優(yōu)化檔案資料管理的措施之我見

陳敏華　溫麗君

[摘 要]：對于企業(yè)而言，檔案資料的管理是企業(yè)內(nèi)部整體運營管理的重要部分，這些資料中的很多有效信息能夠為企業(yè)的后續(xù)管理運營中提供有用的參考依據(jù)，優(yōu)化企業(yè)的檔案資料管理對于企業(yè)而言是很有必要落實的工作。

[關(guān)鍵詞]：檔案 管理 優(yōu)化 措施

一、檔案資料管理的重要性

1.檔案管理在市場活動中的地位

通過檔案管理對企業(yè)的大量資料進行保存和加以利用，能夠?qū)崿F(xiàn)共享和增值。一個企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像以及實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。市場經(jīng)濟時代企業(yè)在做決策時要參考各種資料、數(shù)據(jù)、信息，搞好企業(yè)需要匯集各方面信息，對決策者而言，信息與人才、資金同等重要，有時甚至更重要。沒有資料管理、數(shù)字管理、信息管理，就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會。企業(yè)在市場中生存、發(fā)展，都有賴于詳實的信息做基墊，而有效的檔案管理正是信息一個很重要的來源渠道。

2.檔案管理對于企業(yè)維權(quán)的作用

企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)包括專利權(quán)、商標權(quán)、著作權(quán)及商業(yè)秘密等，企業(yè)在發(fā)展過程中，必然會面對各種競爭，企業(yè)在經(jīng)濟運作之中難免要發(fā)生各種糾紛，通常以經(jīng)濟債務糾紛與侵權(quán)糾紛居多。企業(yè)要想減少經(jīng)濟運作中的麻煩與損失，勝券在握，就得在日常經(jīng)營管理中謹慎、細致地保存好翔實完整的企業(yè)檔案做證據(jù)，供起訴、應訴之用，這樣才能在經(jīng)濟糾紛中立于不敗之地。檔案的妥善管理對于維護企業(yè)的正當權(quán)益是非常重要的。

3.檔案管理對于企業(yè)文化的影響

首先，檔案能夠真實地記錄企業(yè)文化以及企業(yè)發(fā)展過程中的點點滴滴，這都是對于對企業(yè)文化的歸納與梳理。企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化的記錄不是一種簡單的記錄，而是通過分類與分析使員工和領(lǐng)導能更好地認清公司的文化建設中的成就與不足。其次，通過檔案管理員的梳理和價值判斷，可以“留其精華，去其糟粕”，把最有價值的部分留存下來。此外，想要更好地服務于企業(yè)檔案，還必須逐年分類設置，歸納整理，經(jīng)過活化才能有價值。企業(yè)應當把檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，通過辦公自動化、管理信息系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理、供應鏈管理、企業(yè)資源計劃等應用系統(tǒng)，加快信息化進程，充分發(fā)揮檔案的功能和作用。檔案管理是伴隨著企業(yè)的發(fā)展與壯大過程一直需要落實的工作，正是檔案中有價值的信息構(gòu)建了特有的企業(yè)文化，讓企業(yè)更鮮活，更有市場競爭力。

二、優(yōu)化檔案資料管理的措施探究

1.強化人員建設，提高工作人員素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理的效率有著密切關(guān)系，檔案管理中的很多問題都是由于管理人員工作中的疏漏造成的，而這些疏漏又是因為管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)不夠，因此，強化人員建設，切實提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是很有必要的。企業(yè)內(nèi)部可以定期組織針對檔案管理人員的培訓課程，這可以幫助他們鞏固專業(yè)技能，也能端正他們的工作態(tài)度，培訓過程中管理人員還可以就工作中實際碰到的問題及存在的障礙展開研討，大家的智慧往往能夠更好的讓問題得以解決。與此同時，對于檔案管理人員可以提供更合理的晉升通道，這對他們的工作積極性是一種很好的激勵，能夠促進他們更盡心盡責的為企業(yè)服務，給企業(yè)的的檔案管理工作帶來提升。此外，企業(yè)在后期的檔案管理人員招聘中也應當相應的提升門檻，檔案管理是一項系統(tǒng)而嚴謹?shù)墓ぷ?，具備扎實的專業(yè)知識及有過相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗的才是最佳人選，只有優(yōu)質(zhì)的、專業(yè)的檔案管理人員才能組建一支綜合素質(zhì)高的團隊，才能更好的為企業(yè)檔案管理服務。

