潛伏在Excel 2007下的自動絕活

神舟

Excel是用戶在平時辦公過程中，經(jīng)常要用到的電子表格處理工具，該工具下潛伏了很多自動絕活，善于使用這些絕活，可以大大提升Excel電子表格的處理效率?，F(xiàn)在，本文以Excel 2007工具為例，為用戶展示一些經(jīng)常要使用到的自動絕技。

用好自動審查功能

向Excel電子表格中輸入數(shù)據(jù)內(nèi)容時，輸入錯誤的現(xiàn)象總是很難避免，倘若Excel工具可以自動向用戶提醒對錯，那么用戶日后就能有效提高數(shù)據(jù)輸入效率了。不過，Excel 2007工具默認(rèn)無法自動識別輸入數(shù)據(jù)的錯誤，用戶需要通過一定的設(shè)置，才能讓該工具支持自動審查功能。

自動審查輸入順序

在特定場合下，輸入到電子表格中的內(nèi)容有先后順序之分，只有先處理好前面的內(nèi)容，才能進(jìn)行后面的輸入處理操作。要達(dá)到這個輸入要求，可以按照如下操作，讓Excel 2007工具自動審查輸入內(nèi)容的排序，要是沒有按照順序輸入時，就強(qiáng)行停止輸入操作。

首先開啟Excel 2007工具的運行狀態(tài)，打開特定電子表格文件，將需要輸入內(nèi)容的區(qū)域選中，依次點擊“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)有效性”命令，彈出數(shù)據(jù)有效性對話框，選擇“設(shè)置”標(biāo)簽，打開如圖1所示的標(biāo)簽頁面。在“有效性條件”位置處，展開“允許”下拉列表，選中日期選項（假設(shè)輸入內(nèi)容按照日期順序排列），再次“數(shù)據(jù)”下拉列表中選中“大于或等于”選項，同時在“開始日期”文本框中輸入“=MAX（$A$1：$A1）”，這里假設(shè)要在電子表格的A列中輸入數(shù)據(jù)，“$A$1：$A1”為A列中的第一個單元格，點擊“確定”按鈕保存設(shè)置操作。這時，用戶嘗試從A1單元格向下依次輸入數(shù)據(jù)，如果數(shù)據(jù)排列是按升序進(jìn)行的，那么Excel 2007工具就不會彈出錯誤提示，不然的話會出現(xiàn)“輸入值非法”的提示信息（如圖2所示），這就意味著Excel 2007工具對輸入順序的自動審查功能已經(jīng)成功啟用。

同樣地，如果希望A列中的輸入內(nèi)容按照從大到小順序正確輸入時，用戶只要在如圖1所示的標(biāo)簽頁面中，從“數(shù)據(jù)”下拉列表中選中“小于或等于”選項，同時在“開始日期”文本框中輸入“=MIN（$A$1：$A1）”，其他選項數(shù)值保持不變，確認(rèn)后Excel 2007工具就能按照從大到小順序，自動審查A列單元格中的輸入內(nèi)容是否正確了，一旦出現(xiàn)輸入錯誤現(xiàn)象，用戶能立即看到相關(guān)提示。

自動審查輸入位數(shù)

在電子表格中輸入處理身份證號碼之類的特殊信息時，常常會出現(xiàn)多輸入一位或少輸入一位的現(xiàn)象，在Excel 2007工具沒有自動審查功能的情況下，用戶很難在第一時間識別出輸入的內(nèi)容是否正確。倘若在輸入數(shù)字的過程中，Excel 2007工具能自動對身份證的號碼位數(shù)進(jìn)行審查，那么就能有效避免數(shù)字多輸或少輸?shù)默F(xiàn)象。例如，現(xiàn)在的身份證號碼位數(shù)都是15位或18位，通過下面的設(shè)置操作，就能開通Excel 2007工具的自動審查輸入位數(shù)功能。

首先使用Excel 2007工具打開特定電子表格文件，假設(shè)現(xiàn)在要在該電子表格的C列中輸入身份證號碼，并且號碼從C2單元格中開始輸入。只要先選中C列單元格，依次點擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)有效性”命令，展開數(shù)據(jù)有效性設(shè)置對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽頁面的“允許”下拉列表中，選中“自定義”選項，如圖3所示。接著在“公式”文本框中，輸入關(guān)鍵字“=AND（COUNTIF（C：C，C2）=1，OR（LEN（C2）=18，LEN（C2）=15））”，單擊“確定”按鈕后保存設(shè)置操作。

