談?dòng)涃~憑證摘要的填寫方法和技巧

張麗

摘要：目前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，相當(dāng)多的單位實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，實(shí)現(xiàn)了以會(huì)計(jì)軟件替代手工記賬，大大提高了工作效率。會(huì)計(jì)軟件的顯著特點(diǎn)就是查詢起來方便快捷，為了能夠從各種明細(xì)賬的摘要中透視出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，避免或盡量減少翻閱原始憑證，筆者認(rèn)為，很有必要對(duì)記賬憑證摘要的填寫進(jìn)行規(guī)范。

關(guān)鍵詞：記賬憑證摘要；填寫句型；更正填制；注明數(shù)字

中圖分類號(hào)：F234 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1000-8772（2013）15-0176-02

一、填制記賬憑證摘要的重要性

根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條的規(guī)定，記賬憑證的內(nèi)容一定要具備經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要?，F(xiàn)代漢語詞典里，“摘要”即“摘錄下來的主要內(nèi)容”。所以，會(huì)計(jì)記賬憑證的“摘要”就是“從原始憑證中選擇主要內(nèi)容并記錄下來”。記賬憑證在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下是重要的會(huì)計(jì)核算資料，無論是在迎檢、統(tǒng)計(jì)還是日常的查詢工作中，都會(huì)被要求在會(huì)計(jì)憑證摘要中盡量多透視經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。所以它是直接作為記賬的書面文件，因此寫記賬憑證的摘要就必須要規(guī)范。

二、填制記賬憑證摘要的基本句型

一般來說，記賬憑證摘要的句型基本是“主語+謂語+賓語”和“謂語+賓語”。

（一）主語+謂語+賓語

“主語+謂語+賓語”的句型，摘要主要是書寫個(gè)人代表單位或個(gè)人的經(jīng)濟(jì)上的業(yè)務(wù)。最常見的形式如下：

1.××購材料、設(shè)備、無形資產(chǎn)

2.××報(bào)銷費(fèi)用，如張三報(bào)展覽費(fèi)

3.××借款做什么，如李四借款出差

（二）謂語+賓語

記賬憑證摘要的“謂語+賓語”的句型，主要書寫個(gè)人辦理和單位辦理的業(yè)務(wù)，這種類型的業(yè)務(wù)就可以省略主語，只留下賓語。最常見的形式如下：

1.現(xiàn)金類

（1）提現(xiàn)（做××），如提現(xiàn)備用、提現(xiàn)備發(fā)工資

（2）發(fā)放××月工資

（3）存款（存現(xiàn)金）

（4）預(yù)提借款利息或計(jì)算應(yīng)付利息

（5）從××銀行取得借款，還××銀行借款

2.支付類

（1）支付（預(yù)付）款項(xiàng)、貨款，開出商業(yè)匯票還款、購料

（2）交增值稅、企業(yè)所得稅、個(gè)人所得稅、城建稅、教育費(fèi)附加、工會(huì)經(jīng)費(fèi)、印花稅等

（3）交××月五險(xiǎn)一金

（4）支付×x費(fèi)用、股利或利潤，歸還××公司項(xiàng)目款

（5）向××基金會(huì)、××組織捐款

三、填制記賬憑證摘要的基本類型

根據(jù)實(shí)際情況，記賬憑證分為三類，即現(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。從2007年1月1日起執(zhí)行企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，下面以常見的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為例，談?wù)勅绾我?guī)范地填寫摘要。

（一）、現(xiàn)金憑證摘要的填寫

1.報(bào)銷差旅費(fèi)業(yè)務(wù)。如：張三從北京出差后到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷差旅費(fèi)，在會(huì)計(jì)分錄中，借方是“管理費(fèi)用”、“制造費(fèi)用”等，貸方是“庫存現(xiàn)金”。摘要可記錄成：“張三報(bào)往返北京差旅費(fèi)”，指明了何人報(bào)銷（張三），去何地方（北京），業(yè)務(wù)性質(zhì)是什么（差旅費(fèi)），比較清楚。如果是與李四兩人一同出差，摘要可寫為“張三李四報(bào)往返北京差旅費(fèi)”。但如果是三人及以上人員一同出差，為簡明扼要，可寫成“張三等三人報(bào)往返北京差旅費(fèi)”。同一類業(yè)務(wù)，由于出差人數(shù)不同，在摘要的填寫上也應(yīng)有所區(qū)別。

