基于常用軟件的中職護(hù)校志愿者管理初探

利娜

摘 要：本文分析了中職護(hù)校志愿者管理的現(xiàn)狀和基本模式，并探討了如何運(yùn)用EXCEL、飛信等常用軟件對(duì)中職護(hù)校志愿者進(jìn)行管理。

關(guān)鍵詞：EXCEL；飛信；中職護(hù)校；志愿者管理

無(wú)論科技、社會(huì)、時(shí)代如何更迭，“讓社會(huì)充滿愛(ài)”這一永恒的主題不會(huì)褪色，它能讓更多需要幫助的人感覺(jué)到溫暖；讓更多善良的人們加入到志愿者的大家庭中來(lái)，體會(huì)到幫助他人的快樂(lè)；讓社會(huì)發(fā)展得更加穩(wěn)定和諧。因此，這也成為了我們志愿組織工作者不可推卸的神圣使命。身在護(hù)理職業(yè)學(xué)校，南丁格爾精神必將通過(guò)志愿者們無(wú)私的雙手煥發(fā)新的活力。然而，在中職學(xué)校內(nèi)，志愿者組織作為相對(duì)新生的事物，其運(yùn)行和管理并無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)成的管理軟件，基本還處在傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)表和人工記錄的落后狀態(tài)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，請(qǐng)專門的軟件公司設(shè)計(jì)研發(fā)相關(guān)管理軟件是一個(gè)不錯(cuò)的解決辦法，學(xué)校內(nèi)部組織力量研發(fā)相關(guān)軟件也是一種解決方案，但是由于資金、研發(fā)能力有限等方面的原因，中職學(xué)校不可能做以上選擇。下面筆者嘗試與大家共同探討利用常用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行志愿者組織的日常管理工作，希望能夠給處于同樣境遇的志愿者同仁以幫助。

一、中職醫(yī)療衛(wèi)生類學(xué)校志愿者管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)今中職醫(yī)療衛(wèi)生類學(xué)校的志愿者服務(wù)呈現(xiàn)出“學(xué)生年齡偏小、活動(dòng)范圍廣、時(shí)間零散、種類多樣、人員波動(dòng)大”等特點(diǎn)。雖然當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)達(dá)，但由于經(jīng)費(fèi)等現(xiàn)實(shí)條件的束縛，先進(jìn)的信息技術(shù)還未被充分合理地應(yīng)用到醫(yī)療衛(wèi)生類學(xué)校志愿者管理工作中來(lái)，編寫志愿者管理程序、管理軟件及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的維護(hù)牽扯到大量的時(shí)間和人力資源成本?；诂F(xiàn)實(shí)情況，中職類學(xué)校往往存在資金不足，沒(méi)有專職負(fù)責(zé)志愿者管理的教師，大多數(shù)學(xué)校仍處于用傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)表的管理模式。人工記錄志愿者服務(wù)信息，這種管理機(jī)制常常暴露出“志愿者活動(dòng)信息不能及時(shí)記錄與保存、人員調(diào)配不合理、統(tǒng)計(jì)工作繁雜凌亂、缺乏有力手段調(diào)動(dòng)新生代志愿者積極性”等問(wèn)題，已經(jīng)不再適合于當(dāng)下的志愿服務(wù)管理工作。

醫(yī)療衛(wèi)生類學(xué)校志愿者管理的規(guī)范化建設(shè)，不應(yīng)只停留在口號(hào)階段，而應(yīng)該盡快落到實(shí)處，從而適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，真正管理好志愿者，使我們的愛(ài)傳遞得更遠(yuǎn)，使我們的熱溫暖更多的心靈。

二、我校志愿者管理模式探索

（一）志愿者管理體制

我校于2008年底成立了“海淀衛(wèi)生學(xué)校志愿者協(xié)會(huì)”，該組織負(fù)責(zé)志愿者招募、培訓(xùn)、激勵(lì)等一系列志愿者管理工作，在組織結(jié)構(gòu)上建立完善的志愿者管理體制。如圖1：

（二）志愿者活動(dòng)流程

海淀衛(wèi)生學(xué)校志愿者活動(dòng)流程分為八個(gè)階段：

1.尋找志愿需求階段

負(fù)責(zé)人：志愿中心招募統(tǒng)籌組，志愿需求采集專員；需求來(lái)源：上級(jí)指派（市團(tuán)委指派）；定點(diǎn)單位：附近社區(qū)、養(yǎng)老院，合同醫(yī)院。

2.志愿者活動(dòng)評(píng)估

志愿中心招募統(tǒng)籌組和志愿活動(dòng)規(guī)劃專員評(píng)估：工作量、工作難度、工作時(shí)間、影響、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等信息。

