淺談工程建設(shè)檔案的建立與管理

于潤東

摘 要：工程建設(shè)檔案是我國各類工程建設(shè)成果的重要記錄，是檔案管理的重要組成部分，在工程建設(shè)、維修管理、生產(chǎn)使用、平時維護和工程科研中發(fā)揮著重要作用。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè) 檔案管理 檔案建立

建設(shè)工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程，它始于工程項目的提出，伴隨工程有關(guān)建設(shè)進程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個時代有正當需要的人士和機構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案，具有復雜性。同時，檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責任和法律糾紛的基本證據(jù)材料，對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。

一、工程建設(shè)檔案建立與管理的重要性

各種工程管理文件，尤其是各級機關(guān)的批復文件和具體工程管理部門的批準文件，是合法進行工程建設(shè)的重要依據(jù)，當建筑物或構(gòu)筑物的產(chǎn)權(quán)及土地所有權(quán)產(chǎn)生糾紛時，地籍圖、工程總平面圖及各有關(guān)部門的批準文件便成為重要法律依據(jù)。工程設(shè)計圖紙等文件是工程檔案的重要組成部分，是施工單位進行施工的主要依據(jù)，當工程竣工交付使用后，若發(fā)生質(zhì)量問題，影響正常使用時，可以通過查閱圖紙，迅速做出處理，結(jié)果嚴重的，則可根據(jù)圖紙設(shè)計情況，判明責任方，進行索賠；當計劃對建筑物進行改造或擴建時，則需要根據(jù)原始設(shè)計文件確定其是否有可能。可見，工程建設(shè)檔案在建筑物后期使用中具有舉足輕重的作用，必須加強重視管理。

二、工程建設(shè)檔案的主要內(nèi)容

按照國家有關(guān)規(guī)范，工程建設(shè)檔案大致應(yīng)包含以下五方面主要內(nèi)容：準備階段文件、監(jiān)理文件、施工技術(shù)文件、竣工圖、竣工驗收文件。

（一）準備階段文件。主要可以包括十六個方面：1、項目建議書、可行性研究報告、立項批復、會議紀要等文件；2、基建計劃（或有關(guān)批復）；3、選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件；4、劃撥用地文件、用地平面圖、國有土地使用證）；5、拆遷文件、拆遷范圍圖及補償協(xié)議；6、勘察、設(shè)計合同；7、施工圖技術(shù)性審查報告；8、消防、環(huán)保、氣象等審核意見；9、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及規(guī)劃放線、驗線記錄；l0、招標文件、投標書、中標通知書；11、質(zhì)量、安全監(jiān)督手續(xù)；12、建筑安裝工程承包合同；13、工程類別鑒定書；14、建設(shè)工程施工許可證；15、建設(shè)、施工、監(jiān)理單位項目管理人員名單；16、工程地質(zhì)勘察報告。

（二）監(jiān)理文件。主要包括十八方面內(nèi)容：1、委托監(jiān)理合同；2、監(jiān)理規(guī)劃；3、監(jiān)理實施細則；4、施工組織設(shè)計（方案）報審（審批）表；5、工程開、復工審批表、工程暫停令；6、工程計量單和工程款支付證書；7、監(jiān)理工程師通知單；8、監(jiān)理工作聯(lián)系單；9、報驗申請表；10、會議紀要；11、來往函件；12、監(jiān)理日記；13、監(jiān)理月報；14、質(zhì)量缺陷與事故的處理意見；15、分部工程、單位工程等驗收資料；16、索賠文件資料；17、工程結(jié)算審核意見書；18、監(jiān)理工作總結(jié)。

（三）施工技術(shù)文件。主要包括九方面內(nèi)容：1、建筑與結(jié)構(gòu)工程施工技術(shù)及質(zhì)量驗收資料；2、樁基工程施工技術(shù)及質(zhì)量驗收資料；3、鋼結(jié)構(gòu)工程施工技術(shù)及質(zhì)量驗收資料；4、幕墻工程施工技術(shù)及質(zhì)量驗收資料；5、建筑給排水及采暖工程施工技術(shù)及質(zhì)量驗收資料；6、建筑電氣工程施工技術(shù)及質(zhì)量驗收資料；7、通風與空調(diào)工程施工技術(shù)及質(zhì)量驗收資料；8、電梯工程施工技術(shù)及質(zhì)量驗收資料；9、建筑檢測試驗。

（四）竣工圖。主要包括九方面內(nèi)容：1、總平面布置圖、地下管線綜合圖、小區(qū)（單位）規(guī)劃；2、建筑竣工圖；3、結(jié)構(gòu)竣工圖；4、裝飾裝修竣工圖；5、給排水竣工圖；6、采暖竣工圖；7、電氣竣工圖；8、通風竣工圖；9、空調(diào)竣工圖。