2.突出管理職責，明確分工

檔案管理是一項系統(tǒng)而繁瑣的工作，其中有很多不同的職能，想要讓整體的檔案管理工作更準確而高效，很有必要在內(nèi)部做好分工，讓人員間的職能劃分更明確。檔案管理部門對于部門內(nèi)部要定期進行梳理，檔案管理要做到分級管理，企業(yè)中的檔案機構(gòu)要對企業(yè)的檔案工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導和集中管理，建立起企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度，對企業(yè)實施全部檔案的綜合管理。此外，檔案管理必須強調(diào)標準化，明確分工，用數(shù)據(jù)說話。標準是從事生產(chǎn)、建設等各項工作的一種共同的技術(shù)依據(jù)，質(zhì)量管理的過程就是對標準的采用與實施的過程，標準具有統(tǒng)一性、權(quán)威性的約束力。企業(yè)檔案管理是一個復雜的管理系統(tǒng)，單靠行政手段、經(jīng)驗進行管理是不可能實現(xiàn)管理目標的，如果沒有明確的分工及統(tǒng)一的標準，勢必會造成整個管理系統(tǒng)的混亂。

3.狠抓制度建設，做好制度保障

檔案管理中存在的很多問題都是由于管理制度的不完善，沒有嚴格的操作章程造成的，因此，切實制定一套科學、合理、嚴密的檔案管理工作標準和規(guī)范是提升檔案管理效率的有效途徑。企業(yè)應當針對需要管理的檔案類型及檔案的特點，制定一套完備的檔案管理的工作標準，并且監(jiān)督管理人員嚴格按照標準流程來操作，這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為，另一方面也能著實提升檔案的管理效率。對于工作標準的執(zhí)行一定要落實到位，可以另外制定相應的獎懲措施，對于標準的操作以及高效的工作表現(xiàn)要給與肯定與獎賞，對于不合規(guī)與不符合標準的操作過程要給與相應懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標準更深入的落實到每一個檔案管理人員的實際工作中，從而提升檔案管理的效率。

結(jié) 語：企業(yè)的檔案管理是企業(yè)整體運營中非常重要的環(huán)節(jié)，它能夠讓企業(yè)在激烈的市場競爭中贏得一席之地，能夠幫助維護企業(yè)正當及合法的權(quán)益，同時，對于企業(yè)的整體文化的塑造也發(fā)揮著不容忽視的作用。想要提升企業(yè)檔案管理的效率，首先要強化人員建設，提高工作人員素質(zhì)，優(yōu)質(zhì)的檔案管理團隊才能讓檔案管理工作更有效的落實。與此同時，要突出管理職責，明確分工，這樣才能讓檔案管理工作更準確與高效。此外，要狠抓制度建設，做好制度保障，切實制定一套科學、合理、嚴密的檔案管理工作標準和規(guī)范才是提升檔案管理效率的有效途徑。

參考文獻：

[1] 安豐艷，加強檔案管理必須重視檔案資料的搶救工作[J]，商業(yè)文化（上半月），2011年06期.

[2] 郭補兒，葉帆，運用化學知識對檔案資料進行有效保存[J]；中國現(xiàn)代教育裝備，2011年16期.

[3] 李穎，對測繪專項工程檔案的歸檔認識[A]，中國航海學會航標專業(yè)委員會測繪學組學術(shù)研討會學術(shù)交流論文集[C]，2006年.