縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新問(wèn)題

王菊芬

在信息全球化的今天，信息化也逐漸成為衡量一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平高低的標(biāo)志，而信息的發(fā)達(dá)和社會(huì)的進(jìn)步客觀上就推動(dòng)了我國(guó)企業(yè)的改革，這從側(cè)面上迫使企業(yè)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。同樣，在信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)日趨明顯的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。為了更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，就要制定有針對(duì)性的、切實(shí)可行的管理對(duì)策，進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，使檔案管理工作能夠適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的發(fā)展要求。

縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

檔案管理工作欠缺規(guī)范性。在國(guó)家電力體制不斷改革的形勢(shì)下，縣級(jí)供電企業(yè)檔案在其形成、管理、利用等方面也日益復(fù)雜。其特點(diǎn)是牽涉面廣、專業(yè)性強(qiáng)，而實(shí)際工作中存在的很多不合理的地方，直接或間接地導(dǎo)致電力工程檔案的管理混亂，使檔案收集常常缺乏完整性和準(zhǔn)確性。從縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，大部分企業(yè)都是缺乏相應(yīng)的約束制度，導(dǎo)致管理沒(méi)能更好地集中于一身，進(jìn)而帶來(lái)的問(wèn)題是，在檔案部門內(nèi)，檔案管理人員常常出現(xiàn)職責(zé)分工不明確，若在企業(yè)檔案管理上出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，就難以將責(zé)任落實(shí)到承擔(dān)人中，造成檔案管理的工作效率下降。除此之外，在對(duì)企業(yè)檔案管理的保密問(wèn)題上也存在不合理的現(xiàn)象，有些是企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密文件，沒(méi)有引起管理人員的足夠重視，容易導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益流失。

檔案管理方式跟不上時(shí)代的進(jìn)步。目前縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理部門所采用的工作方法，仍然使用傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展需求，使檔案管理工作和企業(yè)實(shí)際發(fā)展趨勢(shì)相脫節(jié)的。結(jié)合當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)在檔案管理方面已經(jīng)得到了大大的改善，也逐漸為許多企業(yè)所采用，但在仍然有相當(dāng)?shù)囊徊糠制髽I(yè)因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)應(yīng)用而導(dǎo)致文件管理工作效率很低。另外，縣級(jí)供電企業(yè)內(nèi)部的管理者也缺乏認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)生存和發(fā)展的推動(dòng)作用，不利于加強(qiáng)檔案有序工作的管理。

缺乏專業(yè)性強(qiáng)的企業(yè)檔案管理人員。從目前縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理部門的人員安排看來(lái)，有不少管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)技能，有的檔案管理人員自身的受教育程度就比較低，缺少圖書、情報(bào)、計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識(shí)的運(yùn)用能力；也有的檔案管理人員是從其他部門調(diào)動(dòng)過(guò)來(lái)，或者在同一個(gè)企業(yè)內(nèi)，承擔(dān)起兩份或更多的工作，加上缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理能力，這些因素都嚴(yán)重制約了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的健康發(fā)展。目前大部分現(xiàn)代企業(yè)只是專注于加強(qiáng)生產(chǎn)管理，沒(méi)有專門對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，另外在企業(yè)的評(píng)價(jià)體系中，缺乏有效的管理評(píng)價(jià)體系，檔案管理人員無(wú)法獲得更加專業(yè)化的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新的建議

針對(duì)縣級(jí)供電企業(yè)在檔案管理中所存在的問(wèn)題，如何將項(xiàng)目檔案管理工作納入到工程建設(shè)管理流程中去，及時(shí)完整地收集歸檔各門類文件材料以及嚴(yán)格控制檔案的齊全完整性和提高系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，成為了我們電力企業(yè)檔案管理部門工作的重中之重。因此，要做到檔案管理工作的全面性和完整性，必須做好以下幾點(diǎn)：

對(duì)企業(yè)檔案管理模式工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。建章立制保證檔案工作規(guī)范化。由于電力檔案管理工作面廣量大，電力建設(shè)項(xiàng)目的參建單位多，各參建單位歸檔工作的要求和做法不盡相同，而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。因此，要使檔案工作有序地進(jìn)行，必須從一開(kāi)始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度。例如，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔等都提出具體要求，向各部門分發(fā)了《目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、《電力建設(shè)施工、驗(yàn)收及質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)匯編》以及《工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》等，讓各單位在收集和編制竣工資料時(shí)做到了有章可循、有據(jù)可依、標(biāo)準(zhǔn)明確、職責(zé)分明，從而使后續(xù)的檔案資料管理工作在原有基礎(chǔ)上能迅速達(dá)到規(guī)范管理和科學(xué)利用的要求。

