對企業(yè)電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的幾點(diǎn)認(rèn)識

熊曉蕾

企業(yè)在建立了會計(jì)電算化系統(tǒng)后，企業(yè)會計(jì)核算和會計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多新的問題，如何加強(qiáng)電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制已經(jīng)成為亟待解決的問題。本文僅對企業(yè)電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

一、電算化會計(jì)系統(tǒng)與手工會計(jì)系統(tǒng)不同之處

1.程序和形式不同。手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要是會計(jì)不相容崗位分離的控制，對會計(jì)人員進(jìn)行科學(xué)合理的分工，使之相互監(jiān)督和制約，按照規(guī)定取得和填制原始憑證，設(shè)計(jì)良好的憑證格式，對憑證進(jìn)行連續(xù)編號，規(guī)定合理的憑證傳遞程序等等。在電算化會計(jì)中這些都轉(zhuǎn)移到了計(jì)算機(jī)內(nèi)，計(jì)算機(jī)會自動進(jìn)行借貸平衡、余額平衡檢查等。

因此在會計(jì)電算化條件下，企業(yè)會計(jì)系統(tǒng)的控制由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妫瑫?jì)系統(tǒng)控制不但要控制原始數(shù)據(jù)的輸入，還要對相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟、硬件維護(hù)及電算化程序的安全進(jìn)行控制。

2.內(nèi)容不同。會計(jì)電算化的應(yīng)用，給會計(jì)工作增加了新內(nèi)容。手工條件下的會計(jì)系統(tǒng)控制主要是針對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的交易處理，即每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都要經(jīng)過有相應(yīng)權(quán)限的人簽章，多個業(yè)務(wù)崗位和多個責(zé)任人獨(dú)立操作而形成明確的責(zé)任分工。在電算化條件下，原先應(yīng)由會計(jì)人員按一定程序及授權(quán)處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權(quán)進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作，甚至不經(jīng)授權(quán)也可進(jìn)行某項(xiàng)操作。

由于會計(jì)電算化的應(yīng)用，工作人員不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序；會計(jì)系統(tǒng)控制也相應(yīng)增加了新的內(nèi)容，如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用、授權(quán)、病毒的防治等進(jìn)行控制及軟硬件、磁盤、軟盤的安全控制。

由此可見，電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制相比較，控制范圍更大、控制程序更復(fù)雜。它將職能控制與程序控制、人工控制和計(jì)算機(jī)控制相結(jié)合，是一種綜合性多方位的控制。

二、電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

1.從業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)不合理。一方面電算化會計(jì)不僅要求從業(yè)人員掌握一定的會計(jì)專業(yè)知識，還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)、財務(wù)軟件的操作方法以及相關(guān)設(shè)備的保養(yǎng)和維護(hù)知識。有些會計(jì)人員雖然在會計(jì)業(yè)務(wù)方面的經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識卻很匱乏，難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)工作，在計(jì)算機(jī)面前表現(xiàn)得束手無策，不能將豐富的專業(yè)知識在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行轉(zhuǎn)化。另一方面計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)及維護(hù)人員對會計(jì)知識掌握的不夠，因此軟件設(shè)計(jì)不能滿足會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的需求，或者是軟件功能與會計(jì)功能相脫離，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷升級，而會計(jì)功能徘徊不前的尷尬局面。

2.電算化軟件多樣，績效不明顯。由于財務(wù)軟件的開發(fā)未能實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，再加上各單位使用的財務(wù)軟件是向不同的軟件開發(fā)商購買的，軟件版本千差萬別，就是同一公司的不同單位使用的軟件也不盡相同，或是相同軟件版本不同。導(dǎo)致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?，不能有效利用?jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能實(shí)現(xiàn)會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制，浪費(fèi)了資源，增加了核算成本。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算化工作還存在一些片面的認(rèn)識，不舍得在軟件后期的開發(fā)與維護(hù)、升級與培訓(xùn)方面進(jìn)行必要的投入，造成電算化軟件強(qiáng)大的控制功能不能被有效地開發(fā)利用，形成電算化軟件的閑置與浪費(fèi)。

3.電算化控制制度不完善。2008年6月，財政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》基本規(guī)范對內(nèi)部控制及其目標(biāo)、原則、要求等進(jìn)行了明確，但是企業(yè)應(yīng)如何應(yīng)對，如何依據(jù)規(guī)范進(jìn)行實(shí)務(wù)操作，切實(shí)防范和規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，將是企業(yè)面臨的一個重要課題。財政部1996年就發(fā)布了《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》，企業(yè)實(shí)現(xiàn)電算化后，會計(jì)部門人員的結(jié)構(gòu)、會計(jì)業(yè)務(wù)的處理方法、會計(jì)檔案的保存介質(zhì)和方法都發(fā)生了很大變化，企業(yè)與之相應(yīng)的規(guī)章制度卻不完善，給計(jì)算機(jī)犯罪留下可乘之機(jī)。

4.加大了企業(yè)經(jīng)營的風(fēng)險。由于電算化軟件本身的缺陷及制度方面的不足，給利用計(jì)算機(jī)犯罪的不法之徒提供了便利，超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，篡改、復(fù)制、偽造、銷毀重要的財務(wù)數(shù)據(jù)，達(dá)到犯罪的目的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全世界利用計(jì)算機(jī)犯罪直接盜走的資金達(dá)200多億。我國金融領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)的利用計(jì)算機(jī)作案的經(jīng)濟(jì)案件達(dá)l00多起。從1986年深圳發(fā)現(xiàn)的第一起案件至今，涉及計(jì)算機(jī)的犯罪從類型到發(fā)案率都在逐年上升犯罪方法和類型成倍增加，可見利用計(jì)算機(jī)犯罪數(shù)額更大，手段更先進(jìn)，方法更隱蔽，因此給企業(yè)帶來的經(jīng)營風(fēng)險更大。作為內(nèi)部控制的一個重要組成部分，會計(jì)系統(tǒng)控制要求企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)制度，加強(qiáng)會計(jì)基礎(chǔ)工作，明確會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報告的處理程序，保證會計(jì)資料的真實(shí)完整。同時還要根據(jù)財政部發(fā)布的有關(guān)文件，制定出適合電算化特點(diǎn)的、能夠有效防范經(jīng)營風(fēng)險的內(nèi)部控制制度。