需要提醒大家的是，這里利用COUNTIF函數(shù)審查C列單元格中，與當(dāng)前單元格數(shù)據(jù)內(nèi)容一致的單元格個數(shù)，避免身份證號碼出現(xiàn)重復(fù)輸入現(xiàn)象，利用“OR（LEN（C2）=18，LEN（C2）=15）”關(guān)鍵字，審查輸入到C列單元格中的內(nèi)容是否位18位或15位，只有在輸入內(nèi)容不重復(fù)、輸入位數(shù)是18位或15位的情況下，AND函數(shù)的處理結(jié)果才能返回TRUE，輸入操作才能繼續(xù)進(jìn)行下去。當(dāng)有一項內(nèi)容不符合要求時，AND函數(shù)的處理結(jié)果會返回FALSE，這時Excel 2007工具會立即彈出“輸入值非法”的提示信息，見到這樣的提示內(nèi)容，用戶就能及時知道當(dāng)前輸入的身份證號碼出現(xiàn)了錯誤。

自動審查輸入范圍

有的時候，向電子表格中輸入的數(shù)據(jù)內(nèi)容，都有一定的取值范圍，如果某單元格數(shù)值超出了取值范圍，可能就意味著輸入出錯。比方說，在輸入考試成績時，單元格數(shù)值取值范圍應(yīng)該在“0-100”，如果超過該范圍，輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)該無效。然而，在默認(rèn)狀態(tài)下，即使用戶不小心輸入了200分，Excel 2007工具也不能將該錯誤自動識別出來。那么有辦法對單元格輸入數(shù)據(jù)的取值范圍進(jìn)行自動審查嗎？答案是肯定的，通過下面的設(shè)置操作就能做到！

假設(shè)，現(xiàn)在要在電子表格的E列單元格中輸入學(xué)生考試成績，成績范圍位小于等于100分，并且要求從E2單元格開始輸入成績，輸入的數(shù)據(jù)必須為整數(shù)。要想讓Excel 2007工具自動按照上面的要求，審查輸入的考試成績，可以先進(jìn)入特定電子表格文檔編輯界面，選中用于輸入成績的E列單元格，依次點擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)有效性”命令，展開數(shù)據(jù)有效性設(shè)置對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽頁面的“允許”下拉列表中，選中“自定義”選項。之后，在“公式”文本框中，輸入關(guān)鍵字“=AND（E2<=100，OR（LEN（E2）=1，LEN（E2）=2，LEN（E2）=3））”（如圖4所示），這里使用“E2<=100”關(guān)鍵字，強(qiáng)制輸入的考試成績不能大于100分，使用“OR（LEN（E2）=1，LEN（E2）=2，LEN（E2）=3）”關(guān)鍵字，審查輸入到E列單元格中的數(shù)據(jù)長度是否等于1或2或3，只有同時滿足上面兩個條件，AND函數(shù)才能返回TRUE這樣的結(jié)果，那么考試成績輸入操作才會依次進(jìn)行下去。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)超過100，或者輸入的數(shù)據(jù)長度不等于1、2、3，那么Excel 2007工具的輸入范圍審查功能就會自動發(fā)揮作用，彈出“輸入值非法”的錯誤提示，從而中斷用戶的繼續(xù)輸入操作。

自動審查重復(fù)數(shù)據(jù)

有的電子表格內(nèi)容不允許有重復(fù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)，如果由于操作不小心，輸入了重復(fù)的內(nèi)容，那可能是數(shù)據(jù)輸入出現(xiàn)了錯誤，但電子表格本身不會知道這種錯誤。比方說，在輸入物品簽收人姓名時，要求每個人只能簽收一次，但用戶輸入兩次相同的姓名，Excel 2007工具也不會認(rèn)為有什么錯誤，這時候，用戶可以進(jìn)行下面的設(shè)置操作，讓該工具自動以特別的顏色來提醒用戶判斷。例如，現(xiàn)在F列中有重復(fù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)時，要求Excel 2007工具自動以黃色提醒用戶可能存在數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象。

