高校檔案管理人員能力培養(yǎng)

譚麗麗

近年來檔案管理發(fā)展迅度，人才培養(yǎng)速度，科技研發(fā)速度都日新月異，高校學(xué)籍檔案作為這些重要內(nèi)容的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著高等教育工作的發(fā)展，關(guān)系到社會的前進，是國家檔案事業(yè)的重要部分。新時期加強高校檔案管理，充分開發(fā)其中的信息資源，對治校興學(xué)、提高學(xué)校管理水平有舉足輕重的作用。因此高校檔案管理需要一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊伍。要適應(yīng)新形勢的需要，檔案工作者必須具備更高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

高校檔案的內(nèi)容

高校檔案不是一個單獨的個體，它是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，高校參加或者舉行各類的教學(xué)活動、科研活動、以及學(xué)校的黨政管理而形成的對學(xué)校單位和社會有保存價值的文件、圖像、視頻等等不同的歷史記錄都要依托檔案管理而保存下來。高校檔案在數(shù)量具有龐大的數(shù)目在內(nèi)容里具有繁復(fù)的種類。一般為了便于管理和查找，根據(jù)保存對象內(nèi)容的不同，把高校檔案分為以下幾個類型：

人事檔案類。高校的人員眾多，學(xué)校檔案管理中一項重要的內(nèi)容就是人事檔案的管理。它以個人為單位，在人事管理中記錄了高校人員的工作歷史，記述其道德品質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績等表現(xiàn)，是集中保存起來的真實記錄。

文件史料檔案。每所高校都有它獨一的創(chuàng)建和發(fā)展的歷史，而這些過程需要文字和圖像等相關(guān)記錄。比如學(xué)校的教務(wù)工作科研活動，教師的業(yè)績，學(xué)校的歷史，創(chuàng)建的過程，發(fā)展的記載等等。

學(xué)生檔案類。高校檔案里最重要的部分就是學(xué)生檔案。每所大學(xué)里的學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活以及參加的社會實踐活動在這里都留下了真實的記錄，是學(xué)生自身情況的最真實的記載，也是學(xué)生步入社會參加工作以后供各級工作單位組織、選拔、人員任用的重要依據(jù)，是人生中的重要履歷記錄。

實物檔案類。高校在自身的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量有關(guān)學(xué)校實況的記錄，比如獎狀獎杯、印章、物件、獎牌、錦旗等等不同形式的物體。中這些不同的實物可以經(jīng)過分類，歸入實物檔案內(nèi)。

高校檔案管理人員的知識能力培養(yǎng)要求

精于檔案管理專業(yè)知識檔案。一個合格的檔案管理人員不僅僅要鉆研透自己本專業(yè)的知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識，提高自己的工作的能力，比如“科技檔案管理學(xué)”、“圖書情報學(xué)”、“目錄學(xué)”、“圖書分類學(xué)”、“檔案保護學(xué)”及“檔案文獻編篡學(xué)”、“檔案法”等都是學(xué)習(xí)的重點內(nèi)容。這些內(nèi)容都是相互聯(lián)系相互貫通的的，是構(gòu)成檔案管理體系的重要理論知識。

檔案管理人員必須具備廣博的知識。檔案管理需要進行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來自各方面，如果沒有廣博的知識，根本無法看懂里面的內(nèi)容，對于分類和管理更是無從談起了。此外，作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是少不了的工作內(nèi)容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎(chǔ)和寫作能力，并用有一定基礎(chǔ)的書寫進行編錄，否則，編寫的內(nèi)容和文字無法理解和辨認，檔案管理的效果和意義也就大打折扣。

檔案管理人員要有良好的溝通能力。檔案管理部門是一個集中很多內(nèi)容的部門，同時也是一個嚴密性較強的部門。這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力。