3.確定需求階段

志愿中心認(rèn)證審批組根據(jù)活動(dòng)時(shí)間、工作量、難度、影響風(fēng)險(xiǎn)等方面，做一個(gè)決策。

4.志愿者活動(dòng)規(guī)劃

志愿中心招募統(tǒng)籌組和志愿活動(dòng)規(guī)劃專員確定活動(dòng)具體流程，分配工作，安排具體工作時(shí)間。

5.志愿活動(dòng)通知階段

志愿中心招募統(tǒng)籌組和志愿活動(dòng)協(xié)調(diào)專員利用飛信群功能，直接將志愿信息發(fā)給各級(jí)負(fù)責(zé)人；再由小隊(duì)負(fù)責(zé)人，發(fā)給普通志愿者；之后，逐級(jí)統(tǒng)計(jì)人數(shù)，上報(bào)；志愿中心認(rèn)證審批組根據(jù)響應(yīng)情況，做一個(gè)最終決策；志愿中心招募統(tǒng)籌組和志愿活動(dòng)規(guī)劃專員根據(jù)上報(bào)人數(shù)，修改具體活動(dòng)安排；再由志愿活動(dòng)協(xié)調(diào)專員根據(jù)任務(wù)需求，確定最終人數(shù)；逐級(jí)下發(fā)具體活動(dòng)通知。

6.志愿者活動(dòng)

志愿活動(dòng)負(fù)責(zé)人組織志愿者根據(jù)最終活動(dòng)規(guī)劃，組織志愿者按章完成各環(huán)節(jié)的志愿活動(dòng)；志愿中心統(tǒng)計(jì)組統(tǒng)計(jì)員跟蹤各組，按照要求詳細(xì)記錄志愿活動(dòng)情況，并登記志愿反饋信息。

7.志愿活動(dòng)統(tǒng)計(jì)階段

志愿中心統(tǒng)計(jì)組負(fù)責(zé)人活動(dòng)后收集各統(tǒng)計(jì)員的反饋信息，評(píng)價(jià)此次志愿者活動(dòng)，并統(tǒng)計(jì)各志愿者工作量和工作效果做出評(píng)價(jià)。

8.志愿活動(dòng)公示階段

志愿中心統(tǒng)計(jì)組在校園網(wǎng)上公示此次志愿者活動(dòng)情況，做出評(píng)價(jià)，表彰其中的工作優(yōu)秀者。

圖2是志愿者活動(dòng)流程圖。

三、我?；诔Ｓ糜?jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)志愿者管理的探索

在幾年的志愿者管理中，我校著力探索利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源和常用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)志愿者進(jìn)行規(guī)范化的管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、即時(shí)通訊軟件等技術(shù)進(jìn)行志愿者管理。學(xué)校積極運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理模式，結(jié)合學(xué)?，F(xiàn)有資源，將志愿者管理智能化、網(wǎng)絡(luò)化。

（一）EXCEL軟件在志愿者管理中的應(yīng)用

EXCEL電子表格具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，不僅可以輸入各種數(shù)據(jù)，排版形成電子表格，進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析管理，而且能生成圖表，形象表達(dá)數(shù)據(jù)。其作為一個(gè)常用軟件在各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用十分廣泛，在志愿者管理工作中也能夠發(fā)揮很大的作用。

1.利用EXCEL工作簿設(shè)計(jì)表格進(jìn)行志愿者檔案管理

運(yùn)用簡(jiǎn)單易操作的EXCEL軟件建立了“志愿者檔案”，記錄志愿者姓名、班級(jí)、年齡、參加的志愿項(xiàng)目、服務(wù)時(shí)長(zhǎng)等基本信息，使志愿活動(dòng)的記錄簡(jiǎn)潔明了，便于保存。如圖3：

具體操作如下：

（1）新建EXCEL工作簿文件。

（2）在A1單元格輸入“海淀衛(wèi)生學(xué)校志愿者管理檔案”，作為標(biāo)題。

（3）在A2—I2單元格分別輸入“志愿者號(hào)”“姓名”“性別”“班級(jí)”“出生年月”“聯(lián)系方式”“電子郵箱”“曾參加項(xiàng)目”“時(shí)長(zhǎng)總計(jì)”和“星級(jí)”。

