做好中國(guó)兒童中心檔案的利用及保密工作

王燕群

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)信息的快速崛起，檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，這就涉及檔案保密管理與利用工作的重要性，這項(xiàng)工作做得好與壞，將直接影響黨和國(guó)家及本單位的自身安全和利益。因此，做好中國(guó)兒童中心檔案保密工作尤為重要，它事關(guān)中心的興衰與存亡、檔案保密工作又是重中之重。其如何做好檔案的保密工作，是擺在中心所有檔案管理人員面前的一道重要課題。站在國(guó)家安全的高度，切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案保密工作。要駕馭檔案保密宣傳工作的力度，要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無(wú)小事”的責(zé)任意識(shí)，提高保密工作的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守國(guó)家秘密的義務(wù)。對(duì)涉密紙質(zhì)檔案、磁性介質(zhì)的借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守保密制度，確保萬(wàn)無(wú)一失，把安全責(zé)任意識(shí)貫穿于檔案工作的始終。同時(shí)，要認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，堅(jiān)決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識(shí)真正深入人心。

檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。但在長(zhǎng)久以來(lái)傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案長(zhǎng)期處在松進(jìn)嚴(yán)用，甚至不用的現(xiàn)象，也就是常說(shuō)的“重保輕用、利用不足”的現(xiàn)象。使檔案沒(méi)能充分得到利用，沒(méi)有能夠體現(xiàn)其價(jià)值。也使得需要信息的人員和部門不能夠及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的利用和了解。因上所述，中國(guó)兒童中心檔案管理要改變傳統(tǒng)觀念，在做好檔案保密工作的同時(shí)，要切實(shí)完善工作職能，積極進(jìn)行開發(fā)利用。檔案又是一種重要的社會(huì)信息資源，檔案信息很多都涉及國(guó)家的安全和利益，涉及經(jīng)濟(jì)技術(shù)秘密，涉及社會(huì)秩序和個(gè)人隱私等內(nèi)容。所以在利用檔案信息資源，為社會(huì)提供更好服務(wù)的同時(shí)，如何做好檔案的利用及保密工作就顯得尤為重要。對(duì)于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

要正確處理好制度與措施的關(guān)系。俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴(yán)格的制度和與之配套的措施作為保障。在實(shí)際工作中，中心要建立檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等，規(guī)定不同的審批手續(xù)，檔案利用工作才能有章可循。與此同時(shí)，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)收發(fā)、分送、傳遞等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立工作措施。為保證各項(xiàng)制度和各項(xiàng)措施的落實(shí)，必須建立由中心主要領(lǐng)導(dǎo)同志任組長(zhǎng)的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期監(jiān)督檢查。涉密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的是為了利用。保而不用，只會(huì)失去保密的意義和檔案的價(jià)值。然而，在實(shí)際工作中有的工作者因害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使許多很有利用價(jià)值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費(fèi)。檔案工作者一定要放下思想包袱，端正認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，改變觀念，在做好嚴(yán)格保密工作的基礎(chǔ)上，積極為利用者提供方便，才能使檔案的價(jià)值真正在利用中體現(xiàn)出來(lái)。具體辦法如下：

做好檔案保管過(guò)程中的保密工作

嚴(yán)格庫(kù)房管理是做好檔案保密工作的重要前提。檔案的庫(kù)房管理是檔案保密工作的重點(diǎn)。檔案庫(kù)房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。首先，從檔案保密的角度來(lái)看，庫(kù)房不宜設(shè)在辦公樓的最底層，檔案庫(kù)房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作。其次，檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，落實(shí)雙人雙鎖等嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，要堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)致的安全檢查，在認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)目的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫(kù)房的安全隱患，做到及時(shí)檢查、及時(shí)清理，采取切實(shí)的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要注意把涉密文件和非涉密文件分開組卷、分開保管、分開提供利用，對(duì)涉及國(guó)家秘密的檔案應(yīng)單獨(dú)保管，要設(shè)帶鎖的移動(dòng)密集檔案架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等，從保管條件上確保檔案的安全。在涉密檔案管理工作中，應(yīng)對(duì)不易保管的磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)配備專用的檔案防磁柜；對(duì)容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備防潮、增濕設(shè)備等。應(yīng)定期與不定期地組織安全檢查，在認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)目的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫(kù)房的安全隱患，堵塞危及檔案安全的各種不安全因素與漏洞。