三、如何加強(qiáng)電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制

1.要在內(nèi)控制度上有新內(nèi)容。原有的內(nèi)部控制制度主要是針對會計(jì)核算過程進(jìn)行控制的。然而現(xiàn)在在電算化條件下，計(jì)算機(jī)的使用改變了原有會計(jì)憑證、會計(jì)數(shù)據(jù)的傳遞方法，原有的授權(quán)、審批程序發(fā)生了改變，這些變化要求在會計(jì)系統(tǒng)的控制制度中增加新的內(nèi)容，以適應(yīng)電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的要求，具體包括計(jì)算機(jī)的使用、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)軟件的安裝、權(quán)限分配、密碼設(shè)置與更改等規(guī)章制度等，通過這些新的規(guī)章制度保證電算化會計(jì)核算的全程受控。

2.要在風(fēng)險控制上有新舉措。電算化會計(jì)使企業(yè)的會計(jì)核算更高效更準(zhǔn)確及時，但也給企業(yè)帶來了更大的經(jīng)營風(fēng)險，利用計(jì)算機(jī)犯罪，手段更加隱蔽，篡改原始數(shù)據(jù)不易留下痕跡，企業(yè)必須根據(jù)電算化會計(jì)的特點(diǎn)，制定嚴(yán)格的風(fēng)險控制程序，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計(jì)信息的安全保護(hù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全控制，計(jì)算機(jī)操作員、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)員的崗位控制，數(shù)據(jù)備份控制、憑證修改與刪除權(quán)限控制，反記賬與反結(jié)賬權(quán)限控制，計(jì)算機(jī)接觸控制等。只有控制措施得當(dāng)，才能降低經(jīng)營風(fēng)險，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

3.要在人員培訓(xùn)上有新形式。在電算化條件下，會計(jì)機(jī)構(gòu)由財務(wù)人員和計(jì)算機(jī)人員共同組成，改變了原來單一的組成形式，因此在人員的培訓(xùn)上必須對這兩方面的人員進(jìn)行雙向培訓(xùn)，即對會計(jì)人員在原有會計(jì)專業(yè)知識培訓(xùn)的基礎(chǔ)上增加計(jì)算機(jī)相關(guān)知識的培訓(xùn)，這樣才能更好地進(jìn)行電算化的操作和控制。同時對電算化軟件的開發(fā)人員和計(jì)算機(jī)的維護(hù)人員進(jìn)行必要會計(jì)知識培訓(xùn)，這樣會使軟件的開發(fā)和編制更貼近會計(jì)核算工作的實(shí)際，更好地發(fā)揮企業(yè)會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的功能。

4.要在制度的貫徹落實(shí)上有新措施。會計(jì)系統(tǒng)的控制制度不但要與企業(yè)的發(fā)展同步，更重要的是要保證已經(jīng)制定的控制制度得到切實(shí)的貫徹落實(shí)，不要讓制度停留在紙上，而是落實(shí)在行動中。以甘肅電力公司財務(wù)處處長顧某貪污案為例，她能在短時間內(nèi)貪污1 707萬元巨款，不僅和她本人法制觀念淡薄有關(guān)，也和一些會計(jì)人員違反內(nèi)控程序進(jìn)行會計(jì)處理有關(guān)。試想如果每名財務(wù)人員都嚴(yán)格按會計(jì)系統(tǒng)控制程序處理會計(jì)業(yè)務(wù)，那么從下屬電廠匯往甘肅電力公司的資金就不可能匯到外地的一個股票賬戶上，顧某也達(dá)不到犯罪的目的。所以要在會計(jì)人員當(dāng)中進(jìn)行經(jīng)常性的內(nèi)控制度的學(xué)習(xí)和貫徹，使內(nèi)部控制制度真正落到實(shí)處，使會計(jì)系統(tǒng)的控制真正發(fā)揮作用。

5.要在內(nèi)部監(jiān)督上有新方法。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)是內(nèi)部控制監(jiān)督的執(zhí)行部門，企業(yè)內(nèi)部審計(jì)要根據(jù)不斷發(fā)展變化的內(nèi)部控制環(huán)境采取新的審計(jì)方法，在會計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化后，審計(jì)部門不僅要對會計(jì)核算的方法、過程、會計(jì)賬簿、憑證進(jìn)行審計(jì)，還要對原始數(shù)據(jù)的輸入、輸出進(jìn)行審計(jì)，由于內(nèi)部審計(jì)人員熟悉本單位的業(yè)務(wù)和核算流程，通過內(nèi)部審計(jì)及時發(fā)現(xiàn)電算化過程中存在的漏洞和不合理現(xiàn)象，及時整改，可以更有效地保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全、完整，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的高效、有序，保證會計(jì)核算的及時準(zhǔn)確。

提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境的不斷變化，內(nèi)部會計(jì)控制制度也是一個動態(tài)的發(fā)展過程，嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證，電算化條件下的內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系又要相互制約，我們要順應(yīng)會計(jì)電算化發(fā)展的要求，進(jìn)一步建立和完善更為科學(xué)的內(nèi)部會計(jì)控制度，并根據(jù)執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題不斷完善和提高內(nèi)部控制制度。

（作者單位：江西省審計(jì)廳）