔案等。

1.2.2 按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容劃分。按照檔案性質(zhì)和內(nèi)容可分為行政檔案、外交檔案、經(jīng)濟檔案、科學技術(shù)檔案、立法檔案、訴訟檔案、軍事檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等。

1.2.3 按照檔案載體形式劃分。按照記錄信息方式可分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案。聲像檔案又分為照片、錄音、錄像、影片檔案。

1.2.4 按照記錄信息方式劃分。按照記錄信息方式劃分，一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。

1.2.5 按照常見的檔案分類。根據(jù)我國檔案管理的習慣做法，一種是一般將檔案劃分為專門檔案、科學技術(shù)檔案和文書檔案三大類；另一種是將檔案劃分為普通檔案和專門檔案兩大類；第三是將其劃分為社會管理檔案和科學技術(shù)檔案兩大類。在每一大類下再分別繼續(xù)下分。

2 檔案的管理

2.1 檔案管理的定義 檔案管理，是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。

2.2 檔案管理的制度 檔案管理的制度包括：檔案人員崗位責任制、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案移交制度、檔案立卷歸檔制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案的開發(fā)利用、檢查與考核。做好檔案的管理制度有著深遠的社會意義，比如：從當前企業(yè)改革的現(xiàn)實要求來說，企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作也是不可或缺的。建立現(xiàn)代企業(yè)制度是國有企業(yè)改革的方向，并要求全面、準確地把握“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責明確、政企分開、管理科學”這個現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征。

2.3 檔案管理工作的作用和意義

2.3.1 檔案是單位工作的查考憑據(jù)。檔案是當時當事直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當時活動的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果，以及管理活動的經(jīng)驗，它可以成為使人信服的歷史證據(jù)，它是任何單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。

2.3.2 檔案是各類活動的參考依據(jù)。檔案涵蓋了單位各個時期的建設(shè)、科研、運營等各項工作活動中形成的具有價值的文獻資料，檔案中記載了各種活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓，記錄了各方面信息，反映了各類活動情況，能在不同程度上和不同的方面為單位發(fā)展和建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂工作計劃，檢查和總結(jié)運營情況，推廣先進技術(shù)和管理經(jīng)驗等，都是重要的參考材料。

2.3.3 檔案是單位資產(chǎn)組成部分。檔案作為單位各項工作及其管理活動的真實歷史記錄，其價值在于其記錄中所蘊含的內(nèi)容。首先檔案是單位固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn)的構(gòu)成要素。設(shè)備儀器、房屋及建筑物這些“硬件”在其有效使用期間離不開對其起保證與依據(jù)作用的“軟件”——檔案，兩者作為一個整體共同構(gòu)成單位的固定資產(chǎn)。其次檔案是單位無形資產(chǎn)的組成部分，如黨群工作檔案、行政管理檔案、運營管理檔案及科學技術(shù)管理檔案等，它們真實記錄著單位科技水平、文化建設(shè)及管理狀況等，并伴隨單位工作、運營發(fā)展的始終，是無形資產(chǎn)的構(gòu)成要素。

2.3.4 檔案是科學研究的基礎(chǔ)和必要條件。無論科學研究還是技術(shù)創(chuàng)新，所有的科研工作都需要借助于各種各樣的檔案資料才能更快更好地取得成果，一方面過去專門進行的科學研究的原始記錄可供現(xiàn)實研究工作直接借鑒，另一方面，從記錄廣泛豐富的經(jīng)驗中，可為各項研究活動提供試驗、觀察和理論概括基礎(chǔ)材料。

2.3.5 檔案機構(gòu)是單位的歷史寶庫。檔案室是單位的歷史資料和特有的知識、技術(shù)等資料的庫存地，它服務(wù)于單位的各項工作，同時也是對外服務(wù)的窗口，是社會公信度最高的部門。

2.3.6 檔案管理是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案工作是維護歷史真實面貌的一項重要工作，科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績和管理水平的重要尺度。檔案記載著一個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的工作業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材，對提高決策水平和工作效率，促進各方面發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