2.購買辦公用品業(yè)務(wù)。如：張三采購了一批辦公用品，數(shù)量比較多，單位價(jià)值比較低，摘要可寫成“張三購辦公用品一批”。如果張三只采購了一種辦公用品，比如200本筆記本，為了更清晰地反映業(yè)務(wù)內(nèi)容，摘要可寫成“張三購200本筆記本”。比“張三購辦公用品”更貼切。如果采購的辦公用品種類雖然比較多，但其中一種所占的金額比較大，例如，共采購三種辦公用品，其中計(jì)算器600元，筆記本100元，稿紙100元，為了反映主要的內(nèi)容，可將摘要寫成“張三購計(jì)算器等辦公用品”。因?yàn)椴少徲?jì)算器支出的600元占采購總額的比例已經(jīng)超過70%，能夠反映出主要內(nèi)容。

（二）、銀行憑證摘要的填寫

1.收付款項(xiàng)業(yè)務(wù)。在銀行憑證涉及到的業(yè)務(wù)中，比較常見的是收付款業(yè)務(wù)，以付款業(yè)務(wù)為例。比如，采購部的李四將審批手續(xù)齊全的付款通知單轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部，對(duì)保定市新市區(qū)順利物資有限公司付款20萬元，摘要為“李四付保定順利公司鋼材款”，從銀行存款日記賬中可以清楚地看出，何人經(jīng)辦（李四），付給何單位（保定順利公司），購買何物（鋼材）。除鋼材款外，還可能有設(shè)備款、加工費(fèi)等等，都應(yīng)從摘要中區(qū)分開來。同樣，收到的款項(xiàng)，可寫成“某某人收某某單位產(chǎn)品款（材料款、設(shè)備款等）”。如果單位每月要進(jìn)行貨款回收的統(tǒng)計(jì)，則只需要查看銀行日記賬，就可以迅速地統(tǒng)計(jì)出來。

2.銷售材料業(yè)務(wù)。為了便于統(tǒng)計(jì)單位邊角余料的銷售情況，在處理鋼板余料時(shí)，可將銷售的重量填寫在摘要上。比如，物資部的李四銷售余料10噸，根據(jù)開具的銷售發(fā)票，摘要可寫為“李四售保定順利公司余料10噸”。這樣，在月底或年底統(tǒng)計(jì)全年的邊角余料銷售時(shí)，根據(jù)其他業(yè)務(wù)收入的明細(xì)賬，對(duì)摘要中的重量進(jìn)行匯總，就很快地計(jì)算出全年的銷量，以利于進(jìn)一步開展材料的統(tǒng)計(jì)分析工作。

（三）、轉(zhuǎn)賬憑證摘要的填寫

1.購進(jìn)材料的業(yè)務(wù)。在不直接支付款項(xiàng)的情況下，一般業(yè)務(wù)分錄為借記“材料采購”、“應(yīng)交稅費(fèi)（應(yīng)交增值稅）”，貸記“應(yīng)付賬款”。比如，采購部從保定市希望物資公司采購鋼板，則“材料采購”和“應(yīng)付賬款”對(duì)應(yīng)的摘要均可寫為“購保定希望公司鋼板”，而“應(yīng)交稅費(fèi)”對(duì)應(yīng)的摘要應(yīng)寫為“付保定希望公司進(jìn)項(xiàng)稅”。由于目前的增值稅基本稅率為17%，低稅率13%，還有征收率6%和4%，所以，在摘要的措詞上有也應(yīng)有所區(qū)別，比如對(duì)方為小規(guī)模納稅人，由稅務(wù)局代開發(fā)票，稅率為6%，則摘要為“付保定希望公司6%進(jìn)項(xiàng)稅”，這樣便于辦理稅務(wù)的會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行納稅申報(bào)時(shí)統(tǒng)計(jì)。