首先開啟Excel 2007工具的運行狀態(tài)，打開特定電子表格文件，將需要輸入內(nèi)容的區(qū)域選中，依次點擊“開始”|“條件格式”|“突出顯示單元格規(guī)則”選項，選擇下拉菜單中的“重復(fù)值”命令，彈出如圖5所示的設(shè)置對話框。打開“設(shè)置為”下拉列表，選擇“自定義格式”選項，彈出如圖6所示的單元格格式設(shè)置對話框，在“顏色”位置處，選擇黃色選項，確認(rèn)后重復(fù)的數(shù)據(jù)內(nèi)容就會自動以黃色顯示，用戶日后看到這樣的顏色，就能知道電子表格中有數(shù)據(jù)發(fā)生重復(fù)了。

用好自動調(diào)整功能

這里的自動調(diào)整功能，主要指的是自動調(diào)整單元格中字符的字號大小，讓字符數(shù)值完整顯示出來。大家知道，在利用Excel 2007工具處理電子表格時，可能要對某列單元格的寬度大小進(jìn)行固定，不過由于實際輸入的數(shù)值長度不同，造成有些字符數(shù)量多的數(shù)值不能全部顯示出來，為了能讓位數(shù)比較長的數(shù)據(jù)完整顯示出來，用戶常常會采取手工縮小字號的辦法，讓長數(shù)據(jù)適應(yīng)單元格的寬度。很顯然，這種處理方法不但操作很麻煩，而且也很費時間，不利于提高電子表格處理效率。事實上，用戶可以進(jìn)行下面的設(shè)置操作，讓Excel 2007工具自動調(diào)整單元格中字符的字號大小。

首先啟動運行Excel 2007工具，創(chuàng)建或打開一個電子表格文件，將需要進(jìn)行自動調(diào)整字號的單元格區(qū)域選中。依次點擊“開始”|“格式”|“設(shè)置單元格格式”命令，進(jìn)入單元格格式設(shè)置對話框。選擇“對齊”標(biāo)簽，打開如圖7所示的標(biāo)簽設(shè)置頁面，選中“文本控制”位置處的“縮小字體填充”選項，單擊“確定”按鈕保存設(shè)置操作。

這樣，日后用戶在鎖定了寬度的單元格中輸入數(shù)據(jù)時，一旦數(shù)據(jù)長度超過了規(guī)定寬度，Excel 2007工具可以自動對該數(shù)據(jù)的字號大小進(jìn)行調(diào)整，讓其數(shù)據(jù)長度與列寬大小相同，以確保數(shù)據(jù)內(nèi)容完整顯示出來。倘若用戶手工調(diào)整了單元格的列寬大小，那么單元格中的數(shù)據(jù)內(nèi)容也會同步增大或縮小，以確保它們與新的列寬數(shù)值保持適應(yīng)，不過在這個自動調(diào)整過程中，單元格中數(shù)據(jù)內(nèi)容原設(shè)置的字體字號均不會發(fā)生變化。

除了通過調(diào)整字號，讓長數(shù)據(jù)完整顯示在單元格中外，用戶也能選中“文本控制”位置處的“自動換行”選項，強(qiáng)制單元格中位數(shù)比較多的數(shù)據(jù)自動換行顯示，以實現(xiàn)完整顯示目的。

用好自動更正功能

大家知道，Excel的自動更正功能，原本是用于自動更正輸入中常見的拼寫錯誤。比方說，該功能可以將“tset”自動更正為“test”，可以將“theiris”自動改正為“thereis”，用戶還能手工添加新的自動更正詞條，用來修改其他頻繁發(fā)生的拼寫錯誤。事實上，善于使用自動更正功能，用戶還能將經(jīng)常要輸入的復(fù)雜內(nèi)容替換成簡單的內(nèi)容，以進(jìn)行簡化輸入，提高數(shù)據(jù)錄入效率。

比方說，從事招商引資工作的用戶，經(jīng)常要輸入一些 客戶的單位名稱，有些單位名稱中可能還會有用戶不熟悉的漢字，怎樣快速準(zhǔn)確地處理好單位客戶信息，就決定了用戶的工作是否高效，而巧妙使用Excel的自動更正功能，就能大大提升工作效率。例如，要頻繁輸入“察布查爾縣發(fā)展和改革委員會”關(guān)鍵字時，就可以按照下面的操作進(jìn)行快速輸入：首先進(jìn)入Excel 2007工具的電子表格文件編輯界面，點擊該界面左上角區(qū)域的“Office”按鈕，從彈出的“Office”菜單中按下“Excel選項”按鈕，切換到Excel選項設(shè)置對話框。

