淺析人事檔案管理信息化發(fā)展的趨向

王維娜

摘要：隨著信息技術的快速發(fā)展，各類計算機和多媒體的廣泛應用，給人事檔案信息化建設帶來了前所未有的發(fā)展機遇，人類正朝著信息網(wǎng)絡化、資源共享化、知識經(jīng)濟化、科技創(chuàng)新化方向發(fā)展，這些使得傳統(tǒng)的人事檔案在利用方式與管理模式上發(fā)生著深刻的變化，人事檔案信息化發(fā)展的趨向成為必然。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化；趨向

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題。為使人事檔案的管理更加完善，我們要求通過改善人事檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等措施，使人事檔案管理更科學、更實用。

檔案工作已從以為國家、為政府機構服務為己任的傳統(tǒng)檔案工作拓展為“以人為本”思想指導下的現(xiàn)代檔案工作。這意味著隨著社會文明程度的提高和對信息需求程度的深化，檔案信息資源將成為普通公民信息來源和信息服務的重要組成部分。由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念轉變，在提供利用服務時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的經(jīng)濟效益及社會效益。

面對海量的檔案信息，其加工、整理與傳輸如果還停留在手工管理水平，必將為歷史所淘汰。計算機技術的普及，為人事檔案數(shù)字化建設奠定了良好的基礎。目前，人事檔案信息化建設工作已納入政府電子政務建設工程，硬件設施建設有了一定基礎，數(shù)據(jù)庫建設已經(jīng)開始進行，檔案信息化建設工作剛剛起步，但還處于初級階段，與其它行業(yè)信息化情況比較，人事檔案信息化建設起步遲、發(fā)展緩慢。

人事檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一的技術標準。檔案信息化建設的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化，但目前，沒有一個可用于檔案信息化管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。檔案自動化管理工作尚無統(tǒng)一標準，無法全面推廣。同時，檔案的技術標準、工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、目錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應檔案的信息化管理。特別是人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，制約了人事檔案信息化管理的進程。

人事檔案信息化建設缺乏專業(yè)人才。要實現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的管理人才，檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，人事檔案管理部門普遍缺乏現(xiàn)代信息技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更缺，大部分檔案人員計算機水平偏低，甚至有機盲現(xiàn)象，盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息化。

二、新形勢下人事檔案管理信息化發(fā)展的必然趨向

（一）充分認識實行人事檔案信息化發(fā)展的必然性。

1.人事檔案信息化是現(xiàn)代科學技術發(fā)展的必然趨勢。所謂信息化檔案管理，就是在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代化信息技術，對檔案信息資源進行存儲、管理和提供利用服務。也就是說把靜態(tài)的信息轉化為動態(tài)的管理過程，而這種轉化不能只拘泥于形式，而是要達到根本轉變的效果，因為有很多地方已經(jīng)離不開信息技術的支持了，同時新的信息技術為檔案工作實現(xiàn)新的發(fā)展和飛躍提供了可能。發(fā)展人事檔案信息化是新時期檔案工作縮小與其他行業(yè)信息化差距的迫切需要，也是國家信息化建設的必然要求。

2.人事檔案信息化是信息規(guī)范化內(nèi)在的要求。從檔案管理的改革整體來看，信息化發(fā)展是總的方向，而信息化的核心內(nèi)容就是要利用電子計算機和網(wǎng)絡技術，對各類信息進行編輯和管理，達到存儲、檢索，實現(xiàn)檔案資源共享的目的，從而提高人事管理的整體效率。

3.人事檔案信息化可以實現(xiàn)資源共享。網(wǎng)絡信息系統(tǒng)提供了全方位的信息資源，可以隨時更換檔案信息內(nèi)容，可以得到最新的檔案信息，從而獲得第一手資料，大大提高信息的準確性和實效性。電子檔案縮短了查詢時間，能夠在短時間內(nèi)提供大量的信息，提高工作效率，降低工作強度。