■圖3

2.志愿者檔案按年級(jí)或班級(jí)分頁(yè)管理

利用EXCEL中工作表的分頁(yè)功能，將志愿者按年級(jí)或班級(jí)分為多個(gè)工作表。如按三個(gè)年級(jí)的分頁(yè)，具體操作如下：

（1）EXCEL工作簿文件打開(kāi)后，默認(rèn)分為三個(gè)工作表，分別為sheet1、sheet2、sheet3。

（2）將工作表進(jìn)行重命名，如在sheet1上單擊鼠標(biāo)右鍵，選中重命名。

（3）如需增加工作表，在任意工作表上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新工作表即可。

3.利用EXCEL檢索功能進(jìn)行活動(dòng)信息記錄

根據(jù)活動(dòng)時(shí)記錄的志愿者特征信息（志愿者編號(hào)、手機(jī)、姓名等），利用EXCEL檢索功能，能夠迅速找到參加活動(dòng)的志愿者，從而能夠?qū)崿F(xiàn)：

（1）活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將活動(dòng)信息錄入活動(dòng)記錄檔案。

（2）將活動(dòng)信息按活動(dòng)類型和時(shí)間進(jìn)行編碼并將編碼記錄入志愿者檔案。

具體操作如下：打開(kāi)志愿者檔案文件，單擊菜單欄“編輯”，選擇“查找”，在查找內(nèi)容欄中輸入需要查找的志愿者姓名，單擊“查找全部”，快速檢索到參加活動(dòng)的志愿者。如圖4：

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圖4 查找與替換

4.利用EXCEL設(shè)定“條件格式”的功能，實(shí)現(xiàn)志愿者服務(wù)時(shí)長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)與星級(jí)評(píng)定、志愿者條件篩選等管理

EXCEL中的條件格式在很大程度上改進(jìn)電子表格的設(shè)計(jì)和可讀性，允許指定多個(gè)條件來(lái)確定單元格的行為，根據(jù)單元格的內(nèi)容自動(dòng)地應(yīng)用單元格的格式。如果該單元格滿足某條件，則應(yīng)用相應(yīng)的格式規(guī)則。在使用條件格式時(shí)，首先選擇要應(yīng)用條件格式的單元格或單元格區(qū)域，然后單擊菜單“格式——條件格式”。此時(shí)，若在第一個(gè)組合框中選擇“單元格數(shù)值”，則右側(cè)的組合框中將提供“介于”“未介于”“等于”“不等于”“大于”“小于”“大于或等于”“小于或等于”等選項(xiàng)，并且在其右側(cè)的輸入框中可以輸入相應(yīng)的數(shù)值，也可以選擇工作表中的單元格。然后，單擊“格式”按鈕，設(shè)置滿足設(shè)置條件時(shí)所應(yīng)用的格式，使?jié)M足條件的內(nèi)容在選定區(qū)域內(nèi)突出顯示。其中，選擇“介于”時(shí)，包括設(shè)置的最大值和最小值。

如：根據(jù)我校志愿者管理規(guī)定，每位志愿者申請(qǐng)人的初始狀態(tài)為無(wú)星級(jí)，服務(wù)時(shí)間累計(jì)達(dá)到20小時(shí)的，可授予一星級(jí)志愿者，累計(jì)達(dá)到60小時(shí)可授予二星級(jí)志愿者，累計(jì)達(dá)到100小時(shí)可授予三星級(jí)志愿者，等等。操作步驟：選中“時(shí)長(zhǎng)總計(jì)”所在的單元格，在條件格式中設(shè)置中，設(shè)置為介于20與59之間的用紅色字顯示，點(diǎn)擊條件格式對(duì)話窗左下角的“增加”，設(shè)置第二個(gè)條件，介于60與99之間的用綠色字顯示等，通過(guò)條件格式的設(shè)置，志愿者等級(jí)人員可以清楚、及時(shí)地進(jìn)行志愿者星級(jí)評(píng)定，避免出現(xiàn)更新不及時(shí)及遺漏更新現(xiàn)象。如圖5：

■ 圖5 條件格式

（二）利用移動(dòng)通信平臺(tái)的飛信業(yè)務(wù)建立志愿者通訊群

利用移動(dòng)通信平臺(tái)建立飛信服務(wù)群，每次活動(dòng)前，志愿者管理人員會(huì)將此次活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)以飛信的形式發(fā)給全體符合條件的志愿者，收到短信的志愿者在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將是否能夠參加活動(dòng)反饋給小組負(fù)責(zé)人，小組負(fù)責(zé)人將能夠參加活動(dòng)的志愿者名單利用飛信平臺(tái)傳輸給此次活動(dòng)的組織者，以提前確定參加活動(dòng)成員。活動(dòng)結(jié)束后，將活動(dòng)情況及效果向全體志愿者公示，用以宣傳和鼓勵(lì)。

