ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理

呂錦荃

ERP全面預(yù)算管理模塊的發(fā)展趨勢

實(shí)施ERP是全面預(yù)算管理信息化的一個(gè)發(fā)展方向。應(yīng)用統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理軟件，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)流程一體化，進(jìn)而逐步引進(jìn)、消化、開發(fā)使用國際先進(jìn)的ERP系統(tǒng)軟件，這是企業(yè)全面預(yù)算管理信息化發(fā)展的基本方向，主要的優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.實(shí)施ERP有助于全面預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略

通過全面預(yù)算管理與企業(yè)資源計(jì)劃的融合，使得預(yù)算管理不再簡單是企業(yè)經(jīng)營的目標(biāo)，而成為整個(gè)經(jīng)營管理活動(dòng)的起點(diǎn)，是企業(yè)所有經(jīng)營活動(dòng)的導(dǎo)向。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，預(yù)算成為整個(gè)企業(yè)管理活動(dòng)的起點(diǎn)，沒有充足的預(yù)算余額，相關(guān)業(yè)務(wù)在申請環(huán)節(jié)即不可以獲準(zhǔn)通過，相應(yīng)的業(yè)務(wù)也不會(huì)發(fā)生。其次，預(yù)算已成為引導(dǎo)、控制企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)全過程的標(biāo)準(zhǔn)。

為了將企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略在具體執(zhí)行的層面上加以落實(shí)，將預(yù)算分別分為月度、季度和年度預(yù)算，使得企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都能夠緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略而展開；此外，在具體業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，每一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都要受到預(yù)算信息的引導(dǎo)和制約，它成為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能否順利流轉(zhuǎn)的重要標(biāo)準(zhǔn)。最后，預(yù)算的編制、控制、調(diào)整和考評成為協(xié)調(diào)企業(yè)各方關(guān)系的重要手段。綜上所述，在ERP環(huán)境下實(shí)施全面預(yù)算已不再僅僅是一種管理的方法，而且有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略。

2.實(shí)現(xiàn)了事前計(jì)劃、事中控制和事后分析

在企業(yè)管理過程中，事前計(jì)劃是各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在執(zhí)行過程中所追求的目標(biāo)導(dǎo)向，事中控制和事后分析通過對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事中、事后的核算反映以及與預(yù)算目標(biāo)的比較分析，發(fā)揮著會(huì)計(jì)信息對企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的間接監(jiān)控作用。因此，事前計(jì)劃、事中控制、事后分析成為企業(yè)管理的三個(gè)重要環(huán)節(jié)。強(qiáng)化管理功能的一個(gè)重要標(biāo)志，就是有效地協(xié)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制、事后分析。

在ERP環(huán)境下實(shí)施全面預(yù)算管理不僅能有效協(xié)調(diào)這三大職能，而且能把這三大職能有機(jī)地整合于ERP系統(tǒng)中，成為具有互相配合、協(xié)調(diào)、組織功能的新型管理模式。

3.ERP系統(tǒng)增強(qiáng)了企業(yè)總體預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可執(zhí)行性

從理論上來說，企業(yè)預(yù)算的目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)應(yīng)該始終保持一致，但在實(shí)際經(jīng)營過程中普遍存在著業(yè)務(wù)行為與企業(yè)總目標(biāo)之間利益沖突的固有風(fēng)險(xiǎn)，即企業(yè)完整的資源投入產(chǎn)出鏈被不同分工的職能部門人為割裂了，職能部門分目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與企業(yè)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有潛在的利益沖突，很容易出現(xiàn)各部門各自為政，相互獨(dú)立的現(xiàn)象，有損企業(yè)總體預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。ERP系統(tǒng)作為一種高度集成的信息系統(tǒng)，可以對職能部門進(jìn)行更緊密整合和信息溝通更通暢，并從流程上改進(jìn)了管理，可以把多個(gè)工作現(xiàn)場作為一個(gè)單獨(dú)實(shí)體進(jìn)行管理。所以實(shí)施ERP系統(tǒng)的過程也是企業(yè)內(nèi)部管理功能重組和整合的過程，從一定程度緩解了信息不對稱，減輕了部門與企業(yè)總體的利益沖突，保證了企業(yè)總體預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4.提高了企業(yè)全面預(yù)算管理的競爭能力