2.3.7 檔案是進行文化建設(shè)的生動素材。檔案是單位發(fā)展的真實記錄和見證，是單位文化的重要組成部分，通過檔案我們能夠了解到單位的成長歷程、核心價值觀、文化氛圍等，那一張張照片、一段段影像、一份份文件、一件件實物，讓職工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會更感性地了解我們。

2.3.8 檔案管理標準化是精細化管理的體現(xiàn)。檔案管理的標準化就是運用科學的先進的手段，將檔案的收集、整理、立卷、編號、編目、歸檔等每個步驟按照統(tǒng)一標準運行，每一步都由規(guī)章制約，每個環(huán)節(jié)都通過制度進行規(guī)范，它符合精細化管理“精準、精確、細致、細化”的要求，是規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。檔案管理的規(guī)范，可帶動文書工作、運營管理、檢查考核、財務(wù)管理、工程建設(shè)等各項單位職能活動的規(guī)范，使精細化管理內(nèi)涵逐步滲透到我們工作的各個方面，進而提高綜合管理水平、提升企業(yè)整體形象。

3 檔案的利用

3.1 檔案利用工作及存在的問題 檔案利用工作是使檔案工作為社會主義事業(yè)服務(wù)的宗旨得以實現(xiàn)的直接手段，檔案利用是發(fā)揮檔案作用，加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，增強檔案管理水平，提高檔案業(yè)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)的重要工作。其中存在的問題是：

3.1.1 企業(yè)對檔案的管理和利用工作認識不足。目前，一些企業(yè)往往只是將獲得最大經(jīng)濟效益，作為企業(yè)追求的主要目標。他們更多地注重人力和設(shè)備的競爭，對企業(yè)的檔案工作重視不夠，一直以來成為困擾和阻礙文秘人員的檔案管理和利用工作的重要因素。

3.1.2 從事企業(yè)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識。目前，企業(yè)中檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，許多的企業(yè)沒有專門的檔案管理人員，有的管理人員缺少專業(yè)知識的培訓，在檔案管理專業(yè)知識、計算機知識、圖像處理和法律等復(fù)合型知識及運用能力方面有待進一步提高。

3.1.3 歸檔的檔案缺乏系統(tǒng)性。由于有的企業(yè)檔案管理人員責任心不夠，導(dǎo)致檔案管理銜接性差，往往出現(xiàn)大量未整理檔案的積壓、收集后丟失、檔案分類不統(tǒng)一或未收集等問題。給企業(yè)的檔案利用工作造成了困擾，影響了文秘人員的檔案管理和利用。

3.1.4 檔案設(shè)施資金投入不夠。由于企業(yè)對檔案的整理和利用工作的不重視，直接導(dǎo)致企業(yè)壓縮對這方面的資金投入。導(dǎo)致企業(yè)的檔案整理不夠完善，從而降低了檔案的利用價值，給企業(yè)造成損失的同時也給文秘人員的工作帶來了極大的不便。

3.2 檔案利用工作的解決措施

3.2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，抓好檔案管理。檔案工作對企業(yè)人力資源管理效率提高企業(yè)競爭力尤為重要，因此要加強領(lǐng)導(dǎo)，抓好檔案管理，將檔案管理工作作為一項重要的工作來抓。

3.2.2 加強學習，不斷提高業(yè)務(wù)水平。一些企業(yè)由于管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)低，不能勝任檔案的管理工作。提高檔案管理的重要方面就是提高檔案管理人員的素質(zhì)，掌握現(xiàn)代經(jīng)濟社會對檔案管理工作的要求，熟悉檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程。熟悉掌握現(xiàn)在的技術(shù)如：計算機、影像、微縮、光盤等現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，更好地做好檔案的管理和利用工作，為企業(yè)贏得效益。

3.2.3 轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務(wù)意識。企業(yè)檔案人員應(yīng)擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，牢固樹立“為企業(yè)運行服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)”的意識。

3.2.4 建立制度，認真貫徹《檔案法》。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”有了合理的具體可行的制度，才能使檔案的整理和利用工作在一個切實可行的范圍內(nèi)運行，提高文秘人員的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

參考文獻：

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