根據(jù)目前學(xué)生手機(jī)大量普及的情況以及志愿活動(dòng)的非建制式（區(qū)別于按年級(jí)、按班級(jí)通知，因?yàn)橹驹刚叻稚⒃谟诟鱾€(gè)年級(jí)和班級(jí)，并且以個(gè)人自愿為前提）通知的特點(diǎn)，以非常低廉的價(jià)格利用中國(guó)移動(dòng)這樣大公司的3G平臺(tái)，建立起校園內(nèi)志愿者組織的信息交互平臺(tái)，非常實(shí)用。飛信平臺(tái)的建立不僅大大節(jié)約了志愿活動(dòng)的通知和反饋時(shí)間，提高了志愿者管理的工作效率，也給志愿者之間的溝通和交流提供了方便，健全了志愿者管理的網(wǎng)絡(luò)化和日?；?，同時(shí)推動(dòng)了志愿者管理工作的規(guī)范化和制度化。具體操作如下：

第一，志愿者協(xié)會(huì)出資購(gòu)買手機(jī)號(hào)，選擇最便宜的套餐（認(rèn)真聆聽(tīng)學(xué)生的建議），建立飛信賬號(hào)，開(kāi)通VIP服務(wù)（擴(kuò)充好友數(shù)量）。

第二，志愿者加飛信好友（聯(lián)通號(hào)不能使用飛信，以短信群發(fā)形式解決）。

第三，將飛信好友（志愿者）編組管理，利用電腦和互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)與各志愿者手機(jī)的信息交互。

（三）建立“志愿者論壇”

學(xué)校建立了“海淀衛(wèi)校志愿者論壇”，教師作為論壇管理者，每次活動(dòng)后將本次活動(dòng)的基本信息和志愿者活動(dòng)的突出事跡上傳到活動(dòng)論壇。參與活動(dòng)的志愿者也可以將本次志愿活動(dòng)體會(huì)上傳的論壇中，使志愿者可以及時(shí)對(duì)志愿服務(wù)工作中遇到的疑問(wèn)及困難進(jìn)行交流，教師給予正確的引導(dǎo)和幫助。

四、中職衛(wèi)生類學(xué)校志愿者管理發(fā)展前景

我校目前正在探索把“指紋識(shí)別系統(tǒng)”和“條形碼技術(shù)”引入到志愿者的管理中來(lái)，并且正在嘗試研究“微博”“QQ群”等青少年喜聞樂(lè)見(jiàn)的形式在志愿者管理中的應(yīng)用。

在志愿者組織管理探索的道路上永遠(yuǎn)只有“更高”“更快”“更強(qiáng)”，并且一定要利用主觀能動(dòng)性去積極主動(dòng)地克服各種困難，相信這是所有志愿組織管理者的共識(shí)。2008年后，各種志愿者組織正在以非?？斓乃俣仍谏鐣?huì)各界發(fā)展起來(lái)，有越來(lái)越多的有識(shí)之士成為志愿者，同時(shí)也帶來(lái)了志愿組織管理的高水平提升。同時(shí)，各級(jí)政府也非常重視志愿組織管理工作，除了不斷完善各種制度法規(guī)，也在技術(shù)上進(jìn)行了大力的支持。如2007年初成立的“志愿北京”網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，到目前已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)從志愿者注冊(cè)到項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目實(shí)施、人員參與、項(xiàng)目評(píng)價(jià)等一系列志愿組織管理功能，是一個(gè)非常強(qiáng)大的志愿組織信息化支持平臺(tái)、志愿者活動(dòng)信息發(fā)布和展示平臺(tái)、注冊(cè)志愿者開(kāi)展互動(dòng)和自我展示的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，也是中職學(xué)校志愿活動(dòng)走向社會(huì)化的重要后續(xù)對(duì)接平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)積極幫助合格的中職學(xué)生志愿者加入到社會(huì)志愿者管理體系，使管理更科學(xué)、更長(zhǎng)期，使學(xué)生志愿精神得以延續(xù)，讓學(xué)生成為終身志愿者。

總之，借助綜合化的應(yīng)用平臺(tái)，可以即時(shí)掌握志愿者及其服務(wù)狀況、被幫助者滿意度等重要信息，方便我們策劃出更有針對(duì)性、更具實(shí)效性的志愿服務(wù)活動(dòng)，使我們的愛(ài)傳遞得更遠(yuǎn)。面向未來(lái)，我們期待更具有針對(duì)性和更加靈活的流程化志愿者服務(wù)管理平臺(tái)的引入，可以繼續(xù)幫助志愿者管理工作邁上新的臺(tái)階。