ERP環(huán)境下，所有的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)都在一個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，企業(yè)各個(gè)部門根據(jù)其各自權(quán)限實(shí)時(shí)共享，能夠及時(shí)得到預(yù)算控制數(shù)據(jù)，甚至包括在企業(yè)整個(gè)供需鏈中，與跨地區(qū)、跨國的供應(yīng)商、客戶等進(jìn)行通訊聯(lián)系， 使企業(yè)各級(jí)管理人員可以及時(shí)得到所需信息，從而有效地分析企業(yè)的價(jià)值鏈和市場需求。ERP 是個(gè)快速反應(yīng)系統(tǒng)，在當(dāng)今多變的市場環(huán)境中，能最大限度地提高企業(yè)的應(yīng)變能力和競爭能力。

ERP環(huán)境下的全面預(yù)算管理系統(tǒng)優(yōu)勢

在ERP環(huán)境下的全面預(yù)算管理系統(tǒng)最大的特點(diǎn)是充分利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)，消除了企業(yè)原先各種的信息孤島，形成了一個(gè)企業(yè)各種信息資源的集成系統(tǒng)。因此，實(shí)施ERP是企業(yè)全面預(yù)算管理信息化的一個(gè)發(fā)展方向。有關(guān)數(shù)據(jù)可以從其它模塊獲得，實(shí)現(xiàn)了信息共享。如采購、銷售、生產(chǎn)等模塊的業(yè)務(wù)，能通過特殊的科目指定，自動(dòng)地將有關(guān)數(shù)據(jù)傳送到預(yù)算管理模塊中。這就確保了一次錄入，數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算管理和業(yè)務(wù)發(fā)生的有機(jī)統(tǒng)一，以“系統(tǒng)管人”的全面預(yù)算控制功能得以真正實(shí)現(xiàn)。

ERP系統(tǒng)中的FM預(yù)算管理模塊，其功能主要是期初輸入預(yù)算，業(yè)務(wù)部門處理業(yè)務(wù)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)檢測相關(guān)預(yù)算是否超過，若超過就不能繼續(xù)向下做業(yè)務(wù)，從而達(dá)到事前控制的目的。

1.在預(yù)算編制、控制過程中發(fā)揮優(yōu)勢

預(yù)算編制是預(yù)算管理部門根據(jù)預(yù)算指標(biāo)，結(jié)合系統(tǒng)中費(fèi)用類別及費(fèi)用發(fā)生部門進(jìn)行預(yù)算編制。

預(yù)算控制的方法，針對費(fèi)用類別及成本中心的不同特點(diǎn)，設(shè)置幾種不同的預(yù)算控制方法，可以按照功能范圍+總帳科目+成本中心控制預(yù)算；按照功能范圍+成本中心控制預(yù)算；按照總賬科目單獨(dú)控制預(yù)算；按照工廠+總帳科目控制預(yù)算等，從而靈活的實(shí)現(xiàn)了不同費(fèi)用類別的系統(tǒng)設(shè)置。

2.在預(yù)算的分析和考核中發(fā)揮優(yōu)勢

ERP最大特點(diǎn)是充分利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)，消除了企業(yè)原先各種的“信息孤島”，形成了一個(gè)企業(yè)各種信息資源的集成系統(tǒng)。ERP環(huán)境為管理者進(jìn)行事前計(jì)劃、事中控制和事后分析提供技術(shù)支持。因此，將全面預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn) ERP 環(huán)境下的全面預(yù)算管理是十分必要的，也只有這樣才能構(gòu)建一個(gè)具有快速響應(yīng)能力的全面預(yù)算管理系統(tǒng)。

（作者單位：中國石油審計(jì)中心基建與投資審計(jì)處）