高校檔案管理人員的政治、道德素質(zhì)要求

具有較高的政治素養(yǎng)。高校檔案管理人員管理的是包含著廣泛內(nèi)容的各種各樣的檔案，這其中有高校的科研活動資料、教學(xué)的計劃以及內(nèi)容、人事變動記錄、學(xué)校和各單位之間的交流等等。因此，檔案管理人員必須堅定自己的政治立場，關(guān)心國家大事，關(guān)心社會動態(tài)，關(guān)心學(xué)校的發(fā)展，以自己的能力去維護好檔案的管理，確保檔案的安全，努力提高自己的思想政治覺悟，努力學(xué)習(xí)政治理論知識，擁有良好的人生觀和價值觀。

較強的服務(wù)意識。檔案管理工作不同于其他服務(wù)部門的服務(wù)工作，它提供的服務(wù)是一個高校面對社會、面對人民群眾一個最主要的窗口。作為一個高校檔案的管理人員，每天需要接待來自五湖四海的各種人群，他們的素質(zhì)不同，查閱的資料內(nèi)容也廣，因此很難做到一個百分之百的滿意度，還有可能因為某些事物的處理而引來查閱者的不滿和指責(zé)。再者，現(xiàn)在的高校檔案管理工作條件遠遠沒有達到一個與社會發(fā)展同步的程度，許多具體的編寫工作還要管理人員進行手寫，裝訂檔案之類的工作更是要親力親為，難免會有一些枯燥無味，檔案工作的重要性還需要人們的進一步重視和理解。而高校的檔案的管理人員必須甘做背后的無名英雄，在服務(wù)態(tài)度上要主動熱情，在工作態(tài)度上，要盡職負責(zé)，在待人接物上，要文雅和氣，保持禮貌和謙遜的態(tài)度，主動為有需要的人士服務(wù)，讓有需要的人滿意而歸。這是作為一個高校檔案管理人員的職業(yè)道德的基本要求。

要具備嚴謹細致的工作作風(fēng)。檔案管理工作集政治性、科學(xué)性為一體，同時還有較強的服務(wù)性，同時還是一項復(fù)雜繁瑣的工作。保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是做好這份工作的基本條件之一，在工作過程中，需要細致，細心。在很多的管理環(huán)節(jié)里面，只要有一點紕漏就會給其他管理環(huán)節(jié)帶來很大的不便，給利用的人造成許多不必要的麻煩，甚至因為檔案的緊急需要而發(fā)生大范圍的查找或者返工，一旦因為管理人員的不小心造成的檔案的遺失，更是會給個人或者單位帶來不可估量的損失。

信息化對高校檔案管理人員素質(zhì)的新要求

隨著社會逐漸步入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸的跟不上社會發(fā)展的需要，在管理模式和管理人員的要求上已經(jīng)提出了更高的要求，原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理模式的沖擊和挑戰(zhàn)。因此一個檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)也面臨著新的要求和變革，需要對自己的能力的培養(yǎng)有一個全新的面貌。

要求檔案管理人員具備相當?shù)耐庹Z水平。隨著我國改革開放，各國之間的交流與日俱增，文化之間的傳輸也變得頻繁起來，不同的語種，不同的語言編寫的文獻資料隨著社會的進步在檔案管理里面占有的比例逐漸增高。作為一個檔案管理人員，應(yīng)該提升自己的外語水平，在利用網(wǎng)絡(luò)資源和查閱外文資料的時候可以利用到這些知識，還有進行整理檔案的時候，也需要有外語知識作為基礎(chǔ)，否則，無法利用相關(guān)的資源為用戶提供滿意的服務(wù)。

培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。社會需要不斷的進步就需要不斷地改革和創(chuàng)新。當今的時代是信息高速發(fā)展的時代，知識的更新?lián)Q代一日千里。因此，高校檔案管理人員需要樹立起全新的學(xué)習(xí)觀念，從各方面提升和培養(yǎng)自己的能力，不斷的學(xué)習(xí)新的技術(shù)，掌握更多的專業(yè)知識，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對高校檔案進行有效的管理，把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結(jié)合，更好的為人民服務(wù)。

總之，高校檔案管理工作是一個長期而充滿挑戰(zhàn)的項目，需要各部門的支持，需要人們引起足夠的重視。高校檔案管理人員必須時刻注意自己能力的培養(yǎng)，以最好的工作技能，服務(wù)態(tài)度，高度的責(zé)任感投入進去，為我國的檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。