（五）竣工驗收文件。主要包括三個方面、二十五個內(nèi)容。一是竣工驗收文件：1、地基與基礎(chǔ)工程質(zhì)量評定表；2、主體結(jié)構(gòu)工程質(zhì)量評定表；3、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄；4、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄；5、單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄；6、分部（子分部）工程驗收記錄；7、建設(shè)工程質(zhì)量檢查報告（勘察單位）；8、建設(shè)工程質(zhì)量檢查報告（設(shè)計單位）；9、建設(shè)工程竣工報告（施工單位）；10、建設(shè)工程質(zhì)量評估報告（監(jiān)理單位）；11、房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收報告表；l2、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告；13、規(guī)劃驗收合格證；14、節(jié)能建筑認證書；15、消防、環(huán)保、氣象部門的認可文件或準許使用文件；16、室內(nèi)空氣檢測報告；17、工程質(zhì)量保修書、住宅質(zhì)量保證書；18、建設(shè)工程結(jié)算價登記備案書；19、建設(shè)工程款文付情況證明表；20、工程竣工驗收備案表。

二是財務(wù)文件：1、工程結(jié)算書、審查定案表、審計報告書；2、交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表。三是聲像檔案，包括原址原貌、開竣工儀式、領(lǐng)導視察、施工中各階段、竣工后各立面的聲像圖片資料：1、照片、底片；2、錄像帶、光盤；3、文字說明。

三、檔案建立與管理中應(yīng)重視的幾個問題

一是要重視可行性研究論證報告、設(shè)計任務(wù)書?？尚行匝芯繄蟾媸沁\用多種科學方法和技術(shù)手段，在勘察選址的基礎(chǔ)上，對工程建設(shè)項目進行技術(shù)、經(jīng)濟論證，以研究提出建設(shè)項目在技術(shù)上是否先進、適用可靠，在經(jīng)濟上是否合理，建設(shè)上是否可行等論證，是工程建設(shè)項目前期工作的一項重要內(nèi)容，是各級領(lǐng)導機關(guān)進行項目決策的基木依據(jù)，是工程建設(shè)項目立項、編制設(shè)計任務(wù)書、進行初步設(shè)計和制定項目建設(shè)計劃的重要依據(jù)。設(shè)計任務(wù)書是工程建設(shè)的大綱，是確定建設(shè)項目和建設(shè)方案的決策性文件。在設(shè)計任務(wù)書中，不但明確了工程項目名稱、建設(shè)地點、建設(shè)依據(jù)和用途等內(nèi)容，而且對工程建設(shè)規(guī)模、總投資及建設(shè)期限等也要做出明確要求，是進行工程設(shè)計、工程驗收及工程評價的基木依據(jù)。

二是要重視設(shè)計基礎(chǔ)資料。設(shè)計基礎(chǔ)資料主要包括現(xiàn)場地形圖、地質(zhì)勘察報告，水文、氣象、地震、道路、通信、電源等現(xiàn)狀有關(guān)文件。設(shè)計基礎(chǔ)資料是否準確、完整齊全，是工程設(shè)計能否做到合理、安全，保證正常使用的重要文件之一，也是進行工程設(shè)計必不可缺的基本條件。

三是要重視設(shè)計文件。設(shè)計文件主要包括初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計圖紙、設(shè)計計算書、設(shè)計評審和各級領(lǐng)導機關(guān)審批文件等。設(shè)計圖紙是工程建設(shè)檔案必不可少的重要文件，是進行工程建設(shè)和施工的主要依據(jù)，是后期生活使用、維修管理的基礎(chǔ)，是以后進行工程改造擴建的基本保障。

四是要重視工程變更文件。在工程施工過程中，由于建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位或其它實際情況造成的原因，難免需要對施工圖紙進行設(shè)計變更，設(shè)計單位前期完成的施工圖紙并不能真實、準確地表達工程實際建設(shè)情況。實際工程中考慮到審計結(jié)算、出圖成本等原因，施工單位和設(shè)計單位并不能按時提供全套完整變更后、合格的設(shè)計圖紙，大部分是以原始設(shè)計圖紙為基礎(chǔ)，通過設(shè)計變更通知單進行調(diào)整、變更。

五是要重視工程建設(shè)檔案的移交與保管。工程建設(shè)檔案由建設(shè)單位或工程總承包單位總抓，在專職人員做好工程建設(shè)有關(guān)資料的積累、整理、歸檔和保管工作后，制成材料優(yōu)良、格式統(tǒng)一、書繪工整、聲像清晰、裝訂整潔，符合規(guī)范和標準要求的檔案資料。工程主管部門、建設(shè)單位在組織檢查竣工圖和工程建設(shè)項目竣工驗收后，一年內(nèi)應(yīng)一次性向圖檔庫移交工程建設(shè)檔案，所有工程建設(shè)項目，建設(shè)單位都應(yīng)有一份完整的檔案，大中型項目的原始檔案資料，由省級單位圖檔庫保存，小型項目和零星工程的原始檔案資料，由建設(shè)單位保存。工程建設(shè)檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種，屬長期保管的工程建設(shè)檔案，保管期限不得短于建設(shè)項目的使用壽命；短期不得少于五年。對超過保管期限的工程建設(shè)檔案應(yīng)進行鑒定，對確實已失去保存價值的，經(jīng)過審批手續(xù)，登記造冊后可按保密規(guī)定予以處理。

參考文獻：

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