試論計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用

周杰

摘 要：計(jì)劃生育工作的內(nèi)容比較繁雜，包括政策宣傳、藥具發(fā)放、辦理證件、計(jì)生獎(jiǎng)勵(lì)造冊(cè)發(fā)放、流動(dòng)人口管理等，就是統(tǒng)計(jì)上報(bào)各種數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)為國(guó)家和各級(jí)政府掌握人口發(fā)展趨勢(shì)、人口流動(dòng)狀況以及計(jì)劃生育動(dòng)態(tài)提供原始資料，然而其多年來(lái)一直沿襲著以書(shū)面表格逐級(jí)上報(bào)的形式，在操作上有很大的難度，本文結(jié)合多年的工作實(shí)踐，針對(duì)計(jì)生統(tǒng)計(jì)工作存在的問(wèn)題，提出計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用的一些思考與實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案管理；應(yīng)用

在我們這個(gè)人口眾多的國(guó)度里，計(jì)劃生育歷來(lái)是我國(guó)的一項(xiàng)基本國(guó)策，從中央到地方，各級(jí)政府都非常重視計(jì)劃生育工作，許多考核都實(shí)行計(jì)劃生育工作“一票否決”制。與十年前相比，計(jì)劃生育工作已從規(guī)范化、制度化步入到法制化的軌道，滲透到各項(xiàng)工作的方方面面。如評(píng)選先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人、調(diào)動(dòng)工作、外出打工、各項(xiàng)福利，單位用工等等都與計(jì)劃生育工作有關(guān)。本文結(jié)合多年的工作實(shí)踐，針對(duì)計(jì)生統(tǒng)計(jì)工作存在的問(wèn)題，提出計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用的一些思考與實(shí)踐。

1 問(wèn)題的提出

計(jì)劃生育檔案管理工作十分重要，要管理的內(nèi)容豐富，工作量大。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，市場(chǎng)更加繁榮，人才流動(dòng)現(xiàn)象更加普遍、頻繁，尤其是在廣大農(nóng)村，由于外出打工者規(guī)模的擴(kuò)大，致使流動(dòng)人口急劇增加且檔案數(shù)據(jù)變化頻繁，這些都大大地增加了農(nóng)村計(jì)劃生育工作的管理難度和工作量。在數(shù)萬(wàn)人以上的鄉(xiāng)鎮(zhèn)里，僅靠建立相關(guān)登記簿（結(jié)婚登記簿、子女出生登記簿、育齡婦女異動(dòng)登記簿、流動(dòng)人員登記簿、藥具發(fā)放登記簿等）和老一套的常規(guī)管理方法，要保證管理完全到位幾乎是不可能的，所以，改革管理方式和手段，顯得十分重要。

2 計(jì)劃生育檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前計(jì)劃生育檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，計(jì)劃生育檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。

3 利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的手段，改人工管理為計(jì)算機(jī)管理

目前在全國(guó)范圍內(nèi)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)劃生育信息管理方面的應(yīng)用還不夠廣泛，現(xiàn)在大多仍在延用傳統(tǒng)的紙張作數(shù)據(jù)傳遞的媒介，與當(dāng)今的信息時(shí)代顯得極不協(xié)調(diào)。工作人員在抄錄數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)計(jì)算的過(guò)程中，難免出錯(cuò)，故很難提高速度和質(zhì)量。另外傳統(tǒng)報(bào)送報(bào)表過(guò)程中的輔助開(kāi)支（路費(fèi)或郵寄費(fèi)、人工費(fèi)）也較多。基于以上原因，我們可以根據(jù)實(shí)際情況，編制統(tǒng)一的計(jì)劃生育檔案管理軟件，下發(fā)到各單位。下級(jí)單位（或基層單位），根據(jù)統(tǒng)一的格式，填寫(xiě)數(shù)據(jù)，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，將數(shù)據(jù)傳遞到上級(jí)單位。這樣做至少有以下優(yōu)點(diǎn)：統(tǒng)計(jì)速度快。數(shù)據(jù)上報(bào)只需要幾秒鐘時(shí)間；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。排除了在抄錄數(shù)據(jù)過(guò)程中由于人為因素而出現(xiàn)的差錯(cuò)；節(jié)約成本，不用紙張，不用乘車(chē)送報(bào)表，不用花費(fèi)很多的時(shí)間去填表、送表，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，十分方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞；不用手工統(tǒng)計(jì)計(jì)算，大大地減輕了計(jì)劃生育工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

一要全面普查案卷，去粗取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕挠?jì)劃生育檔案由于多年來(lái)未做全面的清查，加之劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。二要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過(guò)厚，內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。三要統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類(lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。四要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。

4 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

一是分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。計(jì)劃生育檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為計(jì)劃生育工作所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高計(jì)劃生育檔案的利用率。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各案卷重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。二是分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄；對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。三是分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。