此外，根據(jù)增值稅暫行條例的規(guī)定，“一般納稅人外購貨物所支付的運(yùn)輸費(fèi)用，以及銷售貨物所支付的運(yùn)輸費(fèi)用，根據(jù)運(yùn)費(fèi)結(jié)算單據(jù)所列運(yùn)費(fèi)金額依7%的扣除率計(jì)算進(jìn)項(xiàng)稅額準(zhǔn)予扣除”，所以，如果取得了運(yùn)輸費(fèi)發(fā)票，在計(jì)算進(jìn)項(xiàng)稅額后，填寫摘要時(shí)，可寫成“付某某運(yùn)輸公司7%進(jìn)項(xiàng)稅”，與正常業(yè)務(wù)的17%稅率相區(qū)別。

2.購進(jìn)固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)。公司設(shè)備部負(fù)責(zé)設(shè)備的采購，某日，王五從發(fā)達(dá)公司購進(jìn)電焊機(jī)兩臺(tái)，該業(yè)務(wù)的摘要應(yīng)為“王五購發(fā)達(dá)公司電焊機(jī)2臺(tái)”，說明了何人購買（王五），從何單位購買（發(fā)達(dá)公司），購置何物（電焊機(jī)），數(shù)量多少（2臺(tái)），從摘要中全部反映了出來。如果只寫“王五購設(shè)備”，則太簡單，不便于查詢，必要時(shí)還要查閱原始憑證。

3.分配工資及各項(xiàng)費(fèi)用業(yè)務(wù)。根據(jù)職工薪酬準(zhǔn)則，職工薪酬的范圍包括職工工資、職工福利費(fèi)、各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)以及其他相關(guān)支出。公司在每月中旬發(fā)放工資，比如，在8月中旬根據(jù)工資表，對(duì)工資進(jìn)行分配，其摘要為“分配8月份應(yīng)發(fā)工資”，借方記入“生產(chǎn)成本”“管理費(fèi)用”，貸方記入“應(yīng)付職工薪酬”。在根據(jù)工資總額的一定比例計(jì)算各項(xiàng)費(fèi)用后，摘要為“計(jì)提8月份養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)”“計(jì)提8月份失業(yè)保險(xiǎn)費(fèi)”等，會(huì)計(jì)科目同上，只是明細(xì)科目不同?！坝?jì)提”取“計(jì)算并提取”之義，比單純用計(jì)算或提取都要合適。四、填制記賬憑證摘要的特殊類型

（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算的處理

單位和學(xué)校下屬單位需要返還的交通費(fèi)和水電費(fèi)和下屬各單位向?qū)W校結(jié)算的住宿費(fèi)等之類的費(fèi)用轉(zhuǎn)賬都屬于內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算，通常這類憑證的摘要必須寫明單位結(jié)算什么費(fèi)用，例如：“××單位返還2008年3月工資”。

（二）工資核算處理

工資結(jié)算憑證業(yè)務(wù)性質(zhì)稍微單一，每月發(fā)生的次數(shù)非常少，按照工資核算的項(xiàng)目填制比較好。例如，“發(fā)放某月在職人員基本工資”“發(fā)放4月離退休人員工資”等，這種摘要表達(dá)清晰，更容易理解。

（三）年終結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)摘要的處理

分配項(xiàng)目費(fèi)用、年終結(jié)賬等這類核算都不屬于上述類別的核算業(yè)務(wù)，這幾類業(yè)務(wù)重點(diǎn)是要說明分配什么項(xiàng)目、什么性質(zhì)的業(yè)務(wù)等。例如“分配2007年學(xué)生上機(jī)費(fèi)”“結(jié)轉(zhuǎn)201 1年經(jīng)費(fèi)結(jié)余”等。

（四）錯(cuò)賬更正摘要的填制

如果更正金額填寫錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)憑證，那么在編寫調(diào)整金額數(shù)字的憑證上寫“調(diào)整××月××日××號(hào)憑證”。如果更正幾年前的錯(cuò)誤憑證，那么，在“××月××日”前必須加上“××年”字樣。還要值得注意的地方是，在更正、注銷和調(diào)整錯(cuò)誤憑證的時(shí)候，務(wù)必要在修改記賬憑證的摘要下面手寫注明“該憑證在××月××日××號(hào)憑證已更正”的記號(hào)，說明這憑證已經(jīng)更正完畢。

