淺談人事檔案管理

朱延榮

改革開放以來，我國企業(yè)的人事檔案管理發(fā)生了很大的變化。本人以在油田人檔案管理中心工作的經(jīng)驗以及研究各種有關(guān)人事檔案管理資料，淺談分析人事檔案存在問題、導(dǎo)致問題存在的原因的基礎(chǔ)上和人事檔案管理信息化與崗位績效工資改革相匹配等提出了幾點完善措施。

一、人事檔案管理存在的問題

隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，企業(yè)人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，亟待人們加以解決。當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題有：

1.企業(yè)人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

由于上述原因，當(dāng)前企業(yè)許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細(xì)致的、實際性的少；反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少；反映過去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點，避免缺點；內(nèi)容空乏，個人總結(jié)和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。

2.“棄檔”增多

所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關(guān)記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的先生袒露心跡：“10年前從國企出來，到處瞎折騰，哪有心思管檔案的事，想的是弄出點兒名堂再說。后來做生意，只關(guān)心賺錢，檔案的事早就拋到腦后了，生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話，讓我不管我都不愿意。但它無助于生活，我才懶得理它，沒有它，我照樣活得很輕松?！?/p>

3.傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢

表現(xiàn)為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復(fù)浪費極為嚴(yán)重。

4.信息量大結(jié)構(gòu)復(fù)雜

人事檔案最大的特點是信息量大，信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜。不能及時或者正確的對每個油田員工做到公平公正。

二、人事檔案管理問題形成的原因

1.收集的對象范圍太窄

一些企業(yè)的人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實上，人事檔案并不是人物檔案或名人檔案，其收集的對象范圍不應(yīng)只局限于著名人物和主要領(lǐng)導(dǎo)人，而應(yīng)是單位的每一個員工。無論員工現(xiàn)任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關(guān)其個人的材料，都是單位的寶貴財富，人事部門均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。

2.整理不規(guī)范

把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

3.企業(yè)員工人事檔案意識淡薄

有一部分企業(yè)員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視，認(rèn)為人事檔案是“身外之物”，可有可無，要用時想到、不用時不要，認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展，有意無意地就遺棄了檔案。目前社會上人事檔案意識淡薄的事實擺在我們面前，機制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進(jìn)，但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴(yán)重的，這是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要的原因。

4.員工缺乏耐心和毅力

由于企業(yè)大量的員工以及流動性大，缺乏了耐性很容易忽視馬虎而輸入了錯誤的信息。

三、企業(yè)完善人事檔案管理的措施

1.探索區(qū)域性人事檔案管理中心的管理方法

建設(shè)區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段對人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開發(fā)利用，使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。這里的區(qū)域性主要以行政區(qū)域為主，可以指一個縣、一個市，也可以指一個省的范圍。從整體上看，全國性的人事檔案管理中心是一個人事檔案的管理系統(tǒng)，它是由眾多的子系統(tǒng)組成的，這些子系統(tǒng)就是人事部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的各省、市、縣的人事檔案管理中心。這是一個控制系統(tǒng)，它保證了國家人事部門對人事檔案的管理與控制，既必要又可行。在操作上，形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保管個人或其員工的人事檔案，由單位及時補充新材料，按期交納一定的保管費用，用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘了人才，也必須向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發(fā)等眾多職能，實現(xiàn)服務(wù)人才，促進(jìn)整個社會人才資源的合理配置。

2.完善企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度

切實從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作業(yè)績、個人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去，適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對個人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄，突出個人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價值。具體可從以下四個方面做起：第一，強調(diào)“個性化”與“辨識度”；第二，減少主觀內(nèi)容；第三，擯除冗余內(nèi)容；第四，擴充新內(nèi)容。

3.對人事檔案工作進(jìn)行考核評估

結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場化的企業(yè)人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下三個方面做起：第一，主管部門定期考核制度，主管人事檔案的各級檔案局（館）、人事組織部門等，有義務(wù)對企業(yè)人事檔案的保管進(jìn)行監(jiān)督，可以采用定期考核的辦法來執(zhí)行；第二，中介機構(gòu)測評制度，從長遠(yuǎn)發(fā)展看，人事檔案的測評體系將起到越來越大的作用，人事代理制度的施行與市場化運作的方式會對人事檔案的測評體系要求提高；第三，個人監(jiān)督制度，就是同一內(nèi)容的檔案材料交由檔案當(dāng)事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定，尤其是組織機構(gòu)的主觀評議部分，對于持有異議的部分進(jìn)行重點核實，對組織和個人雙方負(fù)責(zé)。

4.建立健全的數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄企業(yè)員工的信息數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有的信息庫只單純具有員工基本信息，不能與崗位績效工資的實施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動，作出有效分析，針對每一個人每一組信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行合同時效分析、培訓(xùn)分析、獎懲分析等。