其次選擇“校對”標(biāo)簽，進(jìn)入如圖8所示的校對標(biāo)簽設(shè)置頁面，在“自動更正選項”位置處，按下“自動更正選項”按鈕，展開自動更改設(shè)置對話框，選中這里的“鍵入時自動替換”選項。在“替換”文本框中，輸入“察布查爾縣發(fā)展和改革委員會”關(guān)鍵字，在“為”文本框中輸入“cbc”，同樣地，將其他復(fù)雜的內(nèi)容都以這樣的方式添加到替換列表中，點擊“確定”按鈕后保存設(shè)置操作。

這時，將鼠標(biāo)定位到特定單元格中，輸入“cbc”字母信息，再將鼠標(biāo)隨便移動到其他的單元格，使得特定單元格不再處于選中狀態(tài)，這樣用戶會看到這些字母會變成“察布查爾縣發(fā)展和改革委員會”漢字。其他的復(fù)雜內(nèi)容，也可以按相同的方法進(jìn)行快速輸入。

用好自動定位功能

倘若用戶有很多類似0.16這樣小數(shù)點后面保留兩位的數(shù)字，要輸入到電子表格中，不妨在輸入數(shù)據(jù)之前，按照下面的操作，開啟Excel 2007工具自動定位小數(shù)點功能，來大幅度提高包含小數(shù)點數(shù)據(jù)的輸入速度。

首先使用Excel 2007工具打開特定電子表格文件，當(dāng)然也可以新創(chuàng)建一個電子表格文件，點擊文件編輯界面左上角區(qū)域中的“Office”按鈕，從彈出的“Office”菜單中按下“Excel選項”按鈕，切換到Excel選項設(shè)置對話框。

其次點擊Excel選項設(shè)置對話框左側(cè)區(qū)域的“高級”標(biāo)簽，進(jìn)入如圖9所示的標(biāo)簽設(shè)置頁面，在“編輯選項”位置處，選中“自動設(shè)置小數(shù)點”選項，同時在“位數(shù)”下拉列表中，選中需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)。在這里，只要輸入“2”，點擊“確定”按鈕保存設(shè)置操作。

之后，當(dāng)用戶在電子表格某單元格中輸入“16”，按下回車鍵時，對應(yīng)單元格數(shù)字會自動變成“0.16”，怎么樣，這樣輸入很方便吧！這個時候，要是輸入到單元格中的數(shù)字為“6532”，那么回車之后，“6532”數(shù)字會自動變成“65.32”。

用好自動切換功能

在利用Excel 2007工具編輯電子表格時，如果輸入到表格中的內(nèi)容既有漢字，又有數(shù)字和字母，那么在不同單元格中輸入不同類型的字符時，往往要頻繁地切換中英文輸入方式，這既會降低輸入效率，又會讓人很不耐煩。事實上，用戶可以進(jìn)行合適設(shè)置，讓Excel 2007工具自動在不同類型單元格中，切換選用所需要的輸入法。

首先使用Excel 2007工具打開需要進(jìn)行編輯的電子表格，將需要輸入漢字的特定區(qū)域選中，并在文件編輯界面中依次單擊“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)有效性”命令，進(jìn)入數(shù)據(jù)有效性設(shè)置對話框。點擊“輸入法模式”標(biāo)簽，展開如圖10所示的標(biāo)簽設(shè)置頁面，按下“模式”下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選用“打開”選項，確認(rèn)后保存設(shè)置操作。

其次將需要輸入數(shù)字或字母的特定區(qū)域選中，再逐一點擊“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)有效性”|“輸入法模式”選項，從“模式”下拉列表中將“關(guān)閉（英文模式）”選中，如圖10所示，單擊“確定”按鈕返回。

這樣，當(dāng)鼠標(biāo)指針移動到不同類型單元格中時，Excel 2007就可以按照既定設(shè)置，自動切換選用合適的輸入法了。具體地說就是，當(dāng)鼠標(biāo)指針移動到漢字單元格時，Windows系統(tǒng)會自動選用中文輸入法，當(dāng)鼠標(biāo)指針移動到字母或數(shù)字類型的單元格時，Windows系統(tǒng)會自動選用英文輸入法。