加強(qiáng)縣級(jí)供電企業(yè)檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。加強(qiáng)我國(guó)企業(yè)的基礎(chǔ)建設(shè)，對(duì)于原有的落后設(shè)施要加以改進(jìn)，并結(jié)合電子化的技術(shù)來(lái)提高工作效率。在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，將檔案管理進(jìn)行信息化、數(shù)字化的處理，已成為一種必然，是適應(yīng)當(dāng)今國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的趨勢(shì)。電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，使得檔案實(shí)體的表現(xiàn)形式迅速向數(shù)字化方面發(fā)展和積累。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，有力地推動(dòng)了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，為檔案管理信息管理注入了新的活力，保存的檔案資料中的文字、圖片、音像等眾多元素能更加直接形象地展現(xiàn)出來(lái)，因而對(duì)電子文檔的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。沒(méi)有電子文本的文檔嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化，統(tǒng)一載體、統(tǒng)一格式，數(shù)字化建設(shè)大大提高了檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)了在企業(yè)各部門之間的資源共享，有效提高了檔案編研工作效率。

提升現(xiàn)代企業(yè)的服務(wù)水平。筆者認(rèn)為通過(guò)提升企業(yè)的服務(wù)水平來(lái)加強(qiáng)對(duì)其檔案管理模式的創(chuàng)新也不失為一個(gè)良好的對(duì)策。因?yàn)闄n案管理的創(chuàng)新關(guān)系到企業(yè)的管理體系是否完善的問(wèn)題，檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)該憑借信息技術(shù)的幫助，并以當(dāng)前巨大的網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，構(gòu)建以數(shù)據(jù)信息為重要的管理內(nèi)容，可以設(shè)置內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)便捷的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為社會(huì)提供信息和數(shù)據(jù)，方便向社會(huì)的有需要使用相關(guān)信息的用戶提供資源。另外，在企業(yè)的內(nèi)部，還應(yīng)該把各類相關(guān)聯(lián)而且重要的信息進(jìn)行整合和歸類，并及時(shí)反饋到相關(guān)的部門，在電子檔案中做好備案，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的信息化處理?？梢?jiàn)，信息工具可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新，并為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的迫切要求，社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)都必須迎接新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同樣，企業(yè)檔案管理工作也隨之發(fā)生了顯著變化，檔案工作的領(lǐng)域不斷拓寬，檔案服務(wù)的范圍不斷擴(kuò)大，檔案工作的手段更加趨于現(xiàn)代化，對(duì)檔案工作者的政治素養(yǎng)、文化知識(shí)、專業(yè)水平和操作技能等方面都提出了新的要求。為適應(yīng)新的形勢(shì)，檔案人員應(yīng)自覺(jué)學(xué)習(xí)工程建設(shè)管理環(huán)節(jié)的相關(guān)知識(shí)、積極組織專（兼）職檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，理解工程檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范和工作流程，一方面要善于與單位進(jìn)行溝通，另一方面在做好檔案室內(nèi)部工作的同時(shí)，做到提前介入各項(xiàng)活動(dòng)，對(duì)歸檔資料過(guò)程中所形成的資料把好質(zhì)量關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改要求，積極主動(dòng)，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展工程檔案收集工作。電力企業(yè)檔案人員只有真正融入企業(yè)管理，主動(dòng)關(guān)心企業(yè)發(fā)展，以知識(shí)與創(chuàng)新為導(dǎo)向，不斷更新知識(shí)，檔案工作才能與企業(yè)同步發(fā)展，檔案人員的素質(zhì)才能得到全面的提高。

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的生存和發(fā)展，在面對(duì)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)的壓力下，就更顯出其重要性。企業(yè)的管理層要認(rèn)真分析企業(yè)在檔案管理方面所存在的問(wèn)題，通過(guò)一系列的措施，比如說(shuō)加強(qiáng)執(zhí)業(yè)人員的道德素養(yǎng)，健全企業(yè)的檔案管理體系，通過(guò)利用現(xiàn)代信息化工具加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的建設(shè)。為企業(yè)未來(lái)的生存和發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，確保現(xiàn)代企業(yè)能夠健康、穩(wěn)定地運(yùn)作下午。