（五）摘要中要注明數(shù)字的填制

1.注明的時(shí)間

在某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，有一些收支在時(shí)間上是有規(guī)律的，例如，繳納的網(wǎng)絡(luò)流量費(fèi)、衛(wèi)生費(fèi)、某月的水電費(fèi)、個(gè)人所得稅等，這些是必須要在摘要中注明業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的。

2.注明的人數(shù)

對(duì)于發(fā)放某些比較容易發(fā)生查詢事件的業(yè)務(wù)，如發(fā)放退休人員醫(yī)療補(bǔ)助、發(fā)放教學(xué)名師獎(jiǎng)勵(lì)等，為了方便相關(guān)部門編制報(bào)表，在摘要中是需要注明人數(shù)的，例如，“××報(bào)管理系學(xué)生15人共計(jì)1 500元的困難補(bǔ)助”，改為“××報(bào)管理系學(xué)生15人困難補(bǔ)助”。

3.注明的數(shù)量

在某些單位，“管賬”和“管物”由計(jì)劃財(cái)務(wù)處和國有資產(chǎn)管理處分別承擔(dān)，所以為了便于以后管理部門的對(duì)賬和查修，在摘要中最好注明設(shè)備名稱的數(shù)量。例如，“××通過政務(wù)采購為機(jī)電系實(shí)驗(yàn)室購買單價(jià)為20000元的機(jī)器4臺(tái)”，改成“為機(jī)電系購機(jī)器4臺(tái)入資產(chǎn)”。

五、充分利用軟件填制記賬憑證摘要

財(cái)務(wù)軟件一般設(shè)有“常用摘要”和“常用憑證”的功能，利用這些功能可以將企業(yè)經(jīng)常要做的業(yè)務(wù)憑證摘要或是憑證存儲(chǔ)在軟件中，只要第一次認(rèn)真設(shè)置憑證的摘要，需要用時(shí)，便可在填制記賬憑證時(shí)調(diào)出。這樣簡單、方便，還能減少錯(cuò)誤并提高效率。另外，筆者在實(shí)際工作中還發(fā)現(xiàn)，當(dāng)摘要欄不夠用時(shí)，還可利用憑證右上角的“兩小行”進(jìn)行文字說明，以補(bǔ)充摘要反映的信息。六、提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)填制記賬憑證摘要

作為財(cái)務(wù)人員，要不斷提高自身素質(zhì)，對(duì)財(cái)務(wù)人員的教育、培訓(xùn)應(yīng)得到足夠重視，同時(shí)應(yīng)努力提高自己對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的表達(dá)和概括能力，力求使摘要的書寫準(zhǔn)確化、系統(tǒng)信息化。這就要求財(cái)會(huì)人員必須有很強(qiáng)的工作責(zé)任心，愛崗敬業(yè)，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，努力提高自身的綜合素質(zhì)。另外，各級(jí)財(cái)政、財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)加大培訓(xùn)力度，組織多種形式的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，尤其是開展實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)，并把書寫記賬憑證摘要等實(shí)務(wù)內(nèi)容作為重要內(nèi)容，甚至可以將記賬憑證摘要內(nèi)容的書寫作為會(huì)計(jì)工作考核達(dá)標(biāo)的一個(gè)檢查項(xiàng)目。讓財(cái)務(wù)人員從最基本的業(yè)務(wù)開始重視，真正提高財(cái)務(wù)人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

總之，記賬憑證摘要的填寫，一定要與單位的經(jīng)營管理工作緊密結(jié)合起來，便于查詢、統(tǒng)計(jì)、匯總、分析，同時(shí)摘要應(yīng)語義通順、簡明扼要。值得注意的是，作為財(cái)務(wù)人員，很多時(shí)候必須從管理的角度去分析業(yè)務(wù)，使憑證摘要欄的內(nèi)容能發(fā)揮最大的作用。另外，財(cái)會(huì)教科書中可考慮在相關(guān)章節(jié)強(qiáng)調(diào)此項(xiàng)實(shí)務(wù)內(nèi)容，以強(qiáng)化各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的重要性。

（責(zé)任編輯：劉嬌嬌）