Excel表格和頁面設(shè)置之新手指南

遠(yuǎn)渡重洋

經(jīng)常有不太熟悉Excel格式設(shè)置和排版操作的朋友，會羨慕我打印的Excel工作表美觀漂亮，而他們自己雖然努力嘗試好多次，但打印效果時常都不如人意，有時還會浪費紙張。其實，只要我們熟練掌握以下一些基本的Excel表格和頁面設(shè)置技巧，相信很快也可以排版打印出更漂亮的Excel工作表。

選擇不同邊框 讓表格更漂亮

在Excel工作表當(dāng)中，如果我們要顯示或打印包含表格邊框的數(shù)據(jù)區(qū)域，通常都是先選中所有的單元格，然后單擊“開始”標(biāo)簽下的邊框設(shè)置按鈕，在下拉菜單中選擇“所有框線”，為單元格同時設(shè)置黑色的內(nèi)、外邊框線，操作雖然非常方便，但是線條的樣式卻是千篇一律，不太漂亮。

如果我們想要設(shè)計更為漂亮的表格邊框，則可以執(zhí)行該菜單下方的“其他框線”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，通過“邊框”標(biāo)簽下的相關(guān)設(shè)置選項，為表格的內(nèi)、外邊框選擇不同的線條樣式和顏色，以增強表格的顯示效果（如圖1）。

繪制斜線表頭 讓表格更專業(yè)

適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┬本€表頭可以讓表格更專業(yè)。但通常的方法只能在表頭單元格中插入一條對角線，太簡陋。借助自選圖形可以手工繪制需要的斜線表頭。

首先，應(yīng)根據(jù)具體的表頭內(nèi)容，調(diào)整表頭單元格的行高和列寬。然后依次單擊“插入/形狀/直線”，將鼠標(biāo)移到表頭單元格中，按住鼠標(biāo)左鍵，從斜線的起點拖放到終點，即可畫出一條表頭直線。如果起點和終點有點偏差，可將鼠標(biāo)移到直線的起點（或終點）處，鼠標(biāo)由十字形變成雙箭頭后，即可按住鼠標(biāo)向任意一個方向調(diào)整直線位置。使用類似的方法繪制另外兩條表頭斜線。雙擊該直線打開“格式”選項卡，按住Shift鍵，依次單擊各條線段，即可全選它們。執(zhí)行“形狀輪廓”命令，設(shè)置表頭斜線的粗細(xì)，一般要與表格的外邊框保持一致，這里為1.5磅（如圖2）。

接下來，單擊“直線”工具左側(cè)的“文本框”按鈕，在表頭單元格的目標(biāo)位置單擊鼠標(biāo)，輸入第一個字“星”，并適當(dāng)調(diào)整其字體、字號等格式。單擊該文本框邊框，在“形狀填充”下將文本框的填充色設(shè)置為“無填充顏色”，在“形狀輪廓”下將文本框的邊框設(shè)置為“無輪廓”。然后按住Ctrl鍵不放，拖動文本框，可以快速復(fù)制我們需要的各個文本框。之所以把表頭文字分成一個一個獨立的文本框，是為了最大限度地利用有限的表頭空間，此方法在Word當(dāng)中，也同樣適用。

調(diào)整頁面布局 讓打印更美觀

當(dāng)我們開始排版Excel工作表的時候，首先應(yīng)根據(jù)文檔的具體內(nèi)容，執(zhí)行“頁面布局”下的“紙張大小”和“紙張方向”命令，選擇合適的紙張大小和方向，默認(rèn)的紙張大小為A4（常用紙張尺寸見表1，單位厘米），方向為縱向。

如果要打印的表格有多頁，則需要拖動選中要重復(fù)的標(biāo)題行，并單擊“打印標(biāo)題”按鈕，在“頁面設(shè)置/工作表/頂端標(biāo)題行”文本框中，就會顯示要重復(fù)的標(biāo)題行，類似于Word當(dāng)中的表格標(biāo)題行重復(fù)命令（如圖3）。如果我們只要打印部分表格內(nèi)容，還可以先拖動選定該區(qū)域，并單擊“打印區(qū)域”按鈕，以設(shè)置具體的文檔打印區(qū)域。

單擊“頁面設(shè)置”對話框下方的“打印預(yù)覽”按鈕（也可以執(zhí)行“Office按鈕/打印/打印預(yù)覽”命令），可以打開“打印預(yù)覽”窗口（如圖4），查看文檔的實際打印效果。勾選“顯示邊框”項，可以顯示文檔的上、下、左、右以及頁眉、頁腳的位置示意線，將鼠標(biāo)指向該示意線，當(dāng)光標(biāo)從放大鏡圖標(biāo)變成雙箭頭圖標(biāo)時，拖動鼠標(biāo)可以自由改變它們的位置。我們也可以單擊“頁面設(shè)置”按鈕，打開“頁面設(shè)置/頁邊距”對話框，設(shè)置具體的數(shù)值。如果經(jīng)過調(diào)整，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的頁面布局存在問題，還可以再次打開“頁面設(shè)置”對話框進(jìn)行修改。

總而言之，只要我們能夠掌握一些基本的排版技巧，并恰當(dāng)?shù)剡\用它們，在打印文檔之前，充分利用打印預(yù)覽功能，及時發(fā)現(xiàn)隱藏其中的排版問題并加以修正，相信用不了多久，你也可以打印出更加漂亮的文檔。