做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。檔案在管理過(guò)程中，其密級(jí)不會(huì)是固定、一成不變的，檔案的密級(jí)會(huì)隨著時(shí)間的推移而發(fā)生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密。

對(duì)涉密檔案要定期審核，確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本中心工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。

《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。

這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

應(yīng)當(dāng)自行解密的自行解密，需要延長(zhǎng)保密期限的，要在原保密期限屆滿前重新確定保密期限。要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)整密級(jí)工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴(yán)格確定密與非密的劃定原則和區(qū)分界限，要明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些檔案不能開放提供利用，為進(jìn)一步強(qiáng)化涉密檔案建設(shè)打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

提供利用是做好檔案保密工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。

制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度是閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，在大力開展檔案利用的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。

隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理檔案借閱手續(xù)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。

做好檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用監(jiān)督可以從以下兩個(gè)方面實(shí)施：一是制度建設(shè)。二是監(jiān)督措施。在利用中，要了解和掌握檔案利用人的心理與思想動(dòng)機(jī)，根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。在條件允許的情況下，檔案館室還應(yīng)該安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。監(jiān)督措施。在利用中要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。檔案室還可以安裝攝像監(jiān)視器。要防止偷撕或涂改檔案。

強(qiáng)化管理職責(zé)是做好檔案保密工作的有力保證

要不斷增強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的責(zé)任感和使命感。檔案工作人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，需要有很強(qiáng)的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)、政治責(zé)任心、法制觀念和保密意識(shí)。要深刻了解所保管的檔案內(nèi)容；在檔案利用中，要做到手續(xù)齊全，防止頭腦中秘密在無(wú)意間的外流。檔案人員要熟悉法規(guī)，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律規(guī)定，能及時(shí)處理檔案開放、利用中出現(xiàn)的新問(wèn)題。

要加強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé)和素質(zhì)，切實(shí)維護(hù)檔案的完整與安全。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要時(shí)刻警惕，確保檔案的安全。

總之，檔案在利用過(guò)程中很容易造成泄密，這一點(diǎn)應(yīng)引起檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的注意。做好檔案利用過(guò)程中的保密工作，既要向社會(huì)作廣泛的宣傳，也應(yīng)加強(qiáng)檔案部門的內(nèi)部管理工作，提高管理人員的整體素質(zhì)，以做到萬(wàn)無(wú)一失。

為中心檔案信息提供利用服務(wù)當(dāng)好鋪路石

檔案提供利用工作是檔案工作為中心服務(wù)的直接體現(xiàn)，也是檔案工作的最終目的和中心任務(wù)，對(duì)檔案信息的提供利用，應(yīng)該本著全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，端正服務(wù)態(tài)度，努力了解和研究利用者的需要，為中心經(jīng)濟(jì)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有效的依托。我認(rèn)為主要有以下幾點(diǎn)：

多種形式搞好檔案信息提供利用服務(wù)。做好中心檔案室傳統(tǒng)利用方式準(zhǔn)備工作，為開展檔案閱覽、外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、檔案證明、檔案原件展覽等工作。檔案管理者要提高對(duì)中心各門類檔案的專業(yè)性熟知程度，以便于給利用者提供準(zhǔn)確的參考咨詢，降低漏查率、誤差率。

轉(zhuǎn)變檔案信息提供利用方式。做好檔案信息提供利用的技術(shù)創(chuàng)新工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化環(huán)境下檔案利用方式的轉(zhuǎn)變。在如今的時(shí)代，不僅計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的公文很多，而且，計(jì)算機(jī)媒介保存的文件也越來(lái)越多，因此要求檔案管理者要提高自身的工作素質(zhì)，為這些以新媒體方式存在的檔案文件材料的有效利用做好準(zhǔn)備。

