高校中人事檔案管理淺析

王凱

摘要：隨著高校人事制度改革的不斷完善，人事檔案對(duì)高校建設(shè)尤顯重要。本文著重探討高校人事檔案歸集工作中存在的問(wèn)題及其對(duì)策，以期提高人事檔案的管理和利用水平，為高校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案歸集問(wèn)題

一、高校中人事檔案歸集的現(xiàn)狀

1.對(duì)人事檔案管理工作的重視度不高

多數(shù)高校的領(lǐng)導(dǎo)及教職工對(duì)其人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，廣大職工普遍認(rèn)為人事檔案管理就是整理、歸集、裝盒保管就完了，沒有把它作為學(xué)院的一項(xiàng)重要工作納入到日常工作當(dāng)中，有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)人事檔案與學(xué)院的教學(xué)管理及科研成果沒有關(guān)系，也不能創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益，致使其人事檔案在日常工作中成了“說(shuō)起來(lái)重要，用起來(lái)必要，忙起來(lái)不要”的無(wú)足輕重的事情。認(rèn)識(shí)上的不足導(dǎo)致許多人對(duì)檔案的歸集缺乏應(yīng)有的理解與重視。

有些高校教職工對(duì)個(gè)人的人事檔案材料，如：工作后進(jìn)修的學(xué)籍材料等，并不重視，也不在檔案管理部門進(jìn)行歸集，導(dǎo)致其人事檔案材料無(wú)法做到完善，更無(wú)法使其人事信息進(jìn)行及時(shí)的更新，在日后學(xué)院對(duì)人員的考核、晉升等工作上造成一定的難度。

2.支持人事檔案工作的相關(guān)制度欠缺

在日常工作中，有些高校缺乏系統(tǒng)、健全的檔案管理制度，對(duì)檔案的歸集內(nèi)容、歸集的時(shí)間，歸集的要求等未做出具體的規(guī)定，有些高校雖然制定了有關(guān)的制度，但是在工作中并沒有落實(shí)，制約了檔案信息的更新，從而無(wú)法完成檔案的制度化、規(guī)范化。

3.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

由于重視度不高，導(dǎo)致人事檔案部門的人員往往都不是正規(guī)的專業(yè)人員，并且人員配備較少。近年來(lái)隨著高校的發(fā)展，招生規(guī)模的擴(kuò)大，師資隊(duì)伍也隨之壯大，教職員工的人事檔案數(shù)量增多，需要?dú)w檔個(gè)人材料較多，工作量較大。檔案管理人員無(wú)法及時(shí)的對(duì)人員材料進(jìn)行更新、歸集，更有些造成人員材料的遺失。

高校中很少會(huì)花成本對(duì)人事檔案管理人員做正規(guī)而系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)。管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺，使其對(duì)檔案工作也不大重視，導(dǎo)致人事檔案歸集不完整，不及時(shí)，檔案材料的內(nèi)容不夠規(guī)范，從而影響了人事檔案的建設(shè)和管理水平的提高。

4.人事檔案電子信息化建設(shè)滯后

目前，有很多高校的人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立層面上，沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案電子信息化。雖然檔案室配備了電腦但也僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法對(duì)人事信息做到電子的查詢和檢索，電子信息化水平較低，沒有一個(gè)較為全面的人員信息的規(guī)整及健全，降低了日常工作中的辦公效率。

5.人檔分離現(xiàn)象較多

在人才流動(dòng)方面，很多高校對(duì)人事檔案沒有具體的要求，導(dǎo)致很多職工上崗后，不去轉(zhuǎn)遞個(gè)人的人事檔案，造成棄檔情況較多，有些職工知道要辦理檔案材料的轉(zhuǎn)移，但是沒有接收的單位，導(dǎo)致人才流動(dòng)和檔案的轉(zhuǎn)遞不同步，使人檔分離，甚至出現(xiàn)死檔現(xiàn)象，勢(shì)必影響到人事檔案的延續(xù)性。

二、對(duì)高校人事檔案管理及歸集的建議

1.建立、健全高校的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作是一項(xiàng)瑣碎而且繁雜的工作，需要有嚴(yán)格的制度來(lái)保證其實(shí)施，只有不斷完善的檔案管理制度，才能較為規(guī)范的對(duì)人事檔案材料記性歸集和轉(zhuǎn)遞，才能使檔案的歸檔做到及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。

2.大力宣傳人事檔案管理的制度，增強(qiáng)教職工的人事檔案意識(shí)

在教職員工當(dāng)中對(duì)人事檔案的制度做大力宣傳，加強(qiáng)廣大教職工的檔案意識(shí)，并以部門為單位，分學(xué)期對(duì)教職員工的人事檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的收集，并做好電子信息的登記，由部門統(tǒng)一上交人事檔案管理部門，對(duì)不合格的材料及信息，由人事檔案管理部門下發(fā)紙質(zhì)的說(shuō)明，限期規(guī)整。使高校人事檔案的收集和歸檔工作能及時(shí)有效地開展。

3.建立高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊(duì)伍

對(duì)于現(xiàn)在化的檔案管理工作，不僅我們要有較為準(zhǔn)確的專業(yè)知識(shí)，還要熟悉相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作，所以建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是做好人事檔案工作的關(guān)鍵。因此，一方面高校應(yīng)組織管理人員去較好的人才機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和較好的管理流程。一方面高校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，使管理人員有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，認(rèn)真審核需要?dú)w集的人事材料，及時(shí)追捕缺漏的材料，對(duì)新添補(bǔ)的材料做好信息的更新。

4.建立人事檔案管理電子信息化建設(shè)

使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的電子設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，可有效的提高檔案管理的效率。人事檔案的整理及歸集應(yīng)當(dāng)改變過(guò)去單純使用紙質(zhì)的傳統(tǒng)管理方式，在電腦中進(jìn)行統(tǒng)一的電子信息化的動(dòng)態(tài)管理，較為準(zhǔn)確明了的完成檔案的查閱、編輯，為了更好的保證檔案材料的真實(shí)性，我們可采用電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理方式，建立雙軌制度。如果條件允許，可制作人事影印檔案材料，既能做到快捷便利的查詢工作，又能更加精準(zhǔn)無(wú)誤的展現(xiàn)檔案材料，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化。

5.結(jié)合人事代理制度，規(guī)范流動(dòng)人才的人事檔案管理工作

對(duì)于人事檔案的流動(dòng)問(wèn)題，關(guān)鍵在于制定一個(gè)人員流動(dòng)的制約環(huán)節(jié)，規(guī)范人才流動(dòng)模式的管理，建立科學(xué)化的人才流動(dòng)流程，并與當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，對(duì)于人員的流動(dòng)進(jìn)行跟蹤，明確人事檔案轉(zhuǎn)遞的人員，統(tǒng)一由檔案管理部門對(duì)其檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞；對(duì)于未作出明確說(shuō)明檔案轉(zhuǎn)遞的人員，我們掙得本人同意，為其辦理人事代理手續(xù)，人事檔案轉(zhuǎn)入人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，始終保持流動(dòng)人才人事檔案內(nèi)容的延續(xù)性，以此才有助于人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞的同步，避免人檔分離。

總之，高校職工應(yīng)提高對(duì)教職員工人事檔案的重視度，人事檔案部門應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)的管理制度，加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，積極主動(dòng)的推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，把人事檔案管理工作融入到日常工作當(dāng)中，才能使高校人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，提高高校教職員工人事檔案的質(zhì)量和利用水平，為高校的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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