4.人事檔案信息化可以為大家提供更為全面的信息服務。當人事檔案信息數(shù)據(jù)庫及信息網(wǎng)絡建立后，每一個上網(wǎng)者都可以利用這個網(wǎng)絡在允許的范圍內(nèi)點擊想要得信息，這樣能夠更好的克服對資料占有的不公平，實現(xiàn)從紙質(zhì)媒介向信息電子媒介的飛躍。

（二）人事檔案信息化發(fā)展趨向的現(xiàn)實可行性。

計算機和網(wǎng)絡技術為平臺的現(xiàn)代信息技術的廣泛應用，從客觀上改變了信息的存在方式，即從靜態(tài)趨向動態(tài)。運動不僅凸現(xiàn)了信息的價值，更重要的是動態(tài)信息改變了社會的運行方式和生存質(zhì)量，進一步促進了社會對信息的需求和依賴，從而進一步彰顯了信息的價值和信息部門的社會地位?，F(xiàn)實檔案工作中，檔案信息主體上仍以傳統(tǒng)的靜態(tài)方式存在著，客觀上背離了信息化社會檔案信息存在方式的內(nèi)在要求。隨著計算機技術的引入，建立人事檔案的自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案自動化管理，完成檔案管理的信息化已成為可能。

通過建立人事檔案信息網(wǎng)絡中心，按照《干部檔案工作條例》規(guī)定的十大類別和上級組織部門有關檔案材料分類的具體要求，根據(jù)檔案編號查詢系統(tǒng)程序，對干部的“三齡一歷”、職務職級、家庭信息、獎懲、考核、工資等資料，可以在設權條件下自由檢索、任意提取、綜合分析。積極推行人事檔案信息管理工作標準化，對電子文檔的采集、制作、分類、存儲等各方面進行規(guī)范統(tǒng)一，有效地避免文件的混亂現(xiàn)象。在人事檔案信息化基礎上，形成以信息化為內(nèi)容，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡傳遞為利用方式的新型人事檔案，實現(xiàn)信息共享，由信息化人事檔案系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時間和地理條件的限制。現(xiàn)代科技及網(wǎng)絡技術的進一步普及推動了人事檔案辦公自動化、檔案庫房保護技術現(xiàn)代化和檔案管理信息化的實現(xiàn)。

（三）人事檔案信息化建設具有更深刻的戰(zhàn)略意義。

實現(xiàn)人事檔案信息化、管理網(wǎng)絡化是信息時代發(fā)展的必然要求，是電子政務發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已不適應新形勢下人事工作的需要和信息技術發(fā)展的時代特征，盡快開展人事檔案信息化工作是當前急需解決的問題。

首先，實行人事檔案信息化可以解決傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在的一些矛盾和弊端。繁瑣的手工勞動效率低；需求信息量大和難以形成綜合性的信息資料的矛盾；傳統(tǒng)的檔案管理手段落后，使一些企圖偽造、篡改檔案材料的人有了可乘之機，影響了干部隊伍純潔性；傳統(tǒng)管理模式使管理者以常規(guī)心態(tài)、常規(guī)思路分析問題，拘泥于用老辦法解決新問題，不思進取，最終將使得檔案管理工作打不開局面，提高不了層次。

其次，利用計算機管理人事信息將大大提高整個人事檔案信息的開發(fā)與利用工作的全面性、準確性和時效性，可為人事管理現(xiàn)代化奠定基礎，進而推進整個人事工作的大變革，這是歷史發(fā)展的必然。

新時期人事檔案信息化建設中面臨諸多問題， 把信息化建設作為加強人事檔案管理日常工作的一個重要內(nèi)容，積極探索和完善推進人事檔案管理信息化建設的有效途徑，著力夯實人事檔案管理工作，做到存放檔案規(guī)范、系統(tǒng)，查詢檔案方便、快捷，充分發(fā)揮人事檔案信息的功能，最終實現(xiàn)檔案的內(nèi)在價值。

只有實現(xiàn)人事檔案基礎設施現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)據(jù)化、安全保密法規(guī)化、管檔人員專業(yè)化、服務利用網(wǎng)絡化等，才能真正加強人事檔案信息化建設，推進其現(xiàn)代化管理。