主動(dòng)開展信息資源提供利用服務(wù)。端正檔案服務(wù)態(tài)度，及時(shí)主動(dòng)為中心各個(gè)職能部門檔案利用者提供準(zhǔn)確及時(shí)的檔案檢索信息。信息時(shí)代的檔案利用方式不僅僅局限在查詢檔案之后對(duì)檔案復(fù)制利用這么簡(jiǎn)單，而是更多地通過(guò)參考咨詢、定題服務(wù)為檔案利用者提供全方位的智能支持。這就要求檔案工作者切實(shí)端正檔案服務(wù)態(tài)度，及時(shí)耐心地解答利用者的疑問(wèn)，協(xié)助他們找到或挖掘出所需要的信息，方便中心各個(gè)職能部門組織各項(xiàng)活動(dòng)。節(jié)約利用者的查找時(shí)間，人工成本。

現(xiàn)代檔案管理的主要革新在于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息利用工作的改變，包活思維方式、工作模式、管理方法等多方面。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶提供利用的方式變?yōu)榱讼螺d利用、網(wǎng)頁(yè)瀏覽、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、定向網(wǎng)絡(luò)傳遞等，而在計(jì)算機(jī)條件較好的單位，可以在OA環(huán)境下做到檔案利用工作全程數(shù)字化管理。因此這些變革要求檔案信息提供利用做好相應(yīng)準(zhǔn)備，如在檔案信息提供利用工作中做好文檔信息的用戶權(quán)限管理，保護(hù)不同用戶級(jí)別之間利用信息的權(quán)限，防止檔案信息外泄。同時(shí)檔案工作者也要加強(qiáng)自身對(duì)檔案利用手段相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變工作觀念，創(chuàng)新檔案提供利用的工作手段。

以上所述，有效開發(fā)中心檔案資源，應(yīng)該從使用好現(xiàn)有管理軟件，做好檔案管理技術(shù)創(chuàng)新；關(guān)注中心整理的來(lái)源原則，做好中心檔案歸檔鑒定工作；做好檔案利用效果統(tǒng)計(jì)工作；搞好傳統(tǒng)檔案提供利用工作，開拓檔案提供利用新方式等四個(gè)方面；這四個(gè)環(huán)節(jié)并非缺一不可，每個(gè)環(huán)節(jié)可以各自獨(dú)立，但我認(rèn)為不應(yīng)偏廢其中一個(gè)環(huán)節(jié)，否則不僅使中心整體檔案管理陷入一盤散沙，更會(huì)使人們認(rèn)識(shí)不到檔案信息是一種重要的企業(yè)資源，從而失去對(duì)檔案管理的重視程度，最終導(dǎo)致中國(guó)兒童中心管理的不暢。

中國(guó)兒童中心成立于1982年，占地面積8.3萬(wàn)平方米，建筑面積4萬(wàn)平方米。中心設(shè)有中國(guó)兒童藝術(shù)團(tuán)、中國(guó)兒童中心試驗(yàn)幼兒園、國(guó)家兒童營(yíng)養(yǎng)品監(jiān)督檢驗(yàn)中心、中國(guó)兒童中心對(duì)外交流中心等專業(yè)和二級(jí)法人機(jī)構(gòu)。中心內(nèi)設(shè)10個(gè)處室，正式職工近300人。中心作為綜合性的少年兒童校外教育活動(dòng)場(chǎng)所，全國(guó)少年兒童“心中有祖國(guó)、心中有他人“主題活動(dòng)組委會(huì)，全國(guó)婦聯(lián)家庭教育研究指導(dǎo)中心，中國(guó)家庭教育學(xué)會(huì)、如何更好的庫(kù)房和利用這個(gè)兒童中心有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)，為了一切孩子，一切為了孩子。最大限度地滿足全國(guó)少年兒童及家長(zhǎng)的需求是我們追求的最終目